Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift (öffentlich)

über die gemeinsame Sondersitzung des Ausschusses für Personal und Organisation und des Ausschusses für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden

am 09.06.2016
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 14:00 - 16:10 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Balzer
Rm Pieper i.V. für Rm Gottwald
RM Heymann
Rm Renkawitz
Rm Schnittker Rm Goosmann
Rm Heidkamp
Rm Jäkel
Rm Kleinhans
Rm Düdder
Rm Grohmann
Rm Spieß
Rm Schmidt abwesend

CDU-Fraktion

Rm Stephan i.V. für Rm Bartsch
Rm Krause

Rm Penning
Rm Suck
Rm Waßmann
Rm Weber
Rm Otto
Rm Buchloh
Rm Neumann i.V. für Rm Daskalakis
Rm Kopkow
Rm Dr. Schauenberg
Rm Wallrabe

Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Brunsing
sB Gurowietz
Rm Stackelbeck
Rm Klausmeier
Rm Noltemeyer
sB Krummacher

Fraktion Die Linke & Piraten

Rm Dr. Tautorat
sB Dr. Tödt
Rm Reigl
Rm Zweier

Fraktion FDP/Bürgerliste

Rm Dr. Reinbold abwesend
Rm Rettstadt i.V. für sB Wlost

Fraktion AfD

Rm Bohnhof
Rm Urbanek

b) Beratende Mitglieder:

sE Sönmez – Integrationsrat abwesend
sE Imielski abwesend
sE Siegmund abwesend

c) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Müller, 11/stv. AL
Frau Bachmann, 11/3
Frau Hülsmann, 11/2
Herr Spaenhoff, 33/AL
Herr Willeke, 33/1
Herr Kruse, 33/1
Frau Jäger, 14/3
Frau Seybusch, 14
Frau Goles, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Kozka, 2/Dez.-Büro







Veröffentlichte Tagesordnung:
Tagesordnung (öffentlich)

für die gemeinsame Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation mit dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden,
am 09.06.2016, Beginn 14:00 Uhr,
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

2.1 Gesamtsituation Bürgerdienste

2.1.0 Kundenfreundliche und mitarbeiterorientierte Bürgerdienste
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04805-16)

2.1.1 Überweisung: Rechnungsprüfungsausschuss aus der öffentlichen Sitzung vom 04.05.2016
(Drucksache Nr.: 04407-16)
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
hierzu -> Vorlage - Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
(Drucksache Nr.: 04407-16)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - Fraktion DIE LINKE & PIRATEN
(Drucksache Nr.: 04407-16-E2)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - CDU-Fraktion
(Drucksache Nr.: 04407-16-E4)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag mit Bitte um Stellungnahme - Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
(Drucksache Nr.: 04407-16-E6)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - Fraktion DIE LINKE & PIRATEN
(Drucksache Nr.: 04407-16-E7)

2.1.2 Personalsituation in den Bürgerdiensten
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04179-16-E3)
hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04179-16-E2)

2.1.3 Situation Bürgerdienste
Vorschlag zur TO (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16)
hierzu -> Bitte um Stellungnahme (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E1)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E2)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E3)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E5)
Die gemeinsame Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation und des Ausschusses für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden wird durch die Ausschussvorsitzenden, Frau Rm Krause und Herrn Rm Schilff, um 14:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellen die Vorsitzenden fest, dass der Ausschuss ordnungsgemäß eingeladen wurde sowie beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift werden Frau Dr. Tautorat für den Ausschuss für Personal und Organisation und Frau Schnittker für den Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzenden weisen auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und baten, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

2.1 Gesamtsituation Bürgerdienste

zu TOP 2.1.0
Kundenfreundliche und mitarbeiterorientierte Bürgerdienste
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04805-16)
hierzu ->Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (SPD-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04805-16-E1)
hierzu ->Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04805-16-E2)

Dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt zur gemeinsamen Sondersitzung folgender Antrag der SPD-Fraktion vor:


Weiterhin liegt dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und dem Ausschuss für Personal und Organisation folgender Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN vor:

wir bitten darum folgenden Antrag zur Beratung und Beschlussfassung zu stellen.

Beschlussvorschlag
Der Antrag DS04805-16-E1 wird um Punkt 5 wie folgt ergänzt:

Begründung
Erfolgt mündlich

Herr Goosmann (SPD-Fraktion) erläutert den Antrag der SPD-Fraktion. Der Antrag solle eine Klammerfunktion wahrnehmen und einen Neuorganisationsprozess des Fachbereiches 33 auslösen, der auch durch den Fachausschuss begleitet und überwacht werde (Punkt 3).
Dortmund, als wachsende Stadt, werde in Zukunft mit mehr Fallzahlen fertig werden müssen, sodass ein Umdenken erforderlich sei.

Herr Tölch (SPD-Fraktion) nimmt Stellung zu den, mit der Neuorganisation einhergehenden, Personalbedarfen. Er sehe es als Selbstverständlichkeit an, dass die neu zu schaffenden Arbeitsplätze nach den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen und arbeitsrechtlichen Bedingungen eingerichtet würden. Seine Fraktion erkläre sich bereit, den Antrag seiner Fraktion mit dem Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN zu erweitern.
Der letzte Satz des Punktes 3 wird um den Begriff Ausschuss für Personal und Organisation ergänzt.

Herr Suck (CDU-Fraktion) teilt mit, dass seine Fraktion dem geänderten Antrag der SPD-Fraktion und dem Zusatzantrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN zustimmen werde.

Frau Noltemeyer (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) weist auf die hohe Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in den Bürgerdiensten und die Umstände hin, die zu dieser politischen Debatte geführt hätten. Es müsse eine grundlegende Begutachtung der Organisations- und Personalstrukturen durchgeführt werden, um eine zukunftssichere Neuorganisation der Bürgerdienste gewährleisten zu können.
Ihre Fraktion erachte es als nicht sinnvoll, der Verwaltung selbst die Neuorganisation zu überlassen, da die Versäumnisse der Vergangenheit zu schwerwiegend seien. Es sei notwendig, dies durch eine externe und umfassende Organisationsuntersuchung begutachten zu lassen. Sie verweist auf den gleichlautenden Antrag Ihrer Fraktion unter Tagesordnungspunkt 2.1.3.
Weiterhin erläutert sie die Meinung Ihrer Fraktion zu weiteren Anträgen anderer Fraktionen unter den noch folgenden Tagesordnungspunkten.

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) teilt mit, dass seine Fraktion den SPD-Antrag, sowie den Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN unterstütze. Allerdings sehe seine Fraktion es kritisch, dass der Rechnungsprüfungsausschuss sich erst wieder mit dem Thema befassen solle, wenn die staatsanwaltlichen Ermittlungen abgeschlossen seien.
Aus diesem Grund trage seine Fraktion Punkt 4 des SPD-Antrages nicht mit.
Eine externe Begutachtung der Bürgerdienste, wie von der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen gefordert, sehe er als nicht zielführend.
Im Hinblick auf die anstehende Neuorganisation müsse das Augenmerk auch verstärkt auf die Digitalisierung des Services gelegt werden.

Frau Krause (Vorsitzende, CDU-Fraktion) verweist in Bezug auf die Digitalisierung auf den „Masterplan Digitales Dortmund“, welcher sich derzeit im politischen Beratungsgang befinde.

Herr Suck (CDU-Fraktion) macht folgenden Verfahrensvorschlag:
Er bittet, die Anträge in der Reihenfolge, in der sie auf der Tagesordnung stünden, zu beraten. Er bittet die Fraktionen, diesem Verfahrensvorschlag zu folgen und den Sitzungsverlauf strukturiert durchzuführen.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) befürwortet den Vorschlag von Herrn Suck.

Frau Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) merkt an, dass sie die Schwierigkeit darin sehe, dass die Inhalte der nachfolgenden Anträge nicht mehr berücksichtig würden.

Herr Waßmann (CDU-Fraktion) stellt mündlich folgenden Antrag:
„Jeder Antrag soll im weiteren Verlauf der Sitzung unter dem entsprechenden Tagesordnungspunkt einzeln diskutiert und abgestimmt werden.“

Frau Noltemeyer (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) stellt folgenden Gegenantrag:
„Alle Anträge sollen gleichzeitig besprochen werden, um das Für und Wider abzuwägen“
Weiterhin beantragt sie die Einzelpunktabstimmung des SPD-Antrages.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) zitiert Satz 1, Punkt 2 des SPD-Antrages:
„2. Die Verwaltung nimmt sämtliche Vorschläge zur Optimierung der Bürgerdienste aus den Anträgen der Ratsfraktionen auf und bewertet diese.“
Dies bedeute, dass alle im weiteren Verlauf der Sitzung von den Ausschüssen beschlossenen
Anträge als Prüfaufträge bewertet und berücksichtigt würden.

Herr Urbanek (AfD-Fraktion) stellt mündlich den Antrag auf Ende der Debatte und Abstimmung des Tagesordnungspunktes 2.1.0

Herr Schilff (Vorsitzender, SPD-Fraktion) fasst abschießend zusammen, dass aus dem SPD-Antrag eindeutig hervorgehe, dass alle heute beschlossenen Anträge die Grundlage für das Arbeiten der Verwaltung seien.

Beide Ausschüsse stimmen dem mündlich gestellten Antrag der AfD-Fraktion gegen die Stimme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen und bei Enthaltung der FDP-Fraktion mehrheitlich zu.

Frau Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) stellt vor Abschluss der Debatte das Abstimmungsverhalten ihrer Fraktion zu den beiden vorliegenden Anträgen dar: 2. Ablehnung
3. Zustimmung
4. Ablehnung
Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN: 5. Ablehnung

Ebenfalls ist aufzunehmen, dass die FDP-Fraktion den Punkt 4 des SPD-Antrages ablehne.

Der Ausschuss für Personal und Organisation und der Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden stimmen dem Antrag der SPD-Fraktion, mit Ergänzung unter Punkt 3 und dem Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN unter Berücksichtigung des o.a. Abstimmungsverhalten der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen und der FDP-Fraktion einstimmig wie folgt zu.




zu TOP 2.1.1
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
Überweisung: Rechnungsprüfungsausschuss aus der öffentlichen Sitzung vom 04.05.2016
(Drucksache Nr.: 04407-16)
hierzu -> Vorlage - Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
(Drucksache Nr.: 04407-16)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - Fraktion DIE LINKE & PIRATEN
(Drucksache Nr.: 04407-16-E2)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - CDU-Fraktion
(Drucksache Nr.: 04407-16-E4)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag mit Bitte um Stellungnahme - Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
(Drucksache Nr.: 04407-16-E6)
hierzu -> Zusatz-/Ergänzungsantrag - Fraktion DIE LINKE & PIRATEN
(Drucksache Nr.: 04407-16-E7)

Dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt zur gemeinsamen Sondersitzung folgende Überweisung aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 04.05.2016 vor:



Der Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und der Ausschuss für Personal und Organisation sind sich darüber einig, alle Anträge in der vorgelegten Reihenfolge einzeln zu beraten und abzustimmen. Weiterhin legen die Ausschüsse fest, dass sie Vorschläge aus den Anträgen der Ratsfraktionen, die keine Mehrheit finden im weiteren Verlauf nicht weiter berücksichtigen werden (siehe Antrag SPD-Fraktion DS-Nr.: 04805-16-E1 Punkt 2 – TOP 2.1.0).


Vorlage - Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016 (Drucksache Nr.: 04407-16)


Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN (Drucksache Nr.: 04407-16-E2)

Wir bitten darum folgenden Antrag zur Beratung und Beschlussfassung zu stellen.

Beschlussvorschlag:
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt ein internes Monitoring, durch das
Personalamt, zur kontinuierlichen Überprüfung der Arbeitsabläufe im Bereich der
Bürgerdienste einzuführen.
Ein entsprechendes Monitoring ist durch die Verwaltung zu entwickeln und dem RPA
spätestens zur Septembersitzung vorzustellen.

Begründung:
Die Vorgänge bei den Bürgerdiensten, im Fundbüro und z.B. die Anzahl nicht zugeordneter
städtischer Mobiltelefone lassen auf eklatante Missachtung von Mindeststandards schließen.
Um dauerhaft und nachhaltig zumindest die Einhaltung von Mindeststandards zu
gewährleisten ist die Einführung eines Monitorings geboten.

Herr Goosmann (SPD-Fraktion) schlägt vor, den Antrag in den SPD-Antrag einzuspeisen, da zuerst, wie in dem SPD-Antrag formuliert, zu prüfen sei, ob es Sinn mache, das Monitoring durch das Personalamt durchführen zu lassen. Ansonsten würde seine Fraktion den Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN ablehnen.

Frau Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) teilt mit, dass Ihre Fraktion dem Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN nicht zustimmen werde. Der Begriff Monitoring müsse genauer differenziert sein.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) stellt fest, dass der SPD-Antrag weitreichender formuliert sei und gibt an, dass Ihre Fraktion deshalb den Antrag zurückziehe.

Die Fraktion DIE LINKE & PIRATEN zieht den Antrag (Drucksache Nr.: 04407-16-E2) zurück.


Antrag der CDU-Fraktion (Drucksache Nr.: 04407-16-E4)

Die durchgeführten Prüfungsaktivitäten haben eine Vielzahl von Schwachstellen und
deutlich erhöhte Prozessrisiken in der Bearbeitung bei den Bürgerdiensten gezeigt.
Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes macht hierzu u.a. folgende Feststellungen:
• die Organisation des Bereichs, durch die die Beschäftigten übergreifend verschiedene
komplexe Rechtsgebiete beherrschen müssen,
• die damit einhergehende große Anzahl von offensichtlich unübersichtlichen
Einzelregelungen, die sowohl den Beschäftigten die Einhaltung als auch den
Führungskräften notwendige Kontrollen erschwert,
• die aufgrund von bestehenden Vakanzen, Fluktuationen und erhöhtem Krankenstand
erschwerte Umsetzung des sehr komplexen Einarbeitungs- und Entwicklungskonzeptes,
• die fehlende Funktionentrennung, das fehlende Vier-Augen-Prinzip sowie eine
augenscheinlich eingeschränkte Fach- und Dienstaufsicht,
• das Erfordernis paralleler Bearbeitung der Sachverhalte in verschiedenen Programmen
und Datenbanken (fehlende Schnittstellen),
• die Sicherheitslücken in den genutzten Fachverfahren,
• die zur Bestandsverwaltung eingesetzten, unvollständig gepflegten und somit nur
eingeschränkt nutzbaren Datenbanken, die ohne regelmäßige Kontrollen und Inventuren
keine Grundlage zur Risikominimierung darstellen,
• der bislang nicht eindeutig geregelte Umgang mit verdruckten / unbrauchbaren
Dokumenten,
• die nicht ihren Zweck erfüllenden Auswertungsmöglichkeiten der Verfahren und der zur
Bestandsverwaltung eingesetzten Datenbanken sowie ihre mangelnde
Revisionssicherheit.
Aufgrund dieser festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden
Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss
folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Beschlussvorschlag:
Veränderungen bei den Bürgerdiensten:

1. Organisatorisch
a. Die Organisationsstrukturen innerhalb des StA 33 sind so zu optimieren, dass u.a. die
Komplexität der Aufgaben der Sachbearbeitung deutlich risikomindernd reduziert
werden kann.
b. Dazu zählt in erster Linie die Trennung der drei Aufgabenbereiche
Einwohnermeldewesen, Kraftfahrzeugangelegenheiten sowie Führerscheinwesen in
getrennten Organisationseinheiten nebst jeweils eigener Leitung.
c. Innerhalb der Bürgerdienste muss ein gemeinsames Bewusstsein von Führungskräften
und Mitarbeitern implementiert werden, in einem von hoheitlichen Aufgaben geprägten
und insofern besonders sicherheitsrelevanten Bereich zu arbeiten, der besondere
Präzision der Aufgabenerledigung, penible Prozess-Dokumentation, Verantwortung und
Sorgfalt erfordert.
d. Dazu soll das Leitbild der Bürgerdienste um den Aspekt „Sicherheit“ ergänzt und
gegenüber anderen Zielstellungen (wie z.B. Kundenorientierung) in angemessenem
Maße gewichtet, priorisiert und in der Alltagspraxis fortlaufend kontrolliert und
risikomindernd gelebt werden.
e. Zukünftig ist die Dienst- und Fachaufsicht in den einzelnen Organisationseinheiten der
Bürgerdienste sicherzustellen und deren Ausübung zu dokumentieren. Dies gilt in
besonderem Maße auch für die Leitungsfunktionen der Bezirksverwaltungsstellen.
f. Das im Aufbau befindliche Interne Kontrollsystem (IKS) bei den Bürgerdiensten muss
zeitnah und konsequent weiterentwickelt werden. Es soll in einem ämterübergreifenden
allgemeinen IKS aufgehen.


2. Technisch
a. Es ist sicherzustellen, dass im Rahmen der ämterübergreifenden Einführung eines IKS
eine adäquate IT-Unterstützung zur Risikominimierung erfolgt.
b. Vor dem Hintergrund der mangelnden Systemstabilität und häufiger „Systemabstürze“
wird die Verwaltung aufgefordert, mit dem Softwarehersteller dergestalt zu verhandeln,
dass diese zukünftig ausbleiben oder zumindest drastisch reduziert werden und die
Daten nach einem Absturz wieder zur Verfügung stehen.
c. Dringend erforderlich erscheint auch die Einführung einer elektronischen Akte. Der
Rechnungsprüfungsausschuss erwartet hierzu kurzfristig eine Einschätzung der
Verwaltung.

3. Personell
a. Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter im StA 33 sind selbstverständlich und werden
verbindlich angeboten. Sie sollen helfen, eine Arbeitserledigung sicherzustellen, die
qualitativ hochwertig ist und zugleich auch die sicherheitsrelevante Dimension der
Tätigkeiten im StA 33 verdeutlicht. Die durchgeführten Schulungsmaßnahmen sind
schriftlich zu dokumentieren. Das Wissensmanagement und der damit verbundene
Wissenstransfer wird im StA 33 aktiv gelebt und hilft, dass einmal im StA 33 vorhandene
Wissen zwischen den Beschäftigten weiterzugeben.
b. Durch interne Regelungen innerhalb der Bürgerdienste ist sicherzustellen, dass speziell
in sicherheitsrelevanten Bereichen vakante Stellen direkt nachbesetzt werden, ohne
dass es zu Verzögerungen kommt.
c. Nach sorgfältiger Bestandsaufnahme der Personal Ist –Situation im Vergleich zu der
Personal Soll-Situation erfolgt eine Personalbedarfsbemessung, die die neue
Organisationsstruktur (hier insbesondere Trennung EWO, KfZ- und Führerscheinwesen)
zugrunde legt.
d. Insbesondere ist von StA 11 eine langfristige Strategie zur Personalgewinnung
sicherzustellen, die gewährleistet, dass das Personal-Ist dem Personal-Soll entspricht.
Hierzu könnte vor allem eine Verzögerung der derzeitigen Praxis des Aufstiegs vom
mittleren in den gehobenen Dienst ein zielführendes und unterstützendes Instrument
sein.

4. Prozessbegleitung
a. Die bereits begonnene Risikoanalyse wird fortgesetzt und dem
Rechnungsprüfungsausschuss zur Sitzung am 17.11.2016 vorgelegt.
b. Der gesamte Prozess der Neuorganisation der Bürgerdienste wird verwaltungsintern
verantwortlich gesteuert durch das StA 11 und unterstützt durch die Stadtämter 33, 10
und 14.
c. Eine politische Begleitung erfolgt durch eine regelmäßige Berichterstattung im
Rechnungsprüfungsausschuss. Diese erfolgt bis auf Weiteres in jeder Sitzung.

Herr Suck (CDU-Fraktion) erläutert den Antrag seiner Fraktion. Vor dem Hintergrund der bisherigen Diskussion und des unter Tagesordnungspunkt 2.1.0 beschlossenen Antrages der SPD-Fraktion, bittet er den Punkt 4c des Antrages zu streichen. Der Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden sei federführend und somit eine Berichterstattung im Rechnungsprüfungsausschuss abkömmlich.

Zu Punkt 4b bittet er um folgende ergänzende Formulierung:
„b. Die Verwaltung informiert darüber, mit welcher Prozesssteuerung und im Rahmen welches Prozessablaufes die organisatorischen Änderungen durchgeführt werden. Ein federführender Fachbereich ist zu benennen und die Organisationsstruktur ist aufzuzeigen.“

Weiterhin erläutert Herr Suck den Punkt 1b des Antrages seiner Fraktion. Es sei sinnvoll, über die Trennung der Aufgabenbereiche Einwohnermeldewesen, Führerscheinwesen und Kraftfahrzeugangelegenheiten mit eigener Führungskraft nachzudenken. Das Ergebnis des Prüfberichtes im Rechnungsprüfungsausschuss habe gezeigt, dass die vorhandene Organisationsstruktur nicht mehr zukunftsfähig sei. Die Komplexität der Aufgaben und die Vielzahl der Prozesse haben zu einer Mehrzahl an Fehlern geführt. Die Mitarbeiter in diesem Bereich müssten jederzeit eine Vielzahl von Prozessen bearbeiten können. Diese unterlägen der regelmäßigen rechtlichen Veränderungen, wodurch sich immer wieder Neuerungen in den Prozessabläufen ergeben.
Er bittet die Verwaltung, diese Aspekte in die Prüfung der Neuorganisation aufzunehmen. Seiner Ansicht nach sei hiermit kein Widerspruch im Hinblick auf die Bürgerfreundlichkeit und Dezentralität verbunden.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) gibt an, dass Ihre Fraktion die Punkte 1b und 3c nicht mittragen werde. Eine solche Strukturvorgabe solle nicht durch die Politik vorgegeben werden.

Herr Tölch (SPD-Fraktion) teilt mit, dass auch seine Fraktion es als unglücklich empfinde, wenn ein Bürger drei unterschiedliche Stellen aufsuchen müsse.
Er stellt dar, dass der Service an einem Ort abrufbar sein müsse. Der Optimierungsbedarf und die Optimierungsmöglichkeit müsse vor dem Hintergrund erörtert werden, dass der Service für den Bürger nicht leiden dürfe.
Mit den Erläuterungen von Herrn Suck, den Änderungen unter Punkt 4b und der Streichung des Punktes 4c werde die SPD-Fraktion dem Antrag der CDU-Fraktion zustimmen.

Frau Jägers (Stadträtin) schlägt vor, dass die Verwaltung mehrere Organisationsmodelle mit einer Bewertungsmatrix erstelle, auf deren Koordinaten die Aspekte Bürgerfreundlichkeit, Mitarbeiterorientierung, Sicherheit und Praktikabilität stünden. Damit könne entschieden werden, welches Modell unter der Gewichtung der Kriterien das Beste sei. Zudem werde sie gerne Formen der unterschiedlichen Differenzierungen, wie sie in anderen Städten und Kommunen praktiziert würden, aufzeigen.

Die einzelnen Fraktionen befürworten diese Vorgehensweise.

Herr Stüdemann (Stadtdirektor) nimmt Bezug auf die Ausführungen von Herrn Suck zu dem Prozessablauf der Neuorganisation. Er verweist auf das Rahmenregelwerk für Projektvereinbarungen.
Die Projektsteuerung für diese Neuorganisation, obliege Frau Stadträtin Jägers und ihm selbst zu gleichen Teilen. Zudem werde durch die Fachbereiche 11 und 33 die Projektlenkung und –realisation durchgeführt. Er bittet um Einverständnis, dass der Personalrat ebenfalls maßgeblich an diesem Verfahren beteiligt werde. Es seien viele Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu diskutieren.

Der CDU-Antrag wird wie folgt ergänzt:
„b. Die Verwaltung informiert darüber, mit welcher Prozesssteuerung und im Rahmen welches Prozessablaufes die organisatorischen Änderungen durchgeführt werden. Ein federführender Fachbereich ist zu benennen und die Organisationsstruktur ist aufzuzeigen. Der Personalrat ist zu beteiligen.“

Frau Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) gibt an, dass der Antrag der CDU-Fraktion zu weit in operative Geschäft eingreife. Im Rahmen der internen Organisationsanalyse würde Ihre Fraktion der Prüfung der Aspekte zustimmen.
Es müsse unbedingt vermieden werden, dass sich die Bürgerinnen und Bürger für eine Ummeldung aufgrund eines Wohnortwechsels an mehreren Stellen anstellen müssten.

Herr Waßmann (CDU-Fraktion) unterstreicht, dass der Antrag der CDU keine Vorgabe machen soll, sondern im Sinne eines Prüfauftrages an die Verwaltung gehen solle.
Die Beteiligung des Personalrates sehe er als sehr sinnvoll an und befürwortet die Ergänzung des Antrages.

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) erklärt, dass die Trennung der drei Bereiche Zwecks der Verantwortlichkeit ernsthaft geprüft und in Betracht gezogen werden solle.
Den gestrichenen Punkt 4c hätte er gerne behalten, seine Fraktion habe diesen als äußerst wichtig empfunden. Seine Fraktion stimme dem Antrag zu.

Frau Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) gibt abermals zu Protokoll, dass ihre Fraktion den Punkt 1b als Prüfauftrag und nicht als Vorgabe verstünde. Ihre Fraktion spreche sich gegen eine Trennung aus und gehe davon aus, dass der Antrag als Prüfauftrag an die Verwaltung gegeben werde. Anderenfalls würde Ihre Fraktion die Punkte 1b, 1d, 3c und 4b ablehnen.

Herr Bohnhof (AfD-Fraktion) gibt an, dass seine Fraktion dem Antrag zustimme, da alle Wege offen seien. Er sei gespannt auf die Ergebnisse, die Frau Jägers präsentieren werde.


Frau Dr. Tautorat macht folgenden redaktionellen Vorschlag in Ergänzungen zu Punkt 1b und 3c:
„ Dazu zählt in erster Linie die Überprüfung der Trennung der drei Aufgabengebiete ….“

Herr Suck erläutert, dass der beschlossene Antrag der SPD unter TOP 2.1.0 als weitreichendster Antrag alle nachfolgenden Anträge zu Prüfaufträgen mache. Daher sei eine redaktionelle Änderung nicht notwendig. Desweitern hätten sich die Fraktionen auf die durch Frau Jägers vorgeschlagene Vorgehensweise verständigt und die Ergebnisse wären abzuwarten und dann zu bewerten.

Frau Stackelbeck macht deutlich, dass offen bleiben müsse, dass die unter 4b verwaltungsinterne Steuerung optional extern ergänzt werden könne.

Beschlussvorschlag:
Veränderungen bei den Bürgerdiensten:

1. Organisatorisch
a. Die Organisationsstrukturen innerhalb des StA 33 sind so zu optimieren, dass u.a. die
Komplexität der Aufgaben der Sachbearbeitung deutlich risikomindernd reduziert
werden kann.
b. Dazu zählt in erster Linie die Trennung der drei Aufgabenbereiche
Einwohnermeldewesen, Kraftfahrzeugangelegenheiten sowie Führerscheinwesen in
getrennten Organisationseinheiten nebst jeweils eigener Leitung.
c. Innerhalb der Bürgerdienste muss ein gemeinsames Bewusstsein von Führungskräften
und Mitarbeitern implementiert werden, in einem von hoheitlichen Aufgaben geprägten
und insofern besonders sicherheitsrelevanten Bereich zu arbeiten, der besondere
Präzision der Aufgabenerledigung, penible Prozess-Dokumentation, Verantwortung und
Sorgfalt erfordert.
d. Dazu soll das Leitbild der Bürgerdienste um den Aspekt „Sicherheit“ ergänzt und
gegenüber anderen Zielstellungen (wie z.B. Kundenorientierung) in angemessenem
Maße gewichtet, priorisiert und in der Alltagspraxis fortlaufend kontrolliert und
risikomindernd gelebt werden.
e. Zukünftig ist die Dienst- und Fachaufsicht in den einzelnen Organisationseinheiten der
Bürgerdienste sicherzustellen und deren Ausübung zu dokumentieren. Dies gilt in
besonderem Maße auch für die Leitungsfunktionen der Bezirksverwaltungsstellen.
f. Das im Aufbau befindliche Interne Kontrollsystem (IKS) bei den Bürgerdiensten muss
zeitnah und konsequent weiterentwickelt werden. Es soll in einem ämterübergreifenden
allgemeinen IKS aufgehen.

2. Technisch
a. Es ist sicherzustellen, dass im Rahmen der ämterübergreifenden Einführung eines IKS
eine adäquate IT-Unterstützung zur Risikominimierung erfolgt.
b. Vor dem Hintergrund der mangelnden Systemstabilität und häufiger „Systemabstürze“
wird die Verwaltung aufgefordert, mit dem Softwarehersteller dergestalt zu verhandeln,
dass diese zukünftig ausbleiben oder zumindest drastisch reduziert werden und die
Daten nach einem Absturz wieder zur Verfügung stehen.
c. Dringend erforderlich erscheint auch die Einführung einer elektronischen Akte. Der
Rechnungsprüfungsausschuss erwartet hierzu kurzfristig eine Einschätzung der
Verwaltung.

3. Personell
a. Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter im StA 33 sind selbstverständlich und werden
verbindlich angeboten. Sie sollen helfen, eine Arbeitserledigung sicherzustellen, die
qualitativ hochwertig ist und zugleich auch die sicherheitsrelevante Dimension der
Tätigkeiten im StA 33 verdeutlicht. Die durchgeführten Schulungsmaßnahmen sind
schriftlich zu dokumentieren. Das Wissensmanagement und der damit verbundene
Wissenstransfer wird im StA 33 aktiv gelebt und hilft, dass einmal im StA 33 vorhandene
Wissen zwischen den Beschäftigten weiterzugeben.
b. Durch interne Regelungen innerhalb der Bürgerdienste ist sicherzustellen, dass speziell
in sicherheitsrelevanten Bereichen vakante Stellen direkt nachbesetzt werden, ohne
dass es zu Verzögerungen kommt.
c. Nach sorgfältiger Bestandsaufnahme der Personal Ist –Situation im Vergleich zu der
Personal Soll-Situation erfolgt eine Personalbedarfsbemessung, die die neue
Organisationsstruktur (hier insbesondere Trennung EWO, KfZ- und Führerscheinwesen)
zugrunde legt.
d. Insbesondere ist von StA 11 eine langfristige Strategie zur Personalgewinnung
sicherzustellen, die gewährleistet, dass das Personal-Ist dem Personal-Soll entspricht.
Hierzu könnte vor allem eine Verzögerung der derzeitigen Praxis des Aufstiegs vom
mittleren in den gehobenen Dienst ein zielführendes und unterstützendes Instrument
sein.

4. Prozessbegleitung
a. Die bereits begonnene Risikoanalyse wird fortgesetzt und dem
Rechnungsprüfungsausschuss zur Sitzung am 17.11.2016 vorgelegt.
b. Der gesamte Prozess der Neuorganisation der Bürgerdienste wird verwaltungsintern
verantwortlich gesteuert durch das StA 11 und unterstützt durch die Stadtämter 33, 10 und 14.c. Eine politische Begleitung erfolgt durch eine regelmäßige Berichterstattung im
Rechnungsprüfungsausschuss. Diese erfolgt bis auf Weiteres in jeder Sitzung.


Die Ausschüsse für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und für Personal und Organisation stimmen einschließlich der o.a. Änderungen dem Antrag der CDU-Fraktion (Drucksache Nr.: 04407-16-E4) einstimmig zu.


Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Drucksache Nr.:04407-16- E6):

Die Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN bitte die Verwaltung unter dem o.g. TOP um die
Beantwortung der nachfolgenden Fragen. Zusätzlich bitten wir um Beratung und
Abstimmung der Feststellungen und des Beschlussantrags:

1. Wer führt die im Bericht genannten Prüfungen der „internen Revisionen“ durch?
2. Wer bekommt die Ergebnisse dieser Prüfungen?
3. Wer ist verantwortlich für die Umsetzung der Prüfergebnisse?
4. Warum ist die Umsetzung der Prüfergebnisse vom 14.1.2014 nicht passiert?
5. Wer kontrolliert diejenigen, die für die Umsetzung verantwortlich sind?
6. Wie kann zukünftig sichergestellt werden, dass Ergebnisse aus Prüfungen der internen
Revision unverzüglich umgesetzt werden?
7. Wie und von wem ist die Notus-Datenbank vorab auf ihre Revisions- und
Rechtssicherheit geprüft worden?
8. Wenn sie nicht geprüft worden sind: warum nicht?
9. In welcher Form kontrolliert die Bundesdruckerei die Einhaltung der
Ausführungsanweisungen zum Passgesetz?
10. Sind die fehlenden 214 Dokumente inzwischen als fehlend der Polizei gemeldet
worden?

Der Ausschuss hält fest:
a) Vorhandene Empfehlungen zur Abstellung von Schwachstellen im Umgang mit
Blanko(roh-) Dokumenten und Siegelplaketten sind nicht beachtet und umgesetzt
worden.
b) Die Verwaltung hat damit Möglichkeiten für dolose Handlungen begünstigt bzw.
hingenommen.
c) Die Verantwortung dafür bezieht sich laut Bericht maßgeblich auf die Führungskräfte
Der Ausschuss beschließt:
Die Verwaltung wird aufgefordert, vor dem Hintergrund des Prüfberichts des
Rechnungsprüfungsamtes sowie der o. g. Anmerkungen disziplinar- und arbeitsrechtliche
Maßnahmen zu prüfen. Die Ergebnisse sind dem Ausschuss vorzulegen.

Herr Weber (CDU-Fraktion) hält die in dem Antrag formulierte Feststellung als Beschluss für zu früh.
Weiterhin sieht er nicht die Zuständigkeit der Politik darin disziplinarische und arbeitsrechtliche Maßnahmen zu fordern. Dies müsse der Vorgesetzte von Amtswegen einleiten.
Seine Fraktion werde den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen ablehnen.

Herr Goosmann (SPD-Fraktion) stimmt den Ausführungen seines Vorredners zu und teilt mit, dass seine Fraktion den Antrag ablehnen werde.

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) weist darauf hin, dass der Fragenkatalog im ersten Teil des Antrages als Bitte um Stellungnahme verstanden werden könne. Allerdings folge dann ein Beschlussvorschlag, sodass er nicht nachvollziehen könne, worum es sich bei dem vorliegenden Dokument handle.
Er bittet die Fraktionen um mehr Struktur in der Anfragen- und Antragsformulierungen.
Den Beschlussvorschlag lehne seine Fraktion ab.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) stellt ebenfalls fest, dass es sich nur im letzten Absatz um einen Antrag handle, welchen Ihre Fraktion ebenfalls nicht mittragen werde.
Die Prüfung des Sachverhaltes sei noch nicht abgeschlossen und somit könne man auch keine Konsequenzen fordern. Außerdem liege diese Forderung nicht im Zuständigkeitsbereich der Politik.

Frau Klausmeier (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) gibt an, dass ein schriftliches Dokument vorliege, indem die Missstände deutlich aufgezeigt würden. Es ginge in dem Antrag darum die Disziplinarmaßnahmen zu prüfen, nicht zu beschließen.

Herr Rettstadt bitte die Verwaltung das Verfahren zur Einleitung von Disziplinarmaßnahmen zu erläutern.

Herr Stüdemann (Stadtdirektor) antwortet, dass die Behörde im jeden Fall prüfe, ob arbeitsrechtliche Schritte oder Disziplinarverfahren einzuleiten seien. Dazu sei die Behörde nach Recht und Gesetz gezwungen.
Die Untersuchungsergebnisse lägen noch nicht vor, sodass auch noch keine Entscheidung anstehe.

Frau Jägers (Stadträtin) teilt mit, dass der Fragenkatalog der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen mündlich in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses beantwortet worden sei.

Frau Noltemeyer (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) gibt an, dass nur noch die Frage 10 unbeantwortet sei.

Frau Jägers antwortet, dass eine Anzeige bei der Polizei wegen Dokumentenverlust sehr schwierig sei. Die Ermittlungen seien wegen Ergebnislosigkeit eingestellt worden. Es sei davon auszugehen, dass die Dokumente undokumentiert vernichtet worden seien.

Die Ausschüsse für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und für Personal und Organisation lehnen den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Drucksache Nr.:04407-16- E6) mehrheitlich gegen die Stimmen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen ab.


Antrag der Fraktion Die Linke & Piraten (Drucksache Nr.: 04407-16-E7):
Dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt folgender Antrag der Fraktion Die Linke & Piraten (Drucksache Nr.: 04407-16-E7) vor:

Die Fraktion DIE LINKE & PIRATEN bittet darum, nachstehende Anträge zur Beratung und
Beschlussfassung zu stellen:

1.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Dezernentin Frau Jägers auf, aufgrund
der Vorkommnisse der vergangenen Jahre im Bereich des Dezernates 3, Fremd- oder
Eigenkonsequenzen zu ziehen.

2.) Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt eindringlich, den Amtsleiter der
Bürgerdienste von seinen Aufgaben zu entbinden.

3.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Verwaltung dazu auf, die Zustände bei
den Bürgerdiensten in den folgenden Bereichen zu verbessern:
Begründung:

zu 1) Eine Wahlbeamte trägt grundsätzlich die politische Verantwortung für Missstände im
eigenen Dezernat. Das gilt sowohl für die Vorfälle bei den Bürgerdiensten, bei Dosys, bei der
Feuerwehr oder dem Fundbüro. Eine Häufung von Vorfällen in einem Dezernat gibt auch
Anlass, über die Rolle der zuständigen Dezernentin zu resümieren. Das muss nicht
notwendigerweise mit einem Rücktritt einhergehen, allerdings muss eine Strukturierung des
Arbeitsalltages eine Steuerung und Kontrolle der grundlegenden Verwaltungsabläufe
gewährleisten.

Zu 2) In die Verantwortung von Herrn Spaenhoff fällt bereits der Skandal um die
Bezirksverwaltungsstelle in Hombruch mit einem erheblichen finanziellen Nachteil zum
Schaden unserer Stadt. Ein Lernprozess ist angesichts der neuen Vorfälle nicht zu
erkennen.
Desweiteren wurden bereits vor drei Jahren diverse Mängel bei der Führerscheinausgabe
festgestellt. Dieses wurde über den gesamten Zeitraum tatenlos zur Kenntnis genommen
ohne Abhilfe zu schaffen.
Im Zuge einer anlasslosen Bestandsprüfung, welche durch die Bürgerdienste selbst
vorgenommen wurde, wurden rund zwei Monate vor dem aktuellen Skandal hinsichtlich der
Rohlinge für vorläufige Personalausweise keine Mängel gefunden.
Die Problemfelder bei den Bürgerdiensten erstrecken sich somit nicht auf einen einzelnen
Bereich, sondern umfassen mindestens den Dokumentenbestand Einwohnerwesen, den
Dokumentenbestand Kraftfahrzeugwesen sowie die Einziehung von Gebühren.
Den herrschenden Personalmangel kann man insofern nicht entlastend anführen, als von
Seiten des Amtsleiters gegen die Ausdünnung nicht entschieden protestiert wurde. Ganz im
Gegenteil wurde mehreren Bezirksverwaltungsstellenleitern bekundet, dass die
Personalsituation nach Meinung der Amtsleitung auskömmlich sei. Ein Amtsleiter hat
allerdings für sein Amt zu arbeiten und nicht gegen sein Amt, um politische Kürzungen bei
den Bezirksverwaltungsstellen vorzubereiten.
Deutlicher kann eine Überforderung einer Amtsleitung nicht dokumentiert werden.

Zu 3) Das sogenannte Hörder Modell mit der Ausdünnung der Personalstruktur in den
Bezirksverwaltungsstellen ist grandios gescheitert. Doch nicht einmal die Planstellen wurden
zeitnah wiederbesetzt. Eine Überforderung der einzelnen Sachbearbeiter erscheint daher
verständlich. Hohe Krankenstände, die aus Arbeitsüberlastung resultieren, verschärfen die
Situation weiter. Im Rechnungsprüfungsausschuss häufen sich die Vorlagen zu den
Bürgerdiensten. Die Kundenfreundlichkeit hat aufgrund langer Warteschlangen und
schwieriger Terminabsprachen ebenfalls nachgelassen. Die in letzten Jahren herbei
geführten Fehlentwicklungen sind daher zu korrigieren.


Frau Dr. Tautort (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) teilt mit, dass ihre Fraktion die Punkte 1 und 2 des Antrages streiche.

Herr Weber (CDU-Fraktion) teilt mit, dass seine Fraktion den Punkt 3, wie die vorausgegangenen Anträge als Prüfauftrag sehe, wie mit dem SPD-Antrag unter Tagesordnungspunkt 2.1.0 bereits beschlossen worden sei.
Seine Fraktion stimme dem Antrag zu.

Herr Tölch (SPD-Fraktion) gibt an, dass seine Fraktion dem Punkt 3, wie zuvor von Herrn Weber angesprochen, ebenfalls zustimme.

Frau Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erläutert, dass ihre Fraktion den Punkt 3.2 kritisch sehe, da er wie ein Freifahrtschein formuliert sei. Man könne den Eindruck erwecken, dann an jeder Stelle, in einem nicht genau zu definierten Maße, Personal aufstocken können.


Die Ausschüsse für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und für Personal und Organisation stimmen dem wie folgt geänderten Antrag der Fraktion Die Linke & Piraten (Drucksache Nr.: 04407-16-E7) einstimmig bei Enthaltung der Fraktion FDP/Bürgerliste zu.

1.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Dezernentin Frau Jägers auf, aufgrund
der Vorkommnisse der vergangenen Jahre im Bereich des Dezernates 3, Fremd- oder
Eigenkonsequenzen zu ziehen.

2.) Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt eindringlich, den Amtsleiter der
Bürgerdienste von seinen Aufgaben zu entbinden.

3.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Verwaltung dazu auf, die Zustände bei
den Bürgerdiensten in den folgenden Bereichen zu verbessern:

zu TOP 2.1.2
Personalsituation in den Bürgerdiensten
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04179-16-E3)
hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04179-16-E2)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation lag bereits in der Sitzung am 14.04.2016 folgender Antrag der CDU-Fraktion vor.

1. Die Prüfung, ob die personellen Vakanzen durch externe Einstellungen
(z.B. von Rechtsanwaltsfachangestellten) gedeckt werden können?
2. Die Prüfung, ob die Zulassungszahlen für den Aufstieg vom mittleren in
den gehobenen Dienst im Jahr 2016 zu reduzieren sind?
3. Die Prüfung, ob die Zulassungsmodalitäten für den Aufstieg vom mittleren
in den gehobenen Dienst vor dem Hintergrund nachhaltiger Personalbedarfe im
mittleren Dienst mit dem Ziel einer längeren Verweildauer im mittleren
Dienst anzupassen sind?
4. Über das Ergebnis der Prüfung, ist dem Ausschuss für Personal und
Organisation in seiner Sitzung am 12.05.2016 zu berichten.

Der Ausschuss für Personal und Organisation hatte in der Sitzung vom 14.04.2016 dem Antrag einstimmig zugestimmt und die Verwaltung mit der entsprechenden Bearbeitung beauftragt.


Dem Ausschuss für Personal und Organisation und dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden liegt folgende Stellungnahme der Verwaltung zum gleichlautenden Antrag der CDU-Fraktion aus der Sitzung vom 14.04.2016 vor.

zu den gestellten Fragen nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

1. Können die personellen Vakanzen im Bereich der Bürgerdienste durch externe
Einstellungen (z.B. von Rechtsanwaltsfachangestellten) gedeckt werden?

Im Stellenausschreibungsverfahren für die Bürgerdienste sind insgesamt 309 Bewerbungen
mit unterschiedlichsten Qualifikationen der Bewerberinnen und Bewerbern eingegangen.25 Bewerberinnen und Bewerber wurden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. 15
davon waren geeignet, sodass 9 Einstellungszusagen bereits erteilt wurden. Insoweit
können die 9 Vollzeitplanstellen besetzt werden. Wie bereits am 14.04.2016 mündlich
mitgeteilt, werden bereits am 1.6.2016 zwei Mitarbeiterinnen den Dienst aufnehmen.

3 Planstellen sind in Teilzeit (50%) zu besetzen. Dafür stehen von den qualifizierten
Bewerberinnen und Bewerbern keine Interessenten zur Verfügung.
Aus diesem Grunde werden aus den vorliegenden Bewerbungen diejenigen zu Gesprächen
eingeladen, die sich ausdrücklich für eine Teilzeitbeschäftigung beworben haben.

2. Können die Zulassungszahlen für den Aufstieg vom mittleren in den gehobenen
Dienst im Jahr 2016 reduziert werden?

In der Vergangenheit ist es im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst wiederholt
zu erheblichen Personalbedarfen gekommen. Vor diesem Hintergrund wurden
Maßnahmen entwickelt, um die Personaldeckung im mittleren Dienst sicherzustellen.
Hierzu gehört unter anderem die Konkretisierung der Ausbildungsbedarfsplanung. mittleren Dienst mit dem Ziel einer längeren Verweildauer im mittleren Dienst angepasst
werden?

Beschäftigten mit abgeschlossenem Angestelltenlehrgang I bzw. abgeschlossener Ausbildung

Der Ausschuss für Personal und Organisation und der Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden nehmen die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 2.1.3
Situation Bürgerdienste
Vorschlag zur TO (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16)
hierzu -> Stellungnahme zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E1)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E2)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E3)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E5)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 04522-16-E6)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden liegt folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion DIE LINKE&PIRATEN vor:


Die Verwaltung sagt eine schriftliche Beantwortung zu.




Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN (Drucksache Nr.: 04522-16-E2)
Des Weiteren liegt dem Ausschuss für Personal und Organisation dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden folgender Antrag der Fraktion DIE LINKE&PIRATEN vor:

wir bitten um Beratung und Beschlussfassung folgenden Antrags.

Begründung:

Die Fraktion DIE LINKE & PIRATEN zieht den Antrag zurück.


Antrag der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN (Drucksache Nr.: 04522-16-E3)
Zusätzlich liegt dem Ausschuss für Personal und Organisation und dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden folgender weiterer Antrag der Fraktion DIE LINKE&PIRATEN vor:


wir bitten um Beratung und Beschlussfassung folgenden Antrags.

Begründung:

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) erläutert die Notwendigkeit eines eigenständigen Personaldezernates. Die derzeitige Situation in den Bürgerdiensten zeige dies deutlich.
Alle Anstrengungen der zuständigen Dezernentin, weiteres Personal für ihren Fachbereich zu bekommen, seien abgewiesen worden. Ihre Fraktion sei der Ansicht, dass der Personaldezernent und Kämmerer in einer Person immer zugunsten des Kämmerers entscheide. Im Blick auf die Mitarbeiter/innen und die Bürger sei es sinnvoll, dass die Aufgaben des Kämmerers und des Personaldezernenten von zwei unterschiedlichen Personen verantwortet würden.

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) stellt dar, das der Bereich Personal zu wichtig sei, um ihn seitens des Verwaltungsvorstandes nur nebenbei abzuhandeln. Ein gut arbeitender Personaldezernent sei in der Lage im bestehenden Budget das Personal sinnvoll und effektiv einzusetzen. Grundsätzlich stimme seine Fraktion der Forderung eines eigenen Personaldezernenten zu.

Herr Suck (CDU-Fraktion) erklärt, dass seine Fraktion den Antrag ablehne. Die anstehende Neuorganisation der Bürgerdienste sei nicht der richtige Aufhänger für diese Forderung. Generell sei seine Fraktion der Ansicht, dass innerhalb der laufenden Wahlperiode ein eigenständiges Personaldezernat erforderlich sei. Im Zuge der Haushaltsberatungen für 2017 solle diese Angelegenheit intensiv beraten werden.

Herr Tölch (SPD-Fraktion) stellt fest, dass nicht der Eindruck erweckt werden dürfe, ein eigenständiges Personaldezernat hätte die heutige Diskussion ausgeschlossen.
Die Argumente, die für ein eigenständiges Personaldezernat sprechen, teile seine Fraktion. Allerdings sehe er derzeit keinen Spielraum innerhalb der Dezernatsverteilung, um ein solches einzurichten.
Die Kosten für eine zusätzliche Personalie im Verwaltungsvorstand dürften dabei auch nicht aus den Augen gelassen werden.

Frau Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) stellt klar, dass ein Personaldezernent sich immer mit dem Kämmerer auseinander setzen müsse, egal ob dies zwei sind oder eine Person seien. Ein Spannungsfeld entstehe immer. Eine Erforderlichkeit für eine zusätzliche Einrichtung eines kompletten Dezernates inklusive Dezernenten sehe sie nicht.

Frau Dr. Tautorat stellt fest, dass in dem Antrag Ihrer Fraktion lediglich formuliert sei, dass bis zu den Haushaltsberatungen für 2017 ein Umstrukturierungsplan erarbeiten werden solle, in dem ein eigenständiges Personaldezernat vorgesehen werde. Es handle sich somit um einen Prüfauftrag zur Erarbeitung eines Vorschlages.

Herr Rettstadt schlägt vor, dass der Antrag in einen Prüfauftrag umgewandelt werden solle. Er ginge davon aus, dass die Fraktionen aufgrund der vorhergegangenen Aussagen den Vorschlag befürworten und zustimmen werden.

Herr Waßmann (CDU-Fraktion) befürwortet diesen Verfahrensvorschlag und schlägt vor, den Antrag als eingebracht anzusehen.

Frau Stackelbeck lehnt das Vorgehen ab, da das Signal, was von diesem Vorgehen ausgehe, nicht in Verbindung mit dem aktuellen Anlass (den Vorfällen in den Bürgerdiensten) stehen solle.
Der Vorgang könne zu einem anderen Zeitpunkt, unabhängig von der aktuellen Situation diskutiert werden.

Frau Dr. Tautorat erklärt sich bereit, den Antrag zu einem Prüfauftrag umzuwandeln und an die Verwaltung zu geben. Eine reine Einbringung wäre ihr zu wenig.

Herr Suck stellt klar, dass eine solche Prüfung spätestens bis zu den Haushaltsberatungen für 2017 abgeschlossen sein müsse.

Frau Dr. Tautorat gibt zu Protokoll, dass die Verbindung des Antrages zu dem gegebenen Anlass durchaus vorhanden sei und der Zeitpunkt des Antrages von Ihrer Fraktion auch nicht willkürlich gewählt worden sein. Ihre Fraktion habe die Situation in den Bürgerdiensten als Symptom großer Missstände verstanden.

Frau Stackelbeck teilt aufgrund der Ausführungen von Frau Dr. Tautorat mit, dass Ihre Fraktion den Antrag ablehne. Sie hebt allerdings hervor, dass Ihre Fraktion sich allgemein dieser Diskussion nicht verschließen wolle.

Herr Tölch stellt fest, dass die Intention des Antrages aus dem Kontext heraus entscheidend sei und macht deutlich, dass die Vorgänge bei den Bürgerdiensten nicht zu Folge haben müsse, dass ein eigenes Personaldezernat notwendig sei. Eine Diskussion zum Thema Spannungsfeld Personal und Haushalt werde es immer geben, egal, ob diese Funktion nur eine Person innehabe oder durch zwei Dezernenten vertreten werde.
Seine Fraktion lehne den Antrag aufgrund der Ausfügungen von Frau Dr. Tautorat ab.

Herr Bohnhof (AfD-Fraktion) stellt fest, dass seine Fraktion vor dem jetzigen Hintergrund den Antrag ablehne.

Herr Suck erklärt, dass sein Fraktion aufgrund der neuen Entwicklungen im Diskussionsverlauf den Antrag ablehne.

Frau Dr. Tautorat gibt an, dass der Antrag Ihrer Fraktion keine Kausalität zu dem Anlass schriftlich enthalte und nur dieser abzustimmen sei.

Die Ausschüsse für Personal und Organisation und für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden lehnen den Antrag der Fraktion DIE LINKE&PIRATEN gegen die Stimmen der Fraktion DIE LINKE & PIRATEN und der FDP-Fraktion ab.


Antrag der FDP-Fraktion (Drucksache Nr.: 04522-16-E5)
Weiterhin liegt dem Ausschuss für Personal und Organisation und dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden folgender Antrag der FDP-Fraktion vor:

BeschlussvorschlagBegründung

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) erläutert den Antrag seiner Fraktion. Er unterstreicht die Wichtigkeit der Digitalisierung für die zukünftige Entwicklung in den Bürgerdiensten und der gesamten Verwaltung.
Die Effektivität in diesem Bereich solle im Rahmen der Neustrukturierung organisiert werden.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) verweist auf den Masterplan Digitales Dortmund und teilt mit, dass Ihre Fraktion den Antrag mittrage.

Die Ausschüsse für Personal und Organisation und für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden stimmen dem Antrag der FDP-Fraktion einstimmig zu.


Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Drucksache Nr.: 04522-16-E6)
Dem Ausschuss für Personal und Organisation und dem Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden liegt folgender Antrag der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN vor:

1. Die Personal- und Organisationsstruktur der Bürgerdienste wird mit Hilfe einer externen und umfassenden Organisationsuntersuchung begutachtet.

2. Ziel der Organisationsuntersuchung soll es sein, die Bürgerdienste sowohl organisatorisch als auch personell den gestiegenen Anforderungen und Herausforderungen anzupassen und eine Struktur zu entwickeln, mit der die Bürgerdienste zukunftssicher aufgestellt sind.

3. Im Mittelpunkt der Untersuchung sollen dabei die Kundenorientierung (serviceorientiertes Bürgeramt), die Verbesserung der Arbeitssituation der Mitarbeiter*innen durch eine zuverlässige Personalbemessung sowie die Sicherheit und Kontrolle der Abläufe stehen. Zu berücksichtigen sind dabei insbesondere die Herausforderungen durch die steigende Bevölkerungsentwicklung.

4. Die bisher von den Fraktionen gemachten Vorschläge und Zielsetzungen sollen in die externe Begutachtung einfließen und bewertet werden.
5. Die Verwaltung legt dem Ausschuss für Bürgerdienste in seiner nächsten Sitzung entsprechende Vorschläge einer Ausschreibung zur Beauftragung einer Organisationsuntersuchung vor.

6. Kurzfristig sind in den Bürgerdiensten zur Entlastung der Mitarbeiter*innen sowie zur Verbesserung und Beschleunigung der Abläufe im Sinne der Bürgerinnen und Bürger die personellen Kapazitäten auch durch Umschichtungen innerhalb der Verwaltung aufzustocken.

Begründung:
Frau Noltemeyer (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erläutert den Antrag ihrer Fraktion. Die Kundenorientierung, die Arbeitsstation der Mitarbeiter, die richtige Personalbemessung und die Gewährleistung von Sicherheit und Kontrolle der Arbeitsabläufe müssten in die Prüfung der Neuorganisation einfließen.
Ein regelmäßiger Bericht im Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden müsse erfolgen.
Weiterhin erläutert sie die Notwendigkeit der Erstellung einer externen Expertise. Der Blickwinkel von außen auf die Abläufe könne neue Anhaltspunkte liefern.

Herr Suck (CDU-Fraktion) erklärt, dass seine Fraktion dem Punkt der externen Organisationsuntersuchung nicht zustimmen werde. Die Verwaltung verfüge selbst über die entsprechende Kompetenz.

Frau Dr. Tautorat (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) gibt an, dass ihre Fraktion dem Punkt 1 nicht zustimmen werde. Sie lehne die externe Begleitung ab, da eine solche Prüfung sehr kostspielig sei und selten ein brauchbares Ergebnis hervorbringe. Die Expertise sei im Fachbereich durchaus vorhanden und müsse nur neu aufgestellt werden.

Herr Goosmann (SPD-Fraktion) stellt dar, dass seine Fraktion den Punkt 1 ablehne. Der finanzielle Aspekt sei nicht zu unterschätzen.

Herr Bohnhoff (AfD-Fraktion) teilt ebenfalls mit, dass seine Fraktion den Punkt 1 ablehne.

Herr Rettstadt (FDP-Fraktion) weist darauf hin, dass eine externe Untersuchung in bestimmten Fällen Sinn mache. Die Verwaltung habe allerdings die vorhandenen Schwachstellen bereits identifiziert und bearbeite diese. Es sei notwendig, erst einmal die Ergebnisse abzuwarten.

Frau Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) stellt klar, dass Ihre Fraktion der Verwaltung das Vorhandensein der Expertise mit dem Antrag nicht abspreche. Allerdings sei es manchmal einfacher Probleme im nicht kollegialen Verhältnis anzusprechen. Es gäbe Agenturen, die nicht zwangsläufig Personalreduzierungen prüfen würden, sondern das Augenmerk auf die Verbesserung der Organisationsstrukturen lege. Ihre Fraktion habe die Hoffnung, dass eine solche Prüfung zusammen mit der internen Expertise zu einem guten Ergebnis führen könne.

Herr Dr. Tödt (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN) erläutert, dass für den Fachbereich 33 eine Gefährdungsanalyse durchgeführt werde müsse. Diese analysiere Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel, Arbeitszeiten, Qualifikation und vieles mehr. Die Auswertung der Ergebnisse würde dann einen Ausblick auf die zu ergreifenden Maßnahmen geben. Die maßgebliche Mitwirkung des Personalrates bei der Untersuchung und Maßnahmenfindung sei hierbei ebenfalls zwingend erforderlich.

Die Ausschüsse für Personal und Organisation und für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden lehnen den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen mehrheitlich gegen die Stimmen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen ab.






Schilff Dr. Tautorat Mundhenke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin





Krause Schnittker Weber
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin