Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)

über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 12.09.2013
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:20 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach

SPD-Fraktion
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Heinz-Dieter Düdder
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Bruno Schreurs i. V. f. Rm Florian Meyer
Rm Gabriele Schnittker i. V. f. Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Volkan Baran i. V. f. Rm Jutta Starke
Rm Andreas Wittkamp

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Barbara Brunsing
Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Utz Kowalewski i. V. f. Rm Dr. Petra Tautorat



2. Verwaltung
3. Rechnungsprüfungsamt



Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 12.09.2013, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.07.2013

2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung des Internen Kontrollsystems im Fachbereich 1 - PB 22/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10600-13)

2.2 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2012 - PB 31/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10545-13)

2.3 Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 28/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10527-13)

2.4 Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 29/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10528-13)

2.5 Prüfung des Umgangs mit Spenden und Sponsoring bei den Kulturbetrieben Dortmund - PB 12/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10498-13)

2.6 Erteilung von Erlaubnissen im Ausländerwesen - PB 21/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10494-13)

2.7 Abwicklung und Abrechnung von Leistungen der notärztlichen Versorgung im Rettungsdienst - PB 20/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10463-13)

2.8 Gemeinsame Prüfung der Abrechnungen mit dem Land für ZAB und EAE bei StA 32 und StA 50 - PB 27/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10579-13)

2.9 Prüfung der Sondernutzung von Flächen für die Außengastronomie beim Fachbereich 66 - PB 24/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10549-13)

2.10 Prüfung des behinderten- und mobilitätsgerechten Ausbaus von Fußgängerquerungen und Buskaps im gesamten Stadtgebiet beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 19/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10186-13)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm – um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Wittkamp benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.07.2013

Rm Kowalewski (Die Linke) teilt mit, dass er ein Schreiben an den Ausschussvorsitzenden, Herrn Böhm, gesandt habe. Nach seiner Auffassung seien die Fragen zu TOP 2.4
- Durchgeführte Prüfungen des Mobilen Außendienstes (14/MOBI) für den Zeitraum 01/2012
bis 03/2013 - nicht richtig wiedergegeben worden. Demzufolge seien die Antworten des Tiefbauamtes nicht hinreichend beantwortet worden.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), hebt hervor, dass die nun schriftlich formulierten Fragen für die Protokollführung so nicht wahrnehmbar gewesen seien. Sie schlägt vor, die Fragen zur direkten Beantwortung an das Tiefbauamt weiterzuleiten.

Rm Kowalewski erklärt sich damit einverstanden, dass sein Schreiben an das Tiefbauamt weitergeleitet wird.

Anschließend wird die Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.07.2013 bei zwei Enthaltungen genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung des Internen Kontrollsystems im Fachbereich 1 - PB 22/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10600-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Ergebnisse der Prüfung zusammen.

Rm Frank (CDU) fragt, warum ein „Puffer“ im Bereich des Haushaltsbudgets des Fachbereiches 1 vorhanden sei.

Frau Böker, Geschäftsbereichsleiterin des Fachbereiches 1/GB II, erklärt, dass der Puffer im Jahr 2012 insgesamt 606.000 € betragen habe. Im Bereich der Personalagentur seien Minderaufwendungen durch den Ausfall von Seminaren entstanden. Im Geschäftsbereich Rat/Bürgermeister/Repräsentation/Zentrale Dienste seien die Minderaufwendungen durch die Auflösung des Rates bedingt. Derartige Minderaufwendungen seien nicht planbar.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) regt an, den Puffer gering zu halten. Zum Aktionsplan „Soziale Stadt“ sieht sie es positiv, dass 5.000 € auf kleinere Projekt verteilt worden seien, bittet aber darum, dass die Verwendung hinreichend dokumentiert werde.

Rm Radtke (SPD) fragt nach, wer den Fachbereich 1 führe und welche Organisationsstrukturen es im Fachbereich gebe.

Frau Böker weist darauf hin, dass die Organisationsstruktur durch eine Organisationsverfügung festgelegt worden sei. Sie erläutert die einzelnen Geschäftsbereiche (GB). Die Verantwortung für das Gesamtbudget obliege dem GB II.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2012 - PB 31/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10545-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet ausführlich über die Ergebnisse der Jahresabschlussprüfung. In diesem Zusammenhang informiert sie auch näher über die wirtschaftliche Situation des Jugendamtes. Insgesamt weise das Jahresergebnis eine weitere Reduzierung der allgemeinen Rücklage aus. Der Bestätigungsvermerk wurde um den Hinweis ergänzt, dass entgegen der Vorgaben des § 75 Gemeindeordnung (GO) der Haushalt im Jahr 2012 nicht ausgeglichen war.

Rm Radtke (SPD) hebt hervor, dass das Rechnungsprüfungsamt zwar einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt habe, der Prüfungsbericht aber deutlich aufzeige, dass die Organisation des Rechnungswesens dringend optimiert werden müsse. Er fragt, wie und in welchem Zeitraum die Schwachstellen behoben würden.

StD Stüdemann (Dezernat 2) führt aus, dass die Dezentralisierung von Zuständigkeiten zu unterschiedlichen Arbeitsweisen und Qualitäten geführt habe. Momentan würden die internen Kontrollsysteme untersucht, da hier dringender Handlungsbedarf bestehe. Der immense Umstellungsprozess des KWF solle im Laufe des Jahres 2014 beendet sein. Es müsse hierbei bedacht werden, dass die Kompatibilität der Fachverfahren mit SAP erfüllt sein müsse. Oberstes Ziel sei es daher, die Verfahren zu harmonisieren, sodass es keine Insellösungen im Rechnungswesen mehr gebe. Ebenfalls sei deutlich geworden, dass das Einführungs-management bei der Einführung von Softwareprodukten nicht immer optimal gewesen sei; dies spiegle die Situation im Jugendamt wieder. Für die Endabnahme würden nunmehr Verantwortliche bestimmt.
Des Weiteren erläutert StD Stüdemann die Verwaltungsphilosophie der 90er Jahre und hebt die daraus resultierenden Schwachstellen hervor. Er bietet den Mitgliedern des Rechnungs-prüfungsausschusses an, detaillierte Inhalte des Umstellungsprozesses zu einem späteren Zeitpunkt vorzustellen. Dies sei eine Richtungsentscheidung, die auch der Rat zu treffen habe.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2012 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.3
Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 28/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10527-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert kurz die Ergebnisse der Prüfung.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2012 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.4
Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 29/2013
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 10528-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet kurz über die Prüfung und bemängelt, dass die wirtschaftliche Lage des Sonderhaushalts Grabpflegelegate unverändert schlecht sei.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2012 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.5
Prüfung des Umgangs mit Spenden und Sponsoring bei den Kulturbetrieben Dortmund - PB 12/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10498-13)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Schwerpunkte und Ergebnisse der Prüfung.

Rm Frank (CDU) fragt nach, ob die von der Bibliothek ausgestellten Spendenquittungen zurückgenommen und neu von der Stadtkämmerei ausgestellt worden seien.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert, dass die von den Kulturbetrieben ausgestellten Steuerquittungen Außenwirkung besäßen und eine Aufhebung nicht erforderlich sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.6
Erteilung von Erlaubnissen im Ausländerwesen - PB 21/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10494-13)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse der Prüfung ein.

Rm Klösel (SPD) fragt womit die Mitarbeiterfluktuation zusammenhänge und ob es Strategien zu ihrer Eingrenzung gebe.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) betont, dass die hohe Fluktuation äußerst bedenklich sei, da ständig neue Mitarbeiter einzuarbeiten seien, denen aufgrund noch fehlenden Wissens Fehler auch zu Lasten der Klienten unterlaufen könnten.

Rm Frank (CDU) hofft, dass sich die Neuorganisation positiv auswirke.

Frau Siekmann, stellvertretende Fachbereichsleiterin des Ordnungsamtes (FB 32), erläutert dass die Fluktuation durch organisatorische Veränderungen verursacht worden sei, da 17,5 neue Planstellen zu besetzen waren. Es sei nun auch die Führungsspanne verbessert worden. Die Anwendung des Hess-Kassenverfahrens trage außerdem zur Bargeldreduzierung bei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.7
Abwicklung und Abrechnung von Leistungen der notärztlichen Versorgung im Rettungsdienst - PB 20/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10463-13)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse kurz zusammen.

Rm Radtke (SPD) fragt, ob das Gutachten vom Rechtsamt (FB 30) nun vorliege.

Herr Rey, Feuerwehr (FB 37), antwortet, dass die Prüfung noch andauere. Sobald das Gutachten vorläge, werde der Ausschuss informiert.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.8
Gemeinsame Prüfung der Abrechnungen mit dem Land für ZAB und EAE bei StA 32 und StA 50 - PB 27/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10579-13)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Ergebnisse der Prüfung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.9
Prüfung der Sondernutzung von Flächen für die Außengastronomie beim Fachbereich 66 - PB 24/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10549-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Ergebnisse der Prüfung zusammen.

Rm Radtke (SPD) betont, dass Gebührenerhöhungen mit Augenmaß vorgenommen werden müssen. Da zwischen gewerblicher und gemeinnütziger Sondernutzung zu unterscheiden sei regt er einen Vergleich mit anderen Städten an.

Rm Klösel (SPD) regt an, bestehende technische Möglichkeiten besser zu nutzen, um ggfls. direkt vor Ort Gebührenbescheide erstellen zu können.

Rm Frank (CDU) gibt zu bedenken, dass es schwer werde, die Bearbeitung zu beschleunigen, da verschiedene Fachbereiche für die Erteilung zuständig seien und plädiert für eine bessere Zusammenarbeit.

Herr Schließler, Leiter des Tiefbauamtes (FB 66), sichert zu, Verbesserungen durchzuführen.
Es sei beabsichtigt, die Satzung zu modernisieren. Es werde versucht, die vakanten Stellen zu besetzen und sowohl die EDV-Nutzung als auch die Außenkontrollen zu verbessern.
Die Verkehrssicherungskontrolleure seien allerdings vorrangig dazu da, die Verkehrssicherheit zu prüfen und Sicherheitsanforderungen vor Ort durchzusetzen. Diese jetzt verstärkten Anforderungen würden dem Fachbereich einen deutlichen Mehraufwand abverlangen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.10
Prüfung des behinderten- und mobilitätsgerechten Ausbaus von Fußgängerquerungen und Buskaps im gesamten Stadtgebiet beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 19/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10186-13)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse der Prüfung ein.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden, Herrn Böhm, um 16:20 Uhr geschlossen.




Böhm Wittkamp Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin