Niederschrift (öffentlich)
über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 23.01.2014
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:55 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
CDU-Fraktion
Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach
SPD-Fraktion
Rm Petro Möckel i. V. f. Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Heinz-Dieter Düdder
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Florian Meyer
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Jutta Starke
Rm Andreas Wittkamp
Fraktion B90/Die Grünen
Rm Wolfram Frebel
Rm Barbara Brunsing
Rm Ulrich Langhorst
Rm Hans-Georg Schwinn i. V. f. Rm Svenja Noltemeyer
Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Petra Zielazny
Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat
2. Verwaltung
Herr Hillebrand, FB 21 | Herr Wichmann, FB 19 |
Herr Klüh, 10/Sys | Frau Pütter, FB 19 |
Frau Siekmann, FB 32 | Herr Flenner, FB 65 |
Herr Rey, FB 37 | Herr Schließler, FB 66 |
Frau Gdaniec, FB 37 | Herr Rosenthal, FB 40 |
Herr Bartow, FB 50 | Herr Lohmann, 57/Fabido |
Herr Wozny, FB 50 | Herr Skaliks, 57/Fabido |
Herr Oesterling, FB 19 |
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3. Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch | Frau Kalning |
Herr Bonnekoh | Frau Litschke |
Herr Gottwick | Herr Vorspohl |
Frau Jäger |
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Veröffentlichte Tagesordnung:
Tagesordnung (öffentlich)
für die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 23.01.2014, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.11.2013
2. Prüfungsberichte
2.1 Kassenprüfung im StA 32 - PB 36/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10792-13)
2.2 Nutzung von Dienstfahrzeugen in verschiedenen Fachbereichen - PB 42/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11526-13)
2.3 Abrechnung von Brandschauen und Brandsicherheitswachen durch die Feuerwehr - PB 37/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11524-13)
2.4 Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung beim Vergabe- und Beschaffungszentrum - PB 43/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11544-13)
2.5 Prüfung der Bestellscheinpraxis im Regiebetrieb "Technische Dienste" des Tiefbauamtes (FB 66) - PB 40/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11096-13)
2.6 Prüfung der Abläufe im Beschaffungswesen des EB 57 - PB 38/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11551-13)
2.7 Belegeprüfung im EB 57 (FABIDO) - PB 41/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11540-13)
2.8 Prüfung der Schülerfahrkosten - PB 46/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11576-13)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Frank benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.11.2013
Die Niederschrift wird einstimmig genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Kassenprüfung im StA 32 - PB 36/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10792-13)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse. Alle Bareinnahmen seien ordnungsgemäß abgeliefert worden.
Rm Frebel (Bündnis 90/ Die Grünen) fragt, ob es kurzfristig möglich sei, auf bargeldlosen Zahlungsverkehr umzustellen.
Rm Frank (CDU) möchte darüber hinaus wissen, ob der Verlust von Verwahrnungsblocks zu dolosen Handlungen führen könne.
Frau Siekmann, stellv. Leiterin des Ordnungsamtes (FB 32), gibt Informationen über das Projekt zur Reduzierung der Bargeldgeschäfte. Sie erwarte, dass im III. Quartal 2014 mit der Nutzung von ec-cash Geräten begonnen werde. Beispielhaft erläutert sie, weshalb eine vollständige Umstellung auf bargeldlose Zahlung nicht durchführbar sei.
Verlorene Vewahrnungsblocks würden im Dortmunder Amtsblatt für ungültig erklärt.
Missbrauch könne dadurch jedoch nicht ausgeschlossen werden.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.2
Nutzung von Dienstfahrzeugen in verschiedenen Fachbereichen - PB 42/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11526-13)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt und geht auf die Prüfungsfeststellungen näher ein.
Rm Klösel (SPD) beklagt die wiederholt festgestellten Mängel in diesem Bereich und verdeutlicht, dass hier nur stichprobenweise geprüft worden sei. Er hält es für erforderlich, ein Muster für eine einheitliche gesamtstädtische Dienstanweisung für die Fahrzeugnutzung, die die Anregungen des RPAs und die individuellen Gegebenheiten der Fachbereiche berücksichtigen solle, zu erstellen. Ferner bittet er, den Ausschuss bis Ende des Jahres über die Anzahl und die Notwendigkeit der Dienstfahrzeuge zu informieren.
Rm Frank (CDU) schließt sich der Aussage von Rm Klösel an und zitiert entsprechende Richtlinien des Landes NRW. Es müsse sichergestellt werden, dass Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt werden. Er sieht die Notwendigkeit weiterer Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt.
Der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU), fragt, welche Aufgabe das Mobilitätszentrum des Fachbereiches 19 (Vergabe- und Beschaffungszentrum) hinsichtlich des Pilotprojektes zur Fahrzeugnutzung wahrnehme und wie künftig verfahren werde.
Herr Wichmann, stellvertretender Leiter von FB 19, erläutert ausführlich das Projekt und verweist auf ein zu diesem Thema erstelltes Gutachten, welches in Kürze dem Verwaltungsvorstand vorgelegt werde.
Es sei im Rahmen des Pilotprojektes beabsichtigt, neben einer gesamtstädtischen Regelung zur Nutzung von Dienstfahrzeugen auch ein gesamtstädtisches Fahrtenbuch zu erstellen. Vorerst müssten allerdings die Beratungen und Entscheidungen des Verwaltungsvorstandes abgewartet werden.
Rm Klösel (SPD) schlägt vor, dass die Datenerhebung auch dem Ausschuss oder dem Rat vorgelegt werden solle.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), weist hinsichtlich der von
Rm Frank geforderten Nachprüfung auf Überschneidungen hin. Es sollten erst die Ergebnisse der Arbeit des Mobilitätszentrums und die daraus resultierende Umsetzung in der Verwaltung abgewartet werden. Daher empfehle sie, weitere Prüfungen zunächst zu verschieben.
Rm Frank (CDU) nimmt die Empfehlung von Frau Seybusch für seine Fraktion an.
Anschließend nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Abrechnung von Brandschauen und Brandsicherheitswachen durch die Feuerwehr - PB 37/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11524-13)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse. Er stellt heraus, dass nur kleinere Mängel festgestellt wurden.
Rm Düdder (SPD) bittet den Fachbereich Feuerwehr zu überprüfen, ob die Abrechnungssätze für die Zahlungen an die Freiwillige Feuerwehr noch zeitgemäß seien. Herr Rey (FB 37) sagt eine Überprüfung zu.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung beim Vergabe- und Beschaffungszentrum - PB 43/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11544-13)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfung und insbesondere die unzureichende Dokumentation ein.
Auf die Anfrage von Rm Frank (CDU), was die Datenbank zur Bedarfsdokumentation gekostet habe, führt Herr Klüh, Fachbereichsleiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), aus, dass der Aufwand gering gewesen sei und der Entwicklungsaufwand 2-3 Tage betragen habe.
Rm Düdder (SPD) möchte wissen, wieso ab Juni 2013 trotz verbesserter Erkennungs-möglichkeiten weiterhin hohe Skontoverluste eingetreten seien
Herr Hillebrand, Stadtkasse und Steueramt (FB 21), versichert, dass die Sachbearbeitung in der Stadtkasse nach Skonto- und Fälligkeitsfristen ausgerichtet werde. Im 2. Halbjahr 2013 habe es allerdings bei 3.400 Skontofällen 626 Skontoverluste gegeben. Da die Buchungen aber nun zu 90-95 % über den KWFneu erfolgten, seien Skontofristen jetzt früh erkennbar.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.5
Prüfung der Bestellscheinpraxis im Regiebetrieb "Technische Dienste" des Tiefbauamtes (FB 66) - PB 40/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11096-13)
Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert das Prüfungsergebnis und betont, dass vergaberechtliche Vorschriften zum Teil unzureichend beachtet wurden.
Herr Schließler, Leiter des Tiefbauamtes (FB 66), weist darauf hin, dass eine Qualitäts-managementstelle eingerichtet wurde und Mängel zukünftig vermieden würden.
Herr Düdder teilt für die SPD-Fraktion mit, dass sie zukünftig für die Terminüberwachung auslaufender Rahmenverträge einheitliche Regelungen erwarte.
Herr Oesterling, Leiter des Vergabe- und Beschaffungszentrums (FB 19), erklärt hierzu, dass seit Ende 2012 der Bereich „Strategischer Einkauf“ für die Vorbreitung und Überwachung von Rahmenverträgen zuständig sei. Man übernehme möglichst viele Rahmenverträge in das Bestell- und Katalogsystem. Auch werde von zentraler Stelle die Ausschöpfung der Rahmenverträge überwacht.
Anschließend nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Prüfung der Abläufe im Beschaffungswesen des EB 57 - PB 38/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11551-13)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Ergebnisse und hebt die festgestellten Mängel hervor.
Rm Frank (CDU) verweist auf die festgestellten Mängel und kritisiert mehrere Ausführungen in der Stellungnahme Fabidos.
Rm Klösel (SPD) vertritt die Auffassung, dass auch pädagogisch geprägte Beschäftigte die bestehenden Regelungen beachten müssten.
Herr Lohmann, Betriebsleiter von Fabido (FB 57), erläutert anhand von Beispielen die Schwierigkeit, regelkonformes Handeln in den ca. 100 Tageseinrichtungen zu gewährleisten
Rm Böhm (CDU) betont, dass gerade die hohe Anzahl der Einrichtungen es erfordere, einheitlich zu handeln.
Rm Langhorst (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach Konzepten, um Mitarbeiter aus verwaltungsfernen Berufen an ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln heranzuführen.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), veranschaulicht die aus der dezentralisierten Organisation der Stadtverwaltung resultierenden Probleme. Es gebe aktuell viele Bestrebungen, diesem Problem gegenzusteuern. Sie erinnert an die Zusicherung von StD Stüdemann aus der vergangenen Sitzung, den Ausschuss über die Entwicklungen zu informieren.
Rm Dr. Tautorat (Die Linke) kritisiert die negativen Aussagen über Pädagogen. Sie schildert die Dezentralisierung als Fehlentwicklung und fragt nach den Aufgabengebieten des Innendienstes.
Herr Skaliks, Fabido (FB 57), erläutert, dass der Innendienst das Immobilien- und Betriebs-management regle und Beschaffungen höherwertiger Güter für die Einrichtungen vornehme. Beschaffungen der Tageseinrichtungen sollten künftig möglichst über Rahmenverträge ab-gewickelt werden. Man könne ca. 70 % der Beschaffungen über das Katalogsystem abwickeln.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis
zu TOP 2.7
Belegeprüfung im EB 57 (FABIDO) - PB 41/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11540-13)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse ein.
Rm Düdder stellt im Namen der SPD-Fraktion den folgenden Antrag zur Beschlussfassung vor:
Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet von Fabido und dosys., dass die Abläufe bei der Zahlungsabwicklung bis Ende 2014 so angepasst werden, dass Auswirkungen aus Zahlungsverzug und nicht erfolgtem Skontoabzug in Zukunft vermieden werden.
Rm Frank (CDU) erklärt, dass seine Fraktion dem Antrag zustimmt.
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt einstimmig den von RM Düdder gestellten Antrag und nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Prüfung der Schülerfahrkosten - PB 46/2013
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11576-13)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse zusammen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden, Herrn Böhm, um 16:55 Uhr geschlossen.
Böhm Frank Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin