Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 01.12.2005
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 10:00 - 11:05 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod

Rm Reinhard Frank

Rm Thomas Pisula

Rm Ute Uhrmann

Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Peter Werner Borris

Rm Reinhold Giese

Rm Hans-Peter Hoffmann

Rm Margot Pöting

Rm Gabriele Schnittker

Rm Jutta Starke

Rm Michael Taranczewski

Rm Richard Utech

B90/Die Grünen

Rm Wolfram Frebel in Vertr. für Rm Dr. Jürgen Brunsing

Rm Birgit Unger

Bürgerliste/FDP

Rm Dr. Annette Littmann

in Vertr. für Rm Hans-Josef Tokarski

b) Mitglieder ohne Stimmrecht

Verwaltung			Rechnungsprüfungsamt
Herr Pehlke	2 Dez.entschuld.		Frau Seybusch
Frau Preußer	20		Herr Bartsch
Herr Schulte	20/D SV		Herr Bonnekoh
Herr Spaenhoff	21		Frau Hesse
Herr Leist	dosys.		Frau Jäger
Herr Hibbeln	dosys.		Herr Köster
Herr Uebersohn	dosys.		Herr Leist
Herr Stüdemann	4/Dez		Herr Stockheim
Herr Döderlein	42		Herr Wilczek
Frau Poclet	42
Herr Kampmann	50
Frau Brockmann	51
Frau Schulz	EB 65
Herr Limberg	EB 65

Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 01.12.2005, Beginn 10.00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 29.09.2005





2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Jahresrechnungen der HJ 2002 - 2004 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung - PB 38/05
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 03471-05)

2.2 Prüfung der Sonderkasse des Deponiesondervermögens in den Wirtschaftsjahren 2003 und 2004 - PB 37/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03619-05)

2.3 Prüfung der Hinterlegungsstelle (Verwahrgelass) bei der Stadtkasse der Stadt Dortmund - PB 41/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03615-05)

2.4 Prüfung der Aktivierung von Großrechnersoftware - PB 29/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03713-05)

2.5 Prüfung des Rechnungswesens des Theaters Dortmund in der Saison 2002/2003 und 2003/2004 - PB 27/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03662-05)

2.6 Prüfung der Abrechnung der ärztlichen Untersuchungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz - PB 46/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03838-05)


3. Haushalt

3.1 Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2006
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 03788-05)





Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.








1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Giese benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 29.09.2005

Die Niederschrift wird wie vorgelegt genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Jahresrechnungen der HJ 2002 - 2004 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung - PB 38/05
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 03471-05)

Da es sich um eine jährlich wiederkehrende Prüfung handelt und keine gravierenden Prüfungsfeststellungen zu treffen waren, geht Herr Wilczek kurz auf den Bericht ein und verweist zu den generellen Aussagen zum Stiftungszweck, zum kassenmäßigen Abschluss der Haushaltsrechnung einschl. ihrer Anlagen sowie zur Ertragsverwendung und den Einnahmen und Ausgaben auf den Inhalt der Vorlage.

Die Prüfungsfeststellungen aus den jeweiligen kassenmäßigen Abschlüssen seien in Form eines gesonderten Berichtes im Mai 2005 an die Stadtkasse herangetragen worden.

Auf Grund der erneut verspäteten Erstellung der kassenmäßigen Abschlüsse und Jahresrechnungen für die Haushaltsjahre 2002 und 2003 konnten die Ergebnisse der Jahresrechnung 2002-2004 nicht fristgerecht dem Rat vorgelegt werden. Aus diesem Grund seien die Prüfungsergebnisse zusammen mit den Werten aus der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2004 in einem Bericht zusammengefasst worden.

In der zu den Prüfungsbemerkungen vorliegenden Stellungnahme von StA 50 wird mitgeteilt, dass die zukünftigen Jahresergebnisse voraussichtlich fristgerecht vorgelegt werden können, da die kassentechnischen SAP-Probleme zwischenzeitlich behoben seien.

Die Prüfung habe keine grundsätzlichen Feststellungen ergeben, die einer Entlastung entgegenstehen könnten. Aus diesem Grund empfehle das Rechnungsprüfungsamt dem Rechnungsprüfungsausschuss, dem Rat die Entlastung des Kuratoriums der Kohlgartenstiftung aus der Jahresrechnung 2002-2004 vorzuschlagen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat einstimmig, wie vorgeschlagen, folgenden Beschluss zu fassen:

Beschluss
Der Rat beschließt gem. § 94 Abs. 1 GO NW a. F. in Verbindung mit § 96 GO NW a. F. die vom Rechnungsprüfungsamt und vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahres-rechnungen für die HJ 2002 – 2004 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung mit den in den jeweiligen Rechnungen ausgewiesenen und als Anlagen 2 a – c des Schlussberichtes dargestellten Sollabschlussergebnissen. Gleichzeitig spricht er dem Kuratorium der Kohlgartenstiftung die Entlastung aus diesen Rechnungen aus.





zu TOP 2.2
Prüfung der Sonderkasse des Deponiesondervermögens in den Wirtschaftsjahren 2003 und 2004 - PB 37/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03619-05)

Frau Jäger stellt kurz den Sachverhalt dar. Wie bereits in den Vorjahren konnte festgestellt werden, dass die Sonderkasse des Deponiesondervermögens die Kassengeschäfte ordnungsgemäß geführt habe.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.






zu TOP 2.3
Prüfung der Hinterlegungsstelle (Verwahrgelass) bei der Stadtkasse der Stadt Dortmund - PB 41/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03615-05)

Herr Köster informiert über den Prüfungsablauf und teilt ergänzend mit, dass bei der Abstimmung des Wertezeitbuches mit dem Wertesachbuch keine Differenzen aufgetreten seien. Die Unterschriftsregelungen seien bis auf einen Einzelfall beachtet worden. Die stichprobenartige Prüfung der verwahrten Gegenstände habe ergeben, dass alle Hinterlegungen vorhanden gewesen seien.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.




zu TOP 2.4
Prüfung der Aktivierung von Großrechnersoftware - PB 29/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03713-05)

Herr Bonnekoh gibt erläuternde Informationen zum Prüfungsbericht. Er macht deutlich, dass mittlerweile zwar eine erhebliche Verbesserung des Softwareaktivierungsverfahrens im Großrechnerbereich eingetreten sei, dennoch entspräche der jetzige Stand noch nicht vollständig den gesetzlichen Anforderungen.

Die anschließenden Fragen von Herrn Frank, CDU, und Frau Dr. Littmann, FDP, über Prüfungsplanung, Aufarbeitung der Prüfungsfeststellungen sowie den Zeitpunkt für die Fehlerbehebung beantworten Herr Bonnekoh, StA 14, und Herr Leist, dosys.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.







zu TOP 2.5
Prüfung des Rechnungswesens des Theaters Dortmund in der Saison 2002/2003 und 2003/2004 - PB 27/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03662-05)

Frau Jäger stellt den Sachverhalt dar. Sie nimmt insbesondere Stellung zu den Bereichen des unzureichenden Versicherungsschutzes für die Bargeldbestände, die noch weiter zu optimierende Anlage der Tages- und Festgelder und die verspätete Abrechnungspraxis zwischen KIS und Theater. Darüber hinaus habe es über einen längeren Zeitraum offene Forderungen zwischen KIS und Theater gegeben. Aus diesem Grund könne die positive Aussage der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nicht nachvollzogen werden.

Von Herrn Giese, SPD, wird mehr Professionalität im Rechnungswesen angemahnt. Herr Döderlein, EB 42, nimmt zu diesem Vorwurf Stellung und geht auch auf die von Frau Jäger, StA 14, geäußerte Aussage zum Thema Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ein.

Frau Starke, SPD, ist der Meinung, dass der Rechnungsprüfungsausschuss die positive Entwicklung beim Theater würdigen müsse. Das kaufmännische Controlling habe sich deutlich positiv entwickelt und sie bittet diese Aussage in das Protokoll aufzunehmen.

Die von Frau Dr. Littmann, FDP, gestellten Fragen zu Cash-Management und Wirtschaftsprüfung sowie die Frage von Frau Uhrmann, CDU, zum Thema Zinsverluste durch die verspäteten Abrechnungen, beantwortet Herr Döderlein, EB 42.

Der Vorsitzende, Herr Sauer, erklärt, dass auch zwischen Stadtverwaltung auf der einen Seite und den städt. Eigenbetrieben auf der anderen Seite die zu regelnden Modalitäten korrekt abzuwickeln seien.

Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, hält den Zinsverlust zwar für bedauerlich, dennoch solle man die positive Entwicklung hervorheben.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.











zu TOP 2.6
Prüfung der Abrechnung der ärztlichen Untersuchungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz - PB 46/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03838-05)

Herr Wilczek verweist bezüglich des Prüfungsumfanges, der rechtlichen Grundlagen und des Verfahrens auf die Ausführungen in der Vorlage.
Hinsichtlich der haushalts- und kassenmäßigen Abwicklung der Abrechnungen weist er darauf hin, dass eine nachgehende Prüfung unmöglich bzw. nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich gewesen sei, da die zahlungsbegründenden Unterlagen nicht ordnungsgemäß zugeordnet gewesen seien. Darüber hinaus habe auch die Dokumentation des Nachweises der tatsächlich verausgabten Beträge zu Prüfungsbemerkungen Anlass gegeben.

Das Jugendamt habe in seiner Stellungnahme die Prüfungsbemerkungen anerkannt und zugesagt, die Prüfungsfeststellungen auszuräumen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.




3. Haushalt

zu TOP 3.1
Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2006
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 03788-05)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 03788-05-E4)

Zu diesem TOP liegt ein Ergänzungsantrag der CDU-Fraktion vor. Dieser beinhaltet die schnellstmögliche Neubesetzung der vier offenen Planstellen im Rechnungsprüfungsamt.

Der Vorsitzende, Herr Sauer, spricht den von der SPD-Fraktion geäußerten Wunsch an, den Antrag im nicht öffentlichen Teil zu behandeln. Diesem Wunsch wird mehrheitlich nicht zugestimmt.

Herr Ulrich, CDU-Fraktion, bringt in seinen Ausführungen zum Ergänzungsantrag zum Ausdruck, dass seiner Partei daran gelegen sei, im Zuge neuer Aufgabenbereiche u. a. im NKF, die vier offenen Planstellen beim Rechnungsprüfungsamt wieder zu besetzen. Damit dies kostenneutral geschehen könne, sollen im Bereich der Kämmerei vom vorhandenen Personal zwei Betriebswirte, die mit dem Aufbau des NKF befasst waren, im Rechnungsprüfungsamt eingesetzt werden. Zwei weitere Mitarbeiter von der Immobilienwirtschaft sollen zur Mobilen Prüfgruppe beim Rechnungsprüfungsamt wechseln.

Nach ausgiebiger Diskussion aller Parteien kommt man zu dem Ergebnis, über diesen Antrag nicht zu beschließen und die Vorlage ohne Empfehlung an die entsprechenden Ausschüsse durchlaufen zu lassen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Haushaltsplanentwurf 2006 zur Kenntnis und leitet ihn ohne Empfehlung an den HFA weiter.



Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Sauer	Giese	Hesse
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin