Niederschrift
über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 23.02.2006
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentliche Sitzung
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:30 Uhr
Anwesend:
a) Stimmberechtigte Mitglieder: |
CDU |
Rm Manfred Sauer, Vors. |
Rm Emmanouil Daskalakis |
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod |
Rm Reinhard Frank |
Rm Thomas Pisula |
Rm Ute Uhrmann |
Rm Karla Michenbach, (15-16.30 Uhr) i. Vertr. f. Rm Matthias Ulrich |
SPD |
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors. |
Rm Peter Werner Borris (15-17.30 Uhr) |
Rm Reinhold Giese |
Rm Hans-Peter Hoffmann |
Rm Margot Pöting |
Rm Gabriele Schnittker |
Rm Jutta Starke |
Rm Michael Taranczewski |
Rm Richard Utech (15-17.45 Uhr) |
B90/Die Grünen |
Rm Wolfram Frebel i. Vertr. f. Rm Dr. Jürgen Brunsing |
Rm Barbara Blotenberg i. Vertr. f. Rm Birgit Unger |
Bürgerliste/FDP
b) Mitglieder ohne Stimmrecht
Verwaltung |
|
Herr Lehmann, | VWA |
Herr Langguth | dosys. |
Herr A. Leist | dosys. |
Herr Schiek | StA 11 |
Herr Pähler | StA 11 |
Herr Kollmann | StA 20 |
Herr Dorn | StA 20 |
Herr Hansmeier | StA 20 |
Herr Spaenhoff | StA 21 |
Herr Plätz | StA 33 |
Herr Kampmann | StA 50 |
Herr Marx, entsch. | EB 68 |
Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch | Frau Jäger |
Herr Bartsch | Herr Köster |
Herr Bonnekoh | Herr J. Leist |
Herr Hampel | Herr Stockheim |
Frau Hesse | Her Wilczek |
Veröffentlichte Tagesordnung:
T a g e s o r d n u n g
für die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 23.02.2006, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentlicher Teil:
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01.12.2005
2. Prüfungsberichte
2.1 Prüfung der Jahresrechnungen 2002 bis 2004 der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Dortmund - PB 59/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04256-06)
2.2 Prüfung der Jahresrechnungen 2002 und 2003 des Westfälisch-Märkischen Studieninstituts für kommunale Verwaltung - PB 2/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04378-06)
2.3 Einsatz von Abschlussprüfern bei eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Sondervermögen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04350-06)
2.4 Aufbau eines Gesamtstädtischen IT-Sicherheitskonzepts
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03014-05)
2.5 Kosten- und Leistungsvergleich von IT-Dienstleistungen des Dortmunder Systemhauses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04393-06)
2.6 Einführung und Einsatz des IT-Verfahrens GOBi in der Beihilfestelle der Personalverwaltung - PB 50/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04073-05)
2.7 Prüfung des Vortrages der im HJ 2004 gebildeten Haushaltsausgabereste und des Haushaltseinnahmerestes in die Bestände des HJ 2005 - PB 57/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04263-06)
2.8 Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2005
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04228-06)
2.9 Prüfung der Kasse des Fundbüros bei den Bürgerdiensten - PB 55/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04262-06)
2.10 Gewährung und Abrechnung von Frühförderung/heilpädagogischen Maßnahmen für Kinder durch das Sozialamt - PB 44/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04242-06)
2.11 Entlastung des Oberbürgermeisters aus den Jahresechnungen 2002 - 2004 des Sonderhaushaltes für das Treuhandvermögen Dauer-(Legat-)Grabpflege der Stadt Dortmund - PB 47/05
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04188-06)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Hoffmann benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01.12.2005
Unter TOP 2.5, Absatz 4 ist Frau Uhrmann irrtümlich der SPD zugeordnet worden. Frau Uhrmann gehört aber der CDU-Fraktion an. Die Korrektur ist in der Originalniederschrift bereits erfolgt. Die Niederschrift wird in dieser Form genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Prüfung der Jahresrechnungen 2002 bis 2004 der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Dortmund, - PB 59/05 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04256-06)
Herr Wilczek weist darauf hin, dass die Prüfung der Jahresrechnung für die drei Haushaltsjahre 2002 bis 2004 zusammen gefasst worden sei.
Der Grund dafür habe in dem erheblich verspäteten kassenmäßigen Abschluss im HJ 2004 gelegen.
Ansonsten habe die Prüfung zu keinen Prüfungsbeanstandungen geführt, so dass auch keine Stellungnahme dazu erforderlich gewesen sei.
Herr Wilczek schlägt vor, den Bericht als erledigt anzusehen und das Ergebnis zur Kenntnis zu nehmen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen der Jahresrechnungen 2002 bis 2004 zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Prüfung der Jahresrechnungen 2002 und 2003 des Westfälisch-Märkischen Studieninstituts für kommunale Verwaltung, - PB 2/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04378-06)
Herr Wilczek stellt die einzelnen Prüffelder dar. Diese seien insbesondere die Einhaltung des Haushaltsplanes, die Festsetzung der Gesellschafterbeiträge, die Zuführungen zur Rücklage und die Einnahmen sowie verschiedene Sachausgaben in Stichproben gewesen.
Auch bei dieser Prüfung seien die verspätete Vorlage der kassenmäßigen Abschlüsse die Folge für die erst jetzt zum Abschluss gebrachte Prüfung.
Da auch diese Prüfung zu keinen Prüfungsfeststellungen geführt habe, bittet Herr Wilczek den Rechnungsprüfungsausschuss, das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis zu nehmen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen der Jahresrechnungen 2002 und 2003 zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Einsatz von Abschlussprüfern bei eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Sondervermögen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04350-06)
Herr Bartsch weist darauf hin, dass das Thema ursprünglich bereits im März 2004 Beratungsgegenstand im Rechnungsprüfungsausschuss auf Grund einer Prüfung im Bereich der Beteiligungsverwaltung gewesen sei. Bereits damals sei darauf hingewiesen worden, dass beispielsweise bei der Stadt Köln eine schriftliche interne Richtlinie für den Einsatz von Abschlussprüfern in Kraft gesetzt worden sei. Seinerzeit sei im Rechnungsprüfungsausschuss Einigkeit darüber erzielt worden nach ein bis eineinhalb Jahren von der Stadt Köln einen Erfahrungsbericht hinsichtlich der Praktikabilität der dortigen Regelungen anfordern zu lassen.
Zwischenzeitlich sei der Wechsel von Wirtschaftsprüfungs-Gesellschaften auf CDU-Antrag auch im November 2005 Thema im Haupt- und Finanzausschuss gewesen. Dort sei auf Anregung von Herrn Krüger, Bündnis 90/Die Grünen, auf die Beschlussfassung des Rechnungsprüfungsausschusses hingewiesen und Einigkeit darüber erzielt worden, den CDU-Antrag zunächst als eingebracht anzusehen und erneut zu behandeln, sobald der Erfahrungsbericht über das Kölner-Modell vorläge.
Von Herrn Dr. Eigenbrod, CDU, sowie Herrn Radtke, SPD, wird die Vorlage begrüßt und die Richtlinie der Stadt Köln in ihren Grundzügen positiv bewertet.
Eine inhaltliche Befassung soll im HFA erfolgen.
Beschluss
Der Ausschuss nimmt die Stellungnahme der Stadt Köln vom 27.12.2005 zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Aufbau eines Gesamtstädtischen IT-Sicherheitskonzepts
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03014-05)
Herr Bonnekoh erläutert im Anschluss an die Zwischenberichterstattung in der Sitzung vom 08.05.2003 die Inhalte des mittlerweile vorliegenden gesamtstädtischen IT-Sicherheitskonzeptes.
Er teilt mit, dass sich mit diesem Thema bei der Stadt Dortmund ein Arbeitskreis unter Leitung des Städt. Datenschutzbeauftragten und mehrerer Fachbereiche konstituiert habe. Der OB habe die Geschäftsanweisung über das Sicherheitskonzept am 29.01.2006 unterschrieben und somit in Kraft gesetzt. Da ein Sicherheitskonzept vom Charakter her kein endgültiges Konzept sein könne, werde der Arbeitskreis die weitere Entwicklung begleiten und den Anforderungen anpassen.
Herr Pisula, CDU, stellt dar, dass man das Sicherheitskonzept von Seiten der CDU-Fraktion begrüße und verweist auf die Unterschiede zwischen Datenschutz und IT-Sicherheit. Auf Nachfrage von Frau Starke, SPD, bestätigt Herr Bonnekoh die Etablierung eines Notfallkonzeptes.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über den Aufbau des Gesamtstädtischen Sicherheitskonzeptes zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Kosten- und Leistungsvergleich von IT-Dienstleistungen des Dortmunder Systemhauses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04393-06)
Herr Bonnekoh erläutert, dass dosys. auf Verlangen des Rechnungsprüfungsausschusses und des Verwaltungsvorstandes ein Benchmarking durchgeführt und sich damit dem Vergleich mit anderen IT-Dienstleistern gestellt habe.
Die Ergebnisse der vorgestellten Studie bezögen sich auf Kosten- und Leistungsvergleiche für einen PC-Arbeitsplatz sowie auf einen Vergleich für einen SAP- Arbeitsplatz. Die Studie sei Ende 2004 durchgeführt worden. Teilnehmer seien je nach Bereich 4 bis 10 IT-Anbieter von verschiedenen Flughäfen und Verkehrsbetrieben gewesen, dosys. jedoch der einzige Teilnehmer aus dem öffentlichen Dienst.
Auf die von den Fraktionen der FDP/Bürgerliste, CDU und SPD gestellten Fragen über die Auswahlkriterien der Teilnehmer an dieser Studie und warum nicht andere Kommunen mit in den Vergleich einbezogen worden seien, erklärt Herr Langguth, dass dosys. sich bemüht habe, kommunale Vergleichspartner zu finden. Da jedoch nicht jede Kommune ein Benchmarking durchführe, seien diese Bemühungen erfolglos geblieben. Herr Langguth betont, dass dosys. selbst ein hohes Interesse an der Durchführung von Benchmarking habe und erklärt, dass eine z. Z. in Arbeit befindliche Studie mit einem Kommunalpartner durchgeführt werde. Darüber hinaus nimmt Herr Langguth zu den Ergebnissen Stellung, mit denen dosys. insgesamt sehr zufrieden sei.
Frau Starke, SPD, äußert die Meinung, dass dieser Preis-Leistungsvergleich genau zum richtigen Zeitpunkt komme und fragt nach, ob der Rechnungsprüfungsausschuss auch über die Ergebnisse der im Moment in Arbeit befindlichen Studie informiert werde. Herr Langguth, dosys., sagt die Information nach Vorliegen der Ergebnisse zu.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse des Kosten- und Leistungsvergleiches über IT-Dienstleistungen des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Einführung und Einsatz des IT-Verfahrens GOBi in der Beihilfestelle der Personalverwaltung - PB 50/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04073-05)
Herr Bonnekoh berichtet über die erfolgreiche Einführung der Software GOBi. Des Weiteren informiert er über die Rahmenbedingungen vor und nach der Softwareeinführung. Die Fallzahlen seien von 2003 auf 2004 um mehr als ein Viertel auf 22.400 Beihilfeanträge gestiegen. Mittlerweile seien sowohl alle Arbeitsrückstände aufgearbeitet worden als auch die Bearbeitungsdauer erheblich verkürzt worden. Dadurch könne der Rücklauf der Beihilfeanträge an die Antragssteller nach kurzer Zeit erfolgen. Die Verfahrensauswahl sei nach Eindruck des Rechnungsprüfungsamtes sorgfältig betrieben worden und er könne bestätigen, dass das Personalamt dem hohen Anspruch der zu erbringenden Qualitätssicherungs-Maßnahmen gerecht geworden sei. Von kleineren Fehlern abgesehen, sei das Ziel vollständig erreicht worden.
Das Ergebnis dieser Prüfung wird im Rechnungsprüfungsausschuss positiv zur Kenntnis genommen.
Die gestellten Fragen zum Vergabeverfahren beantworten Herr Schiek, Personalamt, und Herr Bonnekoh.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung über die Einführung und den Einsatz des IT-Verfahrens GOBi in der Beihilfestelle der Personalverwaltung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung des Vortrages der im HJ 2004 gebildeten Haushaltsausgabereste und des Haushaltseinnahmerestes in die Bestände des HJ 2005 - PB 57/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04263-06)
Herr Köster gibt ergänzende Hinweise zum Prüfungsbericht. Im Anschluss daran wird die Vorlage vom Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis genommen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis
zu TOP 2.8
Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2005
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04228-06)
Herr Köster geht auf die gesetzlichen Vorgaben dieser Kassenprüfungen ein und gibt bezüglich der Einnahmen und Ausgaben erläuternde Hinweise mit Verweis auf die Vorlage.
Insgesamt seien eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung, fehlende Stornierungsbelege und die Nichtbeachtung der Bargeldhöchstgrenzen bemängelt worden.
Von allen Fachbereichen sei zugesagt worden, die Mängel zu beseitigen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von den Ergebnissen der durchgeführten Prüfungen Kenntnis.
zu TOP 2.9
Prüfung der Kasse des Fundbüros bei den Bürgerdiensten - PB 55/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04262-06)
Herr Köster stellt das Prüfungsergebnis vor und verweist auf die organisatorischen Änderungen und die Einführung eines elektronischen Fundbuches.
Die Prüfung habe Mängel ergeben. So ist es z. B. möglich, dass im elektronischen Fundbuch Eingaben gelöscht werden können. Das eingesetzte IT-Verfahren sei StA 14 im Vorfeld nicht angezeigt worden.
Außerdem seien Mängel in der Kassenbuchführung und die Nichtbeachtung der Bargeldhöchstgrenzen festgestellt worden.
Von den Bürgerdiensten sei in der Stellungnahme zum Prüfungsbericht ausgeführt worden, dass die Ursache für eine Vielzahl der festgestellten Mängel mit der Verlagerung des Fundbüros vom Ordnungsamt zu den Bürgerdiensten zu erklären sei. Einen Teil der festgestellten Mängel habe man bereits abstellen können. Die vom Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagenen Anregungen und die restlichen Prüfungsbemerkungen würden in Zusammenarbeit mit dosys. schnellstmöglich umgesetzt bzw. ausgeräumt werden.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.10
Gewährung und Abrechnung von Frühförderung/heilpädagogischen Maßnahmen für Kinder durch das Sozialamt - PB 44/05 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04242-06)
Herr Wilczek geht kurz auf die im Prüfungsbericht dargestellten grundsätzlichen und strukturellen Mängel ein. Er betont, dass in diesem Zusammenhang Berücksichtigung finden müsse, dass der betreffende Arbeitsbereich des Sozialamtes im Umbruch sei und sich darüber hinaus die Grundlagen der Leistungsgewährung geändert haben.
Vor diesem Hintergrund müsse man den Großteil der im Prüfungsbericht aufgezeigten Hinweise, Anregungen und Beanstandungen sehen.
Das Sozialamt habe die Prüfungsfeststellungen anerkannt und zugesagt, die aufgezeigten Bearbeitungsmängel zu korrigieren. Darüber hinaus hätten die konstruktiven Prüfungsergebnisse den bereits durch das Sozialamt eingeleiteten Reformprozess dieses Arbeitsbereiches hilfreich unterstützt und geholfen, die Qualitätsstandards wesentlich zu verbessern.
Zu den Fragen von Herrn Giese, SPD, und Herrn Dr. Eigenbrod, CDU, nimmt Herr Kampmann, StA 50, Stellung.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.11
Entlastung des Oberbürgermeisters aus den Jahresechnungen 2002 - 2004 des Sonderhaushaltes für das Treuhandvermögen Dauer-(Legat-)Grabpflege der Stadt Dortmund; PB 47/05
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04188-06)
Auch hier verweist Herr Wilczek auf die verspätete Einbringung dieser Vorlage aufgrund des verspäteten kassenmäßigen Abschlusses.
Wesentliche Aussage des Berichtes sei die Feststellung, dass die Ergebnisse aller drei Jahresrechnungen dem Rat nicht fristgerecht vorgelegt wurden. Aus durch die Stadtkämmerei nicht mehr nachvollziehbaren Gründen seien außerdem die Habenzinsen des Sonderhaushaltes für diese drei Jahre auf fehlerhaften Finanzpositionen nachgewiesen worden. Dies habe jedoch zu keinem finanziellen Schaden geführt.
Im Übrigen verweist Herr Wilczek auf die Vorlage und die Stellungnahmen des EB Friedhöfe und der Stadtkämmerei.
Auf Grund der im Rechnungsprüfungsausschuss und im Rat der Stadt im April 2005 geführten Diskussion über die Kostendeckung der Dauer-(Legat)Grabpflege habe der Rat in seiner Sitzung am 10.11.2005 auf Grund eines Beschlussvorschlages der Friedhöfe und Stadtkämmerei beschlossen, ab dem 01. 01. 2006 keine neuen Dauer-(Legat-)Grabpflege-verträge mehr abzuschließen und darüber hinaus auch keine Nachzahlungen auf bestehende Verträge mehr zuzulassen.
Da die Jahresrechnungen 2002-2004 des Sonderhaushaltes für das Treuhandvermögen Dauer-(Legat-)Grabpflege keine grundsätzlichen Feststellungen ergeben haben, die einer Entlastung entgegenstehen, wird dem Rechnungsprüfungsausschuss empfohlen, dem Rat die Entlastung des Oberbürgermeisters vorzuschlagen.
Herr Hansmeier, StA 20, erklärt auf die Nachfrage von Herrn Dr. Eigenbrod, CDU, warum nicht schon früher der Abschluss von Legatverträgen beendet worden sei, dass gewisse Entwicklungen erst in den letzten Jahren eingetreten seien.
Empfehlung
Der Rat beschließt die geprüften Jahresrechnungen 2002 – 2004 des Treuhandvermögens Dauer-(Legat-)Grabpflege. Gleichzeitig entlastet er den Oberbürgermeister aus diesen geprüften Jahresrechnungen 2002 – 2004.
Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.
Sauer | Hoffmann | Hesse |
Vorsitzender | Ratsmitglied | Schriftführerin |