Niederschrift
über die 31. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 01.07.2004
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentliche Sitzung
Sitzungsdauer: 15:00 - 15:47 Uhr
Anwesend:
a) Stimmberechtigte Mitglieder: |
CDU |
Rm Jürgen Böhm |
Rm Emmanouil Daskalakis |
Rm Reinhard Frank |
Rm Thomas Pisula |
Rm Matthias Ulrich |
Rm Konrad Weber |
SPD |
Rm Peter Werner Borris |
Rm Joachim Fischer |
Rm Rudolf Lütkehaus |
Rm Angela Schilling |
Rm Gabriele Schnittker |
Rm Friedhelm Siemund |
B90/Die Grünen |
Rm Mario Krüger |
b) Nicht stimmberechtigte Mitglieder:
Herr Pehlke, Dez 2 + 3, entschuldigt Herr Willeke, 33/1
Herr Rixe, 03 Herr Welsch, 41
Herr Langguth, dosys Herr Weiss, 41
Herr Schulte, 20 Herr Kalischewski, 62
Herr Nehm, 20/SVTZDO Herr Marx, 68
Herr Spaenhoff, 21
Herr Plaetz, 33
StA 14
Frau Seybusch
Herr Bartsch
Herr Bonnekoh
Frau Hesse
Frau Jäger
Herr Jeske
Herr Köster
Herr Leist
Herr Wilczek
Veröffentlichte Tagesordnung:
T a g e s o r d n u n g
für die 31. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 01.07.2004, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentlicher Teil:
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 30. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.05.2004
2. Prüfungsberichte
2.1 Beschaffung und Weitergabe geldwerter und kontrollierter Drucksachen sowie Waren bei der Dortmund-Agentur - PB 22/04 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06703-04)
2.2 Prüfung des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund" (SVTZDO) 2001/2002, PB 13/04
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06526-04)
2.3 Organisation der Belegeverwaltung bei verschiedenen Fachbereichen der Stadt Dortmund - PB 10/04 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06629-04)
2.4 Sachstandsbericht über das Ergebnis der internen Prüfung der Bürgerdienste zur Klärung des Fehlbetrages bei den Standesamtsbüchern. PB 39/03
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06707-04)
2.5 Weiterentwicklung der im Kultur Info Shop eingesetzten IT-Verfahren
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05288-03)
2.6 Einsatz des Büroorganisationssystems GEORG 6.0 beim Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Dortmund -PB 08/04- Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06076-04)
2.7 Prüfung der Sonderkasse der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Friedhöfe Dortmund 2002 und 2003, PB 18/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06335-04)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Schnittker benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
Der Vorsitzende, Herr Böhm, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 30. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.05.2004
Die Niederschrift über die 30. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27. 05. 2004 wird einstimmig genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Beschaffung und Weitergabe geldwerter und kontrollierter Drucksachen sowie Waren bei der Dortmund-Agentur - PB 22/04 -
(Drucksache Nr.: 06703-04)
Frau Jäger geht auf die Vorlage sowie die Prüfungsinhalte ein und erklärt, dass StA 03 zugesagt habe, die Ergebnisse der Prüfung umzusetzen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Prüfung des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund" (SVTZDO) 2001/2002, PB 13/04
(Drucksache Nr.: 06526-04)
Frau Jäger trägt die wesentlichen Prüfungsergebnisse vor. Diese beziehen sich insbesondere auf das Geldanlageverhalten und die Abwicklung von Zahlungen.
Herr Nehm, StA 20/SVTZDO, nimmt zu dem Thema ausführlich Stellung. Er bestätigt, dass die Anlage der Tagegelder zu optimieren sei und sagt zu, sowohl das Liquiditätsmanagement zu verbessern als auch die Tagegelder zukünftig optimal anzulegen.
In der sich anschließenden Diskussion werden Fragen bezüglich der Qualifikation der Mitarbeiter zur Buchführung für das Sondervermögen laut.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis und erwartet eine Verbesserung der Liquiditätsplanung einschließlich eines optimierten Geldanlageverhaltens. Des Weiteren erwartet der Rechnungsprüfungsausschuss von der Verwaltung eine Erklärung, ob in der Kämmerei oder Stadtkasse das Personal in der Lage ist, die Buchführung für das Sondervermögen Technologiezentrum nach den für das Sondervermögen geltenden gesetzlichen Regelung zu erstellen.
zu TOP 2.3
Organisation der Belegeverwaltung bei verschiedenen Fachbereichen der Stadt Dortmund - PB 10/04 -
(Drucksache Nr.: 06629-04)
Frau Jäger stellt die Auswirkungen der unterschiedlichen Organisationsformen der Belegeverwaltung in den Fachbereichen dar. Die Stadtkasse habe zugesagt, eine Dienstanweisung vorzubereiten.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Untersuchung zur Organisation der Belegeverwaltung zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Sachstandsbericht über das Ergebnis der internen Prüfung der Bürgerdienste zur Klärung des Fehlbetrages bei den Standesamtsbüchern. PB 39/03
(Drucksache Nr.: 06707-04)
Herr Köster verdeutlicht das Zustandekommen des Fehlbetrages. Bei diesem handele es sich nicht um einen tatsächlichen sondern nur um einen buchmäßigen Fehlbestand. Dieser sei durch Fehlbuchungen im Kassenbuch sowie durch Umrechnungsfehler im Rahmen der Währungsumstellung entstanden.
Die entsprechende Berichtigung im Kassenbuch sei vorgenommen worden. Mit Einführung des neuen Kassenverfahrens würden die neuen Regelungen eine ordnungsgemäße Abwicklung der Eintragungen in den Standesamtsbüchern gewährleisten.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der internen Prüfung der Bürgerdienste zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Weiterentwicklung der im Kultur Info Shop eingesetzten IT-Verfahren
(Drucksache Nr.: 05288-03)
Herr Bonnekoh informiert über Zusammenhänge des Verfahrenseinsatzes des im KIS eingesetzten Kartenverkaufssystems. Der Verwaltungsvorstand habe der Vereinheitlichung der IT-Systeme auf CTS und Ticket Online zugestimmt. Diese werde derzeit von den Kulturbetrieben vorbereitet. In diesem Zusammenhang sollen auch die gesetzlich vorgeschriebenen Qualitätssicherungsmaßnahmen umgesetzt werden.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Einsatz des Büroorganisationssystems GEORG 6.0 beim Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Dortmund -PB 08/04-
(Drucksache Nr.: 06076-04)
Herr Bonnekoh gibt zusätzliche Informationen zum Prüfungsbericht. Wesentlich an der Verfahrenseinführung sei die verspätete Freigabe der Software durch den Fachbereich von mehr als 3 Jahren nach dem Ersteinsatz gewesen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung der Sonderkasse der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Friedhöfe Dortmund 2002 und 2003, PB 18/04
(Drucksache Nr.: 06335-04)
Herr Köster fasst die Prüfungsergebnisse zusammen. Dabei geht er insbesondere auf die nicht in den Tagesabschlüssen aufgeführten Kassenkredite ein und auf Unstimmigkeiten bei der Verzinsung und Buchung der Tagesgelder zwischen der Kämmerei und den Friedhöfen.
Herr Ulrich, CDU-Fraktion, führt aus, dass sich aufgrund des Berichtes und auch des Berichtes für das Sondervermögen Technologiezentrum Mängel in der städtischen Liquiditätsverwaltung zeigten.
Frau Seybusch weist darauf hin, dass ein zentrales städt. Cash-Management bei der Kämmerei eingerichtet und darüber bereits im Rechnungsprüfungsausschuss berichtet worden sei. Abgesehen von kleineren Mängeln, könne das Cash-Management aus Sicht der Rechnungsprüfungsamtes nur positiv beurteilt werden.
Der Ausschussvorsitzende, Herr Böhm, bekräftigt den Wunsch, in einer der nächsten Ausschusssitzungen einen Erfahrungsbericht der Kämmerei zum Cash-Management zu erhalten.
Herr Marx, 68/Friedhöfe, betont, dass er bisher alle Anregungen und Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes nicht nur aufgenommen sondern auch umgesetzt habe bzw. umsetzen werde.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.
Böhm | Schnittker | Hesse |
Vorsitzender | Ratsmitglied | Schriftführerin |