Rechnungsprüfungsausschuss

öffentliche Sitzung vom 29.06.2017

Niederschrift (öffentlich)

über die 13. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses


am 29.06.2017
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 16:20 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion


Rm Heinz-Dieter Düdder
Rm Carsten Giebel
Rm Hans- Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Franz-Josef Rüther
Rm Inge Albrecht-Winterhoff i. V. f. Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank Rm Heinz Neumann i. V. f. Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Utz Kowalewski i. V. f. Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung
Herr Mosgraber, Dez. 2/MF
Herr Burkholz, FB 51
Herr Linke, FB 11
Herr Süshardt, FB 50
Herr Abbing, FB 11
Herr Tschöpe, FB 50
Herr Wissmann, FB 20
Frau Spreen, FB 52
Herr Hansmeier, FB 20
Herr Wichmann, FB 19
Herr Scholz, FB 20
Herr Schneider, FB 19
Herr Spreen, FB 20
Herr Flenner, FB 65
Herr Woltering, FB 41
Frau Uehlendahl, FB 66
Herr Lizan, FB 42
Herr Niggemann, FB 70
Herr Konzack, FB 10
Frau Heck, FB 70
Herr Siebert, FB 10
Frau Lakes, FB 70
Herr Hibbeln, FB 51

3. Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch
Frau Jäger
Frau Adamski
Frau Kalning
Herr Frank
Herr Gilles
Frau Litschke
Herr Vorspohl




Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 13. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 29.06.2017, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.03.2017


2. Prüfungsberichte

2.1 Belegprüfung im Fachbereich 20 - PB 16/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07070-17)

2.2 Prüfung des Jahresabschlusses 2016 des Sonderhaushaltes Kohlgartenstiftung - PB 20/2017
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07847-17)

2.3 Klangvokal-Musikfestival - PB 12/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07836-17)

2.4 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Kulturbetriebe (Belegprüfung) - PB 21/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07946-17)

2.5 Belegprüfung im FB 42 (Theater Dortmund) - PB 10/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07579-17)

2.6 Prüfung von Programmänderungen - PB 15/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07398-17)

2.7 Kassenprüfungen bei den Jugendfreizeitstätten - PB 11/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07694-17)

2.8 Prüfung der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen unter Einsatz des Fachverfahrens SoPart im Sachgebiet Unterhaltsvorschuss - PB 14/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07306-17)

2.9 Prozessprüfung der Gewährung ambulanter Jugendhilfe (FB 51) - PB 17/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08061-17)

2.10 Prüfung der Erstattungen für das Gemeinsame Versorgungsamt der Städte Dortmund, Bochum und Hagen - PB 18/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07576-17)

2.11 Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung - Jahr 2016 - PB 13/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07866-17)

2.12 Belegprüfung im FB 52 (Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund) - PB 23/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07976-17)

2.13 Belegprüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19) - PB 19/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07948-17)

2.14 Technische Belegprüfung im FB 65 am Beispiel der Störfallbeseitigung und der HWK - PB 26/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08115-17)

2.15 Nachtragsmanagement FB 66 – PB 25/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07922-17)

2.16 Belegprüfung in der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Stadtentwässerung Dortmund - PB 22/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08095-17)


3. Verschiedenes

3.1 Sachstand zur Prüfung des Entwurfs des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2014
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08140-17)

3.2 Aktueller Sachstand zum Thema „Aufbau von internen Kontrollsystemen (IKS) in der Stadtverwaltung Dortmund“.
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06685-17)


Die Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Dr. Jürgen Eigenbrod - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der stellv. Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz. 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.


Zunächst weist Rm Gebel (Die Linke/Piraten) darauf hin, dass im Internetauftritt der Stadt Dortmund diese Sitzung nicht aufgeführt gewesen sei und bittet dies künftig zu gewährleisten.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Rüther (SPD) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.03.2017

Die Niederschrift über die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.03.2017 wird bei einer Enthaltung genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Belegprüfung im Fachbereich 20 - PB 16/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07070-17)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung des Jahresabschlusses 2016 des Sonderhaushaltes Kohlgartenstiftung - PB 20/2017
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07847-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses ent­haltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2016 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kura-torium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.




zu TOP 2.3
Klangvokal-Musikfestival - PB 12/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07836-17)

Rm Frank (CDU) bittet um Erläuterungen zu den Personalkosten und zu den Kosten der Programmhefte.

Herr Mosgraber, Dezernat 2/MF-Stabstelle Klangvokal Musikfestival, erläutert, dass an den Abendkassen nunmehr ein durchnummerierter Kartensatz eingesetzt werde. Im Jahre 2015 sei die Planstelle des Verwaltungsleiters unbesetzt gewesen; demzufolge wären auch die Personal­kosten geringer.
Die Aufwendungen für Programmhefte seien unter Berücksichtigung der Werbeeinnahmen bis-her weitestgehend kostendeckend gewesen.

Rm Urbanek (AfD) stellt Fragen zur Vergabe von Frei- und Ehrenkarten.

Herr Mosgraber (Dez 2) teilt dazu mit, dass eine bereits vorher bestehende Dienst- und Freikartenverordnung mittlerweile als Dienstanweisung fixiert sei. Hiernach komme nur ein begrenzter Empfängerkreis in Betracht. Als Sonderfall bekämen unter bestimmten Voraussetzungen ehrenamtliche Mitarbeiter für nicht ausverkaufte Veranstaltungen maximal 3 Freikarten. Die Ausgabe von Freikarten werde dokumentiert und der Erhalt müsse von den Empfängern per Unterschrift bestätigt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Kulturbetriebe (Belegprüfung) - PB 21/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07946-17)

Auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) erläutert Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungs-prüfungsamtes (FB 14), dass Belegprüfungen regelmäßig durchgeführt würden.

Rm Gebel (Die Linke/Piraten) fragt nach dem Ausmaß der Skontoverluste durch fehlerhafte Vorgaben.

Frau Seybusch weist darauf hin, dass bei den Kulturbetrieben die Rechnungsbearbeitung außerhalb des elektronischen Workflows erfolge, so dass die Auswertung schwierig bzw. unmöglich sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Belegprüfung im FB 42 (Theater Dortmund) - PB 10/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07579-17)

Rm Kowalewski (Die Linke & Piraten) fragt, wie zukünftig die Stückelung von Aufträgen verhindert werden solle.

Herr Lizan, Verwaltungsdirektor des Theaters (FB 42), verdeutlicht die Problematik beim Theater und stellt eine Lösung bis Ende 2017 durch die Nutzung von Rahmenverträgen in Aussicht.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung von Programmänderungen - PB 15/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07398-17)

Rm Frank (CDU) fragt, wann mit dem Abschluss der zugesicherten Maßnahmen zu rechnen sei.

Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), teilt mit, dass die ange­kündigten Maßnahmen intern mit einer Prozess- und Risikobeschreibung im September 2017 fertiggestellt würden. Anschließend werde der Rechnungsprüfungsausschuss über die Ergebnisse informiert.

Rm Klösel (SPD) möchte wissen, ob der Personalschlüssel ausreichend sei.

Hierzu führt Herr Konzack aus, dass in das neue Personal- und Organisationskonzept der Bedarf von 2 zusätzlichen Planstellen aufgenommen worden sei. Das Verfahren zur Stellenausweitung sei noch anhängig.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Kassenprüfungen bei den Jugendfreizeitstätten - PB 11/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07694-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen unter Einsatz des Fachverfahrens SoPart im Sachgebiet Unterhaltsvorschuss - PB 14/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07306-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prozessprüfung der Gewährung ambulanter Jugendhilfe (FB 51) - PB 17/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08061-17)

Herr Klösel (SPD) bittet zu erläutern, ob bzw. warum Leistungen ohne Betreuungsverein-barungen bzw. Verträge erbracht worden seien.

Herr Hibbeln, stellv. Fachbereichsleiter des Jugendamtes (FB 51), stellt die Besonderheit des sozial- bzw. jugendrechtlichen Dreiecksverhältnisses (Sozialarbeiter, freie Träger der Jugend-hilfe und die Familien) hervor. Wegen hochsensibler Daten seien hier datenschutzrechtliche Besonderheiten zu beachten. Daraus folgere, dass die Begründung für die Trägerauswahl lediglich Bestandteil der Akte des Allgemeinen Sozialen Dienstes sei.
Zur Frage von Rm Düdder (SPD) nach der Beachtung von Compliance-Regeln, führt Herr Hibbeln aus, dass es sich immer um Teamentscheidungen handele.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.



zu TOP 2.10
Prüfung der Erstattungen für das Gemeinsame Versorgungsamt der Städte Dortmund, Bochum und Hagen - PB 18/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07576-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung - Jahr 2016 - PB 13/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07866-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Belegprüfung im FB 52 (Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund) - PB 23/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07976-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Belegprüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19) - PB 19/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07948-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.14
Technische Belegprüfung im FB 65 am Beispiel der Störfallbeseitigung und der HWK - PB 26/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08115-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.15
Nachtragsmanagement FB 66 – PB 25/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07922-17)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.16
Belegprüfung in der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Stadtentwässerung Dortmund - PB 22/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08095-17)

Rm Frank (CDU) erfragt ein Zeitfenster zur Umsetzung der vier in der Stellungnahme des EB
70 genannten Punkte.

Herr Niggemann, Kaufmännischer Leiter der Stadtentwässerung (FB 70), geht davon aus, dass die Maßnahmen innerhalb eines Jahres umgesetzt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Sachstand zur Prüfung des Entwurfs des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2014
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08140-17)

Herr Wissmann, Fachbereichsleiter der Kämmerei (FB 20), bestätigt die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes. Um die zeitliche Verzögerung zu minimieren, würden im Rahmen der Aufarbeitung Parallelarbeiten für den Gesamtabschluss 2015 durchgeführt.
Darüber hinaus teilt er auch auf Nachfragen von Rm Frank (CDU) und Rm Düdder (SPD) mit, dass der fehlende Gesamtabschluss keine Auswirkungen auf den Einzelabschluss habe und damit keine Gefahr für die Haushaltssicherung bestehe.

Rm Suck (CDU) bittet in dem Bericht darzulegen, wie und in welcher Zeitspanne die Bereinigung erfolge.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Aktueller Sachstand zum Thema „Aufbau von internen Kontrollsystemen (IKS) in der Stadtverwaltung Dortmund“.
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06685-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den aktuellen Sachstand zum Thema „Aufbau von Internen Kontrollsystemen in der Stadtverwaltung Dortmund“ zur Kenntnis.


Die öffentliche Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden – Herrn Dr. Eigenbrod - um 16:20 Uhr geschlossen.







Dr. Eigenbrod Rüther Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin