Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 08.12.2011
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



(öffentlich)

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:40 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach
Rm Peter Spineux i. V. f. Rm Udo Reppin

SPD-Fraktion

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Meral Bayezit-Winner
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Thomas Tölch i. V. f. Rm Jutta Starke

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Wolfram Frebel
Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Mauritz Faenger
Rm Thomas Kaeder i. V. f. Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat

2. Verwaltung
3. Rechnungsprüfungsamt



Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 08.12.2011, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.10.2011
2. Prüfungsberichte

2.1 Aktivierung von Fehlerkorrekturen und neuen Funktionalitäten für das IT-gestützte Veranlagungsverfahren des Steueramtes - PB 45/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05638-11)

2.2 Aktivierung von umfangreichen Software-Änderungen auf dem SAP NKF-System - PB 38/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05609-11)

2.3 Prüfung des Rechnungswesens und der Wirtschaftsführung bei der Wirtschaftsförderung Dortmund - PB 37/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05445-11)

2.4 Prüfung zu Beschaffungen für den technischen Betrieb des Theaters (EB 42) - PB 40/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05704-11)

2.5 Geschäftsprüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum - StA 19 - PB 31/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04753-11)

2.6 Technische Prüfung von Erschließungsmaßnahmen - PB 44/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05884-11)

2.7 Prüfung der Verfolgung von Kostenerstattungsansprüchen bei Gewährung von Jugendhilfe an unbegleitete minderjährige Flüchtlinge - PB 39/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05747-11)





Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.


Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Menzebach benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird einstimmig wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.10.2011

Die Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.10.2011 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Aktivierung von Fehlerkorrekturen und neuen Funktionalitäten für das IT-gestützte Veranlagungsverfahren des Steueramtes - PB 45/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05638-11)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB14), fasst das Prüfungsergebnis kurz zusammen und erläutert, dass es keine nennenswerten Feststellungen gegeben hat.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.





zu TOP 2.2
Aktivierung von umfangreichen Software-Änderungen auf dem SAP NKF-System - PB 38/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05609-11)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB14), erläutert die Prüfungsergebnisse.

Rm Radtke (SPD) verweist auf Seite drei der Vorlage und fragt nach, welcher Art die aufgetretenen Fehler seien und ob dazu eine Stellungnahme vorliege.

Herr Konzack, dosys (10/Sys), gibt an, dass die Fehler in den nächsten 4-5 Wochen behoben sein würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung des Rechnungswesens und der Wirtschaftsführung bei der Wirtschaftsförderung Dortmund - PB 37/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05445-11)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse kurz zusammen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.4
Prüfung zu Beschaffungen für den technischen Betrieb des Theaters (EB 42) - PB 40/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05704-11)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfungsinhalte ein und erwähnt, dass das Theater ein eigenes Controlling für den Bereich Beschaffung einführen wolle und den Verzicht auf die Durchführung von Preisvergleichen mit der Notwendigkeit zur „Künstlerischen Freientfaltung“ begründe.

Rm Frank (CDU) hält diese Begründung für frech und weist darauf hin, dass die künstlerische Entfaltung auch im Rahmen des Vergaberechts entwickelt werden könne. Außerdem bemängelt er, dass Skontoabzüge nicht genutzt worden seien. Er regt an, das Theater zu ermahnen.

Rm Radtke (SPD) hält eine Ermahnung nicht für ausreichend und erinnert, dass die Einhaltung des Vergaberechts dem Schutz der Mitarbeiter diene und das Theater in diesem Bereich keine Sonderstellung inne habe. Außerdem müsse das Theater aus den Vorfällen der Vergangenheit lernen. Er regt an, die Dienstleistung des Vergabe- und Beschaffungszentrums in Anspruch zu nehmen.
Herr Buess, Theater (FB 42), antwortet, dass bereits eine verstärkte Zusammenarbeit mit FB 19 erfolge und u.a. das Büromaterial bereits über FB 19 bestellt werde. Die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes würden ernst genommen und an die Mitarbeiter weitergegeben. Zusätzlich würde jetzt jeweils eine Vergabeverfügung erstellt, in der Begründungen explizit anzugeben seien.

Rm Klösel (SPD) fragt nach, in welcher Form kontrolliert würde, ob die Anweisungen von den Mitarbeitern eingehalten würden. Er bittet um Standardisierung der Beschaffung und die Nutzung von Rahmenverträgen.

Rm Böhm (CDU) ergänzt, dass der Finanzausschuss sich immer wieder mit dieser Frage befassen musste und wünscht sich, dass man in Zukunft darauf vertrauen könne, dass die Anweisungen befolgt würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Geschäftsprüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum - StA 19 - PB 31/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04753-11)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht auf die Prüfungsinhalte ein.

Rm Radtke (SPD) möchte gerne wissen, ob es schon ein Konzept für Kennzahlen gebe und ob eine Kundenzufriedenheitsbefragung erfolgen würde.

Rm Langhorst (Bündnis 90/ Die Grünen) fragt nach, wie die kleineren Vergaben organisatorisch abgewickelt würden.

Herr Oesterling, Fachbereichsleiter des Vergabe und Beschaffungszentrums (FB 19), macht deutlich, dass der Fachbereich sich im Entwicklungsprozess befände, da er seit Anfang 2011 für alle Bereiche mit Ausnahme des Stadtbahnbauamtes zuständig sei. Des Weiteren erläutert er, dass die Wertgrenze für Freihändige Vergaben von 10.000 € auf 5.000 € gesenkt worden sei. Diese zusätzlichen Aufgaben würden durch die eigenen Ressourcen abgedeckt. Eine weitere Absenkung der Wertgrenze sei jedoch nur mit zusätzlichem Personal zu bewältigen. Zur Frage der Kennzahlen erläutert Herr Oesterling, dass diese nur ihren Zweck erfüllen könnten, wenn sie aussagekräftig wären. Zur Erstellung von geeigneten Kennzahlen, stünde man in Kontakt mit dem BME-Verband, der über Qualitätskennzahlen verfüge. Derzeit lägen aber noch keine Ergebnisse vor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.




zu TOP 2.6
Technische Prüfung von Erschließungsmaßnahmen - PB 44/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05884-11)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert das Prüfungsergebnis.

Rm Frank (CDU) fragt nach, ob es beim Tiefbauamt (FB 66) eine Leitstelle für technische Arbeiten gebe.

Frau Uehlendahl, Tiefbauamt (FB 66), bestätigt, dass diese Stelle dort existiere und alle Anträge dort gestellt und genehmigt würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung der Verfolgung von Kostenerstattungsansprüchen bei Gewährung von Jugendhilfe an unbegleitete minderjährige Flüchtlinge - PB 39/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05747-11)
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04868-11-E16)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), verweist auf die bisherige Presseberichterstattung. Sie betont, dass nicht alle Leistungsansprüche verloren seien und Erstattungen bei verschiedenen Institutionen geltend gemacht werden müssten. Durch die
stark erhöhten Fallzahlen seien viele Fälle noch unbearbeitet. Das Rechnungsprüfungsamt habe dem Jugendamt vorgeschlagen, für die Abarbeitung des Rückstandes ein Konzept zu erarbeiten. Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2011 würde das Rechnungsprüfungsamt das Thema noch einmal aufgreifen und nachhalten, ob die Aufarbeitung der Fälle erfolgt sei.

Rm Frank (CDU) kritisiert, dass die Querelen der Verwaltungsspitze in der Öffentlichkeit ausgetragen wurden. Es wäre sehr wichtig, die Fälle nun zeitnah aufzuarbeiten und dazu bittet er um eine Aussage des Dezernates 7, wie die Personalprobleme jetzt angegangen würden.

Rm Faenger (FDP/Bürgerliste) fragt nach, wie schnell dies realisiert werden könne und erhebt den Vorwurf, dass das Jugendamt der am schlechtesten gemanagte Fachbereich wäre.

Rm Langhorst (Bündnis 90/ Die Grünen), möchte wissen, wann das Personalamt vom Jugendamt über die Situation informiert worden sei.

Rm Klösel (SPD) weist darauf hin, dass nur 40 von 600 Fällen geprüft wurden und dass man bei einer Hochrechnung von einem Verlust von 1,5 Millionen € ausgehen müsse. Weiter möchte er gerne wissen, ob die festgestellten Mängel, unter entsprechender Einhaltung des Dienstweges weitergegeben worden seien.
Rm Böhm (CDU) weist darauf hin, dass von jedem Mitarbeiter 2,4 Fälle pro Tag zu bearbeiten wären.

StRin Bonekamp beteuert, dass die Feststellung des Rechnungsprüfungsamtes sehr ernst genommen würde und erläutert, dass durch den unvorhersehbaren rapiden Anstieg der Fälle diese prekäre Lage zustande gekommen sei. Erschwerend sei hinzu gekommen, dass aufgrund der Arbeitsüberlastung, vermehrt Krankheitsarbeitsausfälle entstanden seien. Da sie den Schwerpunkt auf die Erstbetreuung der Minderjährigen gelegt habe, sei zuerst die pädagogische Betreuung abgesichert. Die Kostenerstattung habe am Ende der Bearbeitung gestanden. Nun seien allerdings 15,8 Mitarbeiter in diesem Bereich tätig und bis November 2011 seien jetzt 8,5 Millionen € zum Soll gestellt worden. Des Weiteren seien bis auf wenige Ausnahmen, alle Fälle von 2010 aufgearbeitet worden. Sie betont, dass sie den Verlust von ca. 100.000 € sehr bedauere.
Sie versichert, dass die weiteren Kostenerstattungsansprüche gesichert seien, da sie innerhalb einer Frist von vier Jahren geltend gemacht werden könnten. Es gebe eine positive Entwicklung und sie erwarte, dass auch die Kosten der Unterbringung minderjähriger Flüchtlinge in Gemeinschaftsunterkünften erstattet würden. Dadurch würde die Bearbeitung der Fälle erheblich erleichtert werden. Sie informiert des Weiteren darüber, dass im Fachbereich eine neue Software und neue Arbeitsstrukturen eingeführt worden seien. In chronologischer Reihenfolge zeigt StRin Bonekamp zum Ende ihrer Ausführungen die Bemühungen des Jugendamtes auf, dem Personalamt den Personalbedarf zu verdeutlichen; unter Anderem sei am 25.11.2010 der Bedarf dem Personalamt schriftlich benannt und begründet worden.

Herr Weirauch (FB 51) macht deutlich, das die Bearbeitung der ausstehenden Fälle komplex sei, da über 20 verschiedene Institutionen als Leistungsträger betroffen wären. Daher könne man kein Zeitfenster für die abschließende Bearbeitung angeben.

Rm Hoffmann (SPD) erklärt, dass 100.000 € jetzt schon verloren seien. Es sei unklar, wie hoch die Verluste in den anderen Fällen seien. Er wirft die Frage auf, ab wann Frau Bonekamp Kenntnis hatte, dass große Verluste drohen und warum sie nicht resoluter gehandelt habe.

Rm Langhorst (Bündnis 90/ Die Grünen) wirft sowohl Rm Hoffmann als auch der CDU und dem OB Sierau unkorrekte Aussagen vor. Er verlangt eine Entschuldigung des OB Sierau bei Frau StRin Bonekamp.

Rm Böhm (CDU) stellt klar, dass Rm Hoffmanns Aussagen sachlich korrekt seien und das Schreiben von OB Sierau die von Rm Langhorst erhobenen Vorwürfe nicht hergebe. Er merkt an, dass Darstellungen in der Presse im Rechnungsprüfungsausschuss keinerlei Relevanz hätten.

Rm Klösel (SPD) fragt nach, ob Prozessabläufe zu definieren und zu standardisieren seien. Dazu ergänzt er, dass bei der vierteljährlichen Budgetkontrolle auf die Mängel hätte hingewiesen werden müssen.

Rm Frank (CDU) fragt nach der Höhe des Verlustes, für den Fall, dass das Rechnungsprüfungsamt die Prüfung nicht durchgeführt hätte. Er möchte gerne wissen, was sich hinter den Begriffen „Inobhutnahme“ und „Sammelaufnahmestelle“ verberge.
Rm Radtke (SPD) möchte wissen, wie die Zahlen für 2011 aussehen. Er erklärt, dass er höhere Einnahmeverluste befürchte. Nach seiner Meinung habe sich die Führungsebene als unfähig erwiesen. Er stellt außerdem die Frage, warum das Rechtsamt nicht eingeschaltet worden sei. Er vermisse ein Konzept. Die Einführung eines Computersystems reiche nicht aus.

StRin Bonekamp mahnt einen fairen Umgang an. Sie weist darauf hin, dass tatsächlich 100.000 € verloren seien und dies den ersparten Personalkosten von zwei Stellen entspräche, wenn man es dagegen rechnen wolle. Sie bietet an, den Schriftverkehr mit dem Personalamt offen zu legen.

Herr Weirauch (FB 51) sagt klärend, dass in der Organisationsverfügung noch vor der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt die Probleme benannt worden wären. Die Probleme seien der Amtsleitung und der Dezernentin mitgeteilt worden. Er betont, dass die Abläufe standardisiert worden seien. Die unvorhersehbar stark angestiegenen Fallzahlen hätten die Probleme noch erheblich beschwert. Dann erläutert er die von Rm Frank erfragten Begrifflichkeiten und beschreibt das Konzept, nach dem bei schwierigen Fällen vorgegangen werde. Das Rechtsamt würde bei Streitfällen sofort eingeschaltet.

Rm Böhm (CDU) fragt nochmals ob bei den 560 nicht geprüften Fällen, weitere Verluste zu befürchten seien.

StRin Bonekamp räumt ein, dass man zu den anderen 560 Fällen keine genaue Angabe machen könne und betont nochmals, wie sehr sie den Verlust von 100.000 € bedauere. Es gebe jedoch nicht die Sicherheit, dass keine weiteren Verluste eingetreten seien. Sie erläutert, wie komplex das Verfahren der Kostenerstattung sei und dass es nicht immer möglich wäre, die Kosten erstattet zu bekommen. Sie gibt an, dass 2011 220.000 € noch nicht abgewickelt worden seien.

Rm Klösel (SPD) rät bei schwierigen Fällen dazu, das Rechtsamt sofort einzuschalten.

Herr Weirauch (FB 51) betont, dass jetzt die Kosten für die Fälle aus dem Jahr 2011 eingefordert werden könnten.

Rm Böhm (CDU) erinnert an die Zusage von Frau Seybusch, die Abarbeitung der Altfälle im Jahr 2012 nachzuhalten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Herrn Böhm- um 16:40 Uhr geschlossen.





Böhm Menzebach Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin