Niederschrift (öffentlich)
über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 09.09.2021
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund
Sitzungsdauer: 12:00 - 13:40 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Dominik De Marco i.V.f. Rm Bernhard Klösel
Rm Carsten Giebel
Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß, Vorsitzender
sB Bianca Herrmann
sB Michael SchröerCDU-Fraktion
Rm Dirk Hartleif
Rm Udo Reppin, stellv. Vorsitzender
Rm Manfred Sauer
Rm Uwe Wallrabe
Fraktion B90/Die Grünen
Rm Barbara Brunsing
Rm __________ (Das Ratsmitglied hat einer Veröffentlichung des Nachnamens widersprochen.) Rm Wolfgang Gurowietz i.V.f. Rm Dr. Christoph Neumann
Rm Katrin Lögering i.V.f. Rm Uwe Tietz
Rm Hannah Sassen
Fraktion Die Linke +
Rm Dr. Petra Tautorat ab 13:30 Uhr
sB Nursen Konak i.V.f. Rm Christian Gebel
Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Antje Joest
Fraktion AfD
Rm Dirk Horst Thomas
Die Fraktion - Die Partei
Rm __________ (Das Ratsmitglied hat einer Veröffentlichung des Nachnamens widersprochen.)
2. Verwaltung
Herr Zilian, FB 10, bis TOP 3.2.2 |
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Herr Klebs, FB 10, bis TOP 3.2.2 |
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Frau Hülsmann, FB 11, bis TOP 3.2.1 |
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Frau Brandt, FB 11, bis TOP 3.2.1 |
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Herr Externbrink, FB 50 |
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3. Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch, Fachbereichsleitung | Herr Koch |
Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleitung | Herr Scheiing |
Frau Adamski |
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Herr Frank |
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4. Gäste
-
Veröffentlichte Tagesordnung:
Tagesordnung (öffentlich)
für die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 09.09.2021, Beginn 12:00 Uhr,
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 3. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.05.2021
2. Prüfungsberichte
2.1 Prüfung der Änderungen von SAP-Verfahren 2020 - PB 19/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21585-21)
2.2 Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich Betriebliches Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement - PB 23/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21672-21)
2.3 Kassenprüfung im Betriebsrestaurant - PB 25/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21662-21)
2.4 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 - PB 26/2021
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 21623-21)
2.5 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2020 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 18/2021
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 20434-21)
2.6 Prüfung der Schulgirokonten des Westfalen-Kollegs und des Max-von-der-Grün-Weiterbildungskollegs (Abendrealschule) - PB 16/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21497-21)
2.7 Kreditorische Belegprüfung im Amt für Wohnen - PB 20/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21466-21)
3. Sachstandsberichte
3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes
3.1.1 Sachstandsbericht "Prüfung von Vergabe- und Beschaffungsmaßnahmen im 1. Halbjahr 2021"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21624-21)
3.1.2 Sachstandsbericht "Prüfung von Fördermaßnahmen im 1. Halbjahr 2021"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21712-21)
3.1.3 Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. Halbjahr 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21987-21)
3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung
3.2.1 Sachstandsbericht zur Evaluation des dreistufigen Vorgehens zum Aufbau von Internen Kontrollsystemen (IKS) bei der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21798-21)
3.2.2 Überörtliche Prüfung der Stadt Dortmund im Jahr 2021 - Informationstechnik
Beschluss
(Drucksache Nr.: 21879-21)
3.2.3 Sachstandsbericht zur Umsetzung der Umstellung des Systems der Schulgirokonten für die Schulen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20524-21)
3.2.4 Stellungnahme des Tiefbauamtes zur technischen Belegprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21967-21)
3.2.5 Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21577-21)
4. Verschiedenes
4.1 Änderung des Zuständigkeitsverzeichnisses der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19815-21)
Die Sitzung wird von dem Vorsitzenden - Herrn Roland Spieß - um 12:00 Uhr eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Giebel (SPD-Fraktion) vorgeschlagen. Er erklärt seine Bereitschaft, während der gesamten Sitzung anwesend zu sein und die Niederschrift zu unterzeichnen.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die veröffentliche Tagesordnung wird um den Punkt
3.2.6 Prüfung der Fahrzeugnutzungen und Betankungen bei der Feuerwehr
Hier: Stellungnahme des Herrn Stadtrates Dahmen zu den Anträgen aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 27.05.2021
(urspr. Drucksache Nr.: 20388-21)
ergänzt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 3. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.05.2021
Die Niederschrift über die 3. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.05.2021 wurde mit zwei Enthaltungen, davon jeweils eine aus der SPD-Fraktion und eine aus der Fraktion Die Linke +, genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Prüfung der Änderungen von SAP-Verfahren 2020 - PB 19/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21585-21)
Rm Giebel (SPD-Fraktion) äußert die Hoffnung, dass die festgestellten Mängel mit den durch das Dortmunder Systemhaus vorgestellten Instrumenten des Change Managements im Jahr 2022 vollständig abgestellt werden können.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich Betriebliches Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement - PB 23/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21672-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Kassenprüfung im Betriebsrestaurant - PB 25/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21662-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 - PB 26/2021
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 21623-21)
Rm Giebel (SPD-Fraktion) stellt für die SPD-Fraktion fest, dass es sich um ein erfreuliches Ergebnis handele.
Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst sodann einstimmig bei einer Enthaltung der Fraktion Die Linke + folgenden Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses
der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis.
Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2020 ausgewiesene Jahresüberschuss in Höhe von 98.004.535,34 € der Ausgleichsrücklage zugeführt wird.
zu TOP 2.5
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2020 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 18/2021
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 20434-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses
des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2020 durch das Rechnungsprüfungsamt zur
Kenntnis.
Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 25.03.2021 in den Rat eingebrachten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW n. F. erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2020 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig verringert sich durch den Ratsbeschluss der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag des Sonderhaushalts Grabpflegelegate durch den Jahresüberschuss 2020.
zu TOP 2.6
Prüfung der Schulgirokonten des Westfalen-Kollegs und des Max-von-der-Grün-Weiterbildungskollegs (Abendrealschule) - PB 16/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21497-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Kreditorische Belegprüfung im Amt für Wohnen - PB 20/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21466-21)
Rm Giebel (SPD-Fraktion) zeigt sich im Namen der SPD-Fraktion über das positive Ergebnis erfreut.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
3. Sachstandsberichte
3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes
zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht "Prüfung von Vergabe- und Beschaffungsmaßnahmen im 1. Halbjahr 2021"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21624-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
zu TOP 3.1.2
Sachstandsbericht "Prüfung von Fördermaßnahmen im 1. Halbjahr 2021"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21712-21)
Rm Sauer (CDU-Fraktion) begrüßt die begleitenden Prüfungsaktivitäten des Rechnungsprüfungsamtes und sieht sie als Präventionsmaßnahme zur Vermeidung von Rückzahlungen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
zu TOP 3.1.3
Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. Halbjahr 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21987-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung
zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht zur Evaluation des dreistufigen Vorgehens zum Aufbau von Internen Kontrollsystemen (IKS) bei der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21798-21)
Frau Seybusch, Leitung des Rechnungsprüfungsamtes und Frau Hülsmann, stv. Leitung des Personal- und Organisationsamtes, erläutern die Ergebnisse aus den Diskussionen zwischen den Fachbereichen 11 und 14. Einvernehmen bestehe darin, dass es aufgrund der Vielzahl der Prozesse sehr schwer sei, die wesentlichen Risiken zu identifizieren. Im Rahmen der Workshops sei ein grundsätzlicher Konsens zur weiteren Vorgehensweise gefunden worden. Unterstützend solle eine Risiko-Management-Software implementiert werden. Im Folgenden müsse eine Projektplanung erstellt und ein Präqualifizierungsverfahren initiiert werden.
Rm Gurowietz (Fraktion B90/Die Grünen) befürwortet die Partizipation des Rechnungsprüfungsamt bereits bei der Entwicklung dieses Prozesses. Er regt eine Beteiligung auch bei anderen Großprojekten an.
Rm Giebel (SPD-Fraktion) zeigt sich erfreut über das hergestellte Einvernehmen der beteiligten Fachbereiche und fragt nach einer geplanten Folgeberichterstattung.
Frau Seybusch, Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, stellt zu der Anregung von Rm Gurowietz die Restriktion der Projektbegleitung aus fachlicher und personeller Sicht dar. Eine zumindest grobe Zeitplanung und eine Projektskizze seien für die nächste Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2021 geplant.
Rm Sauer (CDU-Fraktion) unterstützt die Pläne beider Fachbereiche insbesondere im Hinblick auf eine Verknüpfung von Risiko und Gegenmaßnahme.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Evaluation sowie die Neuausrichtung zur Kenntnis.
zu TOP 3.2.2
Überörtliche Prüfung der Stadt Dortmund im Jahr 2021 - Informationstechnik
Beschluss
(Drucksache Nr.: 21879-21)
Rm Giebel (SPD-Fraktion) verweist zur Kritik der GPA an der digitalen Transformation auf das u.a. im APOD bereits behandelte „Roadmap Memorandum zur Digitalisierung 2020 – 2025“. Er ist zuversichtlich, dass für nachfolgende Prüfungen Besserung erzielt werden könne.
Sodann fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:
Unter Hinweis auf § 105 GO NRW hat der Rechnungsprüfungsausschuss den Bericht der
Gemeindeprüfungsanstalt vom 08.07.2021 zum Thema Informationstechnik sowie die Stellungnahmen zum Bericht zur Kenntnis genommen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt, den Rat über das Ergebnis seiner Beratungen zu
unterrichten.
zu TOP 3.2.3
Sachstandsbericht zur Umsetzung der Umstellung des Systems der Schulgirokonten für die Schulen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20524-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstand zur Umstellung des Systems bei den Schulgirokonten der Schulen der Stadt Dortmund zur Kenntnis.
zu TOP 3.2.4
Stellungnahme des Tiefbauamtes zur technischen Belegprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21967-21)
Frau Seybusch, Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, führt aus, dass der in der Stellungnahme des Tiefbauamtes angegebene Betrag den tatsächlich entstandenen Schaden zutreffend wiedergibt. Das tatsächliche Risikopotential – alle kritisch verfristeten Zahlungen – sei jedoch um ein Vielfaches höher. Die Rechnungsbearbeitung des FB 66 sei aufgrund des komplexen Aufgabengebietes und der häufigen Partizipation anderer Fachbereiche oder externer Baubeteiligter nicht einfach. Das Ziel von Prüfungen müsse die Identifikation grundsätzlicher Systemschwächen und deren Behebung sein.
Rm Reppin (CDU-Fraktion) hebt die Unterschiede zwischen Skontoverlusten und Verzugszinsen hervor. Er bringt seine Sorge zum Ausdruck, dass sich durch verspätete Zahlungen und den damit verbundenen Reputationsverlust bei zukünftigen Ausschreibungen eine geringere Anzahl von Bietern an der Ausschreibung beteilige.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme zur Kenntnis.
zu TOP 3.2.5
Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 21577-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den „Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2021“ zur Kenntnis.
zu TOP 3.2.6
Prüfung der Fahrzeugnutzungen und Betankungen bei der Feuerwehr
Hier: Stellungnahme des Herrn Stadtrates Dahmen zu den Anträgen aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 27.05.2021
(urspr. Drucksache Nr.: 20388-21)
Rm Gurowietz (Fraktion B90/Die Grünen) sieht die Notwendigkeit, im Rahmenvertrag zur Betankung die Möglichkeit einer digitalen Abwicklung vorzusehen Zudem könne ein elektronisches Fahrtenbuch bei der Rechnungsbearbeitung hilfreich sein.
Frau Seybusch, Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass das Vergabe- und Beschaffungszentrum für den städtischen Fuhrpark bereits digitale Möglichkeiten nutze. Die dezentrale Organisationsstruktur der Feuerwehr lasse eine Anwendung nicht ohne weiteres zu. Die erörterten Aspekte werde das Rechnungsprüfungsamt bei der Vergabeprüfung des neu auszuschreibenden Rahmenvertrages einfließen lassen.
RM Reppin (CDU-Fraktion) weist darauf hin, dass die Ausschreibung des neuen Betankungsvertrages bereits auf der Tagesordnung des kommenden AFBL stehe.
Rm Giebel (SPD-Fraktion) weist daraufhin, dass ausdrücklich die „Nicht-Einsatzfahrzeuge“ Gegenstand der Prüfung gewesen seien. Die Stellungnahme von Herrn Stadtrat Dahmen hält er für nicht zielführend.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
4. Verschiedenes
zu TOP 4.1
Änderung des Zuständigkeitsverzeichnisses der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19815-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund bezogen auf den Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:
Der Rat der Stadt beschließt den anliegenden Entwurf als Zuständigkeitsverzeichnis der Aus-schüsse und Bezirksvertretungen.
Die öffentliche Sitzung wird von dem Vorsitzenden, Herrn Roland Spieß, um 13:40 Uhr geschlossen.
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Spieß Giebel Scheiing
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführer