Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 03.12.2009
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 09:05 - 10:15 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Jürgen Böhm,Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Barbara Menzebach
Rm Udo Reppin

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender / ab 9.25 Uhr i.V. Rm Andreas Wittkamp

Rm Meral Bayezit-Winner
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke/ ab 9.15 Uhr i.V. Rm Heike Renkawitz

B90/Die Grünen
Rm Benjamin Beckmann
Rm Ulrich Langhorst
Rm Friedrich A. Roesner

Bürgerliste/FDP
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Utz Kowalewski



3. Verwaltung



Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 03.12.2009, Beginn 09:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 30.04.2009

1.5 Genehmigung der Niederschrift über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 20.05.2009

2. Prüfungsberichte

2.1 Qualitätssicherung von SAP-Programmänderungen in den Fachbereichen - PB 04/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15905-09)


2.2 Fund vertraulicher Unterlagen
Überweisung: Rat der Stadt Dortmund aus der öffentlichen Sitzung vom 06.08.2009

(Drucksache Nr.: 15555-09)


2.3 Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2008 - PB 19/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16052-09)


2.4 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2008 - PB 44/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16057-09)


2.5 Prüfung des Jahresabschlusses 2008 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 42/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16053-09)


2.6 Prüfung des Jahresabschlusses 2008 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 43/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16056-09)


2.7 Kontrolle der nach GAKAV jährlich durch die Fachbereiche durchzuführenden Kassenprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15976-09)


2.8 Prüfung der Volkshochschule (VHS) insbesondere hinsichtlich der verwaltungsmäßigen Abwicklung von Veranstaltungen und der Inanspruchnahme der Landesförderung; PB 22/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15656-09)


2.9 Prüfung der Barzahlungen des Fachdienstes Seniorenarbeit, PB 35/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16062-09)


2.10 Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Bürgerdienste; PB 28/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16025-09)


2.11 Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das Jahr 2008; PB 27/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15515-09)


2.12 Prüfung der Gewährung von Hilfe zum Lebensunterhalt (HzL) nach dem Sozialgesetzbuch, Zwölftes Buch (SGB XII/Drittes Kapitel) außerhalb von Einrichtungen; PB 29/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15769-09)


2.13 Prüfung der Barzahlungen des Gesundheitsamtes, PB 31/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16015-09)


2.14 Prüfung der Barzahlungen des Jugendamtes, PB 20/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16016-09)





Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 09.05 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Rm Bayezit-Winner (SPD) benannt.





zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 30.04.2009

Die Niederschrift über die 22. Sitzung wird von den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses einstimmig genehmigt.


zu TOP 1.5
Genehmigung der Niederschrift über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 20.05.2009

Die Niederschrift über die 23. Sitzung wird von den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Qualitätssicherung von SAP-Programmänderungen in den Fachbereichen - PB 04/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15905-09)

Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) stellt die Ergebnisse der Prüfung vor.

Auf Nachfrage von Herrn Radtke, antwortet Herr Klüh, dass geplant sei, die Vorlage im Hinblick auf die IT-Sicherheit nach § 31 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) in 2-3 Monaten dem Rat zur Kenntnis zu geben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.



zu TOP 2.2
Fund vertraulicher Unterlagen
Überweisung: Rat der Stadt Dortmund aus der öffentlichen Sitzung vom 06.08.2009

(Drucksache Nr.: 15555-09)
hierzu: Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 15555-09-E1)

Zu u o.g. Tagesordnungspunkt erbittet die CDU-Fraktion eine Stellungnahme der Verwaltung zu folgenden Fragestellungen:

1. Welche neuen Erkenntnisse liegen der Staatsanwaltschaft, der Kriminalpolizei und/oder dem Rechnungsprüfungsamt vor, die ggf. andere Rückschlüsse auf den Tathergang ermöglichen?

2. Hat es nach dem Fund vertraulicher Unterlagen Veränderungen in der organisatorischen Abwicklung des Drucks/Versandwegs gegeben? Wenn ja, welche?


Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14) bezieht sich auf die Untersuchungen der Kriminalpolizei. Demzufolge bleibt es nach Auswertung aller Erkenntnisse ein unerklärliches Rätsel, wie die gefundenen Unterlagen auf die Löwenstraße gekommen seien.

Für Rm Dr. Eigenbrod (CDU) ist dieses Ergebnis unbefriedigend und er möchte wissen, ob der Fall damit abgeschlossen sei oder ob weiter ermittelt werde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14) bestätigt, dass der Fall für die Kriminalpolizei mit Vorlage des Abschlussberichtes abgeschlossen sei. Sie bedauert, dass es keine plausible Erklärung dafür gebe, wie die Unterlagen auf die Löwenstraße gekommen seien.

Auch für Rm Radtke (SPD) ist das Ergebnis unbefriedigend, doch bedauerlicherweise seien manche Fälle nicht aufklärbar.

Der Vorsitzende, Herr Böhm (CDU), verweist in diesem Zusammenhang auf die Verantwortlichkeit leitender Mitarbeiter.

Rm Dr. Eigenbrod, (CDU) möchte wissen, ob es als Konsequenz Änderungen in der Ablauforganisation gegeben hätte.

Herr Klüh, Dortmunder Systemhaus (StA 10) bestätigt, dass es Auseinandersetzungen mit den Ablaufprozessen gegeben habe. Dabei konnten keine Schwachstellen ermittelt werden und somit fanden keine Verfahrensänderungen statt.

Der Vorsitzende, Herr Böhm (CDU), resümiert, dass es unangenehm sei, zu wissen, dass der Verantwortliche weiterhin unbehelligt herumlaufe.


zu TOP 2.3
Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2008 - PB 19/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16052-09)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt die Prüfung der Inventurtätigkeiten in verschiedenen Fachbereichen vor. Neben ordnungsgemäß durchgeführten Inventuren seien bei sechs Schulen, dem Tiefbauamt und bei Dosys. Mängel festgestellt worden. Durch Korrekturbuchungen seien diese weitgehend ausgeräumt worden.
Darüber hinaus überarbeitete Dosys. das interne Inventurkonzept, in das die Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Inventur 2008 eingeflossen sind.
Ferner weist Frau Jäger darauf hin, dass im Rahmen der Prüftätigkeiten zum Jahresabschluss 2009 erneut Inventuren bei verschiedensten Fachbereichen vom Rechnungsprüfungsamt begleitet würden.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU), regt an, für Inventurtätigkeiten an Schulen ein Inventurteam zu gründen, da davon ausgegangen werden könne, dass das pädagogische Fachpersonal und die Sekretariatsmitarbeiter hierfür nicht ausgebildet seien.

Frau Raddatz-Nowack (stellv. Amtsleiterin des Schulverwaltungsamtes, StA 40) entgegnet, dass dies aus eigenen personellen Ressourcen nicht umsetzbar sei. Die Verantwortung hierfür läge bei den Schulleitungen. Von dort sei bisher keine Mitteilung erfolgt, dass die Inventuren nicht zu bewältigen seien.

Rm Radtke (SPD), zeigt sich verwundert darüber, dass in einer Schule ein Notebookwagen im Werte von 29T € im Bestand sei und laut Aussage der stellv. Schulleitung dieser nicht von der Schule angeschafft worden sei, eine Nutzung nicht erfolge und diese auch nicht vorgesehen sei.

Frau Raddatz-Nowack teilt mit, die Aussage des stellv. Schulleiters sei missverständlich und verweist hierzu auf die Stellungnahme des Schulverwaltungsamtes vom 10.06.2009.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2008 - PB 44/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16057-09)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt den Prüfungsbericht vor. Die wesentlichen Inhalte und Prüfungsergebnisse werden anhand einer Power-Point-Präsentation dargestellt. Die im Rahmen der Prüfung getroffenen Feststellungen stünden einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk nicht entgegen.



Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt mit einer Enthaltung, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2008 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.5
Prüfung des Jahresabschlusses 2008 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 43/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16056-09)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), verdeutlicht, dass die Prüfung zu keiner Feststellung geführt habe und daher der Bestätigungsvermerk uneingeschränkt erteilt werden könne.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt einstimmig, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungs-ausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2008 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.6
Prüfung des Jahresabschlusses 2008 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 42/09
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16053-09)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), hebt hervor, dass die wirtschaftliche Lage unverändert sei und weiterhin ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag bestünde. Der defizitären Entwicklung solle durch die Reduzierung der Verwaltungskosten entgegengewirkt werden. Da keine weiteren Prüfungsfeststellungen vorlägen, stünde einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk und einer Entlastung nichts entgegen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2008 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.




zu TOP 2.7
Kontrolle der nach GAKAV jährlich durch die Fachbereiche durchzuführenden Kassenprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15976-09)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert die wesentlichen Prüfungsinhalte und hebt insbesondere die positiven Ergebnisse bei den Bürgerdiensten, den Kulturbetrieben und den Sport- und Freizeitbetrieben hervor. Des Weiteren weist sie darauf hin, dass von den Fachbereichen im Rahmen interner Kassenprüfungen die Einhaltung diverser Regelungen zu prüfen sei; hierfür habe das Rechnungsprüfungsamt Checklisten zur Verfügung gestellt.
Es sei weiterhin beabsichtigt, bei den Fachbereichen in regelmäßigen Zeitabständen Abfragen durchzuführen.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU), hebt den erfreulichen Lernerfolg im Vergleich zu den Vorjahren hervor, dem sich auch der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU) anschließt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Volkshochschule (VHS) insbesondere hinsichtlich der verwaltungsmäßigen Abwicklung von Veranstaltungen und der Inanspruchnahme der Landesförderung; PB 22/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15656-09)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert die wesentlichen Prüfungsschwerpunkte. Die VHS habe die aufgezeigten Mängel eingeräumt und u.a. eine Präzisierung der Honorarordnung hinsichtlich der Honorarhöhe und der Entgeltordnung angekündigt. Zusammenfassend seien keine gravierenden Mängel oder finanzielle Schäden für die Stadt Dortmund festgestellt worden.

Herr Bünger (Leiter der Volkshochschule) erläutert eingehend, wie die Volkshochschule die Prüfungstätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14) wahrgenommen habe. In Teilen würde es aus Sicht der VHS als Hilfestellung gesehen. Kritik übt er daran, dass in die Vorlage bereits ausgeräumte Prüfungsfeststellungen aufgenommen wurden. Dies beziehe sich insbesondere auf die Inanspruchnahme von Landesförderungen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.






zu TOP 2.9
Prüfung der Barzahlungen des Fachdienstes Seniorenarbeit, PB 35/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16062-09)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), berichtet, es sei das vorrangige Ziel dieser Prüfungen, die Notwendigkeit von Barauszahlungen zu untersuchen. StA 14 komme hierbei zu dem Ergebnis, dass alle Ausgaben für die Seniorenarbeit unbar abgewickelt werden könnten. Die endgültige Entscheidung hierüber treffe die Kämmerei, der die Stellungnahme des Fachbereiches zugegangen sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.10
Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Bürgerdienste; PB 28/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16025-09)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), teilt mit, dass im Rahmen der Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Haushaltsjahre 2005 bis 2007 insbesondere festgestellt worden sei, dass die Abwicklung der Barausgaben nicht einheitlich gehandhabt werde. Des Weiteren weist Herr Köster darauf hin, dass zwischenzeitlich entschieden worden sei, die Verwendung von Mitteln für die Bezirksvertretung und den Bezirksbürgermeister unbar zu leisten.

Rm Reppin (CDU), hinterfragt den Bedarf der Bezirksverwaltungsstellen an Mikrowellen und Kochgeschirr.

Herr Spaenhoff (Leiter der Bürgerdienste) erklärt, dass es in den Bezirksverwaltungsstellen keine Kantinen gebe, sodass insbesondere vor dem Hintergrund der erweiterten Öffnungszeiten der Anspruch der Mitarbeiter auf Sozialräume den Bedarf rechtfertigen würde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.11
Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das Jahr 2008; PB 27/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15515-09)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) informiert, dass die Prüfung jährlich erfolge.
Erfreulicherweise habe die Prüfung zu keinerlei Prüfungsfeststellungen geführt; d.h. dass die Abrechnung durch das Ausgleichsamt Dortmund mängelfrei erstellt worden sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.12
Prüfung der Gewährung von Hilfe zum Lebensunterhalt (HzL) nach dem Sozialgesetzbuch, Zwölftes Buch (SGB XII/Drittes Kapitel) außerhalb von Einrichtungen; PB 29/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15769-09)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert welche Prüfungsfelder im Fokus der Prüfung gestanden hätten. Das Sozialamt habe die aufgezeigten Mängel eingeräumt, eine umgehende Nachbereitung der Einzelfallfeststellungen aufgenommen und aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen zugesichert bzw. bereits realisiert.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.13
Prüfung der Barzahlungen des Gesundheitsamtes, PB 31/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16015-09)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), weist darauf hin, dass die festgestellten Mängel bei der Handhabung der Barausgaben des Jahres 2007 vom Gesundheitsamt eingeräumt worden seien. Die Barauszahlungen sind ab Mai 2008 eingestellt worden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.14
Prüfung der Barzahlungen des Jugendamtes, PB 20/09
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16016-09)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), geht auf die wesentlichen Prüfungsfeststellungen im Zusammenhang mit dem von der Kämmerei zur Verfügung gestellten Handvorschusses ein und hebt weitere festgestellte Mängel hervor.
Das Jugendamt führe in seiner Stellungnahme u.a. aus, die Kämmerei habe zwischenzeitlich den Handvorschuss zurückgefordert; des Weiteren sei die Barkasse aufgelöst worden.

Rm Langhorst (Bündnis90/ die Grünen), fragt, welchen Stellenwert Bargeld in der Verwaltung habe und welche Zielvorgabe bestünde, auf Bargeld zu verzichten.

Rm Böhm, Vositzender (CDU), hebt hervor, dass die Verwendung von Bargeld weitgehend nicht erforderlich wäre; aber in einigen Bereichen unverzichtbar sei.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14) bekräftigt, dass es Ziel des Rechnungsprüfungsamtes und der Fachbereiche sei, die Vorhaltung von Bargeld auf das Notwendigste zu beschränken und stellt zudem fest, dass die Umstellung auf unbare Abwicklung überwiegend zu sparsamerem Verhalten führe.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) bemängelt den Umgang mit Bargeld beim Jugendamt und hebt hervor, dass es sich hierbei um öffentliches Geld handele.

Frau StRin Bonekamp ( Dezernat 7) merkt an, die Prüfung habe ergeben, dass es sinnvoll sei, die Barkasse aufzulösen. Künftig würden die Mitarbeiter gebeten die Ausgaben vorzustrecken, die dann nach eingehender Prüfung der Belege erstattet würden

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.




Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden, Herrn Böhm, um 10.15 Uhr geschlossen.




Böhm Bayezit-Winner Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin