Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 29.11.2012
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



(öffentlich)

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:40 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach

SPD-Fraktion
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Heinz-Dieter Düdder
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Volkan Tevfik Baran i. V. f. Rm Florian Meyer
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker i. V. f. Rm Jutta Starke
Rm Andreas Wittkamp

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Uta Schütte-Haermeyer i. V. f. Rm Wolfram Frebel
Rm Axel Kunstmann
Rm Ulrike Märkel i. V. f. Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Utz Kowalewski (bis 15:40) i. V. f. Rm Dr. Petra Tautorat
Rm Dr. Petra Tautorat (ab 15:40)
2. Verwaltung
3. Rechnungsprüfungsamt



Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 29.11.2012, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 26.04.2012


2. Prüfungsberichte

2.1 Aktivierung von Programmänderungen auf den SAP-Systemen - PB 09/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07265-12)

2.2 Prüfung der Inventurtätigkeiten Jahresabschluss 2011 - PB 14/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07005-12)

2.3 Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2011 - PB 26/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07517-12)

2.4 Feststellung des Jahresabschlusses 2011 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 24/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07515-12)

2.5 Feststellung des Jahresabschlusses 2011 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 25/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07516-12)

2.6 Verwaltungskostenabrechnung des Lastenausgleichsamtes für das Jahr 2011 - PB 18/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07266-12)

2.7 Prüfung der Gewährung von Wohngeld - PB 17/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07447-12)

2.8 Erstattungen des Landes NRW für das Gemeinsame Versorgungsamt der Städte Dortmund, Bochum und Hagen - PB 15/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07783-12)

2.9 Prüfung der Gewährung von Leistungen nach den Rehabilitierungsgesetzen im Jahr 2011 - PB 19/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07267-12)

2.10 Gewährung von Hilfe zum Lebensunterhalt nach den Vorschriften des SGB XII - PB 33/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07910-12)

2.11 Prüfung des bei der Städtischen Immobilienwirtschaft (FB 65) eingesetzten IT-Verfahrens „Handwerkerkopplung“ - PB 20/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07232-12)

2.12 Prüfung der Abwicklung von Sanierungsmaßnahmen verschiedener Bezirksvertretungen - PB 31/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08267-12)

2.13 Prüfung der Rahmenverträge für Sicherungs- und Reinigungsleistungen am Beispiel des Eigenbetriebs Friedhöfe Dortmund (EB 68) - PB 13/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07268-12)

2.14 Einführung und Einsatz des Fachverfahrens SoPart im Jugendamt - PB 22/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07549-12)

2.15 Prüfung der baren und unbaren Abwicklung der Kassengeschäfte der Geräteausleihstelle - PB 23/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07915-12)

2.16 Geschäftsprüfung im Familien-Projekt -7/F-, PB 16/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07332-12)


3. Verschiedenes

3.1 Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2013
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07866-12)

3.2 Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Stellungnahme der Feuerwehr zur Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08091-12)

3.3 Prüfauftrag des Oberbürgermeisters nach § 6 Abs. 3 Rechnungsprüfungsordnung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08492-12)


4. Anträge/ Anfragen

4.1 Situation im Jugendamt
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 08449-12)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Radtke (SPD) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 26.04.2012

Rm Kunstmann (Bündnis 90/ Die Grünen) verweist auf Seite 7 der Niederschrift, wonach Ratsmitglied Frebel der falschen Fraktion zugeordnet wurde und bittet um Korrektur der Fraktionszugehörigkeit von Herrn Frebel.
Des Weiteren sei zu TOP 2.5 die Antwort von Frau Pesch zur Frage von Herrn Frank
nicht aussagefähig genug protokolliert worden.

Rm Böhm (CDU), Vorsitzender, weist darauf hin, dass nach der Geschäftsordnung lediglich Ergebnisprotokolle zu erstellen seien und fragt Rm Frank, ob ihm die Protokollierung genüge.

Rm Frank (CDU) erhebt keine Einwände.

Sodann wird die Niederschrift über die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 26.04.2012 mit dieser Änderung genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Aktivierung von Programmänderungen auf den SAP-Systemen - PB 09/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07265-12)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt und die Prüfungsergebnisse.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Prüfung der Inventurtätigkeiten Jahresabschluss 2011 - PB 14/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07005-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfung ein und erläutert die Ergebnisse.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2011 - PB 26/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07517-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), stellt die wesentlichen Inhalte und Prüfungser-gebnisse dar.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2011 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2011 ausgewiesene Jahresfehlbetrag in Höhe von 134.919.399,68 € durch die allgemeine Rücklage gedeckt wird.


zu TOP 2.4
Feststellung des Jahresabschlusses 2011 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 24/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07515-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die wesentlichen Inhalte und Ergebnisse der Prüfung.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2011 fest und entlastet das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der Jahresüberschuss 2011 in Höhe von 8.667,35 € der allgemeinen Rücklage zugeführt wird.


zu TOP 2.5
Feststellung des Jahresabschlusses 2011 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 25/2012
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07516-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Inhalte und Ergebnisse der Prüfung, die zu keinen Feststellungen geführt habe. Sie betont, dass die wirtschaftliche Lage unverändert negativ sei, was sich am Jahresfehlbetrag von rund 1,8 Millionen Euro zeige. Dafür ausschlaggebend sei u. a. die niedrige Verzinsung der Geldanlagen.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob die niedrige Verzinsung zu den erhöhten Drohverlustrückstellungen geführt habe.

Herr Hansmeier, Stadtkämmerei (FB 20), erläutert, dass neben den geringen Zinserträgen, die Festverzinsung der Altverträge zur Anhebung der Drohverlustrückstellungen geführt habe.
Rm Böhm (CDU) fasst zusammen, dass aus den bisher gebildeten Rücklagen die Kosten nicht getragen werden könnten.

Herr Hansmeier (FB 20) bestätigt dies.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2011 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag um den Jahresfehlbetrag 2011 in Höhe von 1.840.414,64 € erhöht wird.


zu TOP 2.6
Verwaltungskostenabrechnung des Lastenausgleichsamtes für das Jahr 2011 - PB 18/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07266-12)

Herr Gottwick Rechnungsprüfungsamt (FB 14), stellt die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung vor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.7
Prüfung der Gewährung von Wohngeld - PB 17/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07447-12)

Herr Gottwick Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Erstattungen des Landes NRW für das Gemeinsame Versorgungsamt der Städte Dortmund, Bochum und Hagen - PB 15/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07783-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse der Prüfung ein.
Rm Radtke (SPD) verweist auf die öffentlich rechtlichen Vereinbarungen und möchte gerne wissen, ob die Verträge so angepasst werden könnten, dass eine gerechte Kostenverteilung erreicht werden könne.

Herr Süshardt, stellvertretender Fachbereichsleiter des Sozialamtes (FB 50), antwortet, dass dazu gute Chancen bestünden, da das Miteinander zwischen den Städten ausgezeichnet sei. Der Vertrag hätte damals ohne Erfahrungswerte entwickelt werden müssen, daher seien die Abrechnungsverfahren aufwändig gewesen und man sei dem Rechnungsprüfungsamt für die Hinweise zur Verbesserung dankbar. In den laufenden Verhandlungen würde man sich um Verbesserungsmöglichkeiten für das Jahr 2012 bemühen.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) möchte wissen, ob man auf den 2,6 Millionen, die von dem Land nicht ausdrücklich kalkuliert worden seien, nun einfach sitzen bleiben würde.

Herr Süshardt (FB 50) bestätigt, dass die Kommunen die Mehrkosten tragen müssten, da die Gesetze keine Kostendeckung ermöglichten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung der Gewährung von Leistungen nach den Rehabilitierungsgesetzen im Jahr 2011 - PB 19/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07267-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfungsergebnisse ein.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Gewährung von Hilfe zum Lebensunterhalt nach den Vorschriften des SGB XII - PB 33/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07910-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsumfang und die Ergebnisse der Prüfung und betont, dass das Sozialamt in der Stellungnahme zugesichert habe, die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes ausgeräumt zu haben. Weitere Prüfungen durch die Bereichsleitungen und die Innenrevision seien zugesichert worden.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob der Stadt durch die fehlerhaften Berechnungen Kosten entstanden seien.

Rm Schütte-Haermeyer (Bündnis 90/Die Grünen) möchte dazu wissen, ob nachträglich andere Ansprüche geltend gemacht wurden.
Herr Süshardt, stellvertretender Fachbereichsleiter des Sozialamtes (FB 50), betont, dass alle Fehler korrigiert worden seien. Weder den Betroffenen noch der Stadt sei ein fiskalischer Schaden entstanden.

Rm Schütte-Haermeyer (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob tatsächlich andere Erstattungswege benutzt wurden, um den Schaden erstattet zu bekommen.

Herr Süshardt (FB 50) bestätigt dies.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) meint, dass 75 Fälle geprüft worden seien, von denen 19 - also ca. 25 Prozent- fehlerhaft gewesen seien und ob daher nun noch weitere Fälle geprüft würden.

Herr Süshardt (FB 50) antwortet, dass sowohl im Fachbereich 50/2 als auch durch das Prüfteam bei der Innenrevision, eine Qualitätsoffensive gestartet worden sei, die ähnliche Fälle prüfen solle. So seien Vorkehrungen getroffen worden, möglicherweise in anderen Fällen aufgetretene Fehler aufzudecken und nach Lösungswegen zu suchen.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), merkt an, dass die Quote von rund 25 Prozent sehr hoch erscheinen möge, wobei man aber berücksichtigen müsse, dass gerade Fälle, mit einem wahrscheinlichen Anspruch auf Grundsicherung, zur Prüfung ausgewählt worden seien und man diese Quote daher nicht auf alle Fälle übertragen könne.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Prüfung des bei der Städtischen Immobilienwirtschaft (FB 65) eingesetzten IT-Verfahrens „Handwerkerkopplung“ - PB 20/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07232-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung und hebt die im Prüfungsbericht genannten Optimierungsverschläge hervor, die vom Fachbereich zur Umsetzung aufgenommen worden seien.

Rm Frank (CDU) verweist auf die negative Wirtschaftlichkeitsberechnung und fragt nach, ob man nicht vorher hätte einschätzen können, dass Stelleneinsparungen nicht realisierbar seien.

Rm Böhm (CDU) fasst zusammen, dass letztlich der Versuch Kosten einzusparen 674.000 € gekostet habe.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob das für 2012 gesetzte Ziel, regelmäßig Bericht zu erstatten, umgesetzt wurde.

Herr Flenner, Städtische Immobilienwirtschaft (FB 65), weist darauf hin, dass das elektronische Auftragsverfolgungssystem in mehreren Abschnitten realisiert worden sei.
Zuerst sei es bei der städtischen Immobilienwirtschaft eingesetzt und nun auch bei FABIDO installiert worden. So könne der aktuelle Stand der Auftragsbearbeitung jederzeit eingesehen werden. Im nächsten Schritt wolle man ein Berichtswesen aufbauen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Prüfung der Abwicklung von Sanierungsmaßnahmen verschiedener Bezirksvertretungen - PB 31/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08267-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse der Prüfung ein und verweist auf die nicht beachteten Standardvorgaben und die aufgetretenen Mängel bei Sanierungsarbeiten. Er verweist auf die Anregung in der Vorlage, die Arbeit der Architekturbüros durch die Städtische Immobilienwirtschaft straff begleiten zu lassen.

Rm Frank (CDU) betont, dass Ausschreibungsstandards unerlässlich seien.
Er möchte wissen, ob die Mängel beseitigt seien und ob der Stadt zusätzliche Kosten entstanden seien.

Herr Gönen, Städtische Immobilienwirtschaft (FB 65), weist darauf hin, dass mit den Firmen VOB-Verträge abgeschlossen worden seien und die Mängel von den Firmen abgearbeitet worden seien. Es seien der Stadt keine zusätzlichen Kosten entstanden. Des Weiteren seien diverse Dortmunder Immobilienstandards beigefügt worden, wobei es innerhalb der Standards Unterschiede gegeben habe, die aber bis Ende des Jahres vereinheitlicht werden sollen. Die Architekturbüros seien verpflichtet, ihre Ausschreibungen und Planungen anhand dieser Standards durchzuführen.

Rm Kunstmann (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob die Stadtbezirke in Zukunft gegenüber den Sanierungsprojekten die in der Innenstadt durchgeführt würden, benachteiligt seien, da nun ein zweijähriger Turnus für die Planung und Ausführung eingeführt werden solle.

Herr Gönen (FB 65) antwortet, dass die Aufteilung von Planungs- und Ausführungsleistungen auf unterschiedliche Jahre nur erfolgt sei, um den Ablauf der Baumaßnahmen zeitlich zu gewährleisten. Bedingt durch die haushaltslose Zeit und mehrmonatige Vergabeverfahren habe man nur noch ein geringes Zeitfenster zur Umsetzung der Maßnahmen gehabt.

Rm Radtke (SPD) merkt an, dass es nicht immer vorteilhaft sei, externe Auftragnehmer zu beauftragen, da die Ausführung kontrolliert werden müsste, was wiederum eigenes Personal binden würde. Eigenes Personal wäre hingegen mit den Standards vertraut.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob das Controlling demnächst durch die Städtische Immobilienwirtschaft erfolge und weshalb dies in der Vergangenheit nicht geleistet worden sei.

Herr Gönen (FB 65) sagt, dass in der Vergangenheit Kapazitätsprobleme bestanden hätten, da nur 1,5 Mitarbeiter in diesem Bereich tätig gewesen seien. Nun sei dieses Sachgebiet auf 4 Mitarbeiter aufgestockt worden, die die Kontrolle bei zukünftigen Baumaßnahmen leisten könnten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Prüfung der Rahmenverträge für Sicherungs- und Reinigungsleistungen am Beispiel des Eigenbetriebs Friedhöfe Dortmund (EB 68) - PB 13/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07268-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die wesentlichen Prüfungs-feststellungen, die sich vorwiegend in dem Bereich der Vertragsgestaltung und –abwicklung ergaben. Es sei nicht kontrolliert worden, ob die gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben durch den Auftragnehmer eingehalten worden seien. Hierzu zähle u.a. die Prüfung, ob der vereinbarte Mindestlohn an die Beschäftigten gezahlt worden sei. Das Rechnungsprüfungsamt habe Optimierungsvorschläge unterbreitet. Grundsätzlich solle künftig die gesamte Abwicklung der Reinigungsleistungen hinsichtlich der Planungs - und Ausführungsphase von der Städtischen Immobilienwirtschaft (FB 65) zentral vorgenommen werden. Zu den Sicherungsleistungen würde im Jahr 2013 eine weitere Prüfung erfolgen.

Rm Radtke (SPD) weist auf die in der Vorlage genannte Prüfung durch das Rechtsamt hin und bittet um Information über das Ergebnis der Prüfung.

Herr Witte, Leiter des Rechtsamtes (FB 30), informiert, dass das Rechtsamt vom Vergabe - und Beschaffungsamt (FB 19) mit Schreiben vom 29.10.2012 gebeten worden sei, die Prüfung vorerst zurückzustellen. Somit läge dem Rechtsamt aktuell kein Prüfauftrag vor.

Rm Radtke (SPD) weist auf das Arbeitnehmerentsendegesetz hin, wonach Mindestlöhne vertraglich zu vereinbaren sind. Es erstaune ihn sehr, wieso deren Durchführung von der Verwaltung nicht kontrolliert würde und der an das Rechtsamt gerichtete Prüfauftrag zurückgezogen worden sei. Er bittet, dies aufzuklären.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), teilt mit, dass Herr Wichmann, stellv. Leiter des Vergabe - und Beschaffungsamtes, kurzfristig in den Krisenstab berufen wurde und daher nicht anwesend ist. Sie schlägt daher vor, den TOP in die Sitzung am 31.01.2013 zu verschieben.

Sodann beschließt der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig den TOP in der Sitzung am 31.01.2013 erneut zu behandeln.
zu TOP 2.14
Einführung und Einsatz des Fachverfahrens SoPart im Jugendamt - PB 22/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07549-12)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht detailliert auf die Prüfungsschwerpunkte und die getroffenen Feststellungen im Zusammenhang mit der Einführung des IT- Fachverfahrens ein. Auf Probleme in der praktischen Anwendung des IT-Verfahrens im Jugendamt werde im Zusammenhang mit dem Prüfauftrag des Oberbürgermeisters unter TOP 3.3 näher eingegangen. Grundsätzlich sei festzustellen, dass es deutliche Verbesserungen gegenüber dem vorher eingesetztem Verfahren gebe. Die Fachbereiche hätten die Prüfungsfeststellungen eingeräumt und würden den Handlungs- und Regelungsbedarf aufnehmen. Es sei aufgrund gewonnener Erkenntnisse bereits ein Folgeprüfprojekt begonnen worden, über dessen Ergebnis kurzfristig berichtet werde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), weist darauf hin, dass die von Herrn Bartsch erläuterte Prüfung ausschließlich das Fachverfahren beträfe. Im Zusammenhang mit der Behandlung der TOPs 3.3 und 4.1 würde über die weiteren Maßnahmen berichtet.

Rm Radtke (SPD) fragt, wieso es von der Beschlussfassung durch den Rat bis zum praktischen Einsatz des Fachverfahrens ca. 2 Jahre dauerte.

StRin Bonekamp (Dezernat 7) erläutert die umfangreichen Maßnahmen, die bis zum praktischen Einsatz des Verfahrens erforderlich gewesen seien. Nach dem Ratsbeschluss sei im Rahmen eines Jugendamtprojektes ein sehr komplexer Anforderungskatalog erstellt worden. Des Weiteren seien vor Auftragsvergabe und endgültigen Einführung von dosys. verschiedenste Produkte erprobt worden. Aufgrund des sehr komplexen Verfahrens sei die Dauer von 2 Jahren aus ihrer Sicht vertretbar.

Rm Frank (CDU) teilt mit, dass ihm die Begründung von Frau Bonekamp nicht genüge.

Herr Depenbrock, dosys., bestätigt die Aussage von Frau Bonekamp, dass es sich hier um ein sehr komplexes Verfahren handle. Nach den Vergaberichtlinien sei eine europaweite Ausschreibung durchgeführt worden. In einem derartigen Produktbereich dauere die Zusammenstellung des Pflichtenheftes ca. 9 Monate. Des Weiteren kämen 6 Monate für das eigentliche Vergabeverfahren und weitere 9 Monate nach Auftragsvergabe bis zur praktischen Nutzung hinzu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zu Kenntnis.


zu TOP 2.15
Prüfung der baren und unbaren Abwicklung der Kassengeschäfte der Geräteausleihstelle - PB 23/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07915-12)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt und die getroffenen Feststellungen. Da die Bareinnahmen für die Verleihung von Spielgeräten stark zurückgegangen seien habe das Rechnungsprüfungsamt angeregt, die Barkasse abzuschaffen.
Das Jugendamt habe diese Anregung bereits umgesetzt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.16
Geschäftsprüfung im Familien-Projekt -7/F-, PB 16/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07332-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet über die wesentlichen Prüfungsschwerpunkte und die getroffenen Feststellungen. Die vom Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagenen Optimierungen seien vom Fachbereich aufgegriffen worden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2013
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 07866-12)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert den Haushaltsplanentwurf für den Bereich des Rechnungsprüfungsamtes. Sie stellt heraus, dass durch die Umstellung der Personalbudgetierung, die eine bedarfsgerechte Ermittlung und Nachsteuerung durch das Personalamt beinhalte, nun im Rechnungsprüfungsamt keine Personalfinanzierungsengpässe vorhanden seien. Sie empfehle daher die Weiterleitung.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses kamen einstimmig überein, die Vorlage ohne Empfehlung an den Rat weiterzuleiten.


zu TOP 3.2
Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Stellungnahme der Feuerwehr zur Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08091-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die vorliegende Stellungnahme der Feuerwehr (FB 37).

Rm Kunstmann (Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen) vertritt die Auffassung, dass keine Verbesserungen erkennbar seien. Ferner sei die in der Stellungnahme genannte Anlage der Vorlage nicht beigefügt.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), führt aus, dass die fehlende Anlage sehr umfangreich sei. Bei Bedarf könne diese bei der Geschäftsführung des Rechnungsprüfungsausschusses angefordert werden.
Außerdem weist sie darauf hin, dass der Leiter der Feuerwehr, Herr Aschenbrenner, in den Krisenstab gerufen worden wurde und daher nicht anwesend sei.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/ die Grünen) bittet, die Vorlage in die nächste Sitzung zu schieben, da noch Klärungsbedarf bestünde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt, die Vorlage in die Sitzung am 31.01.2013 zu schieben und hierzu den Leiter der Feuerwehr, Herrn Aschenbrenner, zur Klärung weiterer Fragen einzuladen.


zu TOP 3.3
Prüfauftrag des Oberbürgermeisters nach § 6 Abs. 3 Rechnungsprüfungsordnung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08492-12)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), gibt Erläuterungen zur geplanten Umsetzung des Prüfauftrages. Bei der Umsetzung sei zu berücksichtigen, dass es inzwischen mehrere Prüfaufträge sowie Beschlüsse politischer Gremien gebe. Um Doppelprüfungen zu vermeiden, sei mit den beteiligten Fachbereichsleitungen vereinbart worden, die Prüfaufträge voneinander abzugrenzen. Vorrangiges Ziel sei es, solides Zahlenmaterial für den Jahresabschluss 2012 und die Haushaltsplanung 2013 zu erhalten. Insbesondere seien alle noch offenen Forderungen zu ermitteln.

Bereits unmittelbar nach Bekanntwerden der Defizite sei das in der Vorlage beschriebene Prüfprojekt begonnen worden, über dessen Ergebnis in der nächsten Sitzung berichtet werde. Des Weiteren informiert Frau Seybusch über die bereits begonnene Prüfung zur Abrechnung der Heimpflegekosten, die auch auf das Problem der späten Rechnungsbegleichung eingehe. Außerdem werde auch bereits die Entwicklung der Transferaufwendungen und der Fallzahlen in der wirtschaftlichen Jugendhilfe im Zeitraum 2008 bis 2011 geprüft. Das Prüfkonzept sei mit dem Oberbürgermeister besprochen worden. Darüber hinaus bestehe der Wunsch des Stadtkämmerers, einen externen Wirtschaftsprüfer mit einer weiteren Prüfung zu beauftragen. Über den Inhalt dieser Prüfung bestehe noch Klärungsbedarf.

Ziel der Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes sei es, gute Informationen möglichst schnell zu erhalten, auf denen ggf. weitere Prüfungen aufbauen könnten. Das Jugendamt arbeite zurzeit mit Hochdruck an der Verbesserung der Datenqualität. Deshalb schlage sie dem Ausschuss vor, zunächst die Prüfungen des RPAs abzuwarten. Diese Vorgehensweise habe sie auch dem Oberbürgermeister vorgeschlagen.
StD Stüdemann geht näher auf die Möglichkeit ein, einen externen Wirtschaftsprüfer zu beauftragen, bei dem neben der Finanzierung auch die Kompetenz für diesen Aufgabenbereich gesichert sein müsse. Hier seien drei Wirtschaftprüfungsgesellschaften ermittelt worden, die ähnliche Prüfungen durchgeführt hätten. In diesem Zusammenhang weist StD Stüdemann darauf hin, dass ein Schreiben mit Fragen der Kommunalaufsicht vorläge, die professionell zu beantworten seien, um die Glaubwürdigkeit der Stadt wiederherzustellen. Nach der heutigen Beratung im Ausschuss würde in der nächsten Sitzung des Verwaltungsvorstandes über die weitere Vorgehensweise und die mögliche Beauftragung eines externen Prüfers beraten.

Rm Frank (CDU) und Rm Radtke (SPD) bringen deutlich zum Ausdruck, dass verlässliches Zahlenmaterial, insbesondere für die Haushaltsberatungen oberste Priorität habe.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfauftrag des Oberbürgermeisters zur Kenntnis.

Rm Böhm (CDU), Vorsitzender, weist darauf hin, dass zu diesem Thema nachfolgende Anträge und Stellungnahmen vorliegen, die in der Tagesordnung unter TOP 4.1 aufgeführt sind. Diese würden nunmehr aufgrund des sachlichen Zusammenhangs gemeinsam mit TOP 3.3 behandelt.

I. Stellungnahme (Antrag) der CDU-Fraktion vom 23.11.2012 (Drucksache Nr.: 08449-12-E1)

Der Rechnungsprüfungsausschuss beauftragt das Rechnungsprüfungsamt, die Verwaltungsvorgänge im Zusammenhang mit der „wirtschaftlichen Entwicklung der Aufwendungen im Jugendamt im Bereich Hilfen zur Erziehung“ zu untersuchen.

Der Sonderprüfungsbericht soll dem Rechnungsprüfungsausschuss in der Sitzung am
31.01.2013 vorgelegt werden.

Untersucht werden sollen vor allem folgende Fragestellungen:

1. Wer trägt die Verantwortung für den Finanzhaushalt des Jugendamtes?
2. Wurden bereits weitere als die bisher bekannten personelle Konsequenzen gezogen?
3. Wurde bereits eine personelle Umorganisation vorgenommen?
4. Wenn, ja, wie sieht die Umorganisation aus?
5. Wie hoch sind die ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten bis heute und mit
welchen Kosten ist für das kommende Jahr zu rechnen?
6. Wie hoch sind die zu erwartenden Erstattungsbeiträge durch das Land NRW und welche
Kosten wurden bislang in Rechnung gestellt?
7. Sind bereits Forderungen an Dritte verjährt?
8. Gibt es Dienstvorschriften, die die Arbeitsabläufe im Jugendamt vorschreiben? Wir bitten
um Darstellung, welche das sind?
9. Sind die Zuständigkeiten und Aufgaben in einem „Geschäftsverteilungsplan“ geregelt/
dargestellt?
10. Welche Mitarbeiter bzw. Führungskräfte haben bei vorliegenden Rechnungen
abschließendes Zeichnungs – bzw. Anweisungsrecht?
11. Gibt es ein monatliches Controlling über den finanziellen Status im Jugendamt?
12. Gibt es ein sogenanntes „Vieraugenprinzip“ vor einer Rechnungsbegleichung?
13. Sind die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter im Jugendamt vorgeschrieben, wenn dort
Rechnungen eingehen? Wir bitten dies ggf. anhand eines Ablaufdiagramms darzustellen.
14. Sind zu den in Rede stehenden offenen Rechnungen Zahlungserinnerungen eingegangen?
15. Wer ist für eventuell eingehende Zahlungserinnerungen zuständig? Wie sind die
Überwachungsfristen und von wem werden sie nachvollzogen?
16. Welche dienstrechtlichen Vorschriften greifen, wenn gegen Dienstvorschriften bezüglich
der Arbeitsabläufe verstoßen wird?
17. Wer ist als Vorgesetzter in der Verwaltung aufgefordert, solche dienstrechtlichen
Maßnahmen bei Verstößen umzusetzen?
18. Geht die Verwaltung davon aus, dass im vorliegenden Fall gegen Vorschriften verstoßen
wurde und sieht sie dienstrechtliche Maßnahmen als nötig an?
19. Welche dienstrechtlichen Maßnahmen wären bei Verstößen gegen Vorschriften im
vorliegenden Fall theoretisch möglich?

II. Stellungnahme der Verwaltung vom 29.11.2012 ( Drucksache Nr.: 08449-12-E3)
zur Anfrage der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen vom 28.11.2012 (Drucksache Nr.:
08449-12-E2)

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen bittet unter dem o.g. TOP um die zusätzliche Beantwortung der folgenden Fragen:

1) Wann, wie und von wem gab es Hinweise auf die unzureichende personelle Situation und
Kompetenz im Bereich des Controlling im Jugendamt?

Antwort der Verwaltung:

StA 11 wurde erstmalig im Februar 2012 bekannt, dass die personelle Situation im Bereich des Rechnungswesens und Controllings im Jugendamt nicht auskömmlich sei. Frau Stadt- rätin Bonekamp machte mit Schreiben vom 07.02.12 einen Bedarf von 2 Stellen im Rechnungswesen und 1 Stelle im Bereich des Controllings geltend. Von inhaltlichen Problemen bezüglich der fachlichen Kompetenz in diesem Bereich war StA 11 nichts bekannt.2) Wie ist wann und von wem auf diese Hinweise reagiert worden?

Antwort der Verwaltung:

Seitens StA 11 wurden vom Jugendamt Kennzahlen angefordert, um den geltend gemachten Personalbedarf zu prüfen. In der Folgezeit wurden die Daten vom Jugendamt zusammengetragen und an StA 11 zurückgemeldet. Erst Anfang der zweiten Jahreshälfte wurden die Probleme mit den periodengerechten Abrechnungen im Jugendamt erstmalig bekannt. In diesem Zusammenhang wurden die bekannten Maßnahmen im Leitungsbereich ergriffen und eine Umorganisation des Jugendamtes initiiert.

3) Warum wurde der Bereich der Erzieherischen Hilfen entgegen der Warnungen aus dem
Jugendamt trotzdem regelmäßig in den Haushalten der letzten Jahre unterfinanziert?

Antwort der Verwaltung:

Zu Frage 3 wird Herr Stüdemann mündlich in der Sitzung Stellung nehmen.
Rm Frank (CDU) erläutert eingehend den Prüfauftrag der CDU-Fraktion.

Frau Seybusch (FB 14) vertritt die Auffassung, dass die Fragen der CDU-Fraktion vorrangig von den zuständigen Fachbereichen beantwortet werden können und schlägt vor, die Fragestellungen vorerst an die Fachbereiche mit der Bitte um Beantwortung weiterzuleiten. Nicht oder unzureichend beantwortete Fragen würden im Rahmen des vom OB erteilten Prüfauftrages durch das Rechnungsprüfungsamt aufgegriffen.

Rm Frank (CDU) teilt mit, dass seine Fraktion mit dieser Verfahrensweise einverstanden ist.

Rm Böhm (CDU) fasst dieses Beratungsergebnis zusammen.

Rm Radtke (SPD) teilt mit, dass seine Fraktion ebenfalls Fragen habe. Diese würden im Nachgang schriftlich formuliert werden. Unter anderem stelle sich die Frage, ob aus den vorangegangenen Prüfungen Konsequenzen gezogen worden seien und wieso diese nicht gegriffen hätten?

Rm Böhm (CDU) bemerkt, dass die Frage nach Konsequenzen bereits mehrfach im Ausschuss erörtert worden sei. Gleichwohl könne die SPD-Fraktion ihre Fragestellungen einbringen. Des Weiteren verweist Rm Böhm auf die vorliegende Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen und die dazugehörige Stellungnahme der Verwaltung, die den Mitgliedern als Tischvorlage vorliege. Aus der Stellungnahme der Verwaltung gehe hervor, dass Frage 3 in der Sitzung von StD Stüdemann beantwortet werde.

Warum wurde der Bereich der Erzieherischen Hilfen entgegen der Warnungen aus dem
Jugendamt trotzdem regelmäßig in den Haushalten der letzten Jahre unterfinanziert?

StD Stüdemann bestätigt, dass in den Budgetgesprächen höhere Mittelbedarfe angezeigt und protokolliert worden seien. Aus Gründen, die im Rahmen der Budgetgespräche erörtert wurden, sei eine Erhöhung der Budgetansätze nicht in der vom Jugendamt angezeigten Höhe von ca. 5 Mio. € p. A. für die Jahre 2010 bis 2012 erfolgt. In den Jahren 2011 und 2012 habe sich der Rat mit den Budgeterhöhungen befasst und festgelegt, ab 2013 die vom Jugendamt (FB 51) angegebenen bedarfsnotwendigen Mittel in der Haushaltsplanung zu berücksichtigen. Im Haushaltsplan 2013 sei ein Mehrbedarf in Höhe von 5,4 Mio. € eingetragen worden.

In den Vorjahren sei anders verfahren worden, da sich die Fachabteilung des FB 51 in den Konzepten für die stationären und ambulanten Hilfen eine niedrigere Zielmarke gesetzt hatte. Bei Nichterreichen des Ziels sollten die auftretenden Mehrbedarfe finanziert werden. Der Rat sei informiert worden und die Mehrbedarfe in der Ergebnisrechnung verankert worden. Es habe sich jedoch um eine andere Dimension gehandelt. Sämtliche vom Jugendamt in den Budgetgesprächen und in Fachkonferenzen gelieferten Zahlen seien tendenziell deutlich geringer gewesen, als der tatsächlich festgestellte Mehrbedarf ab dem Jahre 2011.

Die Planungen der Budgetbedarfe seien nicht hinter verschlossenen Türen erfolgt sondern verabredet geschehen; jedes Protokoll dazu sei von der Jugenddezernentin und dem Jugendamt gesichtet und unterschrieben worden. Der Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie sei zweimal darüber informiert worden.

Das Hauptproblem seien jedoch nicht die Höhe der Budgetansätze, sondern das nicht regelkonforme Rechnungswesen und nicht regelkonforme Kontrollverfahren sowie Auftragsvergaben des Jugendamts gewesen. Daher sei das Jugendamt schriftlich darauf hingewiesen worden, die ordnungsgemäße Führung der Kassengeschäfte und die ordnungsgemäßen Abläufe im Rechnungswesen bis zum Jahresende sicherzustellen. Hierfür habe er qua Funktion geradezustehen.

Anschließend nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss die Stellungnahme der Verwaltung zur Anfrage der Fraktion Bündnis 90/die Grünen vom 28.11.2012 (Drucksache Nr.: 08449-12-E2) zur Kenntnis.

4. Anträge/ Anfragen

zu TOP 4.1
Situation im Jugendamt
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 08449-12)
Stellungnahme (Antrag) der CDU-Fraktion vom 23.11.2012
(Drucksache Nr.: 08449-12-E1)
Anfrage der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen vom 28.11.2012
(Drucksache Nr.: 08449-12-E2)
Stellungnahme der Verwaltung vom 29.11.2012
(Drucksache Nr.:08449-12-E3)

Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegen zum Prüfauftrag des Oberbürgermeisters (TOP 3.3) und zu dem von der CDU-Faktion eingebrachten Vorschlag zur Tagesordnung vom 13.11.2012 (Drucksache Nr.: 08449-12-E1) unter TOP 4.1 die vorgehenden Anträge vor. Diese werden aufgrund des sachlichen Zusammenhangs gemeinsam mit TOP 3.3 behandelt und protokolliert.


Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Herrn Böhm – um 16:40 Uhr geschlossen.




Böhm Radtke Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin