Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 25.11.2004
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 09:00 - 11:45 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod

Rm Reinhard Frank

Rm Manfred Jostesi. V. Rm Ute Bitter

Rm Thomas Pisula

Rm Ute Uhrmann Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke

Rm Peter Werner Borris

Rm Reinhold Giese

Rm Hans-Peter Hoffmann

Rm Margot Pöting

Rm Gabriele Schnittker Rm Jutta Starke Rm Michael Taranczewski Rm Richard Utech

B90/Die Grünen

Rm Dr. Jürgen Brunsing

Rm Birgit Unger i. V. Rm Wolfram Frebel

Bürgerliste/FDP
Rm Hans Tokarski i. V. Rm Dr. Annette Littmann


b) Mitglieder ohne Stimmrecht

Verwaltung			Rechnungsprüfungsamt
Herr Dr. Linnenkamp, 20			Frau Seybusch
Herr Visarius, 20			Herr Bartsch
Herr Spaenhoff, 21			Herr Bonnekoh
Herr Gottwick, 21			Frau Hesse
Herr Klüh, 33			Frau Jäger
Herr Keßling, 53			Herr Köster
Herr Dr. Mackenbach, 60			Herr Leist
Herr Höing, 60			Herr Stockheim
Herr Flenner, 65			Her Wilczek

Veröffentlichte Tagesordnung:


T a g e s o r d n u n g

für die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 25.11.2004, Beginn 9:30 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentlicher Teil:



1. Regularien


1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 31. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01.07.2004

2. Prüfungsberichte


2.1 Beschlussfassung über die Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2002 und die Entlastung des Oberbürgermeisters aus dieser Rechnung
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 00069-04)


2.2 Einführung der Software SAP IS-PS Kasse, PB 32/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07436-04)

2.3 Gewährung von Wohngeld und Beachtung der Dienstanweisung zur Berechnung und Auszahlung von Wohngeld bei der Stadt Dortmund, PB 27/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00140-04)


2.4 Prüfung der Aufnahme und der Nachweisung der Bestände des Anlagevermögens bei StA 53 gemäß der Geschäftsanweisung zur Anlagenbuchhaltung, PB 28/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00060-04)
2.5 Prüfung von Maßnahmen der Landschaftspflege und des Naturschutzes im Hinblick auf die verwaltungsmäßige Abwicklung im Jahr 2002, PB 2/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07471-04)


2.6 Prüfung des Rechnungswesens der Städtischen Immobilienwirtschaft in den Jahren 2001 bis 2003, PB 34/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07424-04)



Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Rm Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Borris benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 31. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01.07.2004

Der Rechnungsprüfungsausschuss genehmigt einstimmig bei Stimmenthaltung der Fraktionen FDP/Bürgerliste und Bündnis 90/Die Grünen die Niederschrift über die 31. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01. 07. 2004.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Beschlussfassung über die Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2002 und die Entlastung des Oberbürgermeisters aus dieser Rechnung
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 00069-04)

Frau Jäger, Herr Köster und Herr Wilczek stellen dem Ausschuss die Ergebnisse der Prüfung der Jahresrechnung des HJ 2002 in Form einer visuellen Präsentation vor. Es schließt sich eine rege Diskussion unter Beteiligung aller Fraktionen an.

Herr Wilczek verweist auf eine vorzunehmende Berichtigung auf der Seite 10 in der Tabelle 6 – Entwicklung der Steuereinnahmen. In der Spalte „mehr/weniger“ für die Haushaltsjahre 1995-1998 des Entwurfes des Schlussberichtes sind irrtümlich unter der Währungsbezeichnung € die nicht umgerechneten DM-Beträge dargestellt.

Demnach muss es auf Seite 10 in der Tabelle 6 in der Spalte „mehr/weniger“ richtig heißen:

HJ 1995 - 13.326.357,22 €
HJ 1996 - 15.858.729,29 €
HJ 1997 - 16.732.400,94 €
HJ 1998 5.899.607,58 €
Der Ausschussvorsitzende, Rm Sauer, stellt zusammenfassend fest, dass die Prüfung der Jahresrechnung 2002 durch das Rechnungsprüfungsamt und den Rechnungsprüfungsausschuss keine Ergebnisse gezeigt hat, die der Beschlussfassung über die Jahresrechnung und der Entlastung des Oberbürgermeisters durch den Rat entgegenstehen könnten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat einstimmig, folgenden Beschluss zu fassen:


Beschluss:
Der Rat der Stadt Dortmund beschließt die vom Rechnungsprüfungsamt und vom Rechnungsprüfungsausschuss unter Einbeziehung des Neuen Kommunalen Haushalts geprüfte Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2002 mit dem in der Rechnung ausgewiesenen Sollabschlussergebnis unter Berücksichtigung der im Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung 2002 getroffenen Feststellungen gemäß § 94 I 1 GO. Gleichzeitig entlastet er den Oberbürgermeister aus dieser geprüften Jahresrechnung 2002.


zu TOP 2.2
Einführung der Software SAP IS-PS Kasse -PB 32/04-
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07436-04)

Herr Bonnekoh erläutert die Vorlage und geht besonders auf die fehlerhaften Programmversionen und die daraus resultierenden Fehlfunktionen bei Einführung sowie die Probleme bei den Tagesabschlüssen ein.

Die im Anschluss gestellten Fragen bezüglich Fehlervermeidung, Testverfahren, Kosten und Regressansprüche gegenüber SAP werden von Herrn Bonnekoh, StA 14, Herrn Hibbeln und Herrn Konzack, dosys, beantwortet.
Sie machen deutlich, dass das Produkt SAP nicht für die öffentliche Verwaltung konzipiert worden sei. Aus diesem Grund seien Anpassungen nötig. Alle Fehlerquellen ließen sich nicht immer rechtzeitig ausschließen.

Bezüglich der Kosten von SAP verweisen Herr Bonnekoh auf die Ratsvorlage 05426-04 vom 18.03.04 und Herr Hibbeln auf die Ratsvorlage des Dortmunder Systemhauses, DS-Nr. 05048-03 vom 20.11.2003.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.3
Gewährung von Wohngeld und Beachtung der Dienstanweisung zur Berechnung und Auszahlung von Wohngeld bei der Stadt Dortmund, PB 27/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00140-04)

Herr Wilczek berichtet über die Verfahrensabwicklung im Rahmen der Gewährung von Wohngeld in den Bezirksverwaltungsstellen Brackel und Hörde sowie über die Prüfungs-schwerpunkte im Bereich der Zugriffsrechte, Vorgaben und Zahlungskontrollen im Rahmen der Abwicklung des maschinellen Verfahrens. Zusammengefasst lasse sich feststellen, dass die Regelung der neuen Dienstanweisung greife und auch umgesetzt werde.

Der Fachbereich habe außerdem zugesagt, neben einer weiteren Sensibilisierung der Mitarbeiter durch die amtsinterne Innenrevision zukünftig auch spontane Kontrollen durchzuführen.

Die Vorlage wird ohne Wortmeldung zur Kenntnis genommen.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der o.g. Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung der Aufnahme und der Nachweisung der Bestände des Anlagevermögens bei StA 53 gemäß der Geschäftsanweisung zur Anlagenbuchhaltung, PB 28/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00060-04)

Herr Wilczek informiert über die Prüfungsgrundlagen und die wesentlichen Prüfungsfeststellungen. Diese beziehen sich auf die Durchführung der Inventuren, die Erstellung von Bestandsverzeichnissen und die Buchungssystematik sowie die ggf. erforderliche Dokumentation von Buchungsvorgängen.

Alle Prüfungsfeststellungen seien durch das Gesundheitsamt ausgeräumt worden. Auch werde durch die zukünftig zentral bei der Stadtkasse bzw. der Stadtkämmerei geführte Finanz- und Anlagenbuchhaltung eine einheitlichere und sichere Handhabung gewährleistet.

Die Vorlage wird ohne Wortmeldung zur Kenntnis genommen.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.



zu TOP 2.5
Prüfung von Maßnahmen der Landschaftspflege und des Naturschutzes im Hinblick auf die verwaltungsmäßige Abwicklung im Jahr 2002 - PB 2/04 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07471-04)

Herr Wilczek fasst Anlass, Umfang und Ergebnisse der Prüfung zusammen. Trotz relativ großer Fehlerhäufigkeit in den verschiedensten Bereichen sei der Stadt Dortmund aber kein Schaden entstanden. Durch die laufende Prüfung sei außerdem verhindert worden, dass ab dem HJ 2003 noch Zahlungen geleistet wurden.

Das Umweltamt habe in seiner Stellungnahme die Prüfungsmängel anerkannt und diese mit personellen Problemen begründet. Soweit wie möglich seien die Prüfungsfeststellungen bereinigt.

Herr Rm Dr. Brunsing, Bündnis 90/Die Grünen, vermisst die in der Stellungnahme von 60 AL erwähnte Anlage 1 und möchte Informationen über den Inhalt.
Herr Wilczek erklärt daraufhin, dass es sich aus Sicht des StA 14 um eine zur Beurteilung der Prüfungsergebnisse nicht zwingend notwendige Anlage handele. Aus diesem Grunde sei sie der Stellungnahme des Amtes nicht beigefügt gewesen.
Man werde aber bei Versand der Sitzungsunterlagen zur nächsten RPA-Sitzung diese als Protokollanhang beifügen.



Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung des Rechnungswesens der Städtischen Immobilienwirtschaft in den Jahren 2001 bis 2003
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07424-04)

Frau Jäger gibt Informationen zum Prüfungsbericht und trägt die wesentlichen Prüfungsfeststellungen vor. Diese beziehen sich insbesondere auf die Abwicklung von Zahlungen und internen Serviceleistungen.

Auf die Nachfrage, worin die Fehlerquellen begründet seien, antwortet Frau Jäger, dass diese nach ihrer Einschätzung möglicherweise im Zusammenhang stehen mit den Anfangsschwierigkeiten bei der Neugründung der Städt. Immobilienwirtschaft im Jahr 2001 und der damit verbundenen neuen Organisationsform.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Sauer	Borris	Hesse
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin