Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 29.09.2005
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 15:50 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors.

Rm Emmanouil Daskalakis

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod

Rm Gerda Horitzkyi. V. für Rm Reinhard Frank

Rm Karla Michenbachi. V. für Rm Thomas Pisula

Rm Barbara Menzebachi. V. für Rm Ute Uhrmann

Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Peter Werner Borris

Rm Reinhold Giese

Rm Hans-Peter Hoffmann

Rm Margot Pöting

Rm Gabriele Schnittker

Rm Jutta Starke

Rm Brigitte Thieli. V. für Rm Michael Taranczewski

Rm Nadja Lüdersi. V. für Rm Richard Utech

B90/Die Grünen

Rm Dr. Jürgen Brunsing

Rm Birgit Unger

Bürgerliste/FDP

Rm Hans-Josef Tokarski

b) Mitglieder ohne Stimmrecht

Verwaltung	Rechnungsprüfungsamt
Herr Grüterich, Stud. Inst. Herr Adden, 11 Frau Hemminghaus, VWA Herr Leist, dosys. Herr Hibbeln, dosys. Herr Hoischen, dosys. Herr Schulz, 30/LAG Herr Welsch, 41 Herr Hackelberg, 41 Frau Hoppe, 51/4 Herr Blume, 67	Frau Seybusch Herr Bartsch Herr Bonnekoh Frau Hesse Frau Jäger Herr Köster Herr Majewski Herr Stockheim Her Wilczek

Veröffentlichte Tagesordnung: T a g e s o r d n u n g für die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses, am 29.09.2005, Beginn 15:00 Uhr, Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund Öffentlicher Teil:

Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Dr. Eigenbrod benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 16.06.2005

Die Niederschrift wird vom Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig genehmigt.


2. Prüfaufträge

zu TOP 2.1
Prüfauftrag des Oberbürgermeisters vom 13.09.2005 zur Aufklärung des Sachverhalts im Zusammenhang mit dem Versand der Briefwahlunterlagen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03300-05)

Der Prüfauftrag des OB wird ohne Wortmeldung einstimmig zur Kenntnis genommen.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfauftrag des Oberbürgermeisters zur Kenntnis.



zu TOP 2.2
Panne beim Versand der Briefwahlunterlagen
Antrag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 03272-05)

Herr Ulrich, CDU, macht deutlich, dass die CDU-Fraktion trotz Kenntnisnahme des Prüfauftrages des Oberbürgermeisters an ihrem Antrag festhalten wolle.
Man wolle wissen, wer für den Fehler verantwortlich zu machen sei und Auskunft erhalten über die Höhe des finanziellen Schadens, der der Stadt Dortmund dadurch entstanden sei. Im Übrigen sei nach seiner Meinung im CDU-Antrag eine umfassendere Prüfung gefordert.
Darüber hinaus solle ein Maßnahmenkatalog erarbeitet werden, der zukünftig derartige Fehler verhindere.
Das Verhalten des Leiters des Amtes für Statistik und Wahlen nach Bekanntwerden des Versandfehlers wird von Herrn Ulrich deutlich missbilligt.

An der anschließenden Diskussion beteiligen sich die Fraktionen von CDU, Bündnis 90/Die Grünen und SPD.

Herr Radtke, SPD, und Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, machen deutlich, dass sich nach Meinung ihrer Fraktionen der Antrag der CDU durch den Prüfauftrag des OB erledigt habe. Für Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, beinhalten beide Prüfaufträge den gleichen Umfang. Sie schlägt vor, über den Antrag auf Nichtbefassung abzustimmen im anderen Fall werde sie den Antrag der CDU ablehnen.

Neben Herrn Ulrich, CDU, Herrn Radtke, SPD, und Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen., beteiligen sich an der weiteren Diskussion Herr Dr. Eigenbrod, CDU, und Herr Giese, SPD. Erörtert werden u. a. die Zuständigkeiten der entsprechenden Wahlprüfungsausschüsse und die Auslegung beider Prüfaufträge hinsichtlich des Prüfumfanges.

Frau Seybusch versichert daraufhin ausdrücklich, dass das Rechnungsprüfungsamt unabhängig vom Prüfauftraggeber keinen Unterschied in Prüfumfang und -intensität machen werde. Zwischen beiden Prüfaufträgen könne sie keinen Unterschied erkennen.

Des Weiteren stellt sie die zuvor vom Vorsitzenden gegebene Information über den zeitlichen Ablauf beider Prüfaufträge richtig. Der Prüfauftrag sei ihr nicht, wie im Schreiben des OB dargestellt, am Mittwoch, dem 07.09.05, sondern erst am Donnerstag, dem 08.09., telefonisch angekündigt worden. Sie habe die ungleiche Datierung als Versehen gewertet, das ohnehin keine Auswirkungen habe.

Herr Radtke, SPD, stellt am Ende der Diskussion den Antrag auf Nichtbefassung. Seiner Meinung sei der Prüfauftrag des OB der umfassendere.

Herr Ulrich, CDU, bleibt bei der Aufrechterhaltung des CDU-Antrages und stellt diesen zur Abstimmung.

Der Vorsitzende, Herr Sauer, stellt den Antrag auf Nichtbefassung zur Abstimmung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss stimmt diesem mehrheitlich zu gegen die Stimmen von CDU und FDP/Bürgerliste.

Der Vorsitzende, Herr Sauer, stellt resümierend fest, dass sich mit diesem Ergebnis eine weitere Abstimmung über die Beschlussfassung des CDU-Antrages erledigt habe.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt mehrheitlich gegen die Stimmen von CDU und FDP/Bürgerliste die Nichtbefassung des nachfolgend aufgeführten Antrags der CDU-Fraktion:

Der Rechnungsprüfungsausschuss beauftragt das Rechnungsprüfungsamt, eine Sonderprüfung vorzunehmen, die den fehlerhaften Versand von Briefwahlunterlagen zur Bundestageswahl am 18.09.2005 zum Inhalt hat.



3. Prüfungsberichte

zu TOP 3.1
Prüfung der Jahresrechnung 2001 des Westfälisch-Märkischen Studieninstituts für kommunale Verwaltung - PB Nr. 34/2005
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02869-05)

Herr Wilczek geht auf verschiedene Prüffelder der Prüfung ein wie z. B. die Einhaltung des Haushaltsplanes, die Festsetzung der Gesellschafterbeiträge, die Zuführungen zur Rücklage sowie die stichprobenartige Prüfung von Einnahmen und verschiedenen Sachausgaben. Die Prüfung habe keine Feststellungen ergeben, die einer gesonderten Stellungnahme bedurft hätten.

Wie bereits mehrfach im Rechnungsprüfungsausschuss dargestellt, konnte der kassenmäßige Abschluss aufgrund von SAP-Problemen erst erheblich verspätet erstellt werden mit der Folge, dass das Prüfungsergebnis dadurch erst jetzt vorgestellt werden konnte.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Bericht über die durchgeführte Prüfung der Jahresrechnung 2001 Kenntnis.





zu TOP 3.2
Prüfung der Jahresrechnung 2001 der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Industriebezirk - Teilanstalt Dortmund - PB Nr. 36/2005
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02870-05)

Herr Wilczek gibt Informationen zum Prüfungsumfang. Dieser bezog sich insbesondere auf die Aufstellung und Einhaltung des Haushaltsplanes, die Feststellung der Rechnungsergebnisse, eine Belegprüfung, die Beschaffung geldwerter Drucksachen sowie deren Bestandsnachweis.

Auch hier verweist Herr Wilczek auf den verspäteten kassenmäßigen Abschluss, so dass auch in diesem Fall die Prüfungsergebnisse erst jetzt vorgestellt werden konnten.

Die Prüfung ergab keinen Anlass zu Beanstandungen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Bericht über die durchgeführte Prüfung der Jahresrechnung 2001 Kenntnis.




zu TOP 3.3
Prüfung der Sonderkasse des Dortmunder Systemhauses im Geschäftsjahr 2004 - PB 30/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03019-05)

Frau Jäger gibt Informationen zum Sachverhalt. Das Dortmunder Systemhaus habe nunmehr vermehrt Festgelder angelegt und Kassenkredite vergeben. Sowohl die Prüfung des Handvorschusses wie auch des Verkaufs von gebrauchter Hardware habe zu keinen Feststellungen geführt.
Die offenen Posten habe das Dortmunder Systemhaus im Vergleich zu den Vorjahren auf rd. 2,4 Mio. € reduzieren können.

Zu kleineren Feststellungen hinsichtlich der Dokumentation von Sachverhalten und den zahlungsbegründenden Unterlagen bei der Abwicklung von Zahlungen habe dosys. Stellung genommen und die unklaren Fälle nachträglich begründet.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.





zu TOP 3.4
Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für die Jahre 2002 und 2003 - PB 18/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02840-05)

Herr Wilczek geht kurz auf die Regelungen im Gemeindefinanzierungsgesetz ein. Geprüft worden seien die Verwaltungskostenermittlung der Ausgleichsverwaltung sowie die Abrechnung mit den Gebietskörperschaften.
In Zusammenarbeit mit dem Rechtsamt seien bereits in der Vergangenheit verschiedene Veränderungen und Modifizierungen im Verfahrensablauf vorgenommen worden, die zwischenzeitlich im Abrechnungsverfahren umgesetzt worden seien.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.




zu TOP 3.5
Prüfung des Rechnungswesens der Kulturbetriebe in den Geschäftsjahren 2003, 2004 - PB 26/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02907-05)

Frau Jäger berichtet über den Anlass, Verlauf und Ergebnisse der Prüfung. Da die Vermietung von Kulturhäusern bereits im Jahr 2001 Gegenstand einer Prüfung gewesen sei, habe man die weitere Entwicklung bei den vom Kulturbüro abgeschlossenen Miet- und Pachtverhältnissen untersucht. Schwerpunktmäßig seien die offenen Posten geprüft worden.

Als Ergebnis der erneuten Prüfung sei festzustellen, dass die Betriebskostenabrechnungen der Jahre 1998 bis 2003 nachgeholt und das Sachgebiet aufgearbeitet worden seien.

Hinsichtlich der Prüfung der Abwicklungen von Zahlungen seien in einigen Fällen die Vorgaben der GAKAV nicht eingehalten worden. Auf die Einhaltung dieser Vorschriften werde zukünftig die Innenrevision der Kulturbetriebe verstärkt achten.

Ergänzende Nachfragen werden von Herrn Welsch, 41/KB, beantwortet.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.






zu TOP 3.6
Prüfung der Abrechnung von Spenden und Stiftungsmitteln aus dem Bereich der Abt. 51/4 - Kinder- und Jugendförderung - des Jugendamtes (StA 51) - PB 8/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03059-05)

Herr Wilczek gibt mit Verweis auf die Vorlage erläuternde Informationen zum Prüfungsumfang. Des Weiteren geht er auf die wesentlichen Prüfungsfeststellungen im Bereich der Spenden wie auch der Stiftungsmittel ein.

Das Jugendamt habe für den Bereich der Spenden zugesagt, durch organisatorische Maßnahmen und durch den Einsatz eines bereits aktiven Berichtswesens die aufgezeigten Mängel zu beheben. Ebenso sei für die Stiftungsmittel eine Verbesserung der Dokumentation in den Vorgängen zugesagt. Außerdem ist in diesem Bereich zwischenzeitlich am 14.04.05 eine Arbeitsrichtlinie für die Übernahme der Kosten von Ferienmaßnahmen erholungsbedürftiger Kinder und Jugendlicher in Kraft gesetzt worden, die auch die Einkommensermittlung und die Feststellung der Hilfebedürftigkeit abschließend regelt.

Die Fragen von Herrn Tokarski, Bürgerliste/FDP, und Herrn Dr. Eigenbrod, zum Themenbereich Spenden werden von Frau Hoppe, 51/4, beantwortet.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.




zu TOP 3.7
Regiebetrieb Stadtgrün: Beschaffung von Spielgeräten - PB 19/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02753-05)

Herr Stockheim trägt den Prüfungszusammenhang und das Prüfungsergebnis vor. Die Prüfung habe ergeben, dass trotz plausibler Begründungen des Fachbereichs die Anzahl der freihändigen Vergaben in dem dreijährigen Prüfungszeitraum von 2002 bis 2004 im Vergleich zur letzten Prüfung im Jahr 1997 weiterhin bedenklich sei.

Die Zusage des RB 67, zukünftig bei geeigneten Baumaßnahmen Spielgeräte im Zusammenhang mit den Landschaftsbauarbeiten auszuschreiben und somit dem Preiswettbewerb auszusetzen, werde positiv bewertet. Das Rechnungsprüfungsamt werde sich vorbehalten, die zugesagte Vergabepraxis zu gegebener Zeit erneut zu hinterfragen.

Auch Herr Ulrich, CDU, hält die Anzahl der freihändigen Vergaben für zu hoch. Aus diesem Grunde bittet er darum, den Prüfungsabstand von acht Jahren zu verkürzen. Auf die Fragen von Frau Starke, SPD, im Zusammenhang mit dem bei der Stadt Dortmund existierenden Vergabehandbuch und den dazu geltenden gesetzlichen wie auch innerstädt. Regelungen gibt Frau Seybusch erläuternde Informationen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht zur Kenntnis.





Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Sauer	Dr. Eigenbrod	Hesse
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin