Niederschrift
über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 06.10.2011
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
(öffentlich)
Sitzungsdauer: 15:00 - 15:50 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
CDU-Fraktion
Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Thorsten Hoffmann i. V. f. Rm Barbara Menzebach
Rm Udo Reppin
SPD-Fraktion
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Ute Pieper i. V. f. Rm Meral Bayezit-Winner
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Margot Pöting
Rm Andreas Wittkamp i. V. f. Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke
Fraktion B90/Die Grünen
Rm Wolfram Frebel
Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer
Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Mauritz Faenger
Rm Petra Zielazny
Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat
2. Verwaltung
Herr Klüh, 10/Sys | Herr Kampmann, FB 50 |
Herr Schulte, FB 20 | Herr Bartow, FB 50 |
Herr Leist, FB 21 | Herr Schnelle, FB 65 |
Herr Hillebrand, FB 21 | Herr Flenner, FB 65 |
Herr Witte, FB 30 | Herr Dr. Falk, FB 66 |
Frau Siekmann, FB 32 | Herr Bonan, FB 51 |
Herr Willeke, FB 33 | Frau Hoppe, FB 51 |
3. Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch | Frau Kalning |
Herr Bonnekoh | Herr Köster |
Herr Gottwick | Frau Litschke |
Frau Jäger | Herr Vorspohl |
Veröffentlichte Tagesordnung:
Tagesordnung (öffentlich)
für die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 06.10.2011, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.07.2011
2. Prüfungsberichte
2.1 Prüfung von Geschäftsvorfällen in zwei Bezirksverwaltungsstellen der Bürgerdienste - PB 35/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05206-11)
2.2 Einstellung der Prüfung der Eignung des SAP-Tools "eCATT" als technisches Hilfsmittel für Testarbeiten bei Programmänderungen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04417-11)
2.3 Sachstand zur Prüfung des städtischen Gesamtabschlusses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05186-11)
2.4 Prüfung der Umsetzung des Konzepts zum Einheitskreditor im Bereich der Clearingstelle der Stadtkasse 21/2-5 - PB 25/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04969-11)
2.5 Verwaltungskostenabrechnung des Lastenausgleichsamtes 2010 - PB 29/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04852-11)
2.6 Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2009 - PB 33/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05197-11)
2.7 Prüfung der Gewährung von Pflegewohngeld - PB 24/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04846-11)
2.8 Wartung technischer Anlagen in städtischen Immobilien - PB 32/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04873-11)
2.9 Prüfung von Ingenieur-Verträgen gemäß HOAI beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 34/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04885-11)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Frebel benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Herr Böhm (Vorsitzender) bittet, die Tagesordnung um TOP 3.1 – Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2012- zu erweitern.
Mit dieser Ergänzung wird die Tagesordnung einstimmig festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.07.2011
Die Niederschrift wird bei drei Enthaltungen genehmigt.
Der Vorsitzende gibt einen Hinweis an die Öffentlichkeit zur Barrierefreiheit.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Prüfung von Geschäftsvorfällen in zwei Bezirksverwaltungsstellen der Bürgerdienste - PB 35/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05206-11)
Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht auf den Prüfungsinhalt und die
Ergebnisse näher ein.
Rm Frank (CDU) merkt an, dass es bei Privatkonten die Möglichkeit gebe, Unterkonten zu benennen, um Beträge differenzierter zuzuordnen.
Rm Radtke (SPD) weist darauf hin, dass Vereine vielfach kostenlos Girokonten einrichten können.
Rm Frebel (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob es sich um Vereine im Sinne des
Vereinsrechts handele.
Herr H.Willeke, Interne Revision im Fachbereich Bürgerdienste (FB 33), macht deutlich, dass kleinere Vereine häufig über kein Konto verfügen würden und in diesen Fällen die Zahlungen über das Konto des Vorsitzenden oder eines Berechtigten abgewickelt würden. Alle betroffenen Vereine seien als förderwürdig anerkannt.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.2
Einstellung der Prüfung der Eignung des SAP-Tools "eCATT" als technisches Hilfsmittel für Testarbeiten bei Programmänderungen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04417-11)
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14) gibt Erläuterungen zur Einstellung der Prüfung.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Einstellung des Prüfungsprojektes zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Sachstand zur Prüfung des städtischen Gesamtabschlusses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05186-11)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB14) erläutert den aktuellen Stand der Prüfung des Gesamtabschlusses.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Prüfung der Umsetzung des Konzepts zum Einheitskreditor im Bereich der Clearingstelle der Stadtkasse 21/2-5 - PB 25/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04969-11)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB14), fasst das Prüfungsergebnis kurz zusammen
und beschreibt die Notwendigkeit für eine generelle Geschäftsanweisung in diesem Bereich.
Rm Frank (CDU) fragt nach, ob die Geschäftsanweisung noch nicht erlassen wurde.
Rm Frebel (Bündnis 90/Die Grünen) möchte wissen, wann mit der abschließenden Umsetzung zu rechnen sei.
Herr Leist, Leiter der Stadtkasse und des Steueramtes (FB 21), antwortet, dass die Geschäftsanweisung jetzt unterschriftsfähig sei und nur noch organisatorische Regelungen getroffen werden müssten. Die technische Umsetzung würde durch dosys bis Ende des Jahres erfolgen.
Rm Schnittker (SPD) bemängelt die hohe Anzahl der Dubletten.
Rm Böhm (CDU) merkt an, dass es sinnvoll wäre, den Kreis der Kreditorenanlageberechtigten einzugrenzen, um so den Überblick zu behalten.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Verwaltungskostenabrechnung des Lastenausgleichsamtes 2010 - PB 29/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04852-11)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfungsinhalte ein, die zu keinen nennenswerten Feststellungen geführt haben.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2009 - PB 33/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05197-11)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert das Prüfungsergebnis und führt aus, dass es keine nennenswerten Feststellungen dazu gebe.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung der Gewährung von Pflegewohngeld - PB 24/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04846-11)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfungsinhalte ein, die zu keinen nennenswerten Feststellungen geführt haben.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Wartung technischer Anlagen in städtischen Immobilien - PB 32/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04873-11)
Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert das Prüfungsergebnis.
Rm Schnittker (SPD) hält es für sinnvoll, dass bei der Installation von neuen Anlagen
gleich Wartungsverträge mit abgeschlossen werden. Sie regt an, dass die Immobilienwirtschaft im Frühjahr 2012 einen Zwischenbericht zum Wartungskonzept geben solle.
Rm Frank (CDU) führt aus, dass zwischen technischen Anlagen bei denen ein Wartungsvertrag sinnvoll sei und kleineren Reparaturen technischer Anlagen zu differenzieren sei. Daher wäre es wichtig zu wissen, welche Arbeiten der Hausmeister selbst ausführen dürfe.
Herr Flenner, Immobilienwirtschaft (FB 65), erklärt, dass bei neuen Gebäuden auch die Wartung ausgeschrieben werde. Zurzeit werde an einem einheitlichen Konzept dazu gearbeitet. Er sagt zu, dies Anfang nächsten Jahres dem Rechnungsprüfungsausschuss vorzustellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.9
Prüfung von Ingenieur-Verträgen gemäß HOAI beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 34/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04885-11)
Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert das Prüfungsergebnis.
Herr Dr. Falk, stellv. Leiter des Tiefbauamtes (FB 66), betont, dass der größte Anteil der Planungsleistung mit eigenem Personal erbracht worden wäre, dies in einer Höhe von ca. 2,3 Millionen €. Nur bei größeren Aufträgen wäre dies anders. Da die Bearbeitung wie im Bericht erwähnt, nicht einheitlich gewesen sei, würden alle Verträge in Zukunft nach einheitlichem Muster gefertigt werden. Außerdem werde eine zentrale Stelle zur abschließenden Prüfung aller Verträge eingerichtet.
Rm Böhm (CDU) richtet an Frau Seybusch die Frage, ob die Anwendung von Standardverträgen immer möglich sei.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), betont, dass auch die Immobilienwirtschaft bereits seit langem Rahmenmusterverträge verwende, in denen die Essentialien gleich geregelt seien. Bei Verträgen in besonderen Situationen müsse jedoch stets die Möglichkeit von Abweichungen bestehen.
Rm Frank (CDU) regt an, die Vorlage in eine spätere Sitzung aufzunehmen, wenn die Musterverträge vorliegen.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), schlägt vor, das Thema in der 1. Sitzung 2012 neu zu behandeln.
Die Ausschussmitglieder beschließen einstimmig, den Vorschlag anzunehmen.
Ferner nimmt Der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der beim Tiefbauamt durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.
3. Verschiedenes
zu TOP 3.1
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2012
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04868-11)
Lesehilfe Haushaltsplanentwurf 2012
(Drucksache Nr.: 04868-11-E2)
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert den Haushaltsplan in Bezug auf die Angaben zum Rechnungsprüfungsamt. Sie zeigt auf, dass das Personalbudget minimiert wurde.
Daher wären freie Stellen nicht mehr ohne weiteres besetzbar. Es bleibe abzuwarten, wie sich im kommenden Jahr das Verfahren vor der Clearingstelle entwickle. Weiter führt sie aus, dass sie bei Bedarf gerne die Unterstützung des Rechnungsprüfungsausschusses in Anspruch nehmen würde.
Der Haushaltsplanentwurf 2012 wird ohne Empfehlung weitergeleitet
Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Herrn Böhm – um 15:50 Uhr geschlossen.
Böhm Frebel Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin