Öffentliche Sitzung:
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:00 Uhr
Anwesend sind:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
RM Jürgen Böhm (CDU)
RM Peter Werner Borris (SPD)
RM Dr. Emmanouil Daskalakis (CDU)
RM Joachim Fischer (SPD)
RM Reinhard Frank (CDU)
RM Mario Krüger (Bündnis90/Die Grünen im Rathaus)
RM Rudolf Lütkehaus (SPD)
RM Thomas Pisula (CDU)
RM Angela Schilling (SPD)
RM Gabriele Schnittker (SPD)
RM Friedhelm Siemund (SPD)
RM Matthias Ulrich (CDU)
RM Konrad Weber (CDU)
2. Mitglieder ohne Stimmrecht:
Verwaltung StA 14
Herr Pehlke, Dez 2 Frau Seybusch
Herr Klingner, 21 Herr Bartsch
Herr Schnabel, 21 Herr Bonnekoh
Frau Kulosa, 30 Frau Hesse
Herr Aschenbrenner, 37 Frau Jäger
Herr Rey, 37 Herr Jeske
Frau Müller, 52/3 Herr Köster
Herr Schürmann, 52/GL Herr Leist
Herr Evers, 50 Herr Stockheim
Herr Kampmann, 50 Frau Urban
Herr Hänel, 51
Herr Elstner, 61
Herr Schütte, 64
Herr Budde, 66
Herr Götzmann, 66
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn RM Jürgen Böhm - eröffnet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und dass der Rechnungsprüfungs- ausschuss beschlussfähig ist.
N i e d e r s c h r i f t
über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 05.09.2002
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentliche Sitzung:
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:00 Uhr
Anwesend sind:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
RM Jürgen Böhm (CDU)
RM Peter Werner Borris (SPD)
RM Dr. Emmanouil Daskalakis (CDU)
RM Joachim Fischer (SPD)
RM Reinhard Frank (CDU)
RM Mario Krüger (Bündnis90/Die Grünen im Rathaus)
RM Rudolf Lütkehaus (SPD)
RM Thomas Pisula (CDU)
RM Angela Schilling (SPD)
RM Gabriele Schnittker (SPD)
RM Friedhelm Siemund (SPD)
RM Matthias Ulrich (CDU)
RM Konrad Weber (CDU)
2. Mitglieder ohne Stimmrecht:
Verwaltung StA 14
Herr Pehlke, Dez 2 Frau Seybusch
Herr Klingner, 21 Herr Bartsch
Herr Schnabel, 21 Herr Bonnekoh
Frau Kulosa, 30 Frau Hesse
Herr Aschenbrenner, 37 Frau Jäger
Herr Rey, 37 Herr Jeske
Frau Müller, 52/3 Herr Köster
Herr Schürmann, 52/GL Herr Leist
Herr Evers, 50 Herr Stockheim
Herr Kampmann, 50 Frau Urban
Herr Hänel, 51
Herr Elstner, 61
Herr Schütte, 64
Herr Budde, 66
Herr Götzmann, 66
Veröffentlichte Tagesordnung:T a g e s o r d n u n g
für die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 05.09.2002, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentlicher Teil:
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.06.2002
2. Prüfungsberichte
2.1 Prüfung verschied. Einnahme- und Ausgabearten des Botanischen Gartens - PB 84/00 -;
hier: Controllingkonzept
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 03077-02) 
2.2 Jahresrahmenaufträge des HJ 2000 über Baumpflege- und -fällarbeiten in den Unterhaltungsbezirken des Grünflächenamtes (StA 67) mit einem Auftragsvolumen von rd. 1,4 Mio DM.
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 02788-02)
2.3 Kassenprüfung der Sonderkasse des Eigenbetriebes "Friedhöfe Dortmund" im Geschäftsjahr 2001, Prüfungsbericht 4/01
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 03131-02)
2.4 Prüfung der Kassen- und Beitreibungsvorgänge von Forderungen der Abteilung Friedhofs- und Bestattungswesens (67/6) des ehemaligen Grünflächenamtes; Prüfungsbericht 21/02
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 03157-02)
2.5 Prüfung der Jahresrechnung 2000 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung
Empfehlung (Drucksache Nr.: 03035-02)
2.6 Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG)
- Prüfungsberichte Nr. 23/02 und 24/02 -
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 03040-02)
2.7 Sachstand zum Beschluss des Rechnungsprüfungsausschusses vom 13.08.1998 zur Prüfung der Fehlbelegungabgabe
Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 03070-02)
3. Verschiedenes
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn RM Jürgen Böhm - eröffnet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und dass der Rechnungsprüfungs- ausschuss beschlussfähig ist.
1.0 Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Schnittker benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird in der vorliegenden Fassung einstimmig genehmigt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.06.2002
Der Rechnungsprüfungsausschuss genehmigt einstimmig die Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschuss am 27.06.2002.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Prüfung verschiedener Einnahme- und Ausgabearten des Botanischen Gartens - PB 84/00 -;
hier: Controllingkonzept
(Drucksache Nr.: 03077-02)
Herr Bartsch geht kurz auf die dem Rechnungsprüfungsausschuss im Dezember 2001 vorgestellten Ergebnisse der Prüfung verschiedener Einnahme- und Ausgabearten des Botanischen Gartens im Jahre 2001 und auf den daraufhin vom Rechnungsprüfungsausschuss gefassten Beschluss ein. Seinerzeit wurde vom Rechnungsprüfungsausschuss die Erwartung geäußert, dass der EB Sport- und Freizeitbetriebe ihm Informationen über ein Controllingkonzept für diesen Bereich vorstellt und die Vorlage des Rechnungsprüfungsamtes auch an den AKSF weiterleitet.
Nachdem das vom EB Sport- und Freizeitbetriebe erarbeitete Controllingkonzept und die Vorlage des Rechnungsprüfungsamtes zwischenzeitlich im AKSF behandelt worden sind, wird das Controlling- konzept nunmehr nach den Ausführungen von Herrn Bartsch auch dem Rechnungsprüfungsaus- schuss zur Kenntnis gebracht.
Wie bereits vorab im AKSF wird auch im Rechnungsprüfungsausschuss über die negative Entwicklung der Besucherzahlen und über Möglichkeiten zur Steigerung der Attraktivität diskutiert. Von einer Empfehlung zur Schließung der Einrichtung wird abgesehen, allerdings wird dringend die Erarbeitung von Konzepten durch den/die zuständigen Dezernenten zur Verbesserung der Situation erwartet.
Herr StK Pehlke greift das Ergebnis der Diskussion im Rechnungsprüfungsausschuss auf und nimmt dieses als Auftrag mit, auch die Situation des Botanischen Gartens im Rahmen der Infrastrukturrevision zu betrachten und aufzuarbeiten. Von Herrn StK Pehlke wird ausgeführt, dass in diesem Zusammenhang verschiedene Konzepte erstellt werden, die zu den einzelnen Alternativen Aussagen hinsichtlich des jeweils ggf. erforderlichen Investitionsvolumens enthalten sollen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das von den Sport- und Freizeitbetrieben - Geschäftsbereich Parkanlagen - erstellte Controllingkonzept für die Pflanzenschauhäuser im Botanischen Garten vom 08.05.2002 zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Jahresrahmenaufträge des HJ 2000 über Baumpflege- und -fällarbeiten in den Unterhaltungsbezirken des Grünflächenamtes (StA 67) mit einem Auftragsvolumen von rd. 1,4 Mio DM.
(Drucksache Nr.: 02788-02)
Herr Stockheim geht auf den Prüfungsbericht ein. Primär war es Anliegen der Prüfung, das Verfahren bei Rahmenverträgen genauer zu durchleuchten und dabei vor allem darauf zu achten, dass die Arbeiten vertragsgemäß durchgeführt werden. Im Rahmen der Prüfung wurden Vorschläge zur Verbesserung aufgezeigt, die sich insbesondere auf die Art der schriftlichen Auftragserteilung und die Prüfung der Firmenrechnungen bezogen, um von vornherein Überzahlungen zu vermeiden.
Aus dem Gesamtvolumen von 1,4 Mio DM wurden lediglich stichprobenhaft Belege ausgewählt, da die erkennbaren Fehlerquellen auch auf den überwiegenden Rest der Rechnungen zumindest anteilig übertragen werden können.
Herr Fischer (SPD) wünscht, dass die Aufzeichnungen über die durchgeführten Arbeiten genauer protokolliert werden. Er fragt in diesem Zusammenhang, nach dem Stand des Aufbaus eines Baumkatasters.
Auf Anfrage von Herrn Krüger (Bünd. 90/Grüne), ob man angesicht der Rückforderungen nicht alle Rechnungen überprüfen könne, teilt Herr Götzmann mit, dass sein Amt personell nicht in der Lage ist, diesem Anspruch nachzukommen. Er gibt aber die Zusage, dass die Empfehlungen des Rechnungsprüfungsamtes zukünftig strikt beachtet werden.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Kassenprüfung der Sonderkasse des Eigenbetriebes "Friedhöfe Dortmund" im Geschäftsjahr 2001, Prüfungsbericht 4/01
(Drucksache Nr.: 03131-02)
Herr Köster informiert über den Prüfungsbericht. Der EB "Friedhöfe Dortmund" hat zugesagt, die Anregungen des Rechnungsprüfungsamtes in die Praxis umzusetzen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.4
Prüfung der Kassen- und Beitreibungsvorgänge von Forderungen der Abteilung Friedhofs- und Bestattungswesens (67/6) des ehemaligen Grünflächenamtes; Prüfungsbericht 21/02
(Drucksache Nr.: 03157-02)
Herr Köster fasst die Prüfungsergebnisse zusammen.
In der sich anschließenden Diskussion gibt es Unverständnis über die Zeitverzögerung im Mahnverfahren des SAP-Systems.
Herr Schnabel, StA 21, erklärt, dass es lediglich möglich war, auf der untersten Ebene im SAP-System Testläufe mit Erfolg durchzuführen. Die Mängel im Mahnverfahren zeigten sich aber erst im Produktivbetrieb. Manuelles Mahnen sei, wie von seiten des Ausschusses gefordert, aufgrund der Vielzahl der Fälle nicht möglich. Die Stadtkasse sei weiterhin bemüht, die Abläufe zu optimieren. Das soll besonders durch das neu zu beschaffende Vollstreckungsverfahren unterstützt werden.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.5
Prüfung der Jahresrechnung 2000 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung
(Drucksache Nr.: 03035-02)
Herr Bartsch stellt einleitend dar, dass die Jahresrechnung dem Rat vom Kuratorium der Stiftung aufgrund des bis zur Prüfung fehlenden endgültigen kassenmäßigen Abschlusses noch nicht vorgelegt worden ist. Das Rechnungsprüfungsamt habe die Jahresrechnung dennoch geprüft, um bei positivem Ergebnis eine Entlastungsempfehlung geben zu können. Der kassenmäßige Abschluss wurde von der Stadtkasse im Laufe der Prüfung fertiggestellt. Die Jahresrechnung soll dem Rat gemeinsam mit dem Bericht über deren Prüfung vorgelegt werden. Die Prüfung der Jahresrechnung 2000 durch das Rechnungsprüfungsamt habe aus dessen Sicht keine Ergebnisse gezeigt, die der Entlastung des Kuratoriums der Kohlgartenstiftung entgegenstehen könnten.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat vor dem Hintergrund, dass die nicht ordnungsgemäße Vortragung des buchmäßigen Kassenbestandes ins Folgejahr keine Auswirkungen auf die Jahresrechnung 2000 hat und die Verwendung der Erträge des Stiftungsvermögens zweckgemäß erfolgte, die Jahresrechnung zu beschließen und dem Kuratorium der Kohlgartenstiftung die Entlastung aus der Jahresrechnung 2000 auszusprechen.
zu TOP 2.6
Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG)
- Prüfungsberichte Nr. 23/02 und 24/02 -
(Drucksache Nr.: 03040-02)
Frau Jäger trägt den Sachverhalt vor. Die im Prüfungsbericht kritisierten Kooperationsmängel zwischen Sozial- und Jugendamt sind seit der Prüfung 97/98 verbessert worden, müssen aber noch weiter optimiert werden.
Herr Evers, StA 50, weist auf die veränderten Rahmenbedingungen hin, nach denen die Stadt Dortmund mittlerweile 53,3 % der Leistungen zu tragen hat. Vor diesem Hintergrund werde zukünftig StA 50 in Absprache mit StA 51 deutlicher Einfluss nehmen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Sachstand zum Beschluss des Rechnungsprüfungsausschusses vom 13.08.1998 zur Prüfung der Fehlbelegungabgabe
(Drucksache Nr.: 03070-02)
Frau Jäger erläutert Anlass der Prüfung, Verlauf und Ergebnisse. Auf Nachfrage teilt Herr Schütte, StA 64, mit, dass bereits für 11.000 Wohnungen die Fehlbelegungsabgabe nicht mehr erhoben wird.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
zu TOP 3.
Verschiedenes
Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.
Böhm | Schnittker | Hesse |
Vorsitzender | Ratsmitglied | Schriftführerin |