Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 2. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 31.01.2013
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



(öffentlich)

Sitzungsdauer: 15:00 - 17:10 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach

SPD-Fraktion
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Heinz-Dieter Düdder
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Florian Meyer
Rm Margot Pöting
Rm Rita Brandt i. V. f. Rm Elke Rohr
Rm Petro Möckel i. V. f. Rm Jutta Starke
Rm Andreas Wittkamp

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Wolfram Frebel
Rm Axel Kunstmann
Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Heinz Dingerdissen i. V. f. Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Nursen Konak i. V. f. Rm Dr. Petra Tautorat

2. Verwaltung
3. RechnungsprüfungsamtVeröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 2. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 31.01.2013, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 29.11.2012


2. Prüfungsberichte

2.1 Belegprüfung in den Dezernatsbüros 2 bis 7 - PB 45/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08175-12)

2.2 Zahlungsabwicklung im KWFneu - PB Nr. 34/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07875-12)

2.3 Geschäftsprüfung im Personal- und Organisationsamt - StA 11 - PB 39/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08685-12)

2.4 Prozessprüfung der Gewerbesteuer im Bereich der Abteilungen der Stadtkasse und des Steueramt -Teilbericht 2 Einziehung und Vollstreckung - PB 40/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08766-13)

2.5 Geschäftsprüfung im Rechtsamt - StA 30 -, PB 32/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08177-12)

2.6 Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2010 - PB 27/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08653-12)

2.7 Ordnungsmäßigkeit von Geldleistungen nach dem Sozialgesetzbuch II. Buch (SGB II) - PB 42/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08746-12)

2.8 Prüfung der Rahmenverträge für Sicherungs- und Reinigungsleistungen am Beispiel des Eigenbetriebs Friedhöfe Dortmund (EB 68) - PB 13/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07268-12)

2.9 Prüfung von Maßnahmen des Naturschutzes und der Landschaftspflege im Hinblick auf die verwaltungsmäßige Abwicklung in den Jahren 2007 bis 2011 - PB 35/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08372-12)
2.10 Prüfung zum Vergabe- und Beschaffungswesen des Umweltamtes (FB 60) - PB 46/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08761-13)

2.11 Geschäftsprüfung im Vermessungs- und Katasteramt – PB 48/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08752-13)

2.12 Prüfung der Kasse des Vermessungs- und Katasteramtes - PB 41/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08753-13)

2.13 Prüfung der Abrechnung von Heizungs- und Sanitärarbeiten in der Max-Wittmann-Förderschule - PB 49/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08680-12)

2.14 Einsatz des IT-Verfahrens ALVA im Bereich Straßen- und Verkehrsrecht des Tiefbauamtes (FB 66) - PB 37/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08013-12)

2.15 Prüfung von Ingenieurverträgen gemäß HOAI beim Tiefbauamt (FB 66)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08730-12)

2.16 Prüfung von Rahmenverträgen beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 50/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08728-12)

2.17 Prüfung der Schulgirokonten und der Barkassen beim Gisbert-von-Romberg-Berufskolleg - PB 38/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08676-12)

2.18 Prüfung von Auszahlungen, Rückbuchungen und -überweisungen der Wirtschaftlichen Jugendhilfe unter Anwendung des IT-Verfahrens SoPart - PB 44/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08748-13)

2.19 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund“ - PB 47/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08754-13)


3. Verschiedenes

3.1 Situation im Jugendamt
Stellungnahme der Verwaltung zur Anfrage der CDU-Fraktion vom 23.11.2012 (Drucksache Nr.: 08449-12-E1)
(Drucksache Nr.: 08449-12-E4)
Kenntnisnahme

3.2 Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Stellungnahme der Feuerwehr
(Drucksache Nr.: 08091-12)
Kenntnisnahme


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Dr. Eigenbrod benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Der Vorsitzende, Rm Böhm, bittet aus gegebenem Anlass darum, den TOP 3.2 der Tagesordnung: „Stellungnahme der Feuerwehr zur Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge“ vor TOP 2.1 zu behandeln. Der Rechnungsprüfungsausschuss stimmt diesem Wunsch einstimmig zu.

Sodann wird die Tagesordnung vom Rechnungsprüfungsausschuss wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 29.11.2012

Die Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 29.11.2012 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Belegprüfung in den Dezernatsbüros 2 bis 7 - PB 45/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08175-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), verdeutlicht die stichprobenartige Beleg-prüfung. Die Geschäfte seien grundsätzlich ordnungsgemäß abgewickelt worden. Den Dezernatbüros, die noch nicht im neuen kreditorischen Workflow buchen, sei empfohlen worden, die Umstellung zeitnah vorzunehmen.

Sodann nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss vom Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.2
Zahlungsabwicklung im KWFneu - PB Nr. 34/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07875-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), stellt fest, dass der KWFneu auch drei Jahre nach seiner ohnehin verspäteten Einführung nur eingeschränkt genutzt würde. Das Dortmunder Systemhaus und die Immobilienwirtschaft würden das System noch gar nicht nutzen. Es sei nicht zu erwarten, dass der KWFneu in der Kernverwaltung bis zum angekündigten Termin 31.03. komplett eingeführt sei. Sie sichert zu, den Ausschuss über die weitere Entwicklung zu informieren.

Rm Radtke (SPD) fragt nach dem Grund, weshalb dosys. (10/Sys) ein Verfahren, das es selber eingeführt habe nicht auch selbst nutze. Hierbei hätte gleichzeitig ein Praxistest durchgeführt werden können.

Rm Frank (CDU) bezweifelt, dass der geplante Zeitpunkt zur Einführung in der Gesamtverwaltung bis Ende des Jahres eingehalten werden könne und bittet klarzustellen, ob tatsächlich bis zum Jahresende mit der Einführung des KWFneu gerechnet werden könne.

Rm Klösel (SPD) erinnert, dass der Verwaltungsvorstand (VV) im Dezember 2008 beschlossen habe den KWFneu einzuführen. Jetzt habe der VV beschlossen, dass die Einführung bis 2014 geplant sei. Es stelle sich die Frage, ob und bis wann Beschlüsse des Verwaltungsvorstandes umzusetzen seien.

Herr Konzack, Bereichsleiter 10/Sys, erklärt, dass der Grund, KWFneu bei dosys. und bei der Immobilienwirtschaft (FB 65) noch nicht einzuführen, mit der Rückführung der ehemaligen Eigenbetriebe in die städtischen Strukturen zusammenhänge. dosys. entwickele zurzeit ein Programm, mit dem es möglich sei, die Belege dieser Fachbereiche in den kreditorischen Workflow zu überführen.
Zur Dauer der verwaltungsweiten Einführung betont Herr Konzack, dass es sich sowohl von der technischen als auch von der organisatorischen Seite her um ein sehr komplexes Verfahren handele.

Rm Radtke (SPD) erklärt, er könne die Begründung, wieso der KWFneu bei dosys. bisher nicht eingeführt worden sei, nicht nachvollziehen. Es seien bereits mehrere Jahre vom Zeitpunkt der Rückführung in die organisatorischen Strukturen der Stadt bis heute vergangen.
Nachvollziehbar hingegen sei aufgrund der umfangreichen Baurechnungen die Problematik bei FB 65.

Herr Konzack erklärt, dass die Prozesse im Rechnungswesen bei den ehemaligen Eigenbetrieben systemtechnisch auf einem anderen SAP-System abgebildet seien als der kreditorische Work-flow für die Gesamtverwaltung. Diese beiden Systeme müssten erst harmonisiert werden. dosys. entwickele ein Programm, welches in den nächsten 5 Monaten in den beiden Bereichen ein-gesetzt würde.

Rm Frank (CDU) bittet nochmals um eine klare Aussage, wann der KWFneu in der Gesamtver-waltung eingesetzt werde.

Herr Krause, Amt des Oberbürgermeisters und des Rates (FB 1), führt aus, dass die Verwaltung eine Bestandsaufnahme und Analyse des Projekts durchgeführt habe mit dem Ergebnis, das Projekt neu zu definieren. Die Projektverantwortung liege beim Personal- und Organisationsamt (FB 11). Der Verwaltungsvorstand habe daraufhin beschlossen, den KWFneu bis Ende 2014 in der Gesamtverwaltung einzuführen. Tatsache sei, dass es im technischen und organisatorischen Bereich Probleme gebe, die noch nicht abschließend gelöst seien. Alle Komponenten seien jedoch in der Testphase. Selbst für die komplexen Rechnungen (Baurechnungen) gebe es eine testfähige Lösung. Die Einführung in der Kernverwaltung sei bis spätestens 2013 vorgesehen, die Einbindung der Eigenbetriebe bis spätestens Ende 2014.

Rm Klösel (SPD) bezweifelt, dass der KWFneu bis zu den genannten Zeitpunkten in der Gesamtverwaltung eingeführt werde.

Rm Düdder (SPD) verweist auf die Stellungnahme von dosys. hinsichtlich der Probleme zur Einhaltung von Skontofristen. dosys. habe zugesichert, eine technikunterstützte Lösung bis zum 31.12.2012 zu erarbeiten. Des Weiteren würde eine Weiterentwicklung zur Regelung der Prozessverantwortung ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt realisiert. Er fragt, ob die genannten Fristen eingehalten wurden.

Herr Konzack teilt mit, dass dosys. Ende 2012 eine Firma beauftragt habe, eine Funktionalität zu erarbeiten, um die Probleme bei der Einhaltung von Skontofristen zu bereinigen. Mit der Realisierung würde bis Ende Februar gerechnet.

Herr Krause (FB 1) informiert, dass das Personal- und Organisationsamt die Prozessverant-wortung bis zum 31.03.2013 regeln werde.

Rm Radtke (SPD) hebt hervor, dass dosys. versichert habe, eine Lösung bis zum 31.12.2012 zu erarbeiten. Letztlich sei Ende des Jahres erst die Auftragsvergabe erfolgt, sodass der von dosys. selbst genannte Zeitpunkt nicht realisierbar sei. Ferner sei es für ihn weiterhin nicht nach-vollziehbar begründet worden, weshalb dosys. noch nicht den KWFneu nutze, obwohl dieser Fachbereich Vorreiter sein solle.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Geschäftsprüfung im Personal- und Organisationsamt - StA 11 - PB 39/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08685-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), teilt mit, die Prüfung habe ergeben, dass das Personal- und Organisationsamt (FB 11) grundsätzlich gut aufgestellt sei. Für die Beschaffungen des Betriebsrestaurants habe man vorgeschlagen, in Zusammenarbeit mit dem Vergabe- und Beschaffungszentrum, die Ausschreibung von Rahmenverträgen vorzunehmen.

Rm Kunstmann (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, ob es für die vom Fachbereich neu geschaffenen Arbeitsplätze inzwischen Arbeitsplatzbeschreibungen gebe.

Da hierzu keine Aussage getroffen werden kann, beschließt der Rechnungsprüfungsausschuss, dass eine schriftliche Beantwortung durch das Personal- und Organisationsamt (FB 11) erfolgen soll, die der Niederschrift beizufügen ist.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prozessprüfung der Gewerbesteuer im Bereich der Abteilungen der Stadtkasse und des Steueramt -Teilbericht 2 Einziehung und Vollstreckung - PB 40/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08766-13)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert ausführlich die Prüfungsergebnisse.

Rm Klösel (SPD) fragt nach der Höhe der offenen Forderungen und bittet um Erläuterung, weshalb ein Sachbearbeiter über 1.000 Fälle zu bearbeiten habe, da gerade in diesem Bereich hohe Summen ausstehen würden.

Herr Leist, Leiter der Stadtkasse und des Steueramtes (FB 21) gibt an, dass jedes Jahr etwa
20 Millionen € vereinnahmt würden. Problematisch sei die noch nicht vollständige Software-umstellung, von der insbesondere der Außendienst betroffen sei. Daher seien zusätzliche Maßnahmen ergriffen worden, um die Auftragsbestände dort insgesamt zurückzuführen. Die große Zahl habe dazu geführt, dass man einige Aufträge nicht in der dazu festgelegten Frist habe abarbeiten können. Doch dies sei inzwischen rückläufig und er gehe davon aus, dass man in etwa einem Jahr zu einem reduzierten Auftragsbestand im Außendienst komme und so die Fristen wieder eingehalten werden könnten. Außerdem habe es damals einen außergewöhnlich hohen Krankenstand gegeben, wodurch ein Teil der Verfristungen mit begründet gewesen seien.

Rm Böhm (CDU) fragt nach der Höhe des Gesamtausfalls gemessen an den veranlagten Beträgen der Gewerbesteuer.

Herr Leist antwortet, dass er dies auf Anhieb nicht benennen könne.

Rm Düdder (SPD) möchte eine verbindliche Aussage zur Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der Stadtkasse und dem Steueramt haben.

Herr Leist erläutert, dass die Absicht bestünde, technische Systeme zu nutzen, um eine gute Kommunikation zu ermöglichen. Die Systeme in aller Breite zu öffnen, sei aber aufgrund des Datenschutzes nicht möglich. Es würde zurzeit analysiert, in welchen Bereichen eine Öffnung möglich sei. Noch in diesem Jahr sei geplant, in der Vollstreckungsabteilung die elektronische Akte einzuführen.

Der Rechnungsprüfungssauschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.5
Geschäftsprüfung im Rechtsamt - StA 30 -, PB 32/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08177-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), betont, dass nach den Feststellungen das Rechtsamt grundsätzlich gut aufgestellt sei. Einige wenige Feststellungen zum Bestell- und Rechnungswesen seien in der Stellungnahme des Rechtsamtes aufgegriffen worden.

Rm Klösel (SPD) bezieht sich auf die Prozessstatistik und hinterfragt den Zusammenhang zwischen Prozessausgang und Kostenreglung.

Herr Witte, Leiter des Rechtsamtes (FB 30), erläutert anhand eines Beispieles, dass die Fall-zahlen nicht direkt in Zusammenhang zu bringen seien.
Rm Düdder (SPD) fragt nach, ob die vom Rechtsamt jährlich geforderten Abgleiche der Versicherungsbestände von der Immobilienwirtschaft personell- und softwaremäßig leistbar seien.

Herr Witte kann dazu keine Angaben machen und betont, dass es notwendig sei über den aktuellen Versicherungsbestand informiert zu sein, um die Versicherungssumme jeweils entsprechend anpassen zu können.

Rm Radtke (SPD) möchte wissen, wann mit einem Ergebnis, der durch das Personal- und Organisationsamtes erfolgten Untersuchung zu rechnen sei.

Herr Witte antwortet, dass ihm das nicht bekannt sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2010 - PB 27/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08653-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), hebt hervor, dass die Abrechnung mit dem Land grundsätzlich ordnungsgemäß erfolgt sei. Es hätten sich lediglich Feststellungen hinsichtlich der Ermittlung verwaltungsinterner Leistungen, die der Abrechnung mit dem Land zugrunde gelegt worden seien, ergeben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Ordnungsmäßigkeit von Geldleistungen nach dem Sozialgesetzbuch II. Buch (SGB II) - PB 42/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08746-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), gibt an, dass die Prüfung in gut der Hälfte der Fälle zu Feststellungen geführt habe. Im Rahmen der Prüfung habe man auch die Prüftätigkeiten des Sozialamtes bezüglich der an das Jobcenter zu leistenden Erstattungen betrachtet und als unzureichend befunden.

Rm Frank (CDU) weist auf die vielen Fehlbuchungen hin, die auf mangelnde Qualifikation hinwiesen und möchte wissen, ob Mitarbeiterschulungen durchgeführt wurden. Außerdem fragt er nach, ob Maßnahmen zur Vermeidung von Buchungsfehlern getroffen worden seien.

Herr Neukirchen-Füsers, Leiter des Jobcenters (FB 59), zeigt auf, dass in den letzten Jahren rund 63 Gesetzesänderungen umzusetzen waren, welche auch die EDV-Programme beträfen. Dies gelinge technisch. Aber auch bei gut geschultem Fachpersonal würden gelegentlich falsche Buchungsstellen genutzt. Dies sei auf die Komplexität der unterschiedlichen Buchungsstellen - auch im Bereich der Unterscheidung zwischen Bund oder Kommunen - zurückzuführen. Leistungsrechtliche Schulungen würden seit Jahren durch amtsinterne Trainer durchgeführt.

Rm Langhorst (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, wie Rückforderungen erfolgen.

Herr Neukirchen-Füsers erläutert, dass die regionale Kasse dies über ein Schuldnerkonto abwickle.

Rm Klösel (SPD) möchte wissen, ob das Jobcenter von hoher Fluktuation betroffen sei.

Rm Frank (CDU) fragt nach, ob buchhalterische Schulungen stattfinden würden.

Herr Neukirchen-Füsers hebt hervor, dass es früher ein Fluktuationsproblem gegeben habe. Die Situation habe sich aber nun stabilisiert. Ferner erläutert er, dass rechtliche und technische Schulungen immer miteinander verwoben sein würden, da alle Änderungen auch die EDV - Programme beträfen. Bundesweite Regelungen würden manchmal die kommunalen An-forderungen konterkarieren, was in den Übergangszeiten hin und wieder zu Fehlern führen würde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Rahmenverträge für Sicherungs- und Reinigungsleistungen am Beispiel des Eigenbetriebs Friedhöfe Dortmund (EB 68) - PB 13/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07268-12)

Der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU), weist darauf hin, dass die Vorlage auf Wunsch von
Rm Radtke aus der Sitzung am 29.11.2012 in die heutige Sitzung geschoben wurde, da
noch Klärungsbedarf bestanden habe.

Rm Radtke (SPD) möchte wissen, warum die Prüfung durch das Rechtsamt gestoppt worden sei.

Herr Wichmann, stellvertretender Leiter des Vergabe- und Beschaffungszentrums (FB 19),
klärt auf, dass dies aufgrund eines Versehens auf Sachbearbeiterebene geschehen sei.
Nun sei aber die Stellungnahme des Rechtsamtes eingegangen. Darin sei erklärt worden,
dass Auskünfte vom Bieter nur verlangt werden können, wenn sie vertraglich vereinbart worden seien. Das Rechtsamt habe daher angeraten, Einsichtsrechte vertraglich festzulegen.

Rm Radtke (SPD) möchte wissen, wie die durch das Tariftreue- und Vergabegesetz gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollpflichten in Bezug auf die Einhaltung von Mindestlöhnen erfüllt würden.

Herr Oesterling, Leiter des Vergabe- und Beschaffungszentrums (FB 19), erläutert, dass die Prüfungsmöglichkeiten von den Ausführungsregelungen des Landes und der Ausgestaltung der Prüfbehörde abhingen. Diese seien aber nach wie vor noch nicht erlassen. Es gebe zwar den Entwurf einer Rechtsverordnung, der aber keine Angaben hierzu beinhalten würde. Ebenso sei die Prüfbehörde noch nicht gebildet worden. Deshalb müsse man Prüfrechte weiterhin vertraglich festlegen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung von Maßnahmen des Naturschutzes und der Landschaftspflege im Hinblick auf die verwaltungsmäßige Abwicklung in den Jahren 2007 bis 2011 - PB 35/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08372-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfung ein und erläutert die einzelnen Prüfungsmaßnahmen. Die getroffenen Feststellungen hätten keine Auswirkungen auf die Zuwendungshöhe gehabt. Um sicher zu stellen, dass alle möglichen und sinnvollen Fördermöglichkeiten erkannt und ausgeschöpft würden, habe man dem Fachbereich empfohlen, das bisherige Vorgehen neu zu regeln.

Rm Klösel (SPD) begrüßt es, dass ab dem Jahre 2013 alle Fördermöglichkeiten realisiert werden sollen und fragt, ob dies in der Vergangenheit nicht geschehen sei. Des Weiteren möchte er wissen, ob es eine übergeordnete Stelle innerhalb der Organisationseinheit gebe, die alle Förder-möglichkeiten aufzeigen könne.

Herr Kerschek, Bereichsleiter beim Umweltamt (FB 60), verdeutlicht, dass es erfahrungsgemäß stehts gleiche Förderprogramme gebe, auf deren Realisierung nicht verzichtet worden sei. Die Fördermittel seien beantragt worden. Es handele sich im Bereich des Umweltamtes stets um die gleichen Fördergeber und demzufolge um die gleichen Ansprechpartner, mit denen regelmäßig Kontakt aufgenommen würde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Prüfung zum Vergabe- und Beschaffungswesen des Umweltamtes (FB 60) - PB 46/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08761-13)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erklärt, dass die Prüfung von Vergabe-vorgängen und Abrechnungen des Umweltamtes gegenüber der letzten Prüfung deutliche Verbesserungen gezeigt habe. Die Empfehlungen zu weiteren Änderungen bei den Abläufen der Maßnahmenabwicklung seien vom Fachbereich aufgegriffen worden. Hierzu habe das Um-weltamt eine umfangreiche Dienstanweisung erstellt.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Geschäftsprüfung im Vermessungs- und Katasteramt – PB 48/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08752-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt. Schwerpunktmäßig seien die Risiken im Rechnungswesen in die Prüfung einbezogen worden.
Die Prüfung habe nur positive Ergebnisse aufgezeigt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Prüfung der Kasse des Vermessungs- und Katasteramtes - PB 41/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08753-13)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht auf den Inhalt der Prüfung näher ein.
Für die Abwicklung aller Einnahmen werde eine Software eingesetzt. Festgestellte geringfügige Mängel seien sofort bereinigt worden. Die Softwarefirma sei außerdem beauftragt worden, Programmänderungen vorzunehmen.

Der Rechnungsprüfungssauschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.13
Prüfung der Abrechnung von Heizungs- und Sanitärarbeiten in der Max-Wittmann-Förderschule - PB 49/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08680-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht detailliert auf den Prüfungsumfang ein. Insgesamt sei das Prüfungsergebnis als positiv zu bewerten. Die Hinweise zu den Prüfungs-feststellungen seien vom Fachbereich aufgegriffen und umgesetzt worden.

Herr Limberg, Leiter der Immobilienwirtschaft (FB 65), zeigt sich mit der Gesamtsituation seines Fachbereiches unzufrieden. Er weist auf den eklatanten Personalmangel hin, der noch weiter zugenommen habe. Deswegen würden viele Projekte extern vergeben. Außerdem sei aufgrund des Personalmangels keine ausreichende Überwachung der Projekte möglich.

Rm Radtke (SPD) lobt die offene Darstellung der Lage, die hier schon im Vorfeld und nicht wie sonst üblich, erst aufgrund einer Prüfung erfolge.
Rm Böhm (CDU) merkt an, dass es wirtschaftlicher sei, mit eigenem Fachpersonal zu arbeiten, als Projekte extern zu vergeben.

Rm Klösel (SPD) geht davon aus, dass der Personalmangel schriftlich auf dem Dienstweg weitergegeben wurde. Wichtig sei, auch auf die wirtschaftlichen Folgen für die Stadt hinzuweisen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.14
Einsatz des IT-Verfahrens ALVA im Bereich Straßen- und Verkehrsrecht des Tiefbauamtes (FB 66) - PB 37/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08013-12)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt und die -feststel- lungen. Der Fachbereich habe in der Stellungnahme ausgeführt, dass der vom Rechnungs-prüfungsamt festgestellte Regelungs- und Dokumentationsbedarf aufgegriffen und sichergestellt werde.

Rm Klösel (SPD) hebt hervor, dass fehlende bzw. unzureichende Dokumentationen in vielen Prüfungen festgestellt worden seien. Er appelliert an die Fachbereiche, die Sachverhalte künftig besser zu dokumentieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.15
Prüfung von Ingenieurverträgen gemäß HOAI beim Tiefbauamt (FB 66)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08730-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), informiert darüber, dass der vom Rechnungs-prüfungsausschuss in der Sitzung am 06.10.2011 geforderte einheitliche Musteringenieurvertrag inzwischen vorliegt. Es seien deutliche Verbesserungen zu erkennen.
Aufgrund personeller Engpässe sei die damalige Forderung, sämtliche neu zu schließenden Verträge einer zentralen Qualitätskontrolle zu unterziehen, jedoch noch nicht umgesetzt worden.
Laut aktueller Auskunft des Fachbereiches solle dies aber jetzt kurzfristig erfolgen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den dargestellten Sachverhalt über die vom FB 66 erarbeitete Neukonzipierung eines Musteringenieurvertrages zur Kenntnis.




zu TOP 2.16
Prüfung von Rahmenverträgen beim Tiefbauamt (FB 66) - PB 50/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08728-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), informiert ausführlich über das Ergebnis der Prüfung. Positiv sei u. a. zu bemerken, dass die Ausschreibungsunterlagen für die Straßen-unterhaltung in allen Stadtbezirken überwiegend gleich gestaltet seien.
Ferner geht er detailliert auf die festgestellten Mängel ein, insbesondere auf die Feststellungen zum Rahmenvertrag Kanalreparatur im Fall „Beseitigung des Tagesbruches -An der Goymark-“. Aufgrund der Baukostenhöhe hätte die Auftragsvergabe ab 25.000 € dem Wettbewerb unterstellt werden müssen.
Nach Aussage des Fachbereiches würden zukünftig über diesen Rahmenvertrag nur noch Schäden beseitigt, die eine Wertgrenze von ca. 25.000 € nicht überschreiten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.17
Prüfung der Schulgirokonten und der Barkassen beim Gisbert-von-Romberg-Berufskolleg - PB 38/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08676-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), weist auf die Besonderheit hin, dass beim Gisbert-von-Romberg-Berufs-Kolleg zwei Schulgirokonten und 3 Barkassen bestehen. Alle Konten und Barkassen wurden geprüft. Mit Ausnahme der Barkasse für die Lehrbetriebsküche, die einen fehlerhaften Kassenbestand aufwies, sei grundsätzlich eine ordnungsgemäße Führung erfolgt. Im Rahmen der Prüfung sei festgestellt worden, dass das verwaltungsweit eingesetzte Bestell- und Katalogsystem nicht genutzt werde. Das Schulverwaltungsamt habe zugesichert, die Nutzung künftig sicherzustellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.18
Prüfung von Auszahlungen, Rückbuchungen und -überweisungen der Wirtschaftlichen Jugendhilfe unter Anwendung des IT-Verfahrens SoPart - PB 44/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08748-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet, dass es sich bei dem IT-Verfahren SoPart um ein sehr komplexes Verfahren handele; viele Problemfelder seien erst im Laufe der Nutzung deutlich geworden. Ferner geht sie ausführlich auf die Prüfungsfeststellungen und auf die Verbesserungsvorschläge des Rechnungsprüfungsamtes ein. Das Jugendamt habe die Feststellungen aufgegriffen und die Dienstanweisung überarbeitet sowie detaillierte Regelungen zur Bearbeitung von Rückbuchungen erstellt. Darüber hinaus beabsichtige das Jugendamt, Kontrollen einzuführen.

Rm Frank (CDU) fragt, ob die Dienstanweisung bereits erstellt und unterschrieben sei und ob hinreichend Schulungen durchgeführt würden.

Rm Klösel (SPD) stellt fest, dass es oberste Priorität der neu installierten Leitungsebene sein müsse, die Aufbau- und Ablauforganisation neu zu regeln. Es sei ihm bewusst, dass dies eine Mammutaufgabe sei. Besonderes wichtig sei es außerdem, die Mitarbeiter über die geforderte Arbeitsweise zu informieren.

Herr Hibbeln, stellv. Fachbereichsleiter des Jugendamtes (FB 51), bestätigt die Auffassung von Herrn Klösel und stellt heraus, dass das Jugendamt mit ca. 500 Mitarbeitern der größte städtische Fachbereich sei. Die tägliche Aufgabenerfüllung dürfe keinen Schaden nehmen. Als Sofortmaßnahme würden der Bereich der Wirtschaftlichen Jugendhilfe zentralisiert und Schulungen in allen Bereichen durchgeführt. Mit dem Verfahren „SoPart“ ergäben sich die Fragestellungen jedoch erst in der praktischen Arbeit. Es handele sich um die komplexeste Software, die bei der Verwaltung eingesetzt würde.

Rm Radtke (SPD) mahnt vor dem Hintergrund der Haushaltssituation eine schnelle Lösung an. Die Vorlage mache deutlich, dass die Situation ein Offenbarungseid für das Versagen der Dezernentin und der früheren Fachbereichsleitung sei. Ihn wundere, dass die Probleme erst 9 Monate nach Einführung des Verfahrens festgestellt worden seien. Er fordert von der Fachbereichsleitung ein schnelles Handeln.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.19
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund“ - PB 47/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08754-13)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht auf die Schwerpunkte der Prüfung ein, die zu positiven Ergebnissen geführt habe. Das Sondervermögen „Verpachtung Technologiezentrum Dortmund“ sei sehr gut aufgestellt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Situation im Jugendamt
Stellungnahme der Verwaltung zur Anfrage der CDU-Fraktion vom 23.11.2012
(Drucksache Nr.: 08449-12-E1)
(Drucksache Nr.: 08449-12-E4)


Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegt die nachfolgende Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 08449-12 E4) vom 16.01.2013 zum Antrag der CDU-Fraktion aus der Sitzung vom 29.11.2012 (Drucksache Nr.: 08849-12-E1) vor:

1. Wer trägt die Verantwortung für den Finanzhaushalt des Jugendamtes?

Antwort der Verwaltung:
Die Fachbereichsleitung des Jugendamtes.

2. Wurden bereits weitere als die bisher bekannten personelle Konsequenzen gezogen?

Antwort der Verwaltung:
Herr Klaus Burkholz und Herr Andreas Hibbeln wurden kommissarisch als Fachbereichs-
leitung bestellt.

3. Wurde bereits eine personelle Umorganisation vorgenommen?

Antwort der Verwaltung:
Bis auf die zu Ziffer 2 genannten personellen Konsequenzen bisher nicht. Der Fachbereich
gliedert sich zukünftig in einen fachlichen und einen kaufmännischen Bereich.

4. Wenn, ja, wie sieht die Umorganisation aus?

Antwort der Verwaltung:
Enfällt.

5. Wie hoch sind die ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten bis heute und mit
welchen Kosten ist für das kommende Jahr zu rechnen?

Antwort der Verwaltung:
Auf die Ratsvorlage DS 07961-12 „-wirtschaftliche Entwicklung der Aufwendungen im
Jugendamt im Bereich der Hilfe zur Erziehung in den Jahren 2011, 2012 und 2013“ wird
verwiesen.

6. Wie hoch sind die zu erwartenden Erstattungsbeiträge durch das Land NRW und welche
Kosten wurden bislang in Rechnung gestellt?

Antwort der Verwaltung:
Sofern sich die Frage auf Erstattungen im Bereich „unbegleitete minderjährige Flüchtlinge“
(UMF) bezieht, besteht nach § 89d SGB VIII in der Regel eine Erstattungspflicht für die
aufgewandten Transferleistungen durch ein vom Bundesverwaltungsamt in jedem
Einzelfall benanntes Land. Das ist nur zu einem geringen Teil das Land NRW.
Drüber hinaus erstattet das Land NRW einen Teil der nicht durch das SGB VIII
abgedeckten Kosten im Rahmend es Flüchtlingsaufnahmegesetzes (FlüAG). Dies waren in
den vergangenen Jahren jeweils 500.000€.
Für einen Teil der dem Jugendamt für die Betreuung UMF entstehenden Personalkosten
hat das Land NRW in den vergangenen Jahren jeweils 250.000 € erstattet.
Es ist beabsichtigt mit dem Herrn Staatssekretär aus dem Jugendministerium ein Gespräch
mit dem Ziel zu führen, dass das Land die Kosten, welche bisher nicht erstattet werden,
übernimmt.

7. Sind bereits Forderungen an Dritte verjährt?

Antwort der Verwaltung:
Verjährte Forderungen gegenüber Dritten sind derzeit nicht bekannt. Dieser Komplex wird
im Rahmen der bestehenden Prüfaufträge und der Neuorganisation des Jugendamtes
untersucht.

8. Gibt es Dienstvorschriften, die die Arbeitsabläufe im Jugendamt vorschreiben? Wir bitten
um Darstellung, welche das sind?

Antwort der Verwaltung:
Es gibt verschiedenen Dienstanweisung und Verfahrensbeschreibungen, die die Arbeit
im Jugendamt regeln. Insbesondere die „Dienstanweisung zur Berechnung und
Zahlbarmachung von Jugendhilfe nach dem SGB VIII, Sozialhilfe nach dem SGB VII und
sonstiger Leistungen des Fachbereichs 51“ regelt die Dienstgeschäfte in der Bearbeitung
des IT- Fachverfahrens Sopart. Es ist aber festzustellen, dass zahlreiche Vorschriften
angepasst oder ergänzt werden müssen.

9. Sind die Zuständigkeiten und Aufgaben in einem „Geschäftsverteilungsplan“ geregelt/
dargestellt?

Antwort der Verwaltung:
Die Aufbauorganisation des Jugendamtes ist in einem Organigramm (Stand: 01.01.2012)
beschrieben. Die Aufgabengliederung ist in einem Aufgabengliederungsplan beschrieben,
der nicht mehr aktuell ist. Beides ist im Rahmen der Neuorganisation an die veränderten
Anforderungen anzupassen.

10. Welche Mitarbeiter bzw. Führungskräfte haben bei vorliegenden Rechnungen
abschließendes Zeichnungs – bzw. Anweisungsrecht?

Antwort der Verwaltung:
Die GAKAV - Ermächtigungen für den Fachbereich 51 sind in der entsprechenden Lotus-
Notes Datenbank aktualisiert und erfasst worden. Eine Auflistung der AGA -
Ermächtigungen liegt ebenfalls vor. Im Rahmen der Neuorganisation müssen die
Ermächtigungen überprüft werden.

11. Gibt es ein monatliches Controlling über den finanziellen Status im Jugendamt?

Antwort der Verwaltung:
Es wird ein monatlicher Prognosebericht zum Teilergebnis- und Teilfinanzplanes erstellt.
Mit der Einführung des IT-Fachverfahrens Sopart sind geeignete finanzwirtschaftliche
Controllingaussagen seit Mai 2012 im Bereich der Hilfe zur Erziehung überhaupt erst
möglich geworden. Die Datenqualität muss aber weiter verbessert werden.

12. Gibt es ein sogenanntes „Vieraugenprinzip“ vor einer Rechnungsbegleichung?

Antwort der Verwaltung:
Um fachlichen und sicherheitstechnischen Ansprüchen gerecht werden zu können, werden
Fälle im SoPart-Verfahren grundsätzlich nach dem „Vier-Augenprinzip“ behandelt.
Näheres regelt die o.g. Dienstanweisung.

13. Sind die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter im Jugendamt vorgeschrieben, wenn dort
Rechnungen eingehen? Wir bitten dies ggf. anhand eines Ablaufdiagramms darzustellen.

Antwort der Verwaltung:
Die GAKAV trifft Regelungen zu den Arbeitsabläufen im Rechnungswesen. Darüber
hinaus existieren keine Beschreibungen. Diese müssen in Folge der Neuorganisation
erstellt werden.

14. Sind zu den in Rede stehenden offenen Rechnungen Zahlungserinnerungen eingegangen?

Antwort der Verwaltung:
Der finanzwirtschaftlichen Problematik 2012 liegt im Wesentlichen eine fehlerhafte
periodengerechte Abgrenzung 2011/2012 zu Grunde. Nach heutiger Erkenntnis ist dies
nicht auf offene Rechnungen zurück zuführen.

15. Wer ist für eventuell eingehende Zahlungserinnerungen zuständig? Wie sind die
Überwachungsfristen und von wem werden sie nachvollzogen?

Antwort der Verwaltung:
Nach heutiger Erkenntnis spielten Zahlungserinnerungen bei der finanzwirtschaftlichen
Problematik 2012 keine wesentliche Rolle. Es ist aber festzustellen, dass Rechnungen und
Zahlungserinnerungen heute an verschiedenen Stellen im Jugendamt und in allen
dezentralen Einrichtungen eingehen. Mit der Neuorganisation werden sich auch hier
Veränderungen ergeben müssen. Ein erster Schritt wird Anfang 2013 mit der
Zentralisierung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe gemacht.

16. Welche dienstrechtlichen Vorschriften greifen, wenn gegen Dienstvorschriften bezüglich
der Arbeitsabläufe verstoßen wird?

Antwort der Verwaltung:
Verfehlungen städt. Mitarbeiter/innen gegen Arbeits-/Dienstpflichten können arbeits- bzw.
disziplinarrechtlich geahndet werden. Dienstrechtliche Vorschriften hierzu: Für
Tarifbeschäftigte gilt das allgemeine Arbeitsvertragsrecht, beamtenrechtliche
Verfehlungen werden nach dem Landesdisziplinargesetz NRW geahndet.

17. Wer ist als Vorgesetzter in der Verwaltung aufgefordert, solche dienstrechtlichen
Maßnahmen bei Verstößen umzusetzen?

Antwort der Verwaltung:
Sofern Verfehlungen (z.B. durch die unmittelbaren Vorgesetzten, StA 14 etc.) festgestellt
werden, prüft das Personal- und Organisationsamt, ob und ggfs. welche arbeitsrechtlichen
bzw. disziplinarrechtlichen Maßnahmen erforderlich sein könnten. Die notwendigen
Maßnahmen werden durch StA 11 ausgesprochen.

18. Geht die Verwaltung davon aus, dass im vorliegenden Fall gegen Vorschriften verstoßen
wurde und sieht sie dienstrechtliche Maßnahmen als nötig an?

Antwort der Verwaltung:
Derzeit liegen dem Personal- und Organisationsamt keine Erkenntnisse über tatsächliche
Verfehlungen (Pflichtverstöße) einzelner Mitarbeiter/innen des Jugendamtes vor.

19. Welche dienstrechtlichen Maßnahmen wären bei Verstößen gegen Vorschriften im
vorliegenden Fall theoretisch möglich?

Antwort der Verwaltung:
Sollten konkrete Verfehlungen festgestellt werden, können diese mit der gesamten
Bandbreite des Arbeits- bzw. Disziplinarrechts geahndet werden. Dabei richtet sich die Art
der Maßnahme u. a. nach der Schwere der Verfehlung bzw. Dienstpflichtverletzung.

Rm Frank (CDU) äußert sein Befremden über die Art der Beantwortung; die Fragen seien nur unzureichend beantwortet worden. Er geht beispielhaft auf einige Antworten ein.

Rm Böhm (CDU) fragt nach den Verantwortlichen für die Beantwortung.

Herr Hibbeln, stellv. Fachbereichsleiter des Jugendamtes (FB 51), teilt mit, dass die Fragen je nach Zuständigkeitsbereich vom Jugendamt (FB 51) und vom Personal- und Organisationsamt (FB 11) beantwortet worden seien.

Herr Burkholz, Fachbereichsleiter des Jugendamtes (FB 51), ergänzt, dass beim Jugendamt die Fragen von ihm und Herrn Hibbeln beantwortet worden seien. Beim Personal- und Organisationsamt sei davon auszugehen, dass diese der Fachbereichsleiter beantwortet habe.
Rm Radtke (SPD) teilt die Auffassung von Rm Frank, dass die Beantwortung sehr dürftig sei. Er erwarte, dass die Verwaltung die Fragen ausführlich beantworte. Ansonsten sei eine Sonder-sitzung mit allen Verantwortlichen der Verwaltung unumgänglich.

Rm Klösel (SPD) empfindet die Art der Beantwortung als eine Frechheit. Insbesondere verweist er auf die Antwort zu Ziffer 7.

Herr Hibbeln (FB 51) versichert, die Fragen nach bestem Wissen und Gewissen beantwortet zu haben. Zu der Höhe der Forderungen, die möglicherweise verjährt seien, könne zurzeit keine Angabe gemacht werden, da dies gerade geprüft werde. Grundsätzlich gebe es momentan um-fangreiche Prüfaktivitäten.

Rm Böhm (CDU) verdeutlicht, dass nicht allen Ratsmitgliedern die Strukturen der Verwaltung so hinreichend bekannt seien, sodass nicht alle Antworten für deren Verständnis klar formuliert seien.

Rm Düdder (SPD) vermisst die Anwesenheit der Dezernentin und möchte wissen, ob ihr der Fragen- und Antwortkatalog bekannt sei.

Herr Hibbeln (FB 51) antwortet, dass dieser selbstverständlich auf dem Unterschriftsweg über das Dezernatsbüro von Frau StRin Bonekamp gegangen sei.

Rm Frank (CDU) bemängelt, dass keinerlei dienst- bzw. arbeitsrechtliche Schritte eingeleitet worden seien. Kritikwürdig sei grundsätzlich, dass bei Verfehlungen städtischer Mitarbeiter bisher keine schärfere Reaktion, als eine Ermahnung bzw. Abmahnung, erfolgt sei. Des Weiteren fordert er, dass für die Beantwortung der Fragen künftig die Anwesenheit der Dezernentin zwingend erforderlich sei.

Rm Radtke (SPD) erinnert an die Beantwortung seiner im Protokoll aufgeführten Frage aus der Sitzung am 29.11.2012:
„Sind aus den vorangegangenen Prüfungen Konsequenzen gezogen worden und wieso
haben diese nicht gegriffen?“

Rm Böhm (CDU) stellt fest, dass die im Protokoll auf Seite 18 von der SPD-Fraktion gestellte Frage noch nicht beantwortet wurde. Er schlägt vor zu beschließen, dass sämtliche offenen Fragen der CDU- Fraktion - dazu zählen die Fragen 1-19-, die im Protokoll aufgeführte Frage der SPD-Fraktion und die Fragen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen noch einmal hinreichend beantwortet werden. Der Ausschuss erwarte, dass die zuständige Dezernentin in der nächsten Rechnungsprüfungsausschusssitzung anwesend ist.

Rm Langhorst (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) verdeutlicht, dass für seine Fraktion die fachliche Beantwortung der Fragen wichtig sei; die Präsenz der Dezernentin sei nachrangig.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss bei einigen Enthaltungen mehr-heitlich folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Verwaltung auf, sämtliche offenen Fragen der CDU- Fraktion - dazu zählen die Fragen 1-19, die im Protokoll aufgeführte Frage der SPD-Fraktion und die Fragen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen noch einmal hinreichend zu beantworten und erwartet die Anwesenheit der zuständigen Dezernentin in der nächsten Rechnungsprüfungsausschusssitzung.


zu TOP 3.2
Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Stellungnahme der Feuerwehr
(Drucksache Nr.: 08091-12)

Der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU), weist darauf hin, dass die Vorlage auf Wunsch von
Rm Noltemeyer aus der Sitzung am 29.11.2012 in die heutige Sitzung geschoben wurde, da noch Klärungsbedarf bestanden habe.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/ Die Grünen) möchte wissen, wie die Mitarbeiter zum ordnungs-gemäßen Führen von Fahrtenbüchern sensibilisiert würden.

Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr (FB 37), teilt mit, dass hierzu eine Dienstanweisung erstellt worden sei, die sich bereits auf dem Unterschriftsweg befände.
Außerdem seien die Mitarbeiter hierzu eingehend informiert worden. Darüber hinaus seien stich-probenartig 30 Fahrtenbücher geprüft worden, bei denen lediglich 1 Fahrtenbuch beanstandet worden sei.

Rm Kunstmann (Bündnis 90/ Die Grünen) fragt, wieso Zwischenziele nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden seien.

Herr Aschenbrenner erklärt, dass es im Zusammenhang mit der Fahrt von einer Feuerwache zu einer anderen Feuerwache vorkomme, dass eine weitere Feuerwache angefahren werde. Dieses Zwischenziel würde nicht dokumentiert.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme der Feuerwehr vom 05.10.2012 zur Kenntnis.



Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Herrn Böhm – um 17:10 Uhr geschlossen.





Böhm Dr. Eigenbrod Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin