Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)

über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 22.11.2018
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 17:05 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Heinz-Dieter Düdder

CDU-Fraktion

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Uwe Wallrabe

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Markus Happe

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung 3. Rechnungsprüfungsamt

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 22.11.2018, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.09.2018


2. Prüfungsberichte

2.1 Belegprüfung in der Dortmund-Agentur (FB 3) - Druckzentrum - PB 49/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12271-18)

2.2 Betätigungsprüfung "Gesellschaft für City-Marketing Dortmund mbH" - PB 45/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12242-18)

2.3 Bestätigung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015 - PB 51/2018
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12319-18)
- Sitzungsunteralgen wurden im Rahmen eines Sonderversandes zugestellt -

2.4 Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 - PB 50/2018
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12321-18)
- Sitzungsunteralgen wurden im Rahmen eines Sonderversandes zugestellt -

2.5 Prozessorientierte Prüfung der Zweitwohnungssteuer im Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) - PB 42/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11843-18)

2.6 Belegprüfung im Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) - PB 53/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12596-18)

2.7 Berechtigungsmanagement SAP-GES - PB 44/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12236-18)

2.8 Kassenprüfungen bei den Stadtteilbibliotheken der Kulturbetriebe (EB 41) - PB 40/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12210-18)

2.9 Belegprüfung bei den Kulturbetrieben (EB 41) - Schwerpunkt Zuwendungen - PB 41/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12208-18)


2.10 Kassenprüfung in den Bezirksverwaltungsstellen Hörde und Lütgendortmund (FB 33) - PB 52/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12389-18)

2.11 Belegprüfung (kreditorisch) im Amt für Feuerwehr, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz (FB 37) - PB 38/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12209-18)

2.12 Prüfung der Schulgirokonten der Gymnasien - PB 48/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12385-18)

2.13 Kassenprüfung im Jugendamt (FB 51) - Jugendfreizeitstätten (JFS) - PB 39/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12044-18)

2.14 Kreditorische Belegprüfung im Amt für Wohnen und Stadterneuerung (FB 64) - PB 47/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12494-18)

2.15 Kassenprüfung im Betriebsrestaurant - PB 46/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12222-18)

2.16 Prüfung der Personalwirtschaft im Personal- und Organisationsamt (FB 11) - PB 37/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12212-18)

3. Verschiedenes

3.1 Zwischenbericht zum Projekt "Überprüfung der IT-Fachverfahren als Vorverfahren zum gesamtstädtischen Rechnungswesen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11267-18)

3.2 Sachstandsbericht der Verwaltung zur Anfrage der CDU-Fraktion zum Thema:
Schlußabrechnung Dortmunder U
(Drucksache Nr.: 11861-18-E3)



3.3 Sachstandsbericht zur Umsetzung von Maßnahmen zum PB 22/2018 (Debitorische Belegprüfung bei der Feuerwehr - FB 37)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12725-18)

3.4 Sachstandsbericht des Eigenbetriebs Stadtentwässerung (EB 70) zur technischen Belegprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12629-18)

3.5 Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Prüfung "Laufende Programmänderungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12702-18)

3.6 Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2019
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12124-18)

Die Sitzung wird von der Vorsitzenden - Frau Dr. Petra Tautorat - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Dr. Eigenbrod benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.09.2018

Die Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.09.2018 wird genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Belegprüfung in der Dortmund-Agentur (FB 3) - Druckzentrum - PB 49/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12271-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Betätigungsprüfung "Gesellschaft für City-Marketing Dortmund mbH" - PB 45/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12242-18)

Rm Spieß (SPD) verweist auf die Stellungahme der Kämmerei (FB 20) und fragt, ob die Anregungen des Rechnungsprüfungsamtes an die Gesellschaft weitergeleitet worden seien und umgesetzt würden.

Herr Heynen, stellv. Fachbereichsleiter der Kämmerei, führt aus, dass mit der Gesellschaft hierzu Kontakt aufgenommen worden sei. Eine Gesellschaftsvertragsänderung müsse notariell erfolgen. Die Anregungen des Rechnungsprüfungsamtes seien aufgenommen worden. Aus Kostengründen würde die Vertragsänderung erst bei nächster Gelegenheit erfolgen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Bestätigung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015 - PB 51/2018
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12319-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Gesamtabschluss geprüft und beschließt einstimmig, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund bestätigt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungs-prüfungsamt geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015 und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Gesamtabschluss 2015 ausgewiesene Gesamtjahresfehlbetrag der Stadt Dortmund in Höhe von 341.866.037,51 € durch die Allgemeine Rücklage gedeckt wird.


zu TOP 2.4
Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 - PB 50/2018
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12321-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt einstimmig, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2017 ausgewiesene Jahresfehlbetrag in Höhe von 8.847.652,13 € durch die Allgemeine Rücklage gedeckt wird.


zu TOP 2.5
Prozessorientierte Prüfung der Zweitwohnungssteuer im Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) - PB 42/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11843-18)

Rm Urbanek (AfD) erhebt die Forderung eines Sachstandsberichtes zur Mängelabarbeitung bis zur Sommerpause 2019. Ferner fragt er, ob der Verwaltungsaufwand die Höhe der Steuereinnahmen decke.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), teilt mit, dass dies nicht Gegenstand der Prüfung gewesen sei. Wenn der Rat die Erhebung der Steuer beschließe, müsse vom Fachbereich Stadtkasse und Steueramt die Steuerfestsetzung und -beitreibung durchgeführt werden.

Herr Neuhaus, Leiter des Fachbereiches Stadtkasse und Steueramt (FB 21) ergänzt, dass die Zweitwohnungssteuer eine Lenkungssteuer darstelle, die die Einwohner dazu anregen solle, sich mit Hauptwohnsitz anzumelden.

Rm Noltemeyer (B´90/Die Grünen) hinterfragt, wieso es nicht frühzeitig auffalle, dass nur ein Bruchteil der Steuerklärungen zurückkomme.

Herr Neuhaus (FB 21) erläutert, dass die Steuerfestsetzungsfrist vier Jahre betrage und es aufgrund der Personalknappheit erforderlich sei, Prioritäten zu setzen. Er sichert einen Sachstandsbericht bis zur Sommerpause 2019 zu.

Die Vorsitzende, Rm Dr. Tautorat (Die Linke/Piraten), bittet darum, die Zusage von Herrn Neuhaus zu protokollieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.6
Belegprüfung im Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) - PB 53/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12596-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.7
Berechtigungsmanagement SAP-GES - PB 44/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12236-18)

Auf Nachfrage erläutert Herr Neuhaus, Leiter des Fachbereiches Stadtkasse und Steueramt (FB 21), ausführlich den Verfahrensablauf für das Zustandekommen der Berechtigungsmatrix in Form einer Excel-Tabelle.

Rm Giebel (SPD) stellt fest, dass SAP diese Möglichkeiten auch systemübergreifend liefere. Es sei für ihn nach wie vor unklar, wie die Vorgehensweise hinsichtlich neuer Berechtigungen oder Berechtigungsänderungen zwischen den Fachbereichen und dosys. erfolge.

Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), führt aus, dass hierfür eine Datenbank auf Basis von Lotus Notes existiere, der sogenannte virtuelle IT-Koordinator. Hierüber erfolge die Kommunikation zwischen den Fachbereichen und dosys. zwecks Einrichtung neuer User mit den erforderlichen Berechtigungen bzw. Berechtigungsänderungen.

Auf Nachfrage von Rm Gebel (Die Linke/Piraten) ergänzt er, dass die Lotus Notes-DB nur ein Kommunikationsmedium sei, welches die Autorisierungen dokumentiere.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.






zu TOP 2.8
Kassenprüfungen bei den Stadtteilbibliotheken der Kulturbetriebe (EB 41) - PB 40/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12210-18)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Belegprüfung bei den Kulturbetrieben (EB 41) - Schwerpunkt Zuwendungen - PB 41/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12208-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Kassenprüfung in den Bezirksverwaltungsstellen Hörde und Lütgendortmund (FB 33) - PB 52/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12389-18)

Rm Frank (CDU) fragt nach der Anzahl von Systemausfällen, die als Begründung für den Einsatz von Untervorschusskassen zur Barkassierung angeführt würden.

Rm Düdder (SPD) bittet u. a. über den Stand der Einführung des neuen Verfahrens Hess-MPA zu berichten.

Herr Kruse, Leiter der Bürgerdienste (FB 33), erläutert, dass es im letzten Jahr lediglich einen Systemausfall über einen Zeitraum von 2 Stunden gegeben habe. Ferner berichtet er, dass die letzten vier Kassenautomaten Ende November installiert würden, sodass ab Dezember der vollständige Übergang in die neue Version HESS-MPA erfolgen könne. Danach werde die Häufigkeit der Ausfälle beobachtet. Ziel sei es, die Barkassen bis Mitte des nächsten Jahres aufzuheben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.11
Belegprüfung (kreditorisch) im Amt für Feuerwehr, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz (FB 37) - PB 38/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12209-18)

Rm Spieß (SPD) kritisiert, dass in den Stellungnahmen des Fachbereiches 37 die festgestellten Mängel wiederkehrend damit begründet würden, dass Verwaltungshandeln nicht die Kernkompetenz des feuerwehrtechnischen Personals sei und kein Risiko für dolose Handlungen bestehe. Seine Fraktion erwarte, dass das Konzept für das Beschaffungswesen bis zum 30.06.2019 umgesetzt sei.
Zu den Feststellungen hinsichtlich des Lieferantenrabatts bittet er, die Unterschiede zu Begrifflichkeiten des RPAs „Gesamtverwaltung“ und der Feuerwehr „andere Fachbereiche“ zu verdeutlichen. Ferner hinterfragt er die Beschaffungen bei einer Firma, die schon Gegenstand der Prüfung im Jahr 2011 gewesen sei und möchte wissen, warum weiterhin Vergaben an diese Firma erfolgen.

Herr Aschenbrenner, Leiter des Amtes für Feuerwehr, Rettungsdienst u. Bevölkerungsschutz (FB 37), erläutert das bereits implementierte Beschaffungsmanagement und begründet die Erforderlichkeit für Beschaffungen durch eine Vielzahl von feuerwehrtechnischen Mitarbeitern. Um die Sensibilität für ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln zu erhöhen, würden künftig intensive Qualifizierungen durchgeführt. Ferner seien zwischenzeitlich bereits Konzepte zum Internen Kontrollsystem und zum Beschaffungswesen sowie ein Maßnahmenkatalog erarbeitet worden. Es werde darauf hingearbeitet, die Umsetzung bis zum 30.06.2019 zu realisieren.
Zur Rabattgewährung führt er aus, dass die Differenz der Einkäufe möglicherweise darauf beruhe, dass auch andere Fachbereiche Beschaffungen über diese Firma abwickeln würden. Nach welchen Kriterien das Rabattkonto bei der Firma geführt werde, hätte bisher nicht nachvollzogen werden können. Die Frage, warum weiterhin Aufträge an die von Rm Spieß erwähnte Firma erteilt werden, könne er nicht zweifelsfrei beantworten. Generell müssten gravierende Gründe vorliegen, um einen Ausschluss rechtfertigen zu können.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), hebt hervor, das von der Firma gegenüber der Feuerwehr angegebene Beschaffungsvolumen könne mit den ausgewerteten Zahlen der Gesamtverwaltung nicht in Übereinstimmung gebracht werden. Private Käufe im Namen der Feuerwehr könnten daher nicht sicher ausgeschlossen werden.

Auf Nachfrage von Rm Noltemeyer (B`90/Die Grünen) teilt Herr Aschenbrenner mit, dass Bestellungen bereits gebündelt würden und es für bestimmte Beschaffungsarten bereits einzelne Rahmenverträge gebe. Man arbeite daran, zukünftig weitere Bedarfe über Rahmenverträge abzuwickeln. Es müsse bedacht werden, dass es sich bei der Feuerwehr um einen 24-Stunden-Betrieb handele, der jederzeit einsatzbereit sein müsse, sodass Beschaffungen zeitnah von rund 60 Mitarbeitern zu tätigen seien.

Rm Urbanek (AfD) vertritt die Auffassung, dass es sich hierbei um ein organisatorisches Problem handle.

Die Vorsitzende, Rm Dr. Tautorat (Die Linke/Piraten), verweist auf das Klinikum Dortmund, in dem ebenfalls ein funktionierender 24-Stunden-Betrieb aufrechterhalten werden müsse, aber hier ein zentraler Einkauf die Beschaffungen durchführe.

Rm Reppin (CDU) fragt, ob Herr Aschenbrenner denn die Möglichkeit von Beschaffungen für private Zwecke verbindlich ausschließen könne. Ferner bittet Rm Klösel (SPD) näher zu erläutern, weshalb 10 Tresore beschafft worden seien, obwohl nur ein Tresor benötigt wurde.

Herr Aschenbrenner führt aus, kriminelles Handeln könne nie ganz ausgeschlossen werden. Es gebe aber Anstrengungen, um durch ein Kontrollsystem die Risiken zu minimieren. Zum Beschaffungsvorgang „Tresore“ teilt er mit, dass aus wirtschaftlichen Erwägungen die Anzahl beschafft worden sei, die erfahrungsgemäß innerhalb eines Jahres benötigt werde. Er räume ein, dass der Bedarf nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden sei.

Rm Frank (CDU) begründet die Anfrage seiner Fraktion vom 15.11.2018 (Drucksache Nr.: 12209-18-E1). Er bittet die Verwaltung, die von Rm Spieß (SPD) gestellten Fragen, zum Lieferantenrabatt und zum möglichen Ausschluss einer Firma von Vergaben, bis zur nächsten Sitzung schriftlich zu beantworten. Ferner greift er den Antrag von Rm Spieß für seine Fraktion auf, das Konzept für das Beschaffungswesen bis zum 30.06.2019 umzusetzen.

Anschließend nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Prüfung der Schulgirokonten der Gymnasien - PB 48/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12385-18)

Frau Weinberg, Bereichsleiterin des Schulverwaltungsamtes (FB 40), teilt auf Nachfrage mit, dass Beschaffungen der Schulen generell über städtische Rahmenverträge abgewickelt werden sollten. Schulen, die dies noch nicht flächendeckend umsetzen, würden auf die verpflichtende Nutzung hingewiesen.

Rm Plieth (B`90/Die Grünen) fragt, welche Art von Serviceleistungen im Zusammenhang mit den Prüfungen der Schulgirokonten an 2 Schulen erbracht worden seien und ob diese Leistungen nicht auch für andere Schulen realisierbar seien.

Frau Weinberg (FB 40) teilt mit, dass es sich hierbei um vielfältige Fragen im Umgang mit den Schulgirokonten gehandelt habe. Konkrete Prüfungen mit einem sich anschließenden Bericht würden jedoch gesondert durchgeführt. Nach endgültiger Besetzung von zwei Planstellen sollten die Prüfungshandlungen ausgeweitet werden.
Die Frage von Rm Gebel (Die Linke/Piraten), wofür die Summe von 178 T€ auf einem Schulgirokonto benötigt werde, könne sie nicht zweifelsfrei beantworten. Sie sichert zu, dies verbindlich zu klären und im Nachgang schriftlich zu beantworten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Kassenprüfung im Jugendamt (FB 51) - Jugendfreizeitstätten (JFS) - PB 39/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12044-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.14
Kreditorische Belegprüfung im Amt für Wohnen und Stadterneuerung (FB 64) - PB 47/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12494-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.15
Kassenprüfung im Betriebsrestaurant - PB 46/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12222-18)

Rm Urbanek (AfD) regt an, künftig Vorlagen im nichtöffentlichen Teil zu behandeln, in denen der Umgang mit Bargeldbeständen behandelt würde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), nimmt die Anregung auf.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.16
Prüfung der Personalwirtschaft im Personal- und Organisationsamt (FB 11) - PB 37/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12212-18)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Zwischenbericht zum Projekt "Überprüfung der IT-Fachverfahren als Vorverfahren zum gesamtstädtischen Rechnungswesen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11267-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Zwischenbericht zum Projekt „Überprüfung der IT-Vorverfahren zum gesamtstädtischen Rechnungswesen“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Sachstandsbericht der Verwaltung zur Anfrage der CDU-Fraktion zum Thema:
Schlußabrechnung Dortmunder U
(Drucksache Nr.: 11861-18-E3)
Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 11861-18-E4)
Zu dem Sachstandsbericht der Verwaltung vom 05.11.2018 (Drucksache Nr.: 11861-E3) liegt dem Rechnungsprüfungsausschuss folgende Anfrage der CDU-Fraktion vom 15.11.2018 (Drucksache Nr.: 11861-18-E4) vor:

Aus der Stellungnahme zum o.g. TOP durch die Verwaltung, ergeben sich für die CDU-Fraktion noch an einigen Stellen Klärungsbedarfe.

Wir bitten daher um die schriftliche Beantwortung der folgenden Fragen:

1.) Bis wann werden die Honorarforderungen von ZWP Ing AG abschließend geprüft?

2.) Warum wurde von der Fa. Gerber noch keine Schlussrechnung vorgelegt?

Wann ist mit einer Schlussrechnung zu rechnen?

3.) Wofür fallen zusätzliche Honorarforderungen für vorgenanntes Unternehmen an?

4.) Wurde letztendlich geprüft, ob noch Regressansprüche gegen Planer und Baucontroller
anstehen?

5.) Wie hoch sind die Zahlungen, die bereits an Projektplaner und Baukontroller geleistet
wurden?


Rm Frank (CDU) geht auf die Anfrage seiner Fraktion näher ein und bittet die Verwaltung, diese bis zur nächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses schriftlich zu beantworten.

Darüber hinaus nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss die Stellungnahme der Verwaltung vom 05.11.2018 (Drucksache Nr.: 11861-18-E3) zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Sachstandsbericht zur Umsetzung von Maßnahmen zum PB 22/2018 (Debitorische Belegprüfung bei der Feuerwehr - FB 37)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12725-18)

Rm Frank (CDU) fragt im Hinblick auf die Aufarbeitung der vorhandenen Arbeitsrückstände nach der Anzahl der benötigten Mitarbeiter*innen.

Herr Aschenbrenner, Leiter des Amtes für Feuerwehr, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz (FB 37), teilt mit, dass zwei Planstellen ausgeschrieben seien und darüber hinaus hierfür studentische Hilfskräfte eingestellt würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Feuerwehr zur Kenntnis.

zu TOP 3.4
Sachstandsbericht des Eigenbetriebs Stadtentwässerung (EB 70) zur technischen Belegprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12629-18)

Auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) teilt Herr Niggemann, kfm. Betriebsleiter der Stadtentwässerung Dortmund (FB 70), mit, dass das Regelwerk mit allen beteiligten Fachbereichen abgestimmt sei. Der Fachbereich Stadtkasse und Steueramt habe Anmerkungen zur Datenschutzgrundverordnung abgegeben, die in die Geschäftsanweisung eingepflegt werden müssten. Die für den Oberbürgermeister unterschriftsreife Geschäftsanweisung werde in Kürze erstellt.
Ferner weist Herr Niggemann darauf hin, dass in Bezug auf das Nachtragsmanagement die Arbeitsweisen der Fachbereiche unterschiedlich seien. Es werde zurzeit an einer Standardisierung gearbeitet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Prüfung "Laufende Programmänderungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12702-18)

Auf Wunsch von Rm Giebel (SPD) sichert Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), zu, den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses bis Mitte 2019 einen Zwischenbericht zum Stand der noch fehlenden Beschreibungen und Regelwerke vorzulegen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.


zu TOP 3.6
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2019
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 12124-18)

Die Einbringung des Haushaltsplanentwurfes wurde ohne Empfehlung weiterleitet.


Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden, Frau Dr. Tautorat, um 17:05 Uhr
geschlossen.



Dr. Tautorat Dr. Eigenbrod Litschke
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin


(See attached file: NS Anlage12022019.pdf)