Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 28.08.2008
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 17:35 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors.
Rm Emmanouil Daskalakis
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Heinrich Mause i. V. für Rm Thomas Pisula
Rm Jürgen Böhm i. V. für Rm Ute Uhrmann
Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Ingrid Krämer-Knorr
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Margot Pöting
Rm Gabriele Schnittker
Rm Sven Schulz
Rm Jutta Starke
Rm Michael Taranczewski
Rm Richard Utech

B90/Die Grünen
Rm Barbara Blotenberg
Rm Dr. Jürgen Brunsing

Bürgerliste/FDP
Rm Hans-Josef Tokarski

2. Mitglieder ohne Stimmrecht
Rm Axel Thieme (DVU)

3. Verwaltung
5. Gäste
Herr Haarmann (EDG)



Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 28.08.2008, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses (30. Sitzung) und des Rechnungsprüfungsausschusses (17. Sitzung) am 24.04.2008

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 05.06.2008

2. Prüfungsberichte

2.1 Software-Aktivierung der SAP-Anwendungen -PB19/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12248-08)


2.2 Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das Jahr 2007; PB 28/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12343-08)


2.3 Prüfung der Barzahlungen des Zentralen Dienstes des Ordnungsamtes - PB 20/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12355-08)


2.4 Prüfung der Aufnahme und Nachweisung des beweglichen Vermögens bei dem Eigenbetrieb "Kulturbetriebe Dortmund" - Schwerpunkt Museen - PB 51/06
Beschluss
(Drucksache Nr.: 12313-08)


2.5 Versorgung von Behinderten mit Körperersatzstücken und größeren Hilfsmitteln zu Lasten des überörtlichen Sozialhilfeträgers durch das Sozialamt; PB 14/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12287-08)


2.6 Durchführung von Vorprüfungen im Sozial- und Jugendamt; PB 23/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12345-08)


2.7 Prüfung des Schulgirokontos des Konrad-Klepping Berufskollegs für das Jahr 2007 - PB 10/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12391-08)


2.8 Prüfung der Gebührenfestsetzung, -erhebung und -vereinnahmung für baurechtliche Angelegenheiten beim Stadtplanungs- und Bauordnungsamt -StA 61-; PB 08/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11755-08)
Verweis auf die Beschlussvorlage der Sitzung vom 05.06.2008



3. Antrag

3.1 Abruf von Sitzungsunterlagen im Internetauftritt der Stadt Dortmund
Antrag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 12581-08)





Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift der öffentlichen Sitzung wird Rm Daskalakis
(CDU) benannt.

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift der nichtöffentlichen Sitzung wird Rm
Dr. Eigenbrod (CDU) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses (30. Sitzung) und des Rechnungsprüfungsausschusses (17. Sitzung) am 24.04.2008
Rm Dr. Eigenbrod (CDU) bemängelt, dass in der Niederschrift lediglich die Antworten durchnummeriert worden seien, ohne die Fragen aufzuführen.

Der Vorsitzende Herr Sauer gibt zu bedenken, dass die Niederschrift im HFA bereits genehmigt worden sei. Er bestätigt jedoch, dass es unbefriedigend sei, wenn man nur Antworten hätte, ohne die Fragen zu kennen.

Rm Radtke (SPD) schlägt vor, den Fragenkatalog der CDU-Fraktion der Niederschrift anzuhängen.

Mit dieser Ergänzung wird die Niederschrift vom Rechnungsprüfungsausschuss in der vorliegenden Form genehmigt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 05.06.2008
Die Niederschrift über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Software-Aktivierung der SAP-Anwendungen -PB19/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12248-08)
Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), führt in die Thematik ein und stellt die wesentlichen Prüfungsergebnisse vor.

Zunächst stellt Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) fest, dass dosys. über einen längeren Zeitpunkt gegen die Gemeindehaushaltsverordnung verstoßen habe. Bei der Untersuchung der angeführten Stichprobe vermisse er Informationen über deren Zusammensetzung und damit über die Bedeutung der Programmänderungen. Aufgrund der nicht zufrieden stellenden Stellungnahme von dosys. stellt Rm Dr. Brunsing den Antrag, die Vorlage neu zu bearbeiten oder bis zur nächsten Sitzung eine entsprechende Ergänzung beizubringen, die die vorgeschlagenen Maßnahmen und deren Umsetzung erläutere.

Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), ergänzt, dass nicht die Qualität der Programmänderungen geprüft worden sei, sondern ob Freigaben vorgelegen haben. Dies erfolgte auf verschiedenen Systemlinien, über die detailliert berichtet werden könne.

Rm Radtke (SPD) stellt fest, dass die Programmänderungen erst nach Zustimmung durch die Prüfinstanzen in Betrieb hätten gehen dürfen. Er bittet dosys. um eine Erklärung hierfür. Ferner möchte Rm Radtke wissen, welche Gegenmaßnahmen dosys. ergriffen habe, damit jede Änderung zur Freigabe angemeldet werde und welche Auswirkungen dies gehabt habe.

Herr Borchard (dosys.) nimmt zu den Fragen Stellung und bemerkt, dass sich der größte Teil der Änderungen auf das SAP-System selbst beziehe. Die Erfassung und Freigabe jeder Programmänderung erfolge bei dosys. über das bestehende „geregelte Veränderungsmanagement“. Als Verbesserung wolle man künftig jede Änderung in der für alle einsehbaren Freigabedatenbank dokumentieren.

Im Verlauf der anschließenden Diskussion zieht Rm Dr. Brunsing seinen mündlich gestellten Antrag zurück und verzichtet darauf, dem Protokoll eine Auflistung beifügen zu lassen, die die Bewertung der Änderungsfälle beinhaltet. Er erwartet eine ausführliche Darstellung der Änderungsvorschläge gemäß Seite 3 der Vorlage. Über deren Umsetzung bis Ende 2008 sollen die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses in Kenntnis gesetzt werden.

Rm Starke (SPD) erläutert abschließend die Komplexität des SAP-Systems.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14), sagt zu, das Thema mit der Prüfung der Verfahrensänderung 2008 erneut aufzugreifen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.2
Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das Jahr 2007; PB 28/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12343-08)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt, (StA 14) teilt mit, dass es sich um eine jährlich wiederkehrende Prüfung handele. Aus den daraus resultierenden Anregungen habe das Rechtsamt ein nachvollziehbares Abrechnungsverfahren geschaffen und alle notwendigen öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen mit den beteiligten Städten und Kreisen modifiziert.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung der Barzahlungen des Zentralen Dienstes des Ordnungsamtes - PB 20/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12355-08)
Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), geht ausführlich auf die festgestellten Mängel hinsichtlich der Kassenbuchführung, der Kassensicherheit und der höheren Auffüllung der Handkasse in vier Fällen ein. Da das Ordnungsamt die Notwendigkeit zur Fortführung der Handkasse aus dienstlichen Gründen nicht hätte nachweisen können, sei der Handvorschuss im Juli 2008 zurückgezahlt und die Kasse aufgelöst worden.

Rm Tokarski (FDP/Bürgerliste) begrüßt die Einstellung der Handkasse.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) nutzt die Anwesenheit von Herrn Dr. Reetz, um darauf hinzuweisen, eine einheitliche Regelung in allen Ämtern anzustreben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung der Aufnahme und Nachweisung des beweglichen Vermögens bei dem Eigenbetrieb "Kulturbetriebe Dortmund" - Schwerpunkt Museen - PB 51/06
Beschluss
(Drucksache Nr.: 12313-08)
Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsausschuss (StA 14) berichtet über die Prüfung der Kulturbetriebe Dortmund und den Sachstand der Umsetzung des seinerzeit durch den Rechnungsprüfungsausschuss gefassten Beschlusses.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) bemängelt, dass der Beschlussvorschlag weder im Wortlaut eindeutig noch in seiner Begründung ausführlich sei.

Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), räumt ein, dass ein Anlass für eine Beschlussfassung des Ausschusses nicht ersichtlich sei und schlägt daher vor, die Vorlage zur Kenntnis zu nehmen. Im Rahmen laufender Prüfungen über die Umsetzung der Vereinbarungen (Entwicklung von Standards zur Anlagenbuchhaltung und Inventur, weiterführende Dienstanweisung zur Anlagenbuchführung) werde ohnehin weiter berichtet.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses sind mit dieser Vorgehensweise einverstanden und nehmen von der Vorlage Kenntnis.


zu TOP 2.5
Versorgung von Behinderten mit Körperersatzstücken und größeren Hilfsmitteln zu Lasten des überörtlichen Sozialhilfeträgers durch das Sozialamt; PB 14/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12287-08)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt die Ergebnisse der durchgeführten Prüfung vor. Die festgestellten Mängel seien formaler Art. Das Sozialamt habe diese eingeräumt und zugesagt, künftige Arbeitsergebnisse vollständig zu dokumentieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.6
Durchführung von Vorprüfungen im Sozial- und Jugendamt; PB 23/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12345-08)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt in Ergänzung zur vorangegangenen Vorlage die durchgeführten Vorprüfungen im Sozial- und Jugendamt vor, zu denen das Rechnungsprüfungsamt nach den Vorschriften der Landeshaushaltsordnung verpflichtet sei.

Herr Wilczek bestätigt, dass die Beanstandungen zwischenzeitlich erledigt worden seien.
Allerdings sei beim Jugendamt festgestellt worden, dass vorgeleistete städtische Mittel zeitlich erheblich verspätet bzw. in einzelnen Fällen noch gar nicht erstattet worden seien. Diese Abrechnungspraxis hält das Rechnungsprüfungsamt für unzureichend.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses nehmen die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung des Schulgirokontos des Konrad-Klepping Berufskollegs für das Jahr 2007 - PB 10/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 12391-08)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert, dass den Schulen mit Einführung der Schulgirokonten die eigenverantwortliche Verwaltung ihres Budgets ermöglicht werde. Die Schulverwaltung unterstützt die Schulen bei der Anlage von Tages- und Festgeldern; die Transaktionen im Bereich der Geldanlagen werden für die Schulen ausschließlich vom Schulverwaltungsamt abgewickelt.

Auf die Frage von Rm Radtke (SPD), warum das Finanzmanagement bei der Stadtkämmerei nicht genutzt werde, weist Frau Jäger auf den Verwaltungsaufwand für die Anlage der jeweiligen kleineren Beträge hin.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Gebührenfestsetzung, -erhebung und -vereinnahmung für baurechtliche Angelegenheiten beim Stadtplanungs- und Bauordnungsamt -StA 61-; PB 08/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11755-08)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) nennt als die im wesentlichen festgestellten Prüfungsmängel die Nichteinhaltung des sogenannten 4-Augen-Prinzips bei der Gebührenermittlung und Gebührenfestsetzung, den Einsatz von nicht freigegebenen IT-Verfahren, Dokumentationsmängel und nicht zeitnahe Gebührenerhebungen.

Die Prüfungsmängel seien - bis auf die Thematik der fehlenden Programmfreigabe sowie die Überprüfug von Basisdaten als Grundlage für die Berechnung bestimmter Gebühren - durch entsprechende Maßnahmen des Fachbereichs beseitigt worden.
Auf die Bitte des Rechnungsprüfungsamtes, Überlegungen zu Art, Umfang und Inhalt eventueller Plausibilitätsprüfungen zu den Berechnungsbasisdaten darzulegen, sei der Fachbereich in seiner Stellungnahme nicht eingegangen.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) bittet um nähere Erläuterungen bzgl. des nicht freigegebenen IT-Verfahrens und der Plausibilitätsprüfung. Ferner möchte er wissen, ob die Gefahren bei Nichteinhaltung des 4-Augen-Prinzips für die Zukunft ausgeräumt seien.

Herr Sierau (Stadtdirektor, Dezernat 6) beantwortet die gestellten Fragen ausführlich. Er bestätigt, dass die 1999 durchgeführte Prüfung tatsächlich nicht vollständig zu den gewünschten Verbesserungen geführt habe. Die in der aktuellen Prüfung festgestellten Mängel seien bis auf zwei beseitigt worden. Die Freigabe des Gebührenmoduls Impro sei bei dosys. beantragt worden, die Antwort stehe noch aus.
Was die Ermittlung der Berechnungsgrundlage für die Genehmigungsgebühren beträfe, so habe sich der Fachbereich intensiv mit dem Thema befasst. Da das Bauordnungsamt aber im Einklang mit den Empfehlungen des Städtetags handele, sähe er keine Veranlassung von der bisherigen Praxis abzuweichen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.




3. Antrag

zu TOP 3.1
Abruf von Sitzungsunterlagen im Internetauftritt der Stadt Dortmund
Antrag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 12581-08)
Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegt zum o.g. Tagesordnungspunkt folgender Antrag der CDU-Fraktion vom 13.08.2008 vor, den Rm Dr. Eigenbrod (CDU) näher erläutert:

Beschlussvorschlag

Der Rechnungsprüfungsausschuss beauftragt die Verwaltung (Rechnungsprüfungsamt
ggf. unter Hinzuziehung des Rechtsamtes) mit einer rechtlichen Bewertung der
Nichtveröffentlichung von öffentlichen Vorlagen im Internet auf der Homepage der Stadt
Dortmund aufgrund der angeblichen Verwendung von personenbezogenen Daten.
Ziel dieser Bewertung soll sein, eine Lösung dergestalt anzubieten, dass auf der einen
Seite der gesetzliche Datenschutz zwar gewährleistet wird, auf der anderen Seite aber
insbesondere die Bürgerinnen und Bürger weiterhin die Gelegenheit haben, sich auch im
Internet über öffentliche Vorlagen der Stadtverwaltung informieren zu können.
Das Rechnungsprüfungsamt wird gebeten, seinen Bericht in der nächsten Sitzung des
Ausschusses am 27.11.2008 abzugeben.


Rm Radtke (SPD) verweist auf das soeben genehmigte Protokoll der Ausschusssitzung vom 5.6.2008, aus dem bereits hervorgehe, dass die SPD-Fraktion bis zur heutigen Sitzung um die Wiedereinstellung des Rechnungsprüfungsausschusses in das Internet bzw. um einen Bericht gebeten hätte, falls rechtliche Gründe der Wiedereinstellung entgegenstehen sollten.

Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), teilt mit, dass StA 01 ein Gutachten beauftragt habe, das nicht rechtzeitig zur Sitzung fertig geworden sei. Mit dem Vorsitzenden, Herrn Sauer (CDU), sei anlässlich der Absprache der Tagesordnung festgelegt worden, dies den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses unter dem TOP „Verschiedenes“ bekannt zu geben.

Ergänzend zum Antrag der CDU-Fraktion berichtet der Vorsitzende, Rm Sauer (CDU), über ein an den Oberbürgermeister gerichtetes Schreiben. Die darin gestellten Fragen seien nicht zur Zufriedenheit beantwortet worden.

StD Sierau gibt ergänzende Informationen zu seinem Schreiben an Herrn Sauer.

Herr Dr. Reetz (Amtsleiter StA 01) weist auf den Konflikt der Verwaltung hin, der zwischen der gebotenen Transparenz für die Öffentlichkeit und der Wahrung der Belange des Datenschutzes bestehe. Er verweist auf eine Antwort der Landesregierung NRW vom 4.4.2006, die eine klare Aussage zu Gunsten der Rechtsauffassung zur informationellen Selbstbestimmung treffe und die es zu beachten gelte.

Bei der Stadtverwaltung Dortmund sei der Behördliche Datenschutzbeauftragte für die Vereinbarkeit zu veröffentlichender Inhalte mit dem Datenschutz zuständig; die Verantwortlichen für das Gremieninformationssystem (GIS) seien sodann für die Einstellung ins GIS und/oder Internet zuständig. Hier werde in enger Abstimmung zusammengearbeitet und darüber befunden, was im Internet zur Verfügung gestellt werde.

Herr Dr. Reetz (StA 01) schlägt vor, den Rechnungsprüfungsausschuss grundsätzlich sofort wieder einzusetzen. Darüber hinaus schlägt er vor, dass StA 01 in Zusammenarbeit mit den StÄ 14 und 30 Kriterien entwickelt, die zum einen der Einzelfallprüfung dienen, zum anderen den Belangen des Datenschutzes Rechnung tragen und damit den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht werden.

Herr Sperlich (Behördlicher Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit StA 01) informiert ausführlich über datenschutzrechtliche Regelungen.

An der anschließenden Diskussion beteiligen sich Ratsmitglieder aller Fraktionen.

Auf Nachfrage des Vorsitzenden, Herrn Sauer (CDU), erklärt sich Rm Herr Dr. Eigenbrod (CDU) mit dem Vorschlag von Dr. Reetz einverstanden und erklärt den Antrag seiner Fraktion insoweit für erledigt.

Diese Vorgehensweise findet die Zustimmung aller Ausschussmitglieder.



Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Sauer	Daskalakis	Litschke
(Vorsitzender)	(Ratsmitglied)	(Schriftführerin)