Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)

über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 04.05.2016
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:50 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Heinz-Dieter Düdder Rm Edeltraud Kleinhans i. V. f. Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Claudia Plieth
Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Utz Kowalewski i. V. f. Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Peter Bohnhof i. V. f. Rm Andreas Urbanek
2. Verwaltung

Herr Knoche, FB 1	Frau Lindemann-Güthe, FB 33
Herr StD Stüdemann, Dez 2	Herr Spangenberg, FB 33
Herr Müller, FB 11	Frau Hollmann-Schiek, FB 33
Frau Kraushaar, FB 11	Herr Führer, FB 33
Frau StRin Jägers, Dez 3	Frau Durrei, FB 33
Frau Kunze, Dez 3	Herr Konrad, FB 33
Herr Spaenhoff, FB 33	Frau Hardt, FB 33
Herr Kruse, FB 33	Herr Nolte, FB 33
Herr Willeke, FB 33	Herr Willeke, FB 33/1-IR
Herr Rohde, FB 33	Herr Borgstädt, FB 33
Herr Kraushaar, FB 33

3. Rechnungsprüfungsamt




Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 04.05.2016, Beginn 15:00 Uhr,
-Sondersitzung-
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund





1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung
2. Prüfungsberichte

2.1 Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04407-16)

2.2 Führerscheinwesen bei den Bürgerdiensten - PB 09/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04408-16)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Carsten Klink - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Meyer benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04407-16)

Stellungnahme zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E1)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E2)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E4)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E5)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E6)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E7)

Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegen zu dem o.a. Tagesordnungspunkt folgende Anträge/Anfragen als Tischvorlage vor:

I. Anfrage der Fraktion Die Linke & Piraten vom 28.04.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E1)

Laut Medieninformationen sollen in einigen Fällen Verwaltungsgebühren nicht komplett, bzw. in voller Höhe erhoben wurden sein.
So fehle z.B. bei KfZ-Zulassungsvorgängen ein Teil der Gebühren.

Wir bitten deshalb um die Beantwortung folgender Fragen:
1. Wie hoch ist der Gebührenausfall der Stadt in allen bemängelten Fällen in denen die Gebühren nicht korrekt erhoben wurden?
2. Warum wurden bei der amtsinternen Prüfung zur Korruptionsprävention vor drei Jahren nicht schon die nun festgestellten Mängel herausgefunden und behoben?
3. Waren der Amtsleitung die Arbeitsabläufe innerhalb des eigenen Amtes nicht bekannt? Werden Arbeitsabläufe bei den Bürgerdiensten regelmäßig auf Plausibilität und Rechtsmäßigkeit geprüft? Wenn nein, ist dies zukünftig geplant?


II. Antrag der Fraktion Die Linke & Piraten vom 28.04.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E2)

Wir bitten darum folgenden Antrag zur Beratung und Beschlussfassung zu stellen.

Beschlussvorschlag
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt ein internes Monitoring, durch das Personalamt, zur kontinuierlichen Überprüfung der Arbeitsabläufe im Bereich der Bürgerdienste einzuführen.
Ein entsprechendes Monitoring ist durch die Verwaltung zu entwickeln und dem RPA spätestens zur Septembersitzung vorzustellen.

Begründung
Die Vorgänge bei den Bürgerdiensten, im Fundbüro und z.B. die Anzahl nicht zugeordneter städtischer Mobiltelefone lassen auf eklatante Missachtung von Mindeststandards schließen.
Um dauerhaft und nachhaltig zumindest die Einhaltung von Mindeststandards zu gewährleisten ist die Einführung eines Monitorings geboten.


III. Antrag der CDU-Fraktion vom 03.05.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E4)

Die durchgeführten Prüfungsaktivitäten haben eine Vielzahl von Schwachstellen und
deutlich erhöhte Prozessrisiken in der Bearbeitung bei den Bürgerdiensten gezeigt.

Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes macht hierzu u.a. folgende Feststellungen:

· die Organisation des Bereichs, durch die die Beschäftigten übergreifend verschiedene komplexe Rechtsgebiete beherrschen müssen,
· die damit einhergehende große Anzahl von offensichtlich unübersichtlichen Einzelregelungen, die sowohl den Beschäftigten die Einhaltung als auch den Führungskräften notwendige Kontrollen erschwert,
· die aufgrund von bestehenden Vakanzen, Fluktuationen und erhöhtem Krankenstand erschwerte Umsetzung des sehr komplexen Einarbeitungs- und Entwicklungskonzeptes,
· die fehlende Funktionentrennung, das fehlende Vier-Augen-Prinzip sowie eine augenscheinlich eingeschränkte Fach- und Dienstaufsicht,
· das Erfordernis paralleler Bearbeitung der Sachverhalte in verschiedenen Programmen und Datenbanken (fehlende Schnittstellen),
· die Sicherheitslücken in den genutzten Fachverfahren,
· die zur Bestandsverwaltung eingesetzten, unvollständig gepflegten und somit nur eingeschränkt nutzbaren Datenbanken, die ohne regelmäßige Kontrollen und Inventuren keine Grundlage zur Risikominimierung darstellen,
· der bislang nicht eindeutig geregelte Umgang mit verdruckten / unbrauchbaren Dokumenten,
· die nicht ihren Zweck erfüllenden Auswertungsmöglichkeiten der Verfahren und der zur Bestandsverwaltung eingesetzten Datenbanken sowie ihre mangelnde Revisionssicherheit.

Aufgrund dieser festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Beschlussvorschlag:

Veränderungen bei den Bürgerdiensten:

1. Organisatorisch

a. Die Organisationsstrukturen innerhalb des StA 33 sind so zu optimieren, dass u.a. die Komplexität der Aufgaben der Sachbearbeitung deutlich risikomindernd reduziert werden kann.b. Dazu zählt in erster Linie die Trennung der drei Aufgabenbereiche Einwohnermeldewesen, Kraftfahrzeugangelegenheiten sowie Führerscheinwesen in getrennten Organisationseinheiten nebst jeweils eigener Leitung.

c. Innerhalb der Bürgerdienste muss ein gemeinsames Bewusstsein von Führungskräften und Mitarbeitern implementiert werden, in einem von hoheitlichen Aufgaben geprägten und insofern besonders sicherheitsrelevanten Bereich zu arbeiten, der besondere Präzision der Aufgabenerledigung, penible Prozess-Dokumentation, Verantwortung und Sorgfalt erfordert.

d. Dazu soll das Leitbild der Bürgerdienste um den Aspekt „Sicherheit“ ergänzt und gegenüber anderen Zielstellungen (wie z.B. Kundenorientierung) in angemessenem Maße gewichtet, priorisiert und in der Alltagspraxis fortlaufend kontrolliert und risikomindernd gelebt werden.

e. Zukünftig ist die Dienst- und Fachaufsicht in den einzelnen Organisationseinheiten der Bürgerdienste sicherzustellen und deren Ausübung zu dokumentieren. Dies gilt in besonderem Maße auch für die Leitungsfunktionen der Bezirksverwaltungsstellen.

f. Das im Aufbau befindliche Interne Kontrollsystem (IKS) bei den Bürgerdiensten muss zeitnah und konsequent weiterentwickelt werden. Es soll in einem ämterübergreifenden allgemeinen IKS aufgehen.

2. Technisch

a. Es ist sicherzustellen, dass im Rahmen der ämterübergreifenden Einführung eines IKS eine adäquate IT-Unterstützung zur Risikominimierung erfolgt.

b. Vor dem Hintergrund der mangelnden Systemstabilität und häufiger „Systemabstürze“ wird die Verwaltung aufgefordert, mit dem Softwarehersteller dergestalt zu verhandeln, dass diese zukünftig ausbleiben oder zumindest drastisch reduziert werden und die Daten nach einem Absturz wieder zur Verfügung stehen.

c. Dringend erforderlich erscheint auch die Einführung einer elektronischen Akte. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet hierzu kurzfristig eine Einschätzung der Verwaltung.

3. Personell

a. Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter im StA 33 sind selbstverständlich und werden verbindlich angeboten. Sie sollen helfen, eine Arbeitserledigung sicherzustellen, die qualitativ hochwertig ist und zugleich auch die sicherheitsrelevante Dimension der Tätigkeiten im StA 33 verdeutlicht. Die durchgeführten Schulungsmaßnahmen sind schriftlich zu dokumentieren. Das Wissensmanagement und der damit verbundene Wissenstransfer wird im StA 33 aktiv gelebt und hilft, dass einmal im StA 33 vorhandene Wissen zwischen den Beschäftigten weiterzugeben.

b. Durch interne Regelungen innerhalb der Bürgerdienste ist sicherzustellen, dass speziell in sicherheitsrelevanten Bereichen vakante Stellen direkt nachbesetzt werden, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.

c. Nach sorgfältiger Bestandsaufnahme der Personal Ist –Situation im Vergleich zu der Personal Soll-Situation erfolgt eine Personalbedarfsbemessung, die die neue Organisationsstruktur (hier insbesondere Trennung EWO, KfZ- und Führerscheinwesen) zugrunde legt.

d. Insbesondere ist von StA 11 eine langfristige Strategie zur Personalgewinnung sicherzustellen, die gewährleistet, dass das Personal-Ist dem Personal-Soll entspricht. Hierzu könnte vor allem eine Verzögerung der derzeitigen Praxis des Aufstiegs vom mittleren in den gehobenen Dienst ein zielführendes und unterstützendes Instrument sein.

4. Prozessbegleitung

a. Die bereits begonnene Risikoanalyse wird fortgesetzt und dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Sitzung am 17.11.2016 vorgelegt. b. Der gesamte Prozess der Neuorganisation der Bürgerdienste wird verwaltungsintern verantwortlich gesteuert durch das StA 11 und unterstützt durch die Stadtämter 33, 10 und 14.

c. Eine politische Begleitung erfolgt durch eine regelmäßige Berichterstattung im Rechnungsprüfungsausschuss. Diese erfolgt bis auf Weiteres in jeder Sitzung.


IV. Antrag der CDU-Fraktion vom 02.05.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E5)

Aufgrund der in den zwei öffentlichen Beschlussvorlagen festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Neuorientierung und -organisation der Revisionstätigkeit bei der Stadt Dortmund:

A: Rechnungsprüfungsamt

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet, dass sich das Rechnungsprüfungsamt in Anbetracht zurückliegender und aktueller öffentlich und somit nachteilig diskutierter Vorkommnisse in der Verwaltung stärker als bisher aus der Tradition ausschließlich nachgehender Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit löst.
2. Das Rechnungsprüfungsamt soll sich künftig stärker risikoorientiert und kooperativ (Fachbereiche) auf die systemische Prüfung von wirtschaftlich und sicherheitstechnisch relevanten Verwaltungs- und Geschäftsprozessen konzentrieren. Vorrangiger Auftrag ist ab sofort die effiziente Bearbeitung wesentlicher Risiken. Das Rechnungsprüfungsamt versteht sich dabei als Auftragnehmer und Dienstleister im Sinne einer internen Unternehmensberatung. Dazu gehören insbesondere auch stichprobenhafte unangemeldete Prüfungen und die Freigabe von Prozessen im Vorfeld.
3. Zentrale Funktion ist dabei die unabhängige, objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistung, ausgerichtet darauf, Mehrwerte zu schaffen und speziell: Die Verwaltungs- und Geschäftsprozesse zu verbessern.
4. Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt die Politik und Verwaltung / Verwaltungsvorstand bei der Erreichung ihrer Ziele, indem es mit systematischem und zielgerichtetem Ansatz die Effektivität des Risiko-Managements, der Kontrolle und der Führungs- und Überwachungs-Prozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.
5. Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion soll das Rechnungsprüfungsamt weit stärker als bisher schon Politik & Verwaltung / Verwaltungsvorstand / Dezernate vorausschauend / präventiv dabei unterstützen, die verschiedenen Risiko-Management und Kontroll-Prozesse hinsichtlich ihrer Eignung zur Identifikation und Steuerung wesentlicher Geschäfts- und Prozessrisiken sowie hinsichtlich Effizienz und Effektivität der Durchführung zu beurteilen, darüber kontinuierlich berichten und Verbesserungen empfehlen.
6. Der Prüfungsplan ist nach diesen Vorgaben anzupassen und zu aktualisieren.
7. Informationsaustausch und „Meldewege“ u.a. zu identifizierten Prozessrisiken zwischen (Fachbereichs-) interner Revision und Rechnungsprüfungsamt müssen intensiviert, geordnet und dringend überarbeitet / und im Sinne der Risikominimierung verbessert werden (Vier-Augen-Prinzip).
8. Innerhalb des Rechnungsprüfungsamtes wird eine zentrale Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ gebildet. Zu den Aufgaben dieser neuen Organisationseinheit gehört die Beratung von Oberbürgermeister, Verwaltungsvorstand und Politik in Grundsatzfragen.
9. Die neue Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ soll dabei insbesondere bei der Entwicklung standardisierter Kontrollansätze behilflich sein. Dazu gehören die Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“, die Durchführung unangekündigter stichprobenhafter Prüfungen sowie die Kontrolle der Einhaltung von Dienstanweisungen usw.

B: Interne Revision

1. Für die im StA 33 und vier weiteren Stadtämtern implementierte Interne Revision werden verbindliche Aufgabenprofile entwickelt. Diese beschreiben die Aufgaben der Internen Revision, legen ihre Befugnisse fest, benennen die Berichtswege, treffen Aussagen über den Umgang mit den Prüfungsfeststellungen und schaffen klare Verbindlichkeiten über die Umsetzung der Prüfungsfeststellungen.
2. Die Feststellungen / Empfehlungen der fachbereichs-internen Revisionen sollen neben den Fachbereichsleitungen „ungefiltert“ und unverzüglich auch dem Rechnungsprüfungsamt und den jeweils fachlich zuständigen Dezernenten zugehen.
3. Die Fachbereichsleitungen sind verantwortlich dafür und aufgefordert, sich zeitnah mit den Feststellungen der internen Revision auseinanderzusetzen und Handlungsempfehlungen nach Prüfung und Abstimmung mit der Dezernatsleitung unverzüglich umzusetzen.
4. Die Verwaltung prüft, ob die Interne Revision zukünftig organisatorisch den Fachbereichen oder dem StA 14 zuzuordnen ist und teilt den politischen Gremien das Ergebnis seiner Prüfung mit.

C: Prozessbegleitung

1. Über den gesamten Prozess der Neuorganisation des Rechnungsprüfungsamtes sowie der Internen Revision wird dem Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 15.09.2016 Bericht erstattet.

V. Anfrage/Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 03.05.2016 (Drucksache Nr.:
04407-16- E6)

Die Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN bitte die Verwaltung unter dem o.g. TOP um die Beantwortung der nachfolgenden Fragen. Zusätzlich bitten wir um Beratung und Abstimmung der Feststellungen und des Beschlussantrags:
1. Wer führt die im Bericht genannten Prüfungen der „internen Revisionen“ durch?
2. Wer bekommt die Ergebnisse dieser Prüfungen?
3. Wer ist verantwortlich für die Umsetzung der Prüfergebnisse?
4. Warum ist die Umsetzung der Prüfergebnisse vom 14.1.2014 nicht passiert?
5. Wer kontrolliert diejenigen, die für die Umsetzung verantwortlich sind?
6. Wie kann zukünftig sichergestellt werden, dass Ergebnisse aus Prüfungen der internen Revision unverzüglich umgesetzt werden?
7. Wie und von wem ist die Notus-Datenbank vorab auf ihre Revisions- und Rechtssicherheit geprüft worden?
8. Wenn sie nicht geprüft worden sind: warum nicht?
9. In welcher Form kontrolliert die Bundesdruckerei die Einhaltung der Ausführungsanweisungen zum Passgesetz?
10. Sind die fehlenden 214 Dokumente inzwischen als fehlend der Polizei gemeldet worden?

Der Ausschuss hält fest:
a) Vorhandene Empfehlungen zur Abstellung von Schwachstellen im Umgang mit Blanko(roh-) Dokumenten und Siegelplaketten sind nicht beachtet und umgesetzt worden.
b) Die Verwaltung hat damit Möglichkeiten für dolose Handlungen begünstigt bzw. hingenommen.
c) Die Verantwortung dafür bezieht sich laut Bericht maßgeblich auf die Führungskräfte

Der Ausschuss beschließt:

Die Verwaltung wird aufgefordert, vor dem Hintergrund des Prüfberichts des Rechnungsprüfungsamtes sowie der o. g. Anmerkungen disziplinar- und arbeitsrechtliche Maßnahmen zu prüfen. Die Ergebnisse sind dem Ausschuss vorzulegen.


VI. Antrag der Fraktion Die Linke & Piraten vom 03.05.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E7)

Die Fraktion DIE LINKE & PIRATEN bittet darum, nachstehende Anträge zur Beratung und Beschlussfassung zu stellen:

1.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Dezernentin Frau Jägers auf, aufgrund der Vorkommnisse der vergangenen Jahre im Bereich des Dezernates 3, Fremd- oder Eigenkonsequenzen zu ziehen. 2.) Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt eindringlich, den Amtsleiter der Bürgerdienste von seinen Aufgaben zu entbinden.

3.) Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Verwaltung dazu auf, die Zustände bei den Bürgerdiensten in den folgenden Bereichen zu verbessern:

3.1) unbesetzte Planstellen sind zeitnah wieder zu besetzen,

3.2) für alle Dienststellen ist das Personal so aufzustocken, dass sich eine für alle Aufgabenbereiche auskömmliche Personalstruktur einstellt – die Personalkürzungen bei den Bürgerdiensten der letzten Jahre sind entsprechend zurückzuführen,

3.3) für alle Planstellen ist eine Arbeitsplatzanalyse in Bezug auf Verantwortung, Aufgabenumfang, Arbeitszeiten und Arbeitsschutz zu erstellen und anonymisiert dem Personalausschuss und dem Personalrat vorzulegen,

3.4) die Themen Sicherheit und Kundenfreundlichkeit sind mit besonderem Augenmerk zu betrachten und nicht gegeneinander auszuspielen. Sowohl die Sicherheit als auch die Kundenfreundlichkeit sind wiederherzustellen,

3.5) die Dienstanweisungen im Dezernat 3 sind durch das Rechnungsprüfungsamt einer kritischen Analyse zu unterziehen, um künftige kritische Feststellungen im Rahmen der Rechnungsprüfung zu vermeiden.

Begründung:
zu 1) Eine Wahlbeamte trägt grundsätzlich die politische Verantwortung für Missstände im eigenen Dezernat. Das gilt sowohl für die Vorfälle bei den Bürgerdiensten, bei Dosys, bei der Feuerwehr oder dem Fundbüro. Eine Häufung von Vorfällen in einem Dezernat gibt auch Anlass, über die Rolle der zuständigen Dezernentin zu resümieren. Das muss nicht notwendigerweise mit einem Rücktritt einhergehen, allerdings muss eine Strukturierung des Arbeitsalltages eine Steuerung und Kontrolle der grundlegenden Verwaltungsabläufe gewährleisten.

Zu 2) In die Verantwortung von Herrn Spaenhoff fällt bereits der Skandal um die Bezirksverwaltungsstelle in Hombruch mit einem erheblichen finanziellen Nachteil zum Schaden unserer Stadt. Ein Lernprozess ist angesichts der neuen Vorfälle nicht zu erkennen.
Desweiteren wurden bereits vor drei Jahren diverse Mängel bei der Führerscheinausgabe festgestellt. Dieses wurde über den gesamten Zeitraum tatenlos zur Kenntnis genommen ohne Abhilfe zu schaffen.
Im Zuge einer anlasslosen Bestandsprüfung, welche durch die Bürgerdienste selbst vorgenommen wurde, wurden rund zwei Monate vor dem aktuellen Skandal hinsichtlich der Rohlinge für vorläufige Personalausweise keine Mängel gefunden.

Die Problemfelder bei den Bürgerdiensten erstrecken sich somit nicht auf einen einzelnen Bereich, sondern umfassen mindestens den Dokumentenbestand Einwohnerwesen, den Dokumentenbestand Kraftfahrzeugwesen sowie die Einziehung von Gebühren.

Den herrschenden Personalmangel kann man insofern nicht entlastend anführen, als von Seiten des Amtsleiters gegen die Ausdünnung nicht entschieden protestiert wurde. Ganz im Gegenteil wurde mehreren Bezirksverwaltungsstellenleitern bekundet, dass die Personalsituation nach Meinung der Amtsleitung auskömmlich sei. Ein Amtsleiter hat allerdings für sein Amt zu arbeiten und nicht gegen sein Amt, um politische Kürzungen bei den Bezirksverwaltungsstellen vorzubereiten.

Deutlicher kann eine Überforderung einer Amtsleitung nicht dokumentiert werden.

Zu 3) Das sogenannte Hörder Modell mit der Ausdünnung der Personalstruktur in den Bezirksverwaltungsstellen ist grandios gescheitert. Doch nicht einmal die Planstellen wurden zeitnah wiederbesetzt. Eine Überforderung der einzelnen Sachbearbeiter erscheint daher verständlich. Hohe Krankenstände, die aus Arbeitsüberlastung resultieren, verschärfen die Situation weiter. Im Rechnungsprüfungsausschuss häufen sich die Vorlagen zu den Bürgerdiensten. Die Kundenfreundlichkeit hat aufgrund langer Warteschlangen und schwieriger Terminabsprachen ebenfalls nachgelassen. Die in letzten Jahren herbei geführten Fehlentwicklungen sind daher zu korrigieren.


Rm Reppin (CDU) fragt, wieso eine nicht rechtssichere Datenbank in den Einsatz komme.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), führt aus, dass die bei der Stadtverwaltung eingesetzte Lotus Notes Anwendung für die Nutzer die Möglichkeit biete, bedarfsgerechte Datenbanken zu erstellen. Sobald ein Bezug zu Finanzsystemen und anderen Fachverfahren bestehe, seien rechtliche Vorgaben, Geschäfts- und Dienstanweisungen zu beachten.

Rm Spieß (SPD) hebt die Feststellungen hinsichtlich fehlender Schnittstellen zu anderen Fachverfahren und die Risiken für dolose Handlungen hervor und fragt, ob in anderen Städten das gleiche Fachverfahren genutzt werde und wie dort mit Risiken umgegangen werde.

Rm Brunsing und Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) gehen auf die Prüfungsfest­stellungen hinsichtlich der „Internen Revision“ näher ein und bitten hierzu um nähere Erläuterungen.

Frau Seybusch (FB 14) verdeutlicht, dass die „Interne Revision“, die in einigen Fachbereichen implementiert sei, nicht unbedingt das abdecke, was das Rechnungsprüfungsamt (RPA) hierunter verstehe. Es sei auf jeden Fall schädlich, bei festgestellten Risiken keine Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Nach Einschätzung von Herrn Spaenhoff, Leiter der Bürgerdienste (FB 33), sei das Fach-verfahren „ok.EWO“ bei 40 % der Gemeinden im Einsatz. Die Sicherheitsrisiken seien den anderen Gemeinden bisher nicht bekannt gewesen. Hinsichtlich der durch die Interne Revision festgestellten Risiken seien entgegen der Ausführungen im Prüfbericht, bereits Maßnahmen eingeleitet worden. Insbesondere die Personalsituation hätte jedoch die Bürgerdienste dazu veranlasst, andere Prioritäten zu setzen.

Rm Kowalewski (Die Linke & Piraten) fragt, wie mit dem Thema „Personalnot“ umgegangen werde, wenn die Kernaufgaben der Verwaltung nicht mehr ordnungsgemäß durchführbar seien.

Frau StRin Jägers (Dezernat 3) führt aus, dass sie hinsichtlich der Personalsituation umfassende Gespräche mit dem Kämmerer und Personaldezernenten, Herrn StD Stüdemann, geführt habe. Vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung habe es keine Ausnahmen geben können. Nunmehr würde für Fachbereich 33 nachgebessert. Die Stellenbesetzung für den mittleren Dienst sei aus dem Personalbestand schwierig, sodass extern ausgeschrieben werde.

Herr StD Stüdemann (Dezernat 2) bestätigt die geführten Gespräche. Er habe die Personal­situation als nicht so dramatisch empfunden und tue es auch heute noch nicht. Die Zahl der besetzten Stellen, die verschiedenen Etappen der Nachsteuerung von Personal, die Zeiten für Handlungsnotwendigkeiten und deren Umsetzung seien in die Gesamtbetrachtung einzu­beziehen. Grundsätzlich gebe es für die Nachsteuerung von Personal für die gesamte Verwaltung Bewirtschaftungsregeln, die zu beachten seien.

Die Personalsituation allein sei nicht die einzig zulässige Begründung für die Prüfungsfest-stellungen, vielmehr seien aus seiner Sicht auch Managementfehler hierfür verantwortlich.

Rm Dr. Reinbold (FDP/Bürgerliste) vertritt ebenfalls die Auffassung, dass Managementfehler für die Situation verantwortlich seien. Eine Debatte bezüglich personeller Konsequenzen sei jedoch nicht zielführend. Vielmehr sei, wie im CDU-Antrag gefordert, ein zentrales Controlling erforderlich.

Rm Spieß (SPD) stellt Fragen zu den festgestellten Mängeln und einer Zertifizierung des Fachverfahrens „ok.EWO“.

Herr Willeke, stellv. Leiter der Bürgerdienste, teilt mit, dass die Probleme des Fachverfahrens an dosys. gemeldet worden seien. Grundsätzlich würden die Probleme aller Anwender gebündelt und an die Hersteller zwecks Problemlösung weitergeleitet. Die Frage der Zertifizierung des Verfahrens könne er momentan nicht beantworten, würde die Antwort aber nachreichen.

Nach ausführlicher Debatte hinsichtlich der Personalproblematik teilt Rm Spieß (SPD) mit, dass seine Fraktion in der heutigen Sitzung über keinen der gestellten Anträge entscheiden werde. Er schlägt vor, diese zunächst zwecks Beratung an die zuständigen Fachausschüsse zu überweisen.

Herr StD Stüdemann (Dez 2) verweist auf bestehende Regelungen in der Gemeindeordnung (GO NRW) zur klaren Abgrenzung hinsichtlich der Entscheidungskompetenz von Rat und Oberbürgermeister. Hiernach läge die Organisationshoheit für die gesamte Verwaltung im Zuständigkeitsbereich des Oberbürgermeisters. Entsprechende Empfehlungen des Rates und dessen Gremien würden geprüft und soweit möglich umgesetzt.

Den Vorschlag, die Anträge zunächst in den Fachausschüssen zu beraten, befürworte er.

Rm Suck (CDU) hebt hervor, dass die weitere Befassung des CDU-Antrages (Drucksache Nr.: 04407-16-E5) im Rechnungsprüfungsausschuss erfolgen müsse.

Nach ausführlicher Diskussion fassen die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses einstimmig folgenden Beschluss:

Die übrigen Anträge mit den Drucksachen-Nummern 04407-16-E2, 04407-16-E4, 04407-16-E6 und 04407-16-E7 sind zunächst an den Ausschuss für Personal und Organisation (APO) und an den Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden (ABöAB) zur weiteren Beratung zu überweisen. Über die Ergebnisse der Beratungen ist der Rechnungsprüfungsausschuss möglichst bis zur Sitzung am 23.06.2016 zu informieren.

zu TOP 2.2
Führerscheinwesen bei den Bürgerdiensten - PB 09/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04408-16)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert die Hintergründe und den Anlass der Prüfung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zum Führerscheinwesen bei den Bürgerdiensten zur Kenntnis.




Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Rm Klink – um 16:50 Uhr geschlossen.







Klink Meyer Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin