Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift (öffentlich)

über die 13. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation

am 07.07.2011
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:07 - 16:35 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Balzer
Rm Jäkel i. V. für Rm Berndsen
Rm Dr. Hetmeier
Rm Neumann-Lieven
Rm Pieper

CDU-Fraktion

Rm Böhm - nicht anwesend -
Rm Buchloh

Rm Mause - nicht anwesend -
Rm Pisula i. V. für Rm Monegel
Rm Spineux i. V. für Rm Strucker
Rm Weintz
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Krüger
Rm Reuter
Rm Beckmann i. V. für Rm Stackelbeck

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Becker, stellv. Vorsitzender
Rm Rettstadt i. V. für Rm Kanus

Fraktion Die Linke

Rm Dr. Tautorat

b) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Müller, 11/stv. AL
Herr Krause, 11/2-2 NEO
Frau Draht, 1/Personalagentur
Frau Steckelbach, 23/GB 2
Herr Dr. Potthoff, 3/stv. AL
Frau Wolfs, FB 1 – Gleichstellungsstelle
Herr Meyer, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Frau Skodzik, FB 1


Veröffentlichte Tagesordnung:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
- unbesetzt -

3. Personal

3.1 Aktueller Sachstand zur "Neuorientierung der Verwaltung"
- Mündliche Berichterstattung

3.2 Personalbericht 2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03952-11)

4. Organisation
- unbesetzt -

5. Dezernatsübergreifende Angelegenheiten
- unbesetzt -


Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, um 15:07 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff fest, dass der Ausschuss ordnungsgemäß eingeladen wurde sowie dass der Ausschuss für Personal und Organisation beschlussfähig ist.

Anschließend wird anlässlich des Todes des früheren Oberbürgermeisters Herrn Günter Samtlebe gedacht.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Rm Reuter (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Herr Rm Schilff als Vorsitzender weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Der Ausschuss für Personal und Organisation stellt die Tagesordnung einstimmig wie veröffentlicht fest.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
- unbesetzt -

3. Personal

zu TOP 3.1
Aktueller Sachstand zur "Neuorientierung der Verwaltung"
(Drucksache Nr.: 04777-11)
- Präsentation (Drucksache Nr.: 04777-11-E1)

Auf die zur Sitzung verteilten Präsentation (Drucksache Nr.: 04777-11-E1) wird verwiesen.
Das Projekt NEO wurde inzwischen in die Linienorganisation zum StA 11 – Personal- und Organisationsamt – überführt. Die Clearingstelle wird auch zu StA 11 wechseln.
Besonders hervorgehoben werden die refinanzierten Einsätze von vorher nicht mehr arbeitsfähigen Mitarbeiterinnen im JobCenter und im Bereich des Bildungs- und Teilhabepakets.

Herr Dr. Potthoff erläutert, dass hinter den drei Säulen des Leitbildes (Folie 8) 18 Leitsätze stehen. Das Leitbild werde Instrumente mitliefern und es wird dann als getan erklärt werden, wenn diese Instrumente in der Umsetzungsphase das Leitbild mit Leben erfüllt haben.
Aktuell stellt Herr Dr. Potthoff dar, dass in den letzten Wochen in der Gruppe diskutiert wurde, ob dies der richtige Zeitpunkt für das Gespräch um ein Leitbild ist. U. a. hat der Personalrat die Meinung, dass dies nicht der Fall ist. Die Interessen beider Seiten werden ernst genommen, es werde nun nach einer Verfahrenslösung gesucht, die den Zeitpunkt und den Rahmen des Austausches beachtet. Bis dahin wird die weitere Arbeit am Leitbild zurückgestellt.

Frau Rm Reuter (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) bittet um Auskunft zum Flächenmanagement. Im am 06.07.2011 im AUSWI behandelten Energiebericht wurde von der beheizbaren Bruttogrundrissfläche gesprochen, die sich in den letzten Jahren um 100.000 m² erhöht habe. Grund sei im Ausbau der Schulen im Zusammenhang mit der Offenen Ganztagsschule zu sehen. Auf Folie 5 des Vortrages zum Flächenmanagement stehe nun die Reduzierung um 16.200 m² im Raum.

Frau Steckelbach verweist auf die Vorlagen zum Aufgeben unterschiedlicher Schulgebäude. Wenn eines der Schulgebäude für den Ganztagsbereich weiter benötigt werde, gelte dies als Flächenzuwachs. Eine Anmietung von Kindergärten werde auch als Ausbau der Fläche angesehen. Erst nach dem Aufgeben von Gebäuden könne die Vermarktung beginnen, dies reduziere anschließend die Fläche.

Herr Rm Krüger (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) bittet zu FABIDO um Auskunft, was im Rahmen der Mitarbeiterbefragungen von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vorgetragen wurde. Es sei der Eindruck entstanden, dass es auch um das Thema Führung gehe.

Nach Angaben des Herrn Krause waren in 2009 die Personalbemessung, die Personalschlüssel und die inhaltlichen Probleme der Arbeit die Schwerpunkte der Mitarbeiterbefragung bei FABIDO im Rahmen der Regelungen des KiBiz. Außerdem gab es Schwierigkeiten mit dem baulichen Zustand und die Erledigung der Instandsetzung bestreffend sowie Probleme bei der Führung und Leitung. In der Geschäftsführung wurde 2009 Herr Lohmann eingestellt. Auch sind Projektgruppen eingerichtet worden, die verschiedenste Probleme aufgegriffen haben.
Bei der Führung und Leitung sei eine Verbesserung der Informationswege eingetreten, es werden Bezirkskonferenzen eingerichtet und die Kommunikation insgesamt werde verbessert. Zum Thema Führung hat es verschiedene Fortbildungen gegeben.

Die Nachfrage des Herrn Rm Krüger nach einer Veränderung der Krankenquote bei FABIDO zwischen 2009 und 2011 beantwortet Herr Müller dahingehend, dass sich die Krankheitsquote von 7,5 % auf 7,8 % erhöht habe.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke) möchte beantwortet haben, ob die Stellen der umgeschulten Erzieher/innen nachbesetzt wurden und welche Argumente es gegen das Verabschieden des Leitbildes zum jetzigen Zeitpunkt gibt.

Frau Draht stellt dar, dass die Erzieher(innen)stellen nachbesetzt wurden bzw. bereits nachbesetzt waren, da die Mitarbeiter/innen aus der Lohnfortzahlung gefallen waren. Zum Teil erfolgte die Folgebesetzung zum Wechsel ins JobCenter.

Herr Dr. Potthoff informiert darüber, dass der Personalrat und auch ver.di vorgetragen habe, es gebe drängendere Probleme als die Neuorientierung der Verwaltung. Das Leitbild solle dahinter zurückstehen. Diese Aussage werde akzeptiert und die Reaktion der Projektgruppe Leitbildentwicklung werde als Schritt, um den „Knoten zu durchschlagen“, gesehen.


Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Präsentation und den mündlichen Bericht zur „Neuorientierung der Verwaltung“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Personalbericht 2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03952-11)
- Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) (Drucksache Nr.: 03952-11-E2)

Dem Ausschuss für Personal und Organisation lag folgender Zusatz-/Ergänzungsantrag mit Stellungnahme (Drucksache Nr.: 003952-11-E2) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 06.07.2011 zur Sitzung am 07.07.2011 vor:

„ ..... die Verwaltung wird gebeten, den Personalbericht der Stadt Dortmund für das Jahr 2010
bis zur nächsten Sitzung des APO durch folgende Vergleichszahlen zu ergänzen:

1. Wie stellt sich die Situation der Ausbildung in vergleichbaren Verwaltungen anderer
Städte dar? Wie hoch ist die Ausbildungsquote, wie ist das Verhältnis von Frauen und
Männern und wie hoch ist der Anteil von Auszubildenden mit Migrationshintergrund in diesen Städten?
2. Wie hoch ist der Anteil von Beschäftigten mit ausländischer Staatsangehörigkeit im
Verhältnis zum Anteil der Gesamtbevölkerung in vergleichbaren Städten?
3. In einem Städtevergleich der Gleichstellungsstelle Düsseldorf liegt Dortmund im Vergleich
zu weiteren neun Städten sowohl beim Anteil der Frauen als auch beim Frauenanteil
bei den Führungskräften nur im mittleren Bereich. Die Verwaltung wird gebeten, den
Ausschussmitgliedern den Städtevergleich in der Langfassung zur Verfügung zu stellen.
4. Die Krankheitsquote ist im Vergleich zu anderen Großstädten offenbar erhöht. Die Verwaltung wird gebeten, entsprechende Vergleichszahlen aus vergleichbaren Städten vorzulegen.“

Frau Rm Reuter (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) hält es für den Ausschuss für wichtig, in die Zukunft zu schauen, ggf. steuernd einzugreifen und Ziele zu formulieren. In den Bereichen Ausbildung, Integration, Gleichstellung und Gesundheit wünsche sich ihre Fraktion Vergleichszahlen, um einen Vergleich mit anderen Städten zu ermöglichen und Kennzahlen festlegen zu können.

Herr Rm Weintz (CDU-Fraktion) erkennt, dass der Personalbestand reduziert werde und hofft, dass dies so weitergehe. Er regt an, sich zu verständigen, wo man hin wolle. Als Beispiel nennt er die Diskussion um den Brandschutzbedarfsplan. Nach Beendigung der Aufgabenkritik sollte im Ausschuss festgelegt werden, wie die Stadtverwaltung funktioniert, was kann angeboten werden kann und wieviel Personal dafür benötigt werde. Die Zielrichtung müsse klar sein. Wenn der Personalabbau über fünf Jahre realisiert werden könne, sei dies positiv, führe aber in eine ungewisse Zukunft.

Herr Rm Krüger (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erkennt anhand des Personalberichts, dass die Mitarbeiterschaft überaltert sei, in Führungspositionen sind Frauen zu wenig verankert, es gebe einen relativ hohen Krankenstand, Fortbildungsmaßnahmen für Frauen mit Blick auf Führungspositionen gebe es wenig.
Er schlägt vor, sich in einer der nächsten Sitzungen auf Zielgrößen zu verständigen. Dieser Prozess sei langfristig zu realisieren und es sei zudem zu hinterfragen, inwieweit die Zielgrößen erreichbar seien. Der Personalbericht zeige hohe Krankenstände bis hin zum zweistelligen Bereich.
Es sei sinnvoll hinzuschauen, warum z. B. der Fachbereich 1 in einem Jahr ca. 30 % mehr Mitarbeiter/innen hinzugewonnen habe und warum in bestimmten Bereichen das Personal erhöht werden musste.

Herr Rm Sohn (SPD-Fraktion) sieht den Bericht als Grundlage für personelle Entscheidungen in der Zukunft. Es gebe einen Ratsbeschluss, der einen Personalabbau vorsehe, nur könne seines Erachtens ein Personalabbau nur erfolgen, wenn Aufgaben wegfallen. Es dürfe nicht nur eine reine Personalverdichtung erfolgen. Insgesamt handle es sich hier um einen längeren Prozess.
Der Rat hat auch einen Mehrbedarf gesehen, Kindertagesstätten sollen ausgebaut werden, die U 3-Betreuung und die Offene Ganztagsschule sollen verbessert werden. Dies gehe aber nicht ohne Personal und es gebe auch kein Personal, das zum Erzieher/zur Erzieherin umgeschult werden könne.
Die Arbeitszufriedenheit müsse als Schlüssel gesehen werden, der zu beachten ist. Bei FABIDO ist die Arbeit geistig und körperlich zu leisten unter einer Beeinträchtigung durch Kinderlärm. Es sind Lösungen zu finden, indem über die Aufgaben gesprochen werde. Danach müssen die Mitarbeiter/innen aufgabengetreu eingesetzt werden.

Herr Rm Tölch (SPD-Fraktion) findet den Bericht sehr übersichtlich und kompakt in der Darstellung. Er ist der Meinung, dass Fragen, wo zukünftig Personal abgebaut werden könne, nicht in diesen Bericht gehören.
Die Art und Weise des Berichts sollte so beibehalten werden. Einzelne Fragen, z. B. interkommunale Vergleiche, oder in welchen Besoldungs- und Vergütungsgruppen Teilzeitbeschäftigte arbeiten, wären interessant. Die Frage nach der Personaleinsparung sei nicht nur eine Frage des Ausschusses für Personal und Organisation, sondern auch der Fachausschüsse. Aufgabenkritik müsse unter Beteiligung der Fachausschüsse durchgeführt werden.

Herr OB Sierau will mit Hilfe des Personalberichts Transparenz schaffen, er dürfe aber nicht zu umfangreich sein. Der Bericht sei ein Blick in die Vergangenheit. Bei vergleichbaren und auch kleineren Städten und auch Unternehmen sei geschaut worden, wie dort die Personalberichte aussehen. Unter anderem vor diesem Hintergrund wurde der Prozess der Neuorientierung begonnen. Herr OB Sierau stellt fest, dass immer Fragen während des Prozesses auflaufen, sie kommen aus dem Rat und auch aus der Belegschaft. Während des laufenden Prozesses sei es schwierig, Hinweise darauf zu geben, wie die Stadtverwaltung in mehreren Jahren aussehe.
Er sehe es nicht als sinnvoll an, Ressourcen für die Erstellung eines Planes vorzusehen.
Der Prozess werde insgesamt dialogorientiert mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachbereiche durchgeführt. Kontinuierlich gebe es die Situation, dass Beschlüsse übergeordneter Gremien vorgelegt werden, wie der elektronische Personalausweis, der Personal bindet, bei StA 33 waren 16 Personen dafür einzusetzen. Es gebe eine grundsätzliche Orientierung mit 2 % Einsparungen.
Zur Frage, wohin die Tendenz führe, meint Herr OB Sierau, dass es professioneller und effektiver im Verhältnis zu den jeweiligen Aufgaben werde.
Er geht davon aus, dass es Wunsch der Politik sei, die Personalzahlen zurückgehen zu lassen und das Budget geschont werde. Die Verwaltung solle sicherlich in Relation zur Aufgabe schlank aufgestellt sein. Die Menschen sollen sich freuen und es wäre gut, wenn die Arbeit als qualitativ besser mit weniger Menschen erreicht werde. Die Diskussion müsse unter Qualitäts- als auch Quantitätsgesichtspunkten gesehen werden.
Die Personen der Stadtverwaltung Dortmund unterscheiden sich wenig in Alter, Geschlecht und Krankenstand im Vergleich zu ähnlich großen Kommunen. Zunächst müsse hier geschaut werden, wie belastbar Vergleichszahlen sind.

Zu Fachbereich 1 stellt er dar, dass die Struktur des Fachbereiches erläutert wurde und welche Einsparungen es gab, u. a. auch in der Hierarchie. Es werde außer Acht gelassen, dass es Verlagerungen in den Fachbereich hinein gegeben habe, z. B. MIA-DO oder die Ombudsstellen. Er wünsche sich, dass dies alles erst zur Kenntnis genommen werde und nicht sofort kritisiert werde.

Herr Rm Weintz stellt klar, dass er nur den Personalbericht zum Anlass nehmen wolle, darüber nachzudenken, wieviel Verwaltung die Stadt brauche. Bei zukünftigen Wahlkämpfen solle man bei Ankündigungen über Stellenneuschaffungen und die Kosten vorab nachdenken. Es müsse eine Obergrenze eingezogen werden.

Frau Rm Reuter knüpft daran an, dass Dortmund auf andere Städte und auch Unternehmen schaut. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen stelle sich mit ihrer Bitte um Stellungnahme keinen neuen Personalbericht vor, sondern möchte einen Städtevergleich mit entsprechenden Vergleichszahlen zu vier Punkten. Sie erwarte einen Bericht zur Sitzung des Ausschusses am 15.09.2011.

Herr Rm Sohn hält die Mitarbeiterschaft nicht für veraltet. Er sei froh, dass lebensältere Mitarbeiter/innen bei der Stadtverwaltung noch eingesetzt werden. Fraglich sei manchmal nur der Einsatzort. Er warnt davor, Aufgaben extern zu vergeben, weil etliche Mitarbeiter/innen bereits älter sind.

Herr Rm Krüger sieht Handlungsbedarf innerhalb der Stadtverwaltung; er befürchtet, dass das Know how und der Wissenstransfer verloren geht. Das Diffamieren älterer Mitarbeiter/innen bezwecke er nicht. Es sei zutreffend, dass z. B. durch Übertragung neuer Bundesaufgaben die Frage, woher das Personal kommt, geklärt werden müsse. Bezogen auf die Frage der Personalkosten, der Planstellen etc., ist Flexibilität notwendig, um auf unterschiedliche Herausforderungen zu antworten. Im Rahmen der Haushaltsberatungen habe die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen erklärt, dass eine Zielmarke der Personalreduzierung um 2 %, der verkehrte Weg sei. Im Rahmen von Standardabfragen müsse geklärt werden, was die Verwaltung in welchem Umfang noch an Aufgaben erfüllen soll. Daraus lasse sich ein Personalkostenschlüssel entwickeln und daraus lässt sich wiederum ein Budget entwickeln.
Der Personalausschuss sei damit überfordert, diese Aufgabe zu erledigen. Das Engagement der Mitarbeiterschaft, der einzelnen Fachbereichsleitungen und der Fachausschüsse sind gefordert zu entscheiden, was in welcher Qualität und welcher Quantität durchgeführt wird. Als Beispiel spricht er die krankheitsbedingte Abwesenheitsquote in 2010 von 8 % des StA 61 an. Soweit er sich erinnere, sei diese Quote in der Vergangenheit niedriger gewesen. Herr Rm Krüger hält in diesem Zusammenhang einen Vergleich mit anderen Kommunalverwaltungen für wichtig, um zu sehen, welche Bereiche auffallen und wo sich Handlungsbedarf zeigt. Wenn man schaut, wieviel Vollzeit- und wieviel Teilzeitstellen es bei der Stadtverwaltung gibt und wer in Teilzeit beschäftigt ist, ist erkennbar, dass in der Regel Frauen Teilzeit arbeiten.
Auch zum Mentoring weist Herr Rm Krüger darauf hin, dass andere Kommunen mehr für Frauen machen, als dreimal ein solches Programm für je 15 Frauen, und dass diese auch erfolgreicher sind. Dies sei durch Zahlen zu belegen.
Wenn man der Meinung sei, dass man im Rahmen einer 5jährigen mittelfristigen Finanzplanung sagen könne, die Personalkosten sollen um entsprechend der im Rat beschlossenen 1.5 bzw. 2 % gesenkt werden, müsse die Politik in die Lage versetzt werden, mit der Verwaltung, der Führungsspitze und den Mitarbeitern/innen zu vereinbaren, konkret auf die Aufgabenerfüllung bezogen, wie man sich das vorstellt. Der Bereich der Schwachstellen sollte aufgrund eines Planes angegangen werden, vor dem Plan steht eine Diskussion. Der Personalbericht sei eine gute Arbeitsgrundlage, die genutzt werden sollte. Nur das Ziel müsse klar sein.

Herr Rm Rettstadt (Fraktion FDP/Bürgerliste) merkt an, dass das Alter nicht der Maßstab für die Leistungsfähig einer Verwaltung sein könne. Die Dortmunder Verwaltung sei – auch im Vergleich mit anderen Kommunen – sehr leistungsfähig. Er schätze das Wissen seiner älteren Mitarbeiter/innen im eigenen Betrieb sehr. Er warnt davor, das angebliche demografische Problem zu hoch zu hängen. Es sei lösbar. Die vorhandenen Aufgaben werden zu reduzieren sein, es werden neue Auszubildende eingestellt oder über den Markt neue Mitarbeiter/innen besorgt. Zum Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen erklärt er, dass eine Krankheitsquote ein schlechter Indikator sei. Es müsste bekannt sein, an welchen Krankheitstagen welche Diagnose zugrunde lag und in welchem Fachbereich. Dies sei nicht zu erfahren.
Das Gesundheitsmanagement sei laut Bericht gut.

Herr Rm Balzer (SPD-Fraktion) spricht den Krankenstand an, bei dem insgesamt alle Berufe eingerechnet sind. Manche Unternehmen rechnen die Langzeitkranken ein, andere nicht. Herr Rm Balzer versteht den Ausschuss für Personal und Organisation auch zum Schutz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Er hält Personalabbau, für ihn die einfachste Lösung Kosten zu sparen, für sehr gefährlich. Es müssten die Aufgabengebiete neben vielen anderen Faktoren betrachtet werden. Auch passe der Personalrat auf, was passiere.

Herr Plätz sagt zum Ende dieses Tagesordnungspunktes zu, dass die Fragen zur nächsten Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 15.09.2011 beantwortet werden.

Frau Rm Reuter bittet darum, über den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen abstimmen zu lassen.

Beschluss:
Der oben genannte Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen wird bei Stimmenthaltung der Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke) einstimmig beschlossen.

Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt den Personalbericht 2010 zur Kenntnis.


4. Organisation
- unbesetzt -

5. Dezernatsübergreifende Angelegenheiten
- unbesetzt -


Herr Rm Schilff schließt die öffentliche Sitzung um 16.35 Uhr.