Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 26.04.2012
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



(öffentlich)

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:35 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach
Rm Kathrin Grebe

SPD-Fraktion
Rm Meral Bayezit-Winner
Rm Rita Brandt i. V. f. Rm Olaf Radtke
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Andreas Wittkamp i. V. f. Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Wolfram Frebel
Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Heinz Dingerdissen i. V. f. Rm Mauritz Faenger
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat


2. Verwaltung 3. RechnungsprüfungsamtVeröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 26.04.2012, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


1. Regularien


1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 13. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.02.2012

2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Gewährung von Vorschüssen und Vorauszahlungen - PB 06/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06705-12)

2.2 Prüfung der unselbständigen Stiftungen 2010 - PB 53/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06097-11)

2.3 Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06908-12)

2.4 Einsatz des DV-Buchführungsverfahrens in der Städtischen Musikschule - PB 08/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06937-12)

2.5 Prüfung des Rechnungswesens und der Wirtschaftsführung beim Theater Dortmund im Jahr 2011 - PB 07/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06838-12)

2.6 Abrechnung der Landtagswahl 2010 mit dem Land NRW - PB 02/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06440-12)

2.7 Kassenprüfung und Prüfung der Abwicklung und Ablieferung der Eintrittsgelder beim Zoo - PB 03/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06771-12)

2.8 Geschäftsprüfung beim Gesundheitsamt - PB 04/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06831-12)

2.9 Wartung technischer Anlagen in städtischen Immobilien
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06973-12)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Rohr benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 13. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.02.2012

Die Niederschrift über die 13. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.02.2012 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Gewährung von Vorschüssen und Vorauszahlungen - PB 06/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06705-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Prüfung ein, die zu keinen Feststellungen geführt hat.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung der unselbständigen Stiftungen 2010 - PB 53/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06097-11)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsinhalte und deren Feststellungen. Das Rechnungsprüfungsamt hat empfohlen einheitliche Vergaberichtlinien zu entwickeln. Die Stadtkämmerei (FB 20) beabsichtige, die Anregungen aufzugreifen.

Rm Klösel (SPD) unterstützt die Einführung von einheitlichen Vergaberichtlinien.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Ordnungsmäßigkeit der Nutzung sonstiger Fahrzeuge bei der Feuerwehr - PB 05/2012
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06908-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse.

Rm Frank (CDU) erklärt, dass weder die Dienstanweisung modifiziert noch die Entstehung der Kilometerdifferenzen geklärt wäre und macht daher den Vorschlag, die Vorlage erst bei Beendigung dieser Vorgänge zu behandeln.

Rm Schnittker (SPD) merkt an, dass es keine gesamtstädtische Dienstanweisung für städtische Fahrzeuge gebe und es nicht originäre Aufgabe der Feuerwehr sei, eine solche zu erstellen. Nur durch eine gesamtstädtische Dienstanweisung könne das Controlling verbessert werden.

Rm Böhm (CDU) betont, dass die Führung von Fahrtenbüchern geboten sei und es bei der Prüfung nicht in erster Linie um Löschfahrzeuge gegangen sei.

Rm Frebel (Bündnis 90/Die Grünen) weist darauf hin, dass Fahrtenbücher und Tankquittungen als Belege von der Feuerwehr ordnungsgemäß zu führen seien und die Klärung der offenen Fragen leider immer noch nicht erfolgt sei.

Rm Krause (CDU) mahnt an, dass Ordnung sein müsse und die Fahrtenbücher am Ende eines Einsatzes geführt werden könnten. Sie fragt nach der Prüfungsdauer und ob es möglich sei, nachträglich jetzt noch den ungeklärten Kilometerverbrauch aufzuklären.

Rm Klösel (SPD) möchte wissen, ob eine Person oder Stelle für die Verwaltung aller Fahrzeuge zuständig sei und ob es im Fachbereich Standards gebe, wie die Fahrtenbücher auszufüllen seien. Weiter rät er dazu an, neue Mitarbeiter direkt zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten.

Rm Frank (CDU) möchte den Beschluss mit einem konkreten Datum zur Inkraftsetzung der Regelungen versehen. Weiter fragt er nach, ob die Betankung einer amtsinternen Prüfung unterzogen werde und Differenzen sich durch im Leerlauf betriebene Motoren ergeben könnten.

Rm Böhm (CDU) betont die Notwendigkeit, die in den Fahrzeugen befindlichen Fahrtenbücher auszufüllen. Des Weiteren entstehe für ihn der Eindruck, dass solche Vorgaben bagatellisiert und von den Fachbereichen innerhalb der Verwaltung nicht ernst genommen würden.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert, dass man, um nicht den Eindruck zu erwecken, man wolle das Löschen behindern, bewusst nicht Löschfahrzeuge mit in die Prüfung genommen habe. Zwei Löschfahrzeuge wären nur zum Zwecke des Vergleichs der Verbräuche geprüft worden. Eine ordentliche Führung der Fahrtenbücher und Handhabung der fahrzeuggebundenen Tankkarten wären auch zum Schutz der Mitarbeiter unerlässlich. Des Weiteren informiert sie, dass der Fachbereich keine zentrale Stelle für die Kontrolle der Handhabung habe. Nach und nach würden jetzt die noch offenen Fragen abgearbeitet.

Herr Aschenbrenner, Fachbereichsleiter der Feuerwehr (FB 37), betont, dass auch ihm eine Klärung der offenen Fragen wichtig sei. Jährlich würden ca. 350.000 Einträge durch die ca. 2.000 Fahrer erfolgen. Da die Fluktuationsrate bei den ehrenamtlichen Fahrern hoch wäre, bedürfe es eines vermehrten Schulungs- und Kontrollaufwandes. Man habe im Jahr 2010 ein Regelwerk dazu erstellt, das leider durch die Querschnittsämter zurückgehalten worden wäre. Da der Personalaufwand für den administrativen Bereich sehr hoch sei und zurzeit primäre Fachaufgaben Vorrang hätten, würde das Bereitstellen der Unterlagen einige Zeit in Anspruch nehmen. Man habe jetzt alle betroffenen Fahrer um Stellungnahme gebeten; außerdem seien die Vorgesetzten dazu angehalten worden, besser zu kontrollieren. Des Weiteren würden nun Stichproben durchgeführt werden. Herr Aschenbrenner sicherte zu, die Ergebnisse der weiteren Prüfungen mitzuteilen.

Rm Krause (CDU) fragt, warum die Differenz im Anlagebestand nicht geklärt worden sei und regt an, den Beschluss dahingehend zu ergänzen, dass man für die Zukunft umfassendere Kontrollen verlange.

Rm Klösel (SPD) hält eine gesamtstädtische Dienstanweisung für zwingend notwendig.

Rm Hoffmann (SPD) schlägt vor, die Betankung durch Tankwagen vorzunehmen.

Rm Frebel (Bündnis 90/Die Grünen) möchte wissen, wieso trotz des langen Prüfungszeitraumes noch keine Klärung der offenen Fragen erfolgt sei.

Rm Frank (CDU) möchte einen Termin zur Fertigstellung der Dienstanweisung festlegen und möchte wissen, wer die Dienstanweisung zurückgestellt habe.

Herr Aschenbrenner teilt mit, dass seinerzeit nach seiner Erinnerung die Kämmerei sie nicht mitgetragen habe, die Dienstanweisung nun aber zur Unterschrift beim Personalamt läge. Er betont, dass man die Thematik ernst nehme und am 03.04.2012 bereits alle betroffenen Fahrer angeschrieben hätte; Rückmeldungen aber noch fehlen würden, da es einen großen Personenkreis beträfe.

Rm Böhm (CDU) erklärt, dass die Formulierung „schnellstmöglich“ im Beschlussvorschlag aufgrund der Umstände gut gewählt sei.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), betont, dass der neueste Stand zur Sachlage durch die Geschäftsführung des Rechnungsprüfungsausschusses nachgehalten werde und erläutert, dass die angeblichen Differenzen in der Anlagebuchhaltung nur eine falsche Qualifizierung beträfen.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
Er bittet die Feuerwehr, die ausstehenden Überprüfungen zügig abzuschließen und den
Rechnungprüfungsausschuss von den Ergebnissen zu unterrichten.
Ferner erwartet der Ausschuss, dass die bislang nur im Entwurf vorliegenden Regelungen schnellstmöglich in Kraft gesetzt werden.

Änderung

zu TOP 2.4

Einsatz des DV-Buchführungsverfahrens in der Städtischen Musikschule - PB 08/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06937-12)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert ausführlich den Inhalt der Prüfung und die getroffenen Feststellungen.

Rm Starke (SPD) bezieht sich auf Punkt 2.2 der Vorlage. Sie betont die Notwendigkeit, das Dortmunder Systemhaus (10/Sys) einzubinden und beantragt, den Beschluss wie folgt zu ergänzen: Der Rechnungsprüfungsausschuss fordert die Musikschule auf, hinsichtlich der zukünftigen Systembetreuung dosys. einzubinden.

Rm Frank (CDU) fragt, wann die Dienstanweisung erstellt und inwieweit dies nachgehalten werde.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) möchte wissen, wieso dosys. bisher nicht beauftragt worden sei.

Herr Gerland (Geschäftsbereichsleiter der Musikschule, FB 41) teilt mit, dass es sich um ein Spezialsystem handele, mit dem dosys. nicht vertraut sei. Es gebe einen Pflegevertrag mit dem Anbieter der Software. Änderungsbedarf bestünde nicht für das System, sondern für den Umgang mit dem System. Es handle sich demnach nicht um ein technisches Problem. Unabhängig von den Prüfungsfeststellungen fänden jedoch Überlegungen statt, ein anderes System zu beschaffen. In den Beschaffungsvorgang werde neben anderen Fachbereichen auch das Rechnungsprüfungsamt eingebunden. Es werde hierbei dafür gesorgt, dass die städtischen Standards eingehalten würden.
Herr Gerland bekräftigt nochmals, dass auch dosys. bei der Auswahl eingebunden werde. Es könne jedoch nicht gewährleitstet werden, dass das System von dosys. betreut werde, da dies nicht dessen Kerngeschäft sei.

Rm Böhm (CDU), Vorsitzender, bittet Herrn Konzack, Bereichsleiter von dosys., um Stellungnahme zur Möglichkeit einer Zusammenarbeit.

Herr Konzack (10/Sys.) erläutert, dass dosys. für den technischen Betrieb und für die Softwareanwendung der Anbieter zuständig sei. Bei der Neuauswahl des Systems werde dosys. die Musikschule hinsichtlich der technischen Anforderungen unterstützen und weitergehend informieren.

Rm Frebel (Bündnis 90/Die Grünen) sagt, dass seine Fraktion den SPD-Antrag nicht unterstützen werde.

Rm Böhm (CDU), Vorsitzender, schlägt vor, den Beschlussvorschlag wie folgt zu formulieren:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfungsbericht zur Kenntnis und bittet die Musikschule, bei künftigem Neueinsatz von Software das Dortmunder Systemhaus einzubeziehen.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss mehrheitlich, mit drei Gegen- stimmen und drei Enthaltungen folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfungsbericht zur Kenntnis und bittet die Musikschule, bei künftigem Neueinsatz von Software das Dortmunder Systemhaus einzubeziehen.


zu TOP 2.5
Prüfung des Rechnungswesens und der Wirtschaftsführung beim Theater Dortmund im Jahr 2011 - PB 07/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06838-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse zusammen.

Rm Frank (CDU) lobt die positive Entwicklung; insbesondere die Reduzierung von Bargeschäften. Er kritisiert jedoch den hohen Mietzins für die Lagerhalle und fragt, ob 2000 m² Lagerhalle zzgl. Büro erforderlich seien und wann eine preiswertere Halle angemietet würde. Ferner bittet er zu beantworten, wieso nicht alle Dienstfahrzeuge in der Anlagenbuchhaltung enthalten seien.

Rm Klösel (SPD) lobt, dass die Schwächen der Vergangenheit abgebaut würden. Er fragt, ob es Stellenbeschreibungen für die Mitarbeiter der Theaterverwaltung gebe; andernfalls solle der Rechnungsprüfungsausschuss diese fordern. Des Weiteren solle die Einarbeitung neuer Mitarbeiter standardisiert werden.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) verweist auf das neue Werkstattkonzept und fragt, ob in diesem eine neue Lagerhalle vorgesehen sei.

Frau Pesch, 41/Theater, geschäftsführende Direktorin, teilt mit, dass die Lagerhalle vom damaligen technischen Direktor angemietet worden sei. In diesem Zusammenhang geht sie detailliert auf die Probleme in den Werkstätten ein, die seinerzeit den langfristigen Vertragsabschluss gerechtfertigt hätten. Sie räumt ein, dass die Lagerhalle aus heutiger Sicht nicht richtig genutzt werde. Mit dem neuen technischen Direktor habe sie ein neues Werkstattkonzept erarbeitet. In diesem Zeitraum sei es nicht sinnvoll gewesen eine neue Lagerhalle anzumieten, weil in der jetzigen Lagerhalle auch eine Probebühne für das Kinder- und Jugendtheater installiert sei. Gleichwohl habe sie bereits Gespräche mit dem Vermieter geführt und auf die beabsichtigte Vertragskündigung hingewiesen. Frau Pesch erläutert ausführlich das neue Werkstattkonzept und dessen Synergieeffekte. Vor dem Hintergrund von Wirtschaftlichkeitsberechnungen bestünde auch die Bereitschaft, den Vertrag zu einem gleichbleibenden Mietzins aufrechtzuerhalten. Voraussetzung hierfür seien Investitionen des Vermieters mit der Folge, Räume innerhalb der Lagerhalle zu schaffen, die weitere Nutzungen zuließen. Parallel hierzu habe StD Stüdemann gefordert, auch andere Lagerhallen zu besichtigen.

Hinsichtlich der Frage von Rm Frank zu den unvollständigen Angaben in der Anlagenbuchhaltung ergänzt Herr Lizan, betriebswirtschaftlicher Leiter des Theaters, dass die Fahrzeuge bis zum Vertragsabschluss Eigentum der Werbefirma seien; danach würden diese in die Anlagenbuchhaltung des Theaters aufgenommen. Des Weiteren geht Herr Lizan auf die Besichtigung von städtischen Lagerhallen und die Standardisierung der Verwaltungsabläufe ein.

Rm Frank (CDU) erinnert an die Beantwortung seiner Frage, ob die Lager -, Büro- und Freiflächen in dieser Größenordnung erforderlich seien.

Frau Pesch geht ausführlich auf die Frage von Rm Frank ein.

Rm Starke (SPD) bezieht sich auf die Wiederverwertung des Theaterbestandes und fragt, ob es Überlegungen gebe, mit anderen Häusern zu kooperieren.

Frau Pesch berichtet, dass in Einzelfällen ein Austausch der Requisiten innerhalb der Region erfolge. Grundsätzlich gestalte sich die praktische Umsetzung eher schwierig, sodass die Einsparmöglichkeiten sehr gering seien.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt vom Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.6
Abrechnung der Landtagswahl 2010 mit dem Land NRW - PB 02/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06440-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet über die Prüfungsschwerpunkte und die getroffenen Feststellungen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Kassenprüfung und Prüfung der Abwicklung und Ablieferung der Eintrittsgelder beim Zoo - PB 03/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06771-12)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse zusammen und nennt die Verbesserungsmöglichkeiten. Im Wesentlichen sei festzustellen, dass die Barkasse ordnungsgemäß geführt werde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.8
Geschäftsprüfung beim Gesundheitsamt - PB 04/2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06831-12)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht detailliert auf den Prüfungsinhalt und die getroffenen Feststellungen ein.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Wartung technischer Anlagen in städtischen Immobilien
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06973-12)

Herr Vorspohl, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert über die Weiterentwicklung der Instandhaltungsstrategie.

Rm Frank (CDU) bemerkt, dass in den Anlagen unterschiedliche Wartungsintervalle aufgeführt wären, für ihn aber nicht erkennbar sei, wie diese nachgehalten und dokumentiert würden.

Herr Brockmann (FB 65) erläutert die beigefügte Liste, die nicht dazu diene, die Wartungen zu dokumentieren. Diese würden weiterhin über die Beauftragungssysteme im SAP abgebildet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den ergänzenden Sachbericht über die von der Städtischen Immobilienwirtschaft aktualisierte Wartungskonzeptionierung zur Kenntnis.






Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Böhm - um 16:35 Uhr geschlossen.





Böhm Rohr Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin