Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 20. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 27.11.2008
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 09:00 - 10:30 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors.
Rm Emmanouil Daskalakis
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Thomas Pisula
Rm Ute Uhrmann

SPD

Rm Gertrud Zupfer i. V. für Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Ingrid Krämer-Knorr
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Ute Pieper i. V. für Rm Margot Pöting
Rm Gabriele Schnittker
Rm Sven Schulz
Rm Jutta Starke
Rm Michael Taranczewski
Rm Richard Utech


B90/Die Grünen
Rm Barbara Blotenberg
Rm Dr. Jürgen Brunsing


Bürgerliste/FDP
Rm Hans-Josef Tokarski


3. Verwaltung



Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 20. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 27.11.2008, Beginn 09:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 28.08.2008

2. Prüfungsberichte

2.1 Veröffentlichung von öffentlichen Sitzungsunterlagen des Rechnungsprüfungsausschusses im Internet
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13393-08)

2.2 Prüfung der Anwendung von Client-Server-Verfahren - PB 50/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13391-08)

2.3 Durchgeführte Brandschutzsanierung an der Fröbelschule - PB 48/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13385-08)

2.4 Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2007 - PB 38/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13054-08)

2.5 Prüfung der Barzahlungen des Tiefbauamtes - PB 41/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13161-08)

2.6 Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Friedhöfe Dortmund - PB 59/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13426-08)

2.7 Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Sport- und Freizeitbetriebe - PB 43/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13271-08)

2.8 Prüfung der Barzahlungen des Familienprojektes - PB 33/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13156-08)




Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.






1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift werden benannt:

Rm Frank (CDU) für den öffentlichen Sitzungsteil

Rm Hoffmann ( SPD) für den nichtöffentlichen Sitzungsteil

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) äußert sein Bedauern darüber, dass die Vorlage zur privaten Nutzung von zugewiesenen Dienstwagen nicht in öffentlicher Sitzung behandelt wird. Er erwartet eine Aufarbeitung der Vorlage für die öffentliche Ratssitzung.

Anschließend wird die Tagesordnung wie veröffentlicht festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 28.08.2008

Rm Herr Tokarski (FDP/Bürgerliste) bemängelt, dass in der Niederschrift der 19. Sitzung, der TOP 2.3 „Prüfung der Barzahlungen des Zentralen Dienstes des Ordnungsamtes“ zu kurz abgefasst sei. Rm Tokarski bittet folgende Erklärung zu Protokoll zu nehmen:

Rm Tokarski (FDP/Bürgerliste) äußert, dass es für seine Fraktion untragbar sei, Gutscheine an verdiente Mitarbeiter auszugeben .

Mit dieser Ergänzung wird die Niederschrift über die 19. Sitzung des Rechnungsprüfungs-ausschusses einstimmig genehmigt.

2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Veröffentlichung von öffentlichen Sitzungsunterlagen des Rechnungsprüfungsausschusses im Internet
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13393-08)

Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt kurz die Ausgangssituation dar und teilt mit, dass der Rechnungsprüfungsausschuss wieder ins Internet gestellt worden sei. In der Vorlage seien die von StA 01 erarbeiteten Kriterien für eine datenschutzkonforme Gestaltung der Sitzungsunterlagen dargestellt. Maßgeblich für die Entscheidung über die Veröffentlichung im Internet sei dabei der Personenbezug sowie die Sensibilität einer Angelegenheit. Die endgültige Entscheidung über eine eventuelle Nichtveröffentlichung obliege dem StA 01.

Rm Eigenbrod (CDU) gibt zu bedenken, dass nicht alles automatisch als „sensibel“ eingestuft werden dürfe, was für die Stadt unangenehm sei, um so eine Veröffentlichung zu verhindern.
Er macht deutlich, dass seine Fraktion ein „wachsames Auge“ auf kritische Vorgänge haben werde.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) schließt sich dem Vorredner an und regt die Verfassung einer kurzen Begründung an, um die Sensibilität einer Materie beurteilen zu können. Darüber hinaus bittet er um nähere Erläuterungen zu der Äußerung von Herrn Sperlich (Datenschutzbeauftragter) aus der letzten Sitzung, wonach öffentliche Unterlagen nach Abschluss einer Sitzung nicht mehr öffentlich seien, sondern nichtöffentlich.

Herr Kruse (StA 01) macht deutlich, dass es sich bei der Sensibilität der Materie vorwiegend um Sozialdatenschutz und Steuergeheimnisse handele, die im Einzelfall immer zu prüfen seien. Zur Unterscheidung, ob öffentliche Unterlagen ihren Status ändern, bemerkt Herr Kruse, dass es den Grundsatz der Sitzungsöffentlichkeit gebe. Andererseits könnten nach
§ 48 Absatz 3 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) Personenbezüge durchaus offenbart werden; aber dann nur für die Öffentlichkeit in der jeweiligen Sitzung. Für die Veröffentlichung dieser Sitzungsunterlagen im Internet müssen die Vorlagen personenneutral erstellt oder die personenbezogenen Daten geschwärzt werden. Öffentliche Sitzungsunterlagen ohne Personenbezug seien vor und auch nach der Sitzung öffentlich. Nach § 52 GO NRW müssten die Beschlüsse der Gremien in geeigneter Weise bekannt gegeben werden.

Rm Starke (SPD) weist auf die Schwierigkeit hin, öffentliches Interesse und Personenschutz voneinander abzugrenzen.

Rm Pisula (CDU) schlägt vor, bei Namensnennungen die Vorgänge in öffentlich und nicht öffentlich zu trennen. Er verweist auf die bisher angewandten Instrumentarien zur Unterscheidung, die seiner Meinung nach durch die Veröffentlichung im Internet nicht an Gültigkeit verlören.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) ist der Meinung, dass die Stadtverwaltung keine Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse habe bzw. haben solle.

Rm Starke (SPD) macht unter Bezugnahme auf die Aussage von Herrn Pisula deutlich, dass Internet-Veröffentlichungen unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten eine andere Qualität hätten, da sie recherchierbar seien. Ferner seien u.a. Kreditaufnahmen und Umschichtungen ihrer Auffassung nach schützenswerte „Geschäftsgeheimnisse“ der Stadt.

Dem stimmt Frau StKin Dr. Uthemann (2/Dez) zu und nennt darüber hinaus Geschäfte aus dem Bereich der Immobilien und Liegenschaften, die in der nichtöffentlichen Sitzung behandelt werden müssten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung der Anwendung von Client-Server-Verfahren - PB 50/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13391-08)

Herr Bonnekoh (StA 14) führt in die Thematik der Client-Server-Verfahren ein.
Er schildert die Untersuchung einiger typischer Anwendungen aus verschiedenen Verwaltungsbereichen auf ihren ordnungsgemäßen Einsatz und stellt die Ergebnisse vor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Durchgeführte Brandschutzsanierung an der Fröbelschule - PB 48/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13385-08)

Frau Jäger (StA 14) stellt dar, dass die technische Abwicklung der Brandschutzsanierung an der Fröbelschule beispielhaft ausgeführt worden sei. Die haushaltsmäßige Abwicklung dagegen sei nicht regelkonform erfolgt.

Rm Blotenberg (Bündnis 90/Die Grünen) hält eine Befassung des Schulausschusses mit der Vorlage für wünschenswert.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) nennt Beispiele für die Diskrepanz in der haushaltsmäßigen Abwicklung und fragt nach einer Gesamtplanung.

Herr Limberg (Städt. Immobilienwirtschaft/ StA 65) nennt systembedingte Schwächen bei der haushaltstechnischen Abwicklung. Verbesserungsvorschläge des Rechnungsprüfungsamtes seien aufgegriffen und teilweise bereits umgesetzt worden.
Herr Limberg betont, dass das Budget ausnahmslos in die Wertentwicklung der Immobilie geflossen sei.

Herr Frank (StA 65) schildert die Schwierigkeit, die Maßnahmen der Brandschutzsanierung von Instandhaltungsmaßnahmen zu trennen. Dadurch, dass der sogenannte brandschutznahe Aufwand in der Ergebnisrechnung des Schulverwaltungsamtes zur Verfügung stehe, seien künftige Maßnahmen planbar und abgedeckt.

Herr Sauer (Vorsitzender) befürwortet das genannte Vorgehen, weist aber darauf hin, dass die Ausgaben zweckgebunden sein müssen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2007 - PB 38/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13054-08)

Frau Jäger (StA 14) stellt die Ergebnisse des Prüfberichts vor. Um die Qualität der Inventuren nachhaltig zu verbessern, wurden von den StÄ 40 und 20 die in der Vorlage aufgeführten Zusagen gemacht. Hierbei gebe es neue Entwicklungen, die von Frau Jäger benannt wurden.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) befürwortet die jährliche Durchführung von Inventuren. Er formuliert folgenden mündlichen Beschlussvorschlag:
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt, dass das Rechnungsprüfungsamt weiterhin jährlich eine stichprobenartige Inventur in den Ämtern und Eigenbetrieben durchführt.

Rm Schnittker (SPD) unterstützt den Vorschlag von Rm Dr. Brunsing. Darüber hinaus regt sie eine Nachschulung aller mit der Inventur betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.

Rm Dr.Eigenbrod (CDU) fragt nach der Zuständigkeit bei der Inventurdurchführung.

Frau Raddatz-Nowack (StA 40) bestätigt, dass es Kapazitätsprobleme gebe, die Inventuren aber wie in der Vergangenheit von den Schulsekretärinnen durchgeführt würden.

Beschluss:
Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses beschließen einstimmig, dass das Rechnungsprüfungsamt die Inventurtätigkeiten jährlich in Stichproben begleiten soll.


zu TOP 2.5
Prüfung der Barzahlungen des Tiefbauamtes - PB 41/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13161-08)

Herr Köster (StA 14) erläutert, dass alle Auszahlungen der städtischen Fachbereiche und der Eigenbetriebe einer Prüfung unterzogen worden seien, insbesondere um festzustellen, inwieweit Barauszahlungen notwendig seien. Herr Köster berichtet über 4 dieser Prüfungen und stellt deren Untersuchungsergebnisse dar.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) stellt die generelle Frage, ob es ohne Handkasse zu organisatorischen Problemen gekommen sei und bittet um Beantwortung bei Aufruf der entsprechenden Vorlage.

Rm Krämer-Knorr (SPD) kritisiert die bisherige Handhabung von Handkassen.

Herr Keune (Tiefbauamt StA 66) spricht sich aus arbeitsökonomischen Gründen für eine Barkasse aus.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Friedhöfe Dortmund - PB 59/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13426-08)

Herr Köster (StA 14) führt kurz in die Thematik der Vorlage ein und stellt die Prüfungsergebnisse vor.

Auf die Frage bezüglich der Notwendigkeit einer Handkasse erwidert Herr Klüh (Friedhöfe Dortmund StA 68), dass Beschaffungen ohne Handkasse zwar aufwändiger, aber doch noch praktikabel seien.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung der Bar- und Scheckzahlungen der Sport- und Freizeitbetriebe - PB 43/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13271-08)

Herr Köster (StA 14) stellt die Kassengeschäfte der 5 Geschäftsbereiche des Eigenbetriebs ausführlich dar.

Die Frage von Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen), nach den Erfahrungen der Geschäftsbereiche ohne Handkasse, beantwortet StR Stüdemann.
Er nennt Beispiele aus dem laufenden Betrieb der Geschäftsbereiche, anhand derer man zu folgendem Ergebnis gekommen sei: Bei den Schwimmbädern sei eine Handkasse hilfreich, da oftmals kleinste Beschaffungen kurzfristig organisiert werden müssten. Beim Zoo sei man auf Bargeld angewiesen, um bestimmte Geschäftsvorfälle schnell regeln zu können. Bei den Zentralen Diensten würde die Handkasse abgeschafft werden. Beim Westfalenpark sei man aufgrund der Wechselgeldproblematik auf Bargeld angewiesen.

Rm Utech (SPD) gibt zu bedenken, dass es bei der Stadt auch Arbeitsplätze mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Wechseldienste gebe, bei denen der Arbeitgeber für Verpflegung zu sorgen habe.
Er fragt nach, ob Bargelder versichert seien.

Herr Köster (StA 14) bestätigt, dass das Rechtsamt alle Handvorschüsse ab einer Summe von mehr als 100 Euro generell versichern würde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Barzahlungen des Familienprojektes - PB 33/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13156-08)

Herr Köster (StA 14) schildert, dass die erforderlichen Maßnahmen für die Beantragung von Handvorschüssen vom Familienprojekt nicht eingehalten worden seien. Der Nachweis der Ausgaben sei in Excellisten erfolgt, die vom Rechnungsprüfungsamt nicht als sicher anerkannt würden. Die Notwendigkeit der Barzahlungen sei nicht erkannt und die Barkasse daraufhin im September 2008 aufgelöst worden.

Rm Dr. Eigenbrod (CDU) gibt zu bedenken, dass die generelle Abschaffung von Bargeld in einigen Geschäftsbereichen nicht praktikabel sei. Unter der Voraussetzung entsprechender Kontrollen solle die Beibehaltung der Handkassen daher möglich sein.

Rm Krämer-Knorr (SPD) schließt sich dem Vorredner an.

Herr Burkholz (Familien-Projekt) betont, dass zwar kein Kassenbuch geführt worden sei, aber die Ausgaben in den Excellisten einwandfrei erfasst worden seien. Die Beantragung sei aufgrund der Neuorganisation des Projektes nicht erfolgt, zwischenzeitlich aber nachgeholt worden. Er schildert die Schwierigkeiten und den größeren Arbeitsaufwand durch fehlendes Bargeld in seinem Bereich.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.







Herr Sauer verweist vor Beendigung des öffentlichen Sitzungsteils auf das Exposé der Sport- und Freizeitbetriebe.



Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden, Herrn Sauer, um 10.30 Uhr geschlossen.







Sauer Frank Aufdemkamp
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin