Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 14.04.2011
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



(öffentlich)

Sitzungsdauer: 15:05 - 16:10 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod (bis 16:30 Uhr)
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach
Rm Udo Reppin

SPD-Fraktion

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Meral Bayezit-Winner (ab 15:40 Uhr)
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Andreas Wittkamp i. V. f. Rm Bernhard Klösel
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Benjamin Beckmann
Rm Ulrike Märkel i. V. f. Rm Ulrich Langhorst
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Mauritz Faenger
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat





2. Verwaltung
3. Rechnungsprüfungsamt



Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 14.04.2011, Beginn: 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund






1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 03.02.2011




2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Lagerbestände beim Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates - PB 4/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03203-11)

2.2 Installation von Support Packages auf dem SAP FI/CO System - PB 54/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02943-10)

2.3 Sachstandsbericht zum Einsatz des Kassenverfahrens in der Stadtverwaltung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03787-11)

2.4 Prüfung der doMap-Geschäftsvorfälle der Bürgerdienste - PB 05/2011 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03751-11)

2.5 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Sondervermögens „Grundstücks- und Vermögensverwaltungsfonds Dortmund“ für 2008 und 2009 - PB 06/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03752-11)

2.6 Prüfung der Kontrollen von Spielhallen und Geldspielautomaten - PB 47/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03667-11)

2.7 Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2008 - PB 2/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03089-11)

2.8 Prüfung der Abrechnung der Personal- und Verwaltungskosten zwischen dem Sozialamt der Stadt Dortmund und der "JobCenterARGE Dortmund" - PB 1/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03560-11)

2.9 Bewilligung der Wohnraumförderungsmittel des Landes NRW durch den Fachbereich 64 (Stadtamt für Wohnungswesen) - PB 8/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03658-11)

2.10 Kassenprüfung im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt - PB 7/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03642-11)

2.11 Prüfung der Kasse des Kinder-Citytreffs und Aspekte des Rechnungswesens von FABIDO - PB 13/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03785-11)




Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:05 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Rm Krause benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegt ein Zusatz-/Ergänzungsantrag
der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen vom 13.04.2011 (Drucksache Nr.: 03784-11-E4)
zum Tagesordnungspunkt 2.1 der nichtöffentlichen Sitzung „ Kostenentwicklung der Dach- und Fachsanierung beim Dortmunder U“ vor.

Der Vorsitzende, Rm Böhm, weist darauf hin, dass die Mitglieder der Fraktion
B90/ Die Grünen vor Beginn der Sitzung den Wunsch äußerten, den Antrag aufgrund des öffentlichen Interesses im öffentlichen Teil der Sitzung zu behandeln. Diesem Wunsch könne jedoch nicht entsprochen werden, da nach der Gemeindeordnung schützenswerte Interessen von betroffenen Personen zu beachten seien.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses beschließen einstimmig den Antrag im nichtöffentlichen Teil der Sitzung zu behandeln.

Die Tagesordnung wird sodann wie veröffentlicht festgestellt.




zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 03.02.2011

Die Niederschrift über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 03.02.2011 wird genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Lagerbestände beim Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates - PB 4/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03203-11)

Frau Jäger informiert die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses über die Ergebnisse der durchgeführten Prüfung, die bis auf kleinere – bereits geklärte Unstimmigkeiten bei der Führung der Bestandsverzeichnisse – zu keinen Feststellungen geführt habe.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Installation von Support Packages auf dem SAP FI/CO System - PB 54/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02943-10)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), trägt die Ergebnisse des vorliegenden Prüfberichts vor.

Rm Beckmann (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, warum die Änderungsanzeigen in englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob die für den 31.03. avisierte Geschäftsanweisung vorliege.

Herr Klüh, Dortmunder Systemhaus (StA 10/Sys), teilt mit, dass die Standardkommunikationssprache in diesem Bereich Englisch sei. Die Fehlerkorrekturen umfassten 2.300 Seiten und könnten nicht übersetzt werden. Die Geschäftsanweisung werde innerhalb von 14 Tagen fertiggestellt.

Eine weitere Nachfrage von Rm Beckmann zum Prüfungshinweis des RPA nach der Deutschsprachigkeit von Dokumentationen beantwortet Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), dahingehend, dass ein ordnungsgemäßer Fachtest nur möglich sei, wenn eine deutschsprachige Anleitung vorläge.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.3
Sachstandsbericht zum Einsatz des Kassenverfahrens in der Stadtverwaltung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03787-11)

Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), berichtet über den aktuellen Sachstand.

Herr Klüh, Dortmunder Systemhaus (10/Sys), ergänzt die Ausführungen und bestätigt, dass nach erteilter Freigabe durch den Stadtkämmerer die Beschaffung des neuen Software-Paketes getätigt werde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 2.4
Prüfung der doMap-Geschäftsvorfälle der Bürgerdienste - PB 05/2011 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03751-11)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert ausführlich über die durchgeführte Prüfung und die festgestellten Prüfergebnisse.

Rm Radtke (SPD), Rm Beckmann (Bündnis 90/Die Grünen) und Rm Frank (CDU) haben einige inhaltliche Nachfragen, die von Herrn Klüh, Dortmunder Systemhaus (StA 10/Sys) beantwortet werden. Er teilt mit, dass die Geschäftsanweisung mit den örtlichen Regelungen innerhalb von 4 Wochen fertig gestellt würden.
Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) versichert ergänzend, dass Themen, die auf Wunsch der Ratsmitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses nachgehalten werden sollen, von der Geschäftsführung in der Beschluss- und Auftragsdatenbank (BAV-DB) im GIS erfasst und wiedervorgelegt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.5
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Sondervermögens „Grundstücks- und Vermögensverwaltungsfonds Dortmund“ für 2008 und 2009 - PB 06/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03752-11)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert die Ergebnisse des Prüfberichts.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.6
Prüfung der Kontrollen von Spielhallen und Geldspielautomaten - PB 47/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03667-11)
Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert über die Ergebnisse der durchgeführten Prüfung und die daraus resultierende Empfehlung für die Erstellung einer Dienstanweisung zur Durchführung von Spielhallenkontrollen.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) möchte wissen, ob es ein ortsbezogenes Verzeichnis der Spielhallen gäbe und wie viele Spielhallen insgesamt geprüft worden seien.

Herr Moldenhauer, Ordnungsamt (StA 32), teilt mit, dass es eine annähernd vollständige Erfassung der vorhandenen Spielstätten in einem tabellarischen Verzeichnis gäbe. In Zusammenarbeit mit dem Steueramt wollte man demnächst illegale Spielstätten in den Focus nehmen. Hierzu ergänzt Frau Tassilo, dass es 160 Spielhallenstandorte aber 220 Konzessionen gäbe.

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), beantwortet die Frage von Rm Beckmann, (Bündnis 90/Die Grünen) nach der Größe der Stichprobe.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.7
Abrechnungsverfahren ZAB - Land NRW bezogen auf das Haushaltsjahr 2008 - PB 2/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03089-11)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt die Ergebnisse des Prüfberichts vor.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob die im Bericht genannten Arbeitsverhältnisse noch bestehen.

Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert, dass es sich nicht um Beschäftigte der Stadt handele, sondern dass externe Reinigungsfirmen beauftragt worden seien.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.8
Prüfung der Abrechnung der Personal- und Verwaltungskosten zwischen dem Sozialamt der Stadt Dortmund und der "JobCenterARGE Dortmund" - PB 1/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03560-11)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt die Ergebnisse der Prüfung vor.

Herr Fänger (FDP/Bürgerliste) fragt nach der Diskrepanz bei den Abrechnungsmodalitäten des stellvertretenden Geschäftsführers der ARGE.

Herr Kampmann, Sozialamt (StA 50), erklärt, dass die Abrechnung der Personalkosten für den stellv. Geschäftsführer der Job Center ARGE nach der Geschäftsanweisung der Bundesagentur für Arbeit vorgenommen würde. Er bestätigt außerdem, dass die Kosten hätten detaillierter ausgewiesen und nicht nur prozentual umgelegt werden müssen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.9
Bewilligung der Wohnraumförderungsmittel des Landes NRW durch den Fachbereich 64 (Stadtamt für Wohnungswesen) - PB 8/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03658-11)

Herr Gottwick teilt den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses mit, dass die geprüften Akten ordnungsgemäß bearbeitet und die Bewilligung der Fördermittel bestimmungsgemäß erfolgt sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.10
Kassenprüfung im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt - PB 7/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03642-11)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) nennt die Prüfungsinhalte und hebt das positive Prüfungsergebnis hervor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.11
Prüfung der Kasse des Kinder-Citytreffs und Aspekte des Rechnungswesens von FABIDO - PB 13/2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 03785-11)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert über die Prüfungsinhalte und erläutert die in der Vorlage aufgeführten Feststellungen.
Laut FABIDO werde eine neue Planstelle im Finanzmanagement eingerichtet, die es ermögliche, die aufgezeigten Mängel zeitnah zu beheben.

Zunächst rügt Rm Frank (CDU) Frau Ferber, FABIDO, für ihr frühzeitiges Verlassen der letzten Sitzung. Er stellt Fragen zur Verbuchung von Außenständen und entgangenen Zinsen. Er empfiehlt, für die entsprechenden Mitarbeiter eine Schulung zur Kassenführung durchzuführen.

Herr Lohmann, FABIDO (StA 57), erklärt, dass es sich bei den offenen Positionen in erster Linie um Forderungen von FABIDO gegenüber der Stadt handele.
Durch die nicht zeitnahe Verbuchung der Eingänge sei kein finanzieller Schaden entstanden, sondern ein hoher Arbeitsaufwand für FABIDO. Um jedoch keine Fördergelder zu verlieren seien zunächst die Verwendungsnachweise für die Jahre 2007, 2008 und 2009 bearbeitet worden. Für den Kinder-Citytreff werde kurzfristig ein Kassenbuch eingeführt und die Mitarbeiter geschult.

Rm Radtke (SPD) bezieht sich auf die Aussage von Rm Frank (CDU) und teilt mit, dass Frau Ferber sich bei ihm abgemeldet habe. Er entschuldigt sich dafür, dass er diese Information nicht weitergeleitet habe.
Das nicht zeitnahe Verbuchen von Belegen sei weder ordnungsgemäß noch akzeptabel, aber aufgrund des drohenden Entzugs von Fördergeldern nachvollziehbar. Da dies keinen negativen Einfluss auf die Jahresbilanz der Stadt Dortmund habe, sei FABIDO noch mal mit einem „blauen Auge“ davongekommen.

Der Rechnungsprüfungssauschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.

Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Rm Böhm - um 16:10 Uhr geschlossen.





Böhm Krause Aufdemkamp
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin