Niederschrift
über die 29. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 18.03.2004
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentliche Sitzung
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:05 Uhr
Anwesend sind:
a) Stimmberechtigte Mitglieder: |
CDU |
Rm Jürgen Böhm |
Rm Emmanouil Daskalakis |
Rm Reinhard Frank |
Rm Thomas Pisula |
Rm Matthias Ulrichab 15.45 Uhr |
Rm Konrad Weber |
SPD |
Rm Peter Werner Borris |
Rm Joachim Fischer |
Rm Rudolf Lütkehaus |
Rm Angela Schilling |
Rm Gabriele Schnittker |
Rm Friedhelm Siemund (nicht anwesend) |
B90/Die Grünen |
Rm Mario Krügerab 15.15 Uhr |
b) Nicht stimmberechtigte Mitglieder:
Verwaltung
Herr StK Pehlke, 2/Dez Herr Liebig, EB 65
Herr Dr. Linnenkamp, StA 20 Herr Hausmann, StA 66
Herr Spaenhoff, StA 21
Herr Langguth, dosys.
Herr Konzack, dosys.
Herr Uebersohn, dosys.
StA 14
Frau Seybusch Frau Hesse
Herr Bartsch Frau Jäger
Herr Bonnekoh Herr Köster
Herr Felgenhauer Frau Wachowiak
Veröffentlichte Tagesordnung:
T a g e s o r d n u n g
für die 29. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 18.03.2004, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentlicher Teil:
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 28. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.12.2003
2. Prüfungsberichte
2.1 Erteilung der Genehmigungen für "Verkehr mit Taxen" und "Verkehr mit Mietwagen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05497-04)
2.2 Einsatz von Abschlussprüfern bei eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Sondervermögen
Beschluss
(Drucksache Nr.: 05673-04)
2.3 Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2003
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05555-04)
2.4 Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der gewährten Handvorschüsse einschl. der Bargeldausstattung im Rahmen der Währungsumstellung. PB 48/2003
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05572-04)
2.5 Prüfung der Beachtung der Regelungen hinsichtlich der Bauabzugsteuer durch den Eigenbetrieb Städtische Immobilienwirtschaft - PB Nr. 42/2003 Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05545-04)
2.6 Entwicklung und Auswirkungen des SAP-Einführungsprozesses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05426-04)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm- eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wurde Frau Schilling benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 28. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.12.2003
Die Niederschrift der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 04. 12. 2003 wird einstimmig genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Erteilung der Genehmigungen für "Verkehr mit Taxen" und "Verkehr mit Mietwagen"
(Drucksache Nr.: 05497-04)
Herr Felgenhauer erläutert kurz den Prüfungsumfang bezüglich der Beantragung der Genehmigungen, Verlängerung, Erweiterungen über die Erteilung entsprechender Bescheide bis hin zur kassenmäßigen Abwicklung der zu vereinnahmenden Gebühren.
Die Prüfung ergab keine Beanstandungen. Die entsprechenden Rechtsvorschriften wurden eingehalten.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.2
Einsatz von Abschlussprüfern bei eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Sondervermögen
(Drucksache Nr.: 05673-04)
Frau Jäger führt in die Vorlage ein. Das Verfahren zur Auswahl der Abschlussprüfer ist nach Einschätzung des Rechnungsprüfungsamtes nicht transparent. Sowohl der Deutsche Städtetag als auch die Stadt Köln streben bei der Auswahl von Wirtschaftsprüfern ein transparentes Verfahren mit turnusmäßigen Wechseln an.
Herr Dr. Linnenkamp bringt für die Kämmerei zum Ausdruck, dass eine Dokumentation nur ausnahmsweise als erforderlich angesehen werde, da Aufwand und Wirkung in keinem Verhältnis zueinander stünden.
In der anschließenden regen Diskussion wird deutlich, dass nicht jedes Moment auf dem Weg der Meinungsbildung dokumentiert werden müsse, gleichwohl wird jedoch eine Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit nicht als verzichtbar angesehen.
Es wird vorgeschlagen, hinsichtlich der Praktikabilität der Kölner Regelung nach ein bis eineinhalb Jahren von dort einen Erfahrungsbericht anzufordern, um dann die Anwendung der dortigen oder ähnlicher Richtlinien prüfen zu können.
Herr Stadtkämmerer Pehlke erklärt abschließend, die Kämmerei werde sich zukünftig wie bisher am Aktienrecht orientieren und jeweils dann, wenn davon abgewichen werde, dies dokumentieren.
Der Beschluss wird wie vorgeschlagen mit einer Enthaltung gefasst.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht über die Prüfung hinsichtlich des Einsatzes von Abschlussprüfern bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Sondervermögen der Stadt zur Kenntnis. In diesem Zusammenhang wird die Verwaltung gebeten sicherzustellen, dass der Entscheidungsprozess über die Auswahl und den Einsatz von Abschlussprüfern zukünftig nachvollziehbar dokumentiert wird.
zu TOP 2.3
Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2003
(Drucksache Nr.: 05555-04)
Herr Köster informiert über den Ablauf und Ergebnisse der Prüfung.
Die Fachbereiche haben zusagt, die festgestellten Mängel zu beseitigen. Das Rechnungsprü-fungsamt wird die Mängelbeseitigung im Rahmen der nächsten Prüfung erneut prüfen.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von den Ergebnissen der durchgeführten Prüfungen Kenntnis.
zu TOP 2.4
Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der gewährten Handvorschüsse einschl. der Bargeldausstattung im Rahmen der Währungsumstellung. PB 48/2003
(Drucksache Nr.: 05572-04)
Herr Köster berichtet über die Prüfungsinhalte. Die Prüfung bezog sich auf die ordnungsgemäße Übernahme der Handvorschüsse aus dem MUSIK-Verfahren (Maschinell unterstützte Sachbearbeitung im Kassenwesen) in das SAP-Verfahren (Software Anwendungen und Produkte) bei der Währungsumstellung.
Die den Fachbereichen im Rahmen der Euro-Umstellung zur Verfügung gestellten Mittel seien zwar ordnungsgemäß zurückgezahlt, doch sei festgestellt worden, dass sämtliche Sollbuchungen durch StA 20 nicht erfolgt sind.
Die fehlenden Buchungen seien mittlerweile vorgenommen worden.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Prüfung der Beachtung der Regelungen hinsichtlich der Bauabzugsteuer durch den Eigenbetrieb Städtische Immobilienwirtschaft - PB Nr. 42/2003 -
(Drucksache Nr.: 05545-04)
Herr Felgenhauer trägt den Sachverhalt vor. Der EB Immobilienwirtschaft hat zugesagt zukünftig Anfragen hinsichtlich der Gültigkeit von Freistellungsbescheinigungen vorzunehmen. Die bestehende verwaltungsinterne Regelung der Stadtkämmerei bei der Handhabung der Bauabzugssteuer wird in mehreren Punkten modifiziert.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Entwicklung und Auswirkungen des SAP-Einführungsprozesses
(Drucksache Nr.: 05426-04)
Herr Bonnekoh fasst Anlass, Verlauf und Ergebnisse der Prüfung zusammen und geht im Besonderen auf die mit der SAP-Einführung verbundene Zielerreichung, den Umfang der entstandenen Mehrkosten, die nicht erreichte Gegenfinanzierung sowie die mangelnde Berichterstattung an den Rat ein. Darüber hinaus erläutert er die Unterschiede zur Kostendarstellung in der Ratsvorlage des Systemhauses vom November 2003.
In der sich im Anschluss daran entwickelnden Diskussion erklärt Herr Langguth die unterschiedlichen Betrachtungsweisen zwischen dosys. und StA 14 bezüglich der Entwicklung und Bewertung der Zahlen und Kosten.
Bei StA 14 sei die Berechnung des systemhauseigenen Aufwandes auf Grundlage der Erlöse, bei dosys. auf Grundlage von internen Kosten erfolgt. Unterschiede sind bei der Bewertung der Fachamtsaufwendungen zu verzeichnen. Die vom Rechnungsprüfungsamt ermittelten Aufwände werden von dosys. in Zweifel gezogen. Herr Langguth vertritt die Meinung, dass es im Wesentlich nur auf die den Haushalt betreffenden Ausgaben, nicht aber auf den Personalaufwand ankommt.
Darüber hinaus weist Herr Langguth auf Unterschiede bei der Bewertung der SAP-Betriebskosten hin, da dosys. die Auffassung vertritt, dass Betriebskosten im Grundsatzbeschluss nur bis 1999 vorgegeben waren. Eine langfristige Betrachtung würde daher stets zu dem Ergebnis führen, dass hohe Kostensteigerungen eingetreten seien.
Gleichwohl hält er daran fest, dass trotz der eingetretenen Mehrkosten die Einführung von SAP ein voller Erfolg gewesen sei und es dazu keine Alternative gegeben habe.
Die anschließenden Fragen nach möglichen Alternativen, Vorteilen des Systems und der Kostenentwicklung bei anderen Kommunen beantwortet Herr Stadtkämmerer Pehlke.
Er macht deutlich, dass die Vorteile der SAP-Einführung insbesondere mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements erkennbar wären. Andere Städte, die mit dem Einsatz gewartet hätten, müssten jetzt unter Druck bis zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements ein geeignetes Softwareverfahren einführen. Auch im Vergleich mit anderen Großstädten sei Dortmund weit voraus. Ein anderes großstadttaugliches Verfahren werde in Düsseldorf, dort aber auch mit Problemen, betrieben.
Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse des Berichtes Nr. 43/2003 zur Kenntnis.
Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.
Böhm | Schilling | Hesse |
Vorsitzender | Ratsmitglied | Schriftführerin |