Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)
über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 15.09.2016
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:55 Uhr


Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Daniel Naumann i. V. f. Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Brigitte Thiel i. V. f. Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Erwin Bartsch i. V. f. Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Claudia Plieth
Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Karl Heinz Dingerdissen i. V. f. Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung 3. RechnungsprüfungsamtVeröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 15.09.2016, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.06.2016




2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Inventurtätigkeiten im Jahresabschluss 2015 - PB 26/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05440-16)

2.2 Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 18/2016
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04667-16)

2.3 Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 23/2016
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05147-16)

2.4 Abschlussbericht Bürgerdienste - PB 30/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05326-16)

2.5 Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung im Jahr 2015 - PB 20/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05140-16)

2.6 Übernahme der Krankenbehandlungskosten nach § 264 SGB V durch das Sozialamt (FB 50) - PB 22/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05248-16)

2.7 Festsetzung und Verwendung von Stellplatzablösebeträgen - PB 27/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05211-16)

2.8 Gewährleistungsabnahmen durchgeführter Straßenbaumaßnahmen - PB 24/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05282-16)

2.9 Belegprüfung im Fachbereich 66 - PB 28/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05488-16)

Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Carsten Klink - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Pohlmann benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Rm Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) beantragt, den TOP 2.1 der nichtöffentlichen Sitzung „Prüfung der Veranlagung der Sexsteuer im FB 21“ im öffentlichen Sitzungsteil zu behandeln, da diese Thematik bereits in der Presse erörtert worden sei.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), entgegnet, dass eine An­gelegen­heit, die in die Presse gelangt, nicht dadurch automatisch öffentlich behandelt werden könne. Vorrangig seien schützenswerte Interessen zu wahren.

Der Antrag wird mehrheitlich, gegen die Stimmen der Fraktion Bündnis90/Die Grünen und der Fraktion Die Linke/Piraten abgelehnt.

Sodann wird die Tagesordnung wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.06.2016

Die Niederschrift über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.06.2016 wird bei 2 Enthaltungen genehmigt.


2. Prüfungsberichte


zu TOP 2.1
Prüfung der Inventurtätigkeiten im Jahresabschluss 2015 - PB 26/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05440-16)

Aufgrund der von Rm Spieß (SPD) und Rm Klösel (SPD) geäußerten Kritik hinsichtlich der hohen Fehlerquote beim Fachbereich Feuerwehr (FB 37), entgegnet Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), dass das derzeitige Ergebnis für eine mathematische Hoch­rechnung nicht geeignet sei. Hierzu würde ein gesonderter Abschlussbericht erfolgen.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) kritisiert die mangelnde Sorgfalt bei der Dokumentation der verwendeten Medikamente.

Hierzu teilt Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr (FB 37), mit, dass eine genaue Dokumen­tation Bestandteil der rettungsdienstlichen Protokolle sei.

Rm Meyer (SPD) stellt fest, dass im Rahmen einer vorangegangenen Prüfung bei der Feuerwehr erklärt worden sei, dass eine weitere Planstelle geschaffen würde, deren Aufgabenschwerpunkt auf organisatorische Maßnahmen ausgerichtet sei.

Herr Aschenbrenner (FB 37) erklärt, dass die Stelle zu 50 % besetzt sei; für die andere Hälfte fände zurzeit das Auswahlverfahren statt.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) fragt nach Änderungsvorschlägen hinsichtlich der fehlenden Etikettierung und Zuordnung der Anlagengegenstände im Bereich Schulen.

Frau Raddatz-Nowack, Leiterin des Schulverwaltungsamtes (FB 40), führt aus, dass alle Schul­leitungen nochmals auf die verbindlichen Arbeitsrichtlinien und deren Beachtung hingewiesen worden seien und dafür sensibilisiert würden, die Qualitätsstandards einzuhalten. In Abstimmung mit der Kämmerei sei ein Verfahren zur Auswertung der Raumzugehörigkeit der Anlagen­gegenstände in der Anlagenbuchhaltung entwickelt worden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 18/2016
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04667-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:


Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2015 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.3
Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 23/2016
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05147-16)

Rm Suck (CDU) fragt, wann mit dem Ablauf der letzten Grabpflegelegate zu rechnen sei und welche Gegenmaßnahmen ergriffen würden, um die Defizite im Zusammenhang mit der Zins­entwicklung zu reduzieren.

Herr Buschkamp, Friedhöfe Dortmund (FB 68), macht deutlich, dass es eine Vielzahl von Verträgen mit unterschiedlichsten Laufzeiten gebe; hierunter befänden sich Legate, deren Vertragslaufzeit noch Jahrzehnte andauere. Daher sei eine Regulierung zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich.

Herr Heynen, Städtkämmerei (FB 20), führt weiter aus, dass sich das negative Eigenkapital im städtischen Haushalt widerspiegle.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2015 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.4
Abschlussbericht Bürgerdienste - PB 30/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05326-16)

Rm Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) verdeutlicht, dass der Verbleib von ca. 200 Ausweisen noch nicht geklärt sei und fragt, wie dann davon ausgegangen werden könne, dass keine dolosen Handlungen vorlägen. Daher sehe sie den Bericht des RPAs lediglich als Zwischenbericht an.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), bekräftigt, dass es für dolose Handlungen keinerlei Hinweise gebe.

Frau StRin Jägers (Dezernat 3) erläutert die bislang aufgeklärten Fälle näher; u.a. seien völlig legal ausgestellte Ausweise durch systemtechnische Probleme gelöscht worden. Die Revisions­sicherheit des Fachverfahrens ok.EWO würde nunmehr beim Softwarehersteller eingefordert. Bei den ca. 200 nicht nachzuweisenden Ausweisen gehe sie davon aus, dass eine Vielzahl hiervon nicht mehr gültig sei.
Aufgrund von Nachfragen mehrerer Ratsmitglieder zur Gültigkeitsdauer von Ausweisen, geht Frau StRin Jägers auf einige Fallkonstellationen ein.

Rm Frank (CDU) fragt, ob der angekündigte Workshop bei FB 33 stattgefunden habe und welche Erkenntnisse daraus gezogen worden seien.

Rm Dingerdissen (Fraktion FDP/Bürgerliste) stellt Fragen zum Veränderungsprozess und zur aktuellen Personalsituation.

Frau StRin Jägers erklärt, dass zurzeit geprüft werde, inwieweit ein Zusammenhang zwischen Personalschlüssel und Fehleranfälligkeit erkennbar sei. Es habe bereits Veränderungsprozesse in der Führungsebene gegeben, die in die Neuaufstellung der Bürgerdienste einfließen würden. Darüber hinaus seien 17 neue Mitarbeiter in der Einarbeitung; 10 Mitarbeiter aus der Erst­aufnahmeeinrichtung Hacheney und 9 weitere kämen in Kürze hinzu, sodass sich bis Ende des Jahres die Situation für die Bürger entschärfe. Es sei darüber hinaus festgestellt worden, dass aufgrund der festgestellten Mängel weitere Personalbedarfe bei FB 33 bestünden, die allein durch Umorganisationen nicht abzudecken seien. Dies würde aufgearbeitet und dem Ver­waltungsvorstand und der Politik unterbreitet.

Herr Kruse, Leiter der Bürgerdienste (FB 33), ergänzt, dass der Workshop mit der Softwarefirma stattgefunden habe. Hierbei sei erstmalig die Revisionssicherheit und das Erfordernis von Aus-wertungen erörtert worden. Die Auswertungsmöglichkeit werde nun vom Hersteller erarbeitet. Außerdem sei die Firma beauftragt worden, für einige Teilbereiche die Kosten für ein zu implementierendes 4-Augen-Prinzip zu ermitteln. In der nächsten Sitzung würde über den Stand und über die aktuellen Veränderungen berichtet.

Zur Frage von Rm Urbanek (AfD) zur Anzahl von Systemabstürzen teilt Herr Kruse mit, dass diese Auswertung künftig ebenfalls zur Verfügung gestellt werden solle. Nach den statistischen Werten von dosys. habe das Fachverfahren ok.EWO im Vergleich zu den vorangegangenen Jahren an Stabilität gewonnen, sodass zurzeit von ca. 4 Systemabstürzen im Jahr ausgegangen werde.

Rm Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) beantragt, im Rahmen von regelmäßigen Berichter-stattungen auch den Ausschuss für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Beschwerden und An­regungen (ABöAB) einzubeziehen.

Frau StRin Jägers betont, dass es selbstverständlich auch ihr Anliegen sei, den ABöAB und den Ausschuss für Personal und Organisation (APO) über neue Erkenntnisse zu informieren.
Frau Seybusch (FB 14) sichert dies für den Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls zu.

Daraufhin zieht Rm Noltemeyer ihren Antrag zurück.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Abschlussbericht zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung im Jahr 2015 - PB 20/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05140-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Übernahme der Krankenbehandlungskosten nach § 264 SGB V durch das Sozialamt (FB 50) - PB 22/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05248-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.7
Festsetzung und Verwendung von Stellplatzablösebeträgen - PB 27/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05211-16)

Rm Spieß (SPD) und der Vorsitzende, Rm Klink (Die Linke/ Piraten), fragen nach dem Verbleib der 1,8 Mio. €.

Rm Düdder (SPD) möchte darüber hinaus wissen, ob diese Mittel auch für andere Projekte eingesetzt würden.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erläutert, dass die Summe nur für diese Projekte auf einer zweckgebundenen Finanzposition des Tiefbauamtes zur Verfügung stände und jederzeit abrufbar sei.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB14), bestätigt, dass die Prüfung ergeben habe, dass der Betrag ordnungsgemäß verbucht sei.

Frau Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) möchte wissen, ob die personelle Kapazität ausreiche, um Maßnahmen in dieser Kostenhöhe realisieren zu können.

Frau Uehlendahl stellt fest, dass es sich hierbei um Baumaßnahmen aus dem investiven Bereich handle. Um diese mit dem bestehenden Personal umsetzen zu können, müsse ein Mitte­maß von kleinen und großen Baumaßnahmen gefunden werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.8
Gewährleistungsabnahmen durchgeführter Straßenbaumaßnahmen - PB 24/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05282-16)

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erläutert auf Nachfrage von Rm Frank
(CDU) ausführlich die Vorgehensweise hinsichtlich der Prüfung und Umsetzung möglicher Ge­währleistungsansprüche.

Rm Stackelbeck (Bündnis90/Die Grünen) hebt das vom Rechnungsprüfungsamt festgestellte Dokumentationsdefizit hervor und fragt, wie FB 66 dann zu dem Ergebnis gelangen könne, dass kein finanzieller Schaden für die Stadt entstanden sei.

Frau Uehlendahl führt aus, dass es bei diesen Baumaßnahmen eine Gewährleistungsfrist von 5 Jahren gebe. Innerhalb der ersten 4 Jahre seien regelmäßig Sicherheitskontrolleure vor Ort, um mögliche Sicherheitsrisiken festzustellen. Die wichtigste Kontrolle fände im letzten Jahr vor Ablauf der Gewährleistungsfrist statt, sodass mögliche Gewährleistungsansprüche festge­stellt und geltend gemacht würden. Der Stadt entstünde somit kein wirtschaftlicher Schaden.

Rm Düdder (SPD) fragt, ob geplant sei, diese Geschäftsprozesse künftig zu automatisieren.

Frau Uehlendahl teilt mit, dass dieser Bereich identisch sei mit dem Aufgabenbereich „Aufgrabungen Ver- und Entsorger“, in dem ebenfalls Gewährleistungsfristen zu beachten seien. Hierfür werde eine technikunterstützende Aufgabenwahrnehmung erarbeitet, in den der geprüfte Bereich „Straßenbaumaßnahmen“ eingegliedert werde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Belegprüfung im Fachbereich 66 - PB 28/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05488-16)

Der Vorsitzende, Rm Klink (Die Linke/Piraten), fragt, ob der festgestellte Skontoverlust auf alle Belege hochgerechnet werden müsse.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB14), erläutert, dass sich die Ermittlung der Skontoverluste nicht aus der Belegeprüfung ergebe, sondern aus einer vom Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) zentral durchgeführten Auswertung aller Belege.

Rm Frank (CDU) regt an, mit den Unternehmen längere Skontofristen zu vereinbaren.

Rm Stackelbeck (Bündnis90/Die Grünen) fragt nach den Gründen für die im Vergleich zu ande­ren Fachbereichen überdurchschnittlichen Skontoverluste.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erklärt, dass Skontoabzüge nach Frist-ablauf systemtechnisch nicht mehr möglich seien. Außerdem seien Fristen in den „Allgemeinen Vertragsbedingungen der Stadt Dortmund“ geregelt und daher nicht frei verhandelbar. Die Prüfung von komplexen Baurechnungen sei sehr zeitaufwändig und für Bauleistungen könne kein Skonto abgezogen werden. Gleichwohl seien auch hier Fristen zu beachten, deren Nicht­einhaltung Strafzinsen zur Folge haben könnten.

Rm Spieß (SPD) fragt, ob es Überlegungen zur Optimierung der Arbeitsschritte gebe.

Rm Suck (CDU) und Rm Stackelbeck (Bündnis90/Die Grünen) regen hinsichtlich der Skonto­fristen an, die Vertragsbedingungen der Stadt Dortmund zu ändern.

Frau Uehlendahl teilt mit, dass FB 66 im Bereich der VOL (Vergabeordnung für Leistungen) nicht das federführende Amt sei. Sie wolle den Vorschlag aufgreifen und zur Prüfung weiter­leiten. Auf die Optimierung der Prozessabläufe habe sie nur eingeschränkt Einfluss.

Aufgrund von weiteren Nachfragen erläutert Herr Neuhaus (FB 21) ausführlich die einzelnen Arbeitsschritte des KWFneu (Kreditorischer Workflow neu).

Auf Antrag von Rm Frank (CDU) fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Die Verwaltung wird gebeten zu prüfen, ob und inwieweit die „Allgemeinen Vertrags-bedingungen der Stadt Dortmund“ hinsichtlich der Skontofristen für VOL- Leistungen geändert werden können.


Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Klink - um 16:55 Uhr geschlossen.







Klink Pohlmann Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin


(See attached file: Bürgerdienste28102016.pdf)