Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 05.06.2008
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:05 - 16:15 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Emmanouil Daskalakis
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Thomas Pisula
Rm Ute Uhrmann
Rm Heinz Neumann i. V. für Rm Ulrich


SPD
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.
Rm Bruno Schreurs i. V. für Rm Krämer-Knorr
Rm Marita Hetmeier i. V. für Rm Hoffmann
Rm Dr. Brigitte Thiel i. V. für Rm Pöting
Rm Gabriele Schnittker
Rm Sven Schulz
Rm Jutta Starke
Rm Michael Taranczewski
Rm Richard Utech

B90/Die Grünen
Rm Barbara Blotenberg
Rm Dr. Jürgen Brunsing

Bürgerliste/FDP
Rm Hans-Josef Tokarski

2. Mitglieder ohne Stimmrecht
Rm Axel Thieme (DVU)

3. Verwaltung

Herr Schiek	Herr Rothland
Herr Gottwick	Herr Spieß
Herr Paesler	Herr Kerschek
Herr Bollmann	Herr Götzmann
Herr Staschik	Frau StRin Bonekamp
Herr Harries	Frau Ferber
Herr Dierks	Frau Kessling
Herr Schäfer	Herr Lehmann
Herr Willeke	Herr Harder
Herr Tibura	Herr Walzl
Frau Neubauer	Herr Chwastek
Frau Kulozik

Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 18. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 05.06.2008, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 28.02.2008

2. Prüfungsberichte

2.1 Beschaffung einer Vier-Farben-Offset-Druckmaschine Typ Speedmaster CD-74 für die Druck- und Medientechnik des Fritz-Henßler-Berufskollegs (PB 32/07)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11975-08)


2.2 Prüfung des Rechnungswesens des Eigenbetriebes "FABIDO" im Geschäftsjahr 2007 - PB 09/08
Beschluss
(Drucksache Nr.: 11678-08)


2.3 Verzögerungen bei der Befriedigung von Zahlungsansprüchen der Kindertagespflegepersonen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11898-08)


2.4 Prüfung der Barzahlungen der Feuerwehr - PB 3/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11922-08)


2.5 Die Veranlagung zur Grundsteuer - PB 38/2007
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11229-08)


2.6 Prüfung der Gebührenfestsetzung, -erhebung und -vereinnahmung für baurechtliche Angelegenheiten beim Stadtplanungs- und Bauordnungsamt -StA 61-; PB 08/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11755-08)





Die Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Rm Olaf Radtke - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der stellv. Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Dr. Brunsing benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der stellvertretende Vorsitzende Rm Radtke weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Rm Dr. Eigenbrod (CDU) fest, dass das Dortmund Portal keine Online-Veröffentlichungen des RPA mehr enthält. Er bittet darum, den Rechnungsprüfungsausschuss wieder einzustellen, notfalls per Antrag und Beschluss durch die Ratsmitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses.
Alle Ratsmitglieder sprechen sich dafür aus. Der stellv. Vorsitzende, Rm Radtke (SPD), geht von der Wiedereinstellung des RPAs in das Dortmund Portal aus. Falls rechtliche Hindernisse dem entgegen stünden, bittet er, dies bis zur nächsten Sitzung von der entsprechenden Fachabteilung begründen zu lassen.

Rm Dr. Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) beantragt, TOP 2.6 auf die nächste Sitzung zu vertagen, da er die Anwesenheit von Herrn Stadtdirektor Sierau für erforderlich hält.

Mit dieser Maßgabe wird die geänderte Tagesordnung einstimmig festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 28.02.2008

Die Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 28.02.2008 wird bei einer Enthaltung genehmigt.



2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Beschaffung einer Vier-Farben-Offset-Druckmaschine Typ Speedmaster CD-74 für die Druck- und Medientechnik des Fritz-Henßler-Berufskollegs (PB 32/07)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11975-08)

Frau Seybusch stellt fest, dass der Vorlage fachlich nichts mehr hinzuzufügen sei.
Auch Rm Starke (SPD) bestätigt, dass die offenen Fragen durch die Stellungnahmen der Verwaltung beantwortet seien und die betroffenen Fachbereiche Erkenntnisgewinne aus dem Vorgang gezogen hätten.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses nehmen die Beantwortung der Fragen zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung des Rechnungswesens des Eigenbetriebes "FABIDO" im Geschäftsjahr 2007 - PB 09/08
Beschluss
(Drucksache Nr.: 11678-08)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), stellt die Ergebnisse der bei dem Eigenbetrieb FABIDO durchgeführten Prüfung vor.

Rm Frank (CDU) hat zur Stellungnahme der FABIDO zahlreiche Fragen und bittet um sofortige Beantwortung, da der Jahresabschluss 2007 im heute zeitlich versetzt tagenden FABIDO-Ausschuss zur Abstimmung komme.
Für das Rechnungsprüfungsamt (StA 14) übernimmt Frau Seybusch die Beantwortung der Fragen nicht ohne zuvor darum zu bitten, künftig bei detaillierten Nachfragen diese möglichst im Vorfeld schriftlich zu formulieren, um die Beantwortung zu aller Zufriedenheit leisten zu können.

Frau Seybusch weist darauf hin, dass die Frage der Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlußberichts 2007 durch den beauftragten Wirtschaftsprüfer zu beurteilen sei. Ihres Wissens sei ein uneingeschränktes Testat erteilt worden.

Frau Keßling (FABIDO) nimmt für FABIDO Stellung.

Rm Frank (CDU) ist mit der Beantwortung nicht hinreichend zufrieden und bittet daher um erneute Prüfung nach 1 Jahr um sicher zu stellen, dass die bemängelten Punkte umgesetzt wurden.

Frau Seybusch weist auf die Beschlussempfehlung der Vorlage hin.

Auch Rm Taranczewski (SPD) befürwortet die Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes sowie eine zeitnahe Information darüber, wie was umgesetzt wurde.

Frau Ferber ( leiterin FABIDO) erläutert die Schwierigkeiten bei der Umstrukturierung von FABIDO als Eigenbetrieb und unterstreicht die Bemühungen und das Eigeninteresse, alle bemängelten Vorgänge ordnungsgemäß zu behandeln. Das Prüftestat des Wirtschaftsprüfers sei uneingeschränkt gewesen.

Sodann fassen die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses einstimmig den folgenden Beschluss.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis. Er erwartet, dass im Eigenbetrieb FABIDO die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung stets eingehalten werden. Weiterhin empfiehlt der Rechnungsprüfungsausschuss zur Gewährleistung einer einheitlichen Ablage im gesamtstädtischen System, Belege entsprechend der städtischen Geschäftsanweisung über die Verwaltung der anordnenden Belege abzulegen. Das Rechnungsprüfungsamt wird beauftragt, im Rahmen der laufenden Prüfungen über die Umsetzung zu berichten.




zu TOP 2.3
Verzögerungen bei der Befriedigung von Zahlungsansprüchen der Kindertagespflegepersonen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11898-08)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert, dass das Hauptaugenmerk dieser Prüfung auf der Ursachenforschung für die Zahlungsrückstände gelegen hätte sowie auf den Maßnahmen zur Behebung der Mängel. Dabei habe sich die Notwendigkeit einer gesonderten Prüfung des Arbeitsbereichs „Kindertagespflege“ des StA 51 einschl. des dort zum Einsatz kommenden IT-Verfahrens ergeben.

Rm Starke (SPD) befürwortet eine gesonderte Überprüfung der IT-Sicherheit und fragt nach einer Notfallorganisation bei Verfahrensumstellungen. Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14) bestätigt, dass bei fachlicher Einbindung von dosys grundsätzlich Umstellungspläne gemacht würden.

StRin Bonekamp drückt ihr Bedauern aus, dass es im Bereich der Tagespflege zu Problemen bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs gekommen sei. Sie erläutert die Gründe dafür und stellt die daraus resultierenden Maßnahmen dar.

Herr Harder, Jugendamt (StA 51), unterstreicht, dass die Einführung des neuen IT-Moduls bei den aufgetretenen Problemen nur eine untergeordnete Rolle gespielt habe. Ausschlaggebend sei gewesen, dass die Arbeitsabläufe sich anders als vermutet entwickelt hätten, was zu erhöhtem Arbeitsaufwand und schließlich zu den Problemen geführt habe.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von der Sachverhaltsdarstellung und der vom Rechnungsprüfungsamt (RPA) beabsichtigten weiteren Vorgehensweise Kenntnis.



zu TOP 2.4
Prüfung der Barzahlungen der Feuerwehr - PB 3/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11922-08)

Die von Herrn Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), vorgestellte Prüfung hatte das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit, aber auch die Notwendigkeit von Barauszahlungen bei der Feuerwehr festzustellen. Ausgaben für Büromaterial, Kraftstoffe und Handwerksbedarf würden künftig nur noch unbar abgewickelt. Eine erste Auswertung zum 31. Mai 2008 habe eine rund 50%ige Verringerung der Auszahlungen gegenüber dem Vergleichszeitraum 2007 ergeben.

Rm Radtke (SPD) lobt die schnelle Maßnahmenumsetzung der Feuerwehr.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.



zu TOP 2.5
Die Veranlagung zur Grundsteuer - PB 38/2007
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11229-08)

Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert, dass der Fokus der Prüfung auf der Anwendung des IT-Verfahrens als Teil der DV-Buchführung gelegen habe. Die 3 Teilbereiche - Veranlagungsverfahren, elektronische Aktenführung und Verfahren zur Bescheidarchivierung - hätten hinsichtlich der Funktionalität keine Probleme aufgezeigt.
Die Ablegung von Informationen in allen 3 Teilbereichen erschwere jedoch die Übersicht und Transparenz der elektronischen Aktenführung. Um dieses Problem zu lösen, werde im Sommer 2008 ein neues Softwareprodukt eingeführt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.





zu TOP 2.6
Prüfung der Gebührenfestsetzung, -erhebung und -vereinnahmung für baurechtliche Angelegenheiten beim Stadtplanungs- und Bauordnungsamt -StA 61-; PB 08/08
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11755-08)

Dieser TOP ist auf die nächste Sitzung am 28.08.08 verschoben worden.




Die öffentliche Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Rm Radtke - um 16.15 Uhr geschlossen.

Radtke	Dr. Brunsing	Aufdemkamp
(stellv. Vorsitzender)	(Ratsmitglied)	(Schriftführerin)