Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 03.02.2011
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:25 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU-Fraktion

Rm Jürgen Böhm, Vorsitzender
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Christiane Krause
Rm Barbara Menzebach
Rm Rosemarie Liedschulte i. V. f. Rm Udo Reppin

SPD-Fraktion

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vorsitzender
Rm Meral Bayezit-Winner
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Bernhard Klösel
Rm Margot Pöting
Rm Elke Rohr
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Benjamin Beckmann
Rm Svenja Noltemeyer

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Mauritz Faenger
Rm Petra Zielazny

Fraktion Die Linke
Rm Dr. Petra Tautorat






2. Verwaltung 3. Rechnungsprüfungsamt



Veröffentlichte Tagesordnung:


T a g e s o r d n u n g

für die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 03.02.2011, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2010


2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der wirtschaftlichen Betätigung der Stadt Dortmund als Gesellschafterin bei der Westfalenhallen Dortmund GmbH - PB 46/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02945-10)

2.2 Prüfung der Hinterlegungsstelle (Verwahrgelass) bei der Stadtkasse Dortmund - PB 53/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02986-10)

2.3 Unterhaltssachbearbeitung bei Pflegeleistungen in Einrichtungen; PB 45/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02700-10)

2.4 Prüfung der Kasse des Gesundheitsamtes - PB 52/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02990-10)

2.5 Verfahren bei der Festsetzung der Jagdabgabe; PB 50/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02916-10)

2.6 Prüfung des Releasewechsels der Baugenehmigungssoftware - PB 44/2010 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02898-10)

2.7 Ordnungsmäßigkeit der Fahrzeugnutzung im Bereich des Tiefbauamtes (StA 66) - PB 41/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02919-10)

2.8 Prüfung des Internen Kontrollsystems beim Fachbereich Kinder- und Jugendförderung des Jugendamtes
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02985-10)

3. Verschiedenes

3.1 Sonderprüfung Dortmunder U - Prüfungskonzept
Beschluss
(Drucksache Nr.: 03097-11)



Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Jürgen Böhm - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.

1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Faenger benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2010

Die Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2010 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der wirtschaftlichen Betätigung der Stadt Dortmund als Gesellschafterin bei der Westfalenhallen Dortmund GmbH - PB 46/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02945-10)

Rm Liedschulte weist vorab die Schriftführerin darauf hin, dass Sie Mitglied des Aufsichtrates der Westfalenhallen GmbH sei und sich daher an der Beratung des Tagesordnungspunktes nicht beteiligen werde.

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert ausführlich über den Inhalt und die Ergebnisse der Prüfung. Die Prüfung habe ergeben, dass die Wahrnehmung der Aufgaben grundsätzlich ordnungsgemäß erfolgt sei. Hervorzuheben sei jedoch, dass der aktuelle Gesellschaftervertrag in Teilen nicht den Bestimmungen der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) entspräche; hier sei insbesondere die fehlende Umsetzung des Transparenzgesetzes zu nennen. Aus wirtschaftlicher Sicht solle der Gesellschaftervertrag nach Auffassung der Beteiligungsverwaltung erst angepasst werden, wenn andere materielle Gründe eine Änderung erfordern würden.

Rm Radtke (SPD) kritisiert die Vorgehensweise, die Änderung des Gesellschaftervertrages erst zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen zu wollen und erinnert daran, dass der Rat im Jahre 2008 die Veröffentlichung von Managergehältern beschlossen habe. Aufgrund des Transparenzgesetzes und der geänderten GO NRW sei es nunmehr gesetzlich geregelt, dass alle Bezüge der jeweiligen Geschäftsführungen im Quartalsbericht der Beteiligungsgesellschaften zu veröffentlichen seien. Die Haltung der Stadt, gesetzliche Bestimmungen zu missachten, weil aus deren Sicht verfassungsrechtliche Bedenken bestünden, sei nicht hinnehmbar. Rm Radtke nennt aktuelle Rechtsprechungen und fragt, ob der Gesellschaftervertrag der DSW aufgrund des neuen Vertragsabschlusses des Vorstandsvorsitzenden angepasst worden sei. Des Weiteren bittet er zu bestätigen, dass die Gesellschafterverträge aller Beteiligungsgesellschaften bis zur nächsten Ratssitzung aktualisiert würden und verweist in diesem Zusammenhang auf die gesetzlichen und vertraglichen Regelungen für Beschäftigte der öffentlichen Verwaltungen, deren Besoldungs- und Gehaltsstruktur klar erkennbar sei.

Herr Schulte (stellv. Amtsleiter der Stadtkämmerei, StA 20) teilt mit, dass aufgrund des Ratsbeschlusses die Verankerung der Offenlegung der Bezüge im Arbeitsvertrag mithilfe des Rechtsamtes (StA 30) geprüft worden sei mit dem Ergebnis, dass dies rechtlich nicht durchsetzbar sei. Es handele sich um eine Nebenpflicht, die jederzeit von einem Vertragspartner gekündigt werden könne. Die Vorgaben des Verpflichtungsgesetzes seien wiederum nur auf Beamte anwendbar. Die Problematik stünde jedoch weiterhin im Fokus, sodass ein Public Corporate Governance Kodex erarbeitet worden sei; dieser durchlaufe zurzeit zwecks Abstimmung die verwaltungsinternen Gremien. Des Weiteren geht Herr Schulte auf die aktuelle Regelung in § 108 GO NRW ein, die die Offenlegung der Gehälter fordere. Eine entsprechende Beschlussvorlage für den Rat sei für die Märzsitzung vorgesehen.
Zur Vertragsgestaltung des Vorstandsvorsitzenden der DSW stellt Herr Schulte klar, dass es sich hierbei lediglich um eine Vertragsverlängerung handele. Ferner sei zu bedenken, dass die Umsetzung bei einer Aktiengesellschaft schwieriger sei. Hier sei es sinnvoll, dies gemeinsam mit den anderen Beteiligungsgesellschaften zu regeln.

Rm Böhm, Vorsitzender, fragt, wieso der Rat nicht umgehend darüber informiert worden sei, dass der Beschluss nicht umsetzt werde und weist darauf hin, dass die Vorstandsbezüge der Stadtsparkasse Dortmund im Geschäftsbericht 2010 veröffentlicht seien.

Rm Radtke (SPD) möchte wissen, wieso der Ratsbeschluss nicht innerhalb eines Jahres umgesetzt wurde und stellt außerdem fest, dass seine Frage hinsichtlich der Offenlegung der Bezüge des Vorstandsvorsitzenden der DSW nicht hinreichend beantwortet worden sei. Aus seiner Sicht sei ab dem Zeitpunkt der Vertragsverlängerung ein neuer Vertrag zustande-gekommen.

Herr Schulte (StA 20) verdeutlicht, dass die Stadt bei der Sparkasse kein Gesellschafter sei, sondern nur Träger und deshalb anderen Regelungen gelten würden. Die Sparkasse betreibe die Offenlegung auf freiwilliger Basis.

Stadtdirektor Stüdemann erläutert eingehend die Gründe, die zu der Umsetzungsverzögerung geführt hätten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Prüfung der Hinterlegungsstelle (Verwahrgelass) bei der Stadtkasse Dortmund - PB 53/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02986-10)

Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), erläutert eingehend den Prüfungsumfang und
stellt fest, dass es zu keinen wesentlichen Prüfungsfeststellungen gekommen sei.

Der Rechnungsprüfungssauschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.3
Unterhaltssachbearbeitung bei Pflegeleistungen in Einrichtungen; PB 45/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02700-10)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), fasst die Prüfungsergebnisse zusammen
und teilt mit, dass das Sozialamt (StA 50) die Feststellungen ausgeräumt habe. Des Weiteren wurde die Anregung zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) aufgegriffen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.4
Prüfung der Kasse des Gesundheitsamtes - PB 52/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02990-10)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert ausführlich über den Inhalt und die Ergebnisse der Prüfung. Das Gesundheitsamt habe zugesagt, die festgestellten Mängel zu beheben.

Rm Frank (CDU) fragt, ob das neue Kassenverfahren mit anderen Verfahren nicht kompatibel sei und daher keine Tagesabschlüsse erstellt werden könnten. Ferner bittet er zu erklären, wieso die im Bericht genannten Mängel aufgrund von bereits erfolgten Prüfungen in anderen Fachbereichen noch nicht abgestellt worden seien.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14), erinnert, dass es sich hierbei um das Hess- Kassenverfahren handele. Die festgestellten Mängel im Rahmen von Prüfungen in anderen Fachbereichen, u.a. bei den Bürgerdiensten, seien dem Rechnungsprüfungsausschuss in einem detaillierten Bericht dargestellt worden. Die Bürgerdienste arbeiten mit dem Softwarehersteller an einer Lösung des Problems. Über den aktuellen Sachstand würde dem Rechnungsprüfungsausschuss in der nächsten Sitzung berichtet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.5
Verfahren bei der Festsetzung der Jagdabgabe; PB 50/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02916-10)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert über die Inhalte der Prüfung und stellt fest, dass sich keine Beanstandungen ergeben hätten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.6
Prüfung des Releasewechsels der Baugenehmigungssoftware - PB 44/2010 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02898-10)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), nennt die Prüfungsinhalte und hebt das positive Prüfungsergebnis hervor. Im Rahmen eines Folgeprojektes würde in Kürze das Sicherheits- und Berechtigungskonzept des Softwareeinsatzes geprüft.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.

zu TOP 2.7
Ordnungsmäßigkeit der Fahrzeugnutzung im Bereich des Tiefbauamtes (StA 66) - PB 41/2010
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02919-10)

Herr Gottwick, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), geht ausführlich auf die Vielzahl der Prüfungsfeststellungen ein. Hier sei insbesondere die fehlende Sorgfalt bei der Führung der Fahrtenbücher hervorzuheben. Des Weiteren genüge die bestehende Dienstanweisung nicht den aktuellen Erfordernissen. Das Tiefbauamt habe die Mängel eingeräumt und zugesichert, im Rahmen der Überarbeitung der Arbeitsanweisung interne Kontrollsysteme einzuführen.

Rm Klösel (SPD) betont, dass eine Dokumentation der durchgeführten Fahrten aufgrund des hohen Kostenfaktors für die Unternehmen unerlässlich sei. Hinsichtlich der Sachaufwendungen seien interne Standards und Kontrollsysteme notwendig.
Rm Frank (CDU) fragt, ob eine jährliche Bestandsaufnahme durchgeführt werde, die Dienstanweisung nunmehr klare Regelungen treffe und welche Kontrollsysteme die Einhaltung überwachen würden.

Herr Schmidt, Abteilungsleiter des Tiefbauamtes (66/1), berichtet ausführlich über bereits eingeleitete interne Kontrollmaßnahmen; u.a. bedürfen nunmehr Arbeitsberichte und Fahrtenbücher der Mitzeichnung durch den Vorgesetzten. Ferner würden die Fahrer sensibilisiert, die Fahrtenbücher ordnungsgemäß zu führen; dies würde künftig regelmäßig kontrolliert.

Rm Radtke (SPD) vermutet, dass auch bei anderen Fachbereichen, in denen Dienstfahrzeuge im Einsatz sind, die gleiche Problematik bestehe. Er regt an, diese Prüfung in den nächsten Jahren auf andere Ämter auszuweiten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.8
Prüfung des Internen Kontrollsystems beim Fachbereich Kinder- und Jugendförderung des Jugendamtes
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02985-10)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (StA 14), informiert über die neue Vorgehensweise des Rechnungsprüfungsamtes mit dem Ziel, für den Fachbereich beratend tätig zu sein. Das Jugendamt (StA 51) habe die Erkenntnisse positiv bewertet. Änderungen in einigen Bereichen seien bereits vorgenommen worden. Die anstehenden Veränderungen im Rechnungswesen möchte das Jugendamt mit Unterstützung des Rechnungsprüfungsamtes realisieren. Die Analyse des Internen Kontrollsystems mithilfe eines Fragebogens werde als eine Prüfvariante weiter durchgeführt.

Rm Schnittker (SPD) fragt nach der Zeitschiene der Maßnahmen und welche weiteren Schritte hierfür erforderlich seien.

Herr Bonan (Dienstleiter des Jugendamtes, StA 51) erklärt, dass die Zusammenlegung des zentralen Rechnungswesens (51/1) mit dem Rechnungswesen der Kinder- und Jugendförderung (51/4) vorrangiges Ziel sei, welches im 1. Quartal 2011 erfolgen solle.
Das Interne Kontrollsystem befinde sich im Aufbau; hierzu gebe es bereits einen Entwurf. Ferner würde in Kürze ein neues IT-Verfahren eingesetzt, das die Großrechnerverfahren ablösen solle. Die Realisierung der genannten Maßnahmen erfolge im Jahre 2011.
Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob zwischenzeitlich eine Schulung der Beteiligten hinsichtlich der festgestellten Unsicherheiten stattgefunden habe und Maßnahmen zur Verstärkung der Personalressourcen eingeleitet worden seien.

Herr Bonan (StA 51) erläutert, dass momentan die Personalsituation entspannter sei. Die Unsicherheiten der Beschäftigten seien ebenfalls ausgeräumt worden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis des durchgeführten Prüfungsprojektes Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Sonderprüfung Dortmunder U - Prüfungskonzept
Beschluss
(Drucksache Nr.: 03097-11)
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 03097-11-E1)

Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses liegt folgender Zusatz-/Ergänzungsantrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 03.02.2011 (Drucksache Nr.: 03097-11-E1) vor:

1. In die Prüfung sollten auch der Schriftwechsel sowie die Besprechungsprotokolle
zwischen dem Architekten, dem Projektsteuerer, den Bewilligungsbehörden des
Landes und den Vertretern der Stadt Dortmund einbezogen werden.

2. Die Architekten- und Ingenieursverträge der Planungsbeteiligten sind hinsichtlich
der Vorgaben der Bewilligungsbehörden - insbesondere zu den Fertigstellungster-
minen - einer kritischen Würdigung zu unterziehen.

3. In die Auswertung der angeforderten Unterlagen sind die Terminpläne einbeziehen.

4. Exemplarisch ist zu prüfen, welche Fertigstellungsfristen mit den am Bau beteiligten
Unternehmungen vereinbart worden sind und inwieweit diese mit den Vorgaben des
Bewilligungsbescheides und den ursprünglichen Terminplanungen kongruent sind.

5. Darüber hinaus ist der Schriftwechsel zu den Themenkomplexen „Behinderungsanzeigen“
sowie „Einschränkungen der Gewährleistung“ der am Bau beteiligten Unternehmungen
auszuwerten.

6. Weiterhin ist zu prüfen, nach welchen Kriterien eine Differenzierung zwischen den
Bereichen „Dach- und Fachsanierung“ und der Fördermaßnahme vorgenommen
worden ist und inwieweit die Zuordnung der Mehraufwendungen durch unvorhergesehen
Arbeiten und die vorgenommenen Beschleunigungsmaßnahmen sachgerecht erfolgt ist.


Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (StA 14) stellt das Konzept zur Sonderprüfung der Dach- und Fachsanierung des Dortmunder U vor, auf dessen Grundlage bis zum 14.04.2011 ein Prüfbericht einschließlich Stellungnahme vorgelegt werden könne. Sie schlägt den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses vor, erst bei weiterem Klärungsbedarf von der Möglichkeit einer Nachbeauftragung basierend auf dem Antrag der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen, Gebrauch zu machen.
Der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU), befürwortet den gemachten Vorschlag.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) geht auf die in dem Antrag ihrer Fraktion angeregte Vorgehensweise zur Prüfdurchführung ein. Sie möchte wissen, warum der Prüfbericht zum Dortmunder U unbedingt bis zur nächsten Ausschusssitzung vorliegen solle.

Der Vorsitzende, Rm Böhm (CDU), vertritt die Auffassung, dass man dem Rechnungsprüfungsamt nicht vorschreiben solle, wie Prüfungen durchzuführen seien.

Rm Frank (CDU) teilt mit, dass seine Fraktion den Antrag nicht unterstützen werde.

Rm Radtke (SPD) weist darauf hin, dass man in der letzten Sitzung des Rechnungsprüfungs-ausschusses übereingekommen sei, eine schnelle Ersteinschätzung durch das Rechnungsprüfungsamt zu erhalten.

Auch Rm Starke (SPD) schließt sich ihren Vorrednern an.

Rm Dr. Tautorat (Die Linke) unterstützt den vorgelegten Antrag.

Nach weiterer Diskussion beantragt Rm Radtke (SPD) den Antrag der Fraktion
Bündnis 90/Die Grünen abzulehnen.

Abschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss mehrheitlich folgende Beschlüsse:

1. Der Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 03.02.2011 wird abgelehnt.

2. Der Rechnungsprüfungsausschuss stimmt dem Prüfkonzept des Rechnungsprüfungsamtes

zu.

Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Böhm - um 16:25 Uhr geschlossen.





Böhm Faenger Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin