Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift

über die 3. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation

am 11.03.2010
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 17:40 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Schreurs i. V. für Rm Neumann-Lieven
Rm Pieper
Rm Sohn
Rm Tölch

CDU-Fraktion

Rm Buchloh

Rm Mause
Rm Monegel
Rm Strucker
Rm Weintz
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Dr. Brunsing i. V. für Rm Krüger
Rm Reuter
Rm Stackelbeck

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Becker, stellv. Vorsitzender
Rm Faenger

Fraktion Die Linke

Rm Dr. Tautorat

b) Verwaltung

Herr Hagemann, 11/3
Herr Berten, 03/AL
Frau Wolfs, StA 01 – Gleichstellungsstelle
Herr Meyer, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Farys, StA 01/Projektleiter „Neuorientierung der Verwaltung“
Herr Böhm, StA 64/Leiter Projekt Dialogveranstaltungen
Herr Krause, StA 01/stellv. Projektleiter „Neuorientierung der Verwaltung“
Herr Linke, StA 01/Leiter Projektgruppe Organisationsentwicklung
Herr Dr. Potthoff, StA 03/Leiter Projektgruppe Leitbildentwicklung
Frau Steckelbach, StA 23/Leiterin Projektgruppe Flächenmanagement
Herr Wiener, StA 01/Leiter Personalagentur
Herr Feuler, StA 01
Frau Jankrift, StA 01


Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 3. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation,
am 11.03.2010, Beginn: 15.00 Uhr,
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010

2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

3. Personal

3.1 Verwaltungsumbau 2010
Stellungnahme zum TOP (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00134-10-E2)

und
Personalagentur
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00133-10-E2)

dazu:
Verwaltungsumbau 2010
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 00134-10-E3)

3.2 Frauengleichstellung im Rahmen des Verwaltungsumbaus 2010
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00136-10-E1)

dazu:
Frauengleichstellung im Rahmen des Verwaltungsumbaus 2010
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 00136-10-E2)
3.3.1 Zwischenbericht zur Beschäftigtenbefragung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00397-10)

3.3.2 Mitarbeiterbefragung 2009
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 00525-10)

3.4 Mentoringprogramm für die Stadtverwaltung Dortmund
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00535-10)

4. Organisation
-keine Vorlagen-



Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn RM Schilff, um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff die ordnungsgemäße Einladung sowie die Beschlussfähigkeit des Ausschusses für Personal und Organisation fest.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Der Ausschuss für Personal und Organisation benennt zur Mitunterzeichnung der Niederschrift Herrn Rm Berndsen (SPD).

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Herr Rm Schilff weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Für die Fraktion FDP/Bürgerliste weist Rm Becker (Fraktion FDP/Bürgerliste) darauf hin, dass der Tagesordnungspunkt

3.3.2 Mitarbeiterbefragung 2009
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 00525-10)

von seiner Fraktion zurückgezogen wird.

Mit dieser Veränderung wird die Tagesordnung durch den Ausschuss für Personal und Organisation festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010

Die Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010 wird einstimmig genehmigt.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
- unbesetzt –


3. Personal

zu TOP 3.1
Verwaltungsumbau 2010
Stellungnahme zum TOP (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00134-10-E2)

Den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation liegt zu diesem Tagesordnungspunkt folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 25.01.2010 (Drucksache Nr.: 00134-10-E2) vor:

„Die Verwaltung wird gebeten darzustellen, inwieweit der im Rahmen der Haushaltsberatungen beschlossene Maßnahmenkatalog zum Verwaltungsumbau 2010 bereits zur Umsetzung gelangt ist.
Welche konkreten Maßnahmen sind begonnen worden und welche Maßnahmen sind aus welchen Gründen zurückgenommen oder modifiziert wurden?

Darüber hinaus bitten wir um eine Auskunft zum Stand der vom Verwaltungsvorstand angekündigten Einrichtung von verwaltungsinternen Projektgruppen.
In der Stellungnahme der Verwaltung sollten die inhaltliche Ausrichtung der Projektgruppen, die Zielsetzung und Organisation der Projektgruppen, die personelle Zusammensetzung sowie die Verknüpfung mit den bisher im Rahmen der Verwaltungsstrukturreform installierten Strukturen erläutert werden.“

Außerdem liegt den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation – bezogen auf die Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Drucksache Nr.: 00134-10-E1) aus der Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010 - folgende Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 00134-10-E3) vom 25.01.2010 vor:

„Anliegend erhalten Sie – wie in der letzten Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010 zugesagt – weitere Informationen zu dem Projekt „Neuorientierung der Verwaltung“.

Mit fünf Dialogveranstaltungen hat der Verwaltungsvorstand einen komplexen Beteiligungsprozess gestartet, der die Verwaltung nachhaltig zukunftsfähig machen soll. Rund 6.000 Beschäftigte haben mit ihrer Teilnahme im November 2009 deutlich gemacht, dass sie an einem gemeinsamen Neubeginn und einem Dialog “auf Augenhöhe“ interessiert sind.

In dem bisherigen Prozess sind mannigfaltige Anregungen und Fragen eingebracht worden, die zwingend ergebnisorientiert weiter zu bearbeiten sind. Durch die Gespräche und Zusagen in den Dialogveranstaltungen sind bei den Beschäftigten große Erwartungen und Hoffnungen geweckt worden, die keinesfalls enttäuscht werden dürfen.

Deutlich ist auch geworden, dass die Konsolidierungsstrategie für die Haushalte 2010 ff. in diesen Prozess integriert werden muss. Erst durch die Verknüpfung zu einem mehrjährigen und partizipativ ausgerichteten Gesamtprozess sind akzeptierte und nachhaltig wirkende Erfolge möglich.

Projektorganisation:
Der Verwaltungsvorstand hat am 08.12.2009 folgenden Beschluss gefasst: „Für die Unterstützung und Steuerung des gesamtstädtischen Beteiligungsprozesses ‚Neuorientierung der Verwaltung’ werden sechs Projektgruppen eingerichtet und kurzfristig mit qualifiziertem Personal einsatzfähig ausgestattet. Die Leitung des Gesamtprojektes wird Herbert Farys übertragen.“

· Projektgruppe Dialogveranstaltungen
· Personalagentur
· Entwicklung eines Verwaltungsleitbildes
· Organisationsentwicklungsprozesse
· Flächenmanagement
· Haushalt 2010 ff.

Die Projektgruppe „Haushalt 2010ff.“ wurde zwischenzeitlich aufgelöst. Die Aufgaben werden künftig von StA 20 wahrgenommen.

Ziele der Neuorientierung:
Die Neuorientierung der Verwaltung soll zu einer veränderten Kultur des Umgangs miteinander führen, einer Kultur, in der Beschäftigte sicher sein können, dass sie Ihre Ideen, Anregungen und Vorschläge zum Handeln der Verwaltung angstfrei äußern können. Dazu bedarf es eines geänderten Verhaltens im Umgang zwischen Führungskräften und Beschäftigten. Hier gilt es auch, durch eine Kultur der Anerkennung Leistungsanreize zu schaffen.

Die wirtschaftliche Situation der Stadt Dortmund ist genau wie in anderen Kommunen mehr als schwierig. Gerade jetzt, in der Situation der Haushaltskonsolidierung ist es wichtig, respektvoll miteinander umzugehen. Nur so werden wir das Ziel, einer Dienstleistungsorientierung nach innen und nach außen verwirklichen können. Das bedeutet auch, dass es im Rahmen der Neuorientierung nötig sein wird zu hinterfragen, ob wir weiterhin alle Aufgaben, die wir wahrnehmen weiterhin erledigen können, oder ob es zu einem Verzicht auf bestimmte Aufgaben oder einem Abstrich der Qualität einer Leistung kommen muss. Neuorientierung heißt, sie gemeinsam mit den Beschäftigten so zu gestalten, dass Wertschätzung und Transparenz spürbar sind.

Personalagentur:
Die Personalagentur hat die Aufgabe, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung
Dortmund, die aufgrund von Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen ihre bisherigen Einsatzmöglichkeiten verlieren, für andere Einsätze in der Verwaltung vorzubereiten und zu qualifizieren. Bei dieser Arbeit orientiert sie sich an den Grundsätzen, die in der Dienstvereinbarung „Gemeinsame Grundsätze für das sozialverträgliche Umsetzen der personellen Folgen der Haushaltskonsolidierung sowie anderer organisatorischer Maßnahmen“ vom 09.12.2009. Allerdings sollte die Abfolge der darin geschilderten Schritte bis hin zu einer Sozialauswahl als letzte Möglichkeit gesehen werden. Die Personalagentur versucht, in den Bereichen, die von Konsolidierungsmaßnahmen betroffen sind, Beschäftigte mit Entwicklungspotential zu identifizieren, die für andere - dauerhaft notwendige - Einsätze
entsprechend qualifiziert werden können. Nach Möglichkeit sollen notwendige Rationalisierungsmaßnahmen mit Entwicklungschancen für die Betroffenen kombiniert werden und so einen angstfreien Umgang mit Einsparungsvorschlägen ermöglichen. Die Grundlage dafür ist seitens der Verwaltung mit dem Verzicht auf betriebsbedingte Kündigungen gelegt.

Die Personalagentur ist für die Qualifizierung von Beschäftigten der Stadtverwaltung Dortmund und ihrer Eigenbetriebe im Zusammenhang mit Rationalisierungsmaßnahmen zuständig. Die städtischen Gesellschaften sind davon grundsätzlich nicht betroffen. Aufgabe der Personalagentur ist es jedoch auch, fremdfinanzierte Einsatzmöglichkeiten zu erschließen. Das wäre auch bei städtischen Gesellschaften möglich und zu wünschen.

Die Personalagentur wird nicht beim Personalamt angesiedelt, sondern als Stabsstelle beim Oberbürgermeister geführt. Sie ist gleichzeitig Teilprojekt im Gesamtprojekt „Neuorientierung der Verwaltung“ (alt: „Verwaltungsumbau“). Der Leiter der Personalagentur agiert im Status eines Fachbereichsleiters. Die vorgesehene Arbeitsweise und die Abgrenzung zu den Aufgaben des Personalamtes wird durch den Leiter der Personalagentur in der Sitzung am 11.03.2010 präsentiert.

Die Personalauswahl der Leitungen der Projektgruppen erfolgte durch die Erstellung eines Personaltableaus, welches u. a. Frauen und Männer gleichermaßen berücksichtigt. Ausschlaggebend für die Besetzung der Projektleitung waren neben den Qualifikationen auch die Erfahrung der jeweiligen Beschäftigten. Der Verwaltungsvorstand beschloss die Besetzungen dieser Leitungsfunktionen in seinen Sitzungen am 08.12.2009 und 07.01.2010 einstimmig.

· Projektgruppe Dialogveranstaltungen, Herr Thomas Böhm
· Personalagentur, Herr Klaus Wiener
· Entwicklung eines Verwaltungsleitbildes, Herr Dr. Ulrich Potthoff
· Organisationsentwicklungsprozesse, Herr Uwe Linke
· Flächenmanagement, Frau Sabine Steckelbach

In der Sitzung am 11.03.2010 wird allen genannten Projektgruppenleitungen die Möglichkeit gegeben, Aufgaben und Ziele der Projekte zu präsentieren. Die vorgestellten Präsentationen werden dem Protokoll der Sitzung beigefügt.“

In der Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 28.01.2010 war auch folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 27.01.2010 (Drucksache Nr.: 00133-10-E3) in die Sitzung am 11.03.2010 vertagt worden:

„Der Ausschuss bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme, die deutlich macht, auf welcher Grundlage die Personalagentur die in der Dienstvereinbarung skizzierten Aufgaben zukünftig wahrnehmen wird.

Dazu gehört die Frage, ob die Personalagentur, die auch für die Personalvermittlung und
– qualifizierung im Verbund mit den städtischen Gesellschaften verantwortlich sein soll, zwingend im Personalamt angesiedelt werden muss.

Falls die Personalagentur im Personalamt angesiedelt wird, bitten wir um Auskunft, welche Handlungsspielräume der Personalagentur zugewiesen werden, welchen Status die Leitung der Personalagentur erhält und wie das Verhältnis der Leitung der Personalagentur zur Leitung der Personalverwaltung definiert wird.

Des Weiteren bitten wir um eine Darstellung des Auswahlverfahrens für die Besetzung der Stelle der Leitung der Personalagentur, sowie der Konsequenzen für die ARGE.“

Herr StD Pogadl verweist auf die durchgeführten Strukturanpassungsprozesse, die innerhalb der Verwaltung bereits durchgeführt wurden. Die Neuorientierung der Verwaltung wird vor dem Hintergrund der ökonomischen Notwendigkeit betrieben. Wenn die Prozesse in Dortmund gehalten werden sollen, müssen hier verschiedene Entscheidungen getroffen werden. Über die Bildung von Projektgruppen wurde nun das begonnen, was durch die Stadtverwaltung geleistet werden kann. Herr StD Pogadl geht davon aus, dass es Reibungsprobleme innerhalb der Verwaltung geben werde.

Herr Farys erklärt zunächst, dass sich in der Verwaltung in den letzten Jahren ein Veränderungsstau gebildet habe, durch den auch ein großer Druck bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstanden sei. Daher sei es folgerichtig, dass der Verwaltungsvorstand den Neuorientierungsprozess beschlossen hat. Im Anschluss an diese Entscheidung fanden im Konzerthaus verschiedene Dialogveranstaltungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung statt.

Die Vorstellung der Projektgruppen zur „Neuorientierung der Verwaltung“ erfolgt mit Hilfe einer Präsentation, die der Niederschrift als Anlage beigefügt ist und auf die verwiesen wird.

Herr StD Pogadl erläutert auf die Fragen des Herrn Rm Berndsen, dass dies zwar ein neuer Prozess sei, aber laufend auch Veränderungen in der Verwaltung durchgeführt wurden. Er erinnert z. B. an das Projekt Verwaltung 2020. Es gebe keinen Stillstand in der Organisationsentwicklung. Aus dem Prozess der Neuorientierung der Verwaltung heraus werden auch in die Bezirke hinein Fragestellungen entwickelt. Herr StD Pogadl weist darauf hin, dass zunächst der Start des Gesamtprojektes erfolgt ist, danach werden zum Beispiel Punkte, wie die Anzahl der Bezirksverwaltungsstellen, diskutiert werden, auch in den Bezirken.
Zum Thema der Angstfreiheit macht er darauf aufmerksam, dass hinter der Neuorientierung der Verwaltung Einsparungen stehen werden, so dass Ängste entstehen.

Frau Rm Stackelbeck (Bündnis 90/Die Grünen) sieht eher die Zukunft als wichtig bei diesem Gesamtprojekt an. Bei der Umsetzung des Projektes sollte eine Beteiligungsorientierung erfolgen. Frau Rm Stackelbeck interessiert sich dafür, ob in den Projektgruppen auch die untere und mittlere Hierarchieebene abgebildet sind und wie die Beteiligungsorientierung umgesetzt werde. Zum Führungsverhalten sieht sie aufgrund der Auswertung der Mitarbeiterbefragung einen Bedarf an Schulungen für Führungskräfte, für die Mittel bereitzustellen sind. Es böte sich an, ein Führungsleitbild zu entwickeln. Sie befürchtet, dass die Personalagentur mit einem Stigma versehen sein könnte, da diese nur mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Kontakt haben wird, deren Stellen im Rahmen der Haushaltskonsolidierung überflüssig werden oder geworden sind. Sie findet es daher unglücklich, Begriffe wie Profiling oder Clearingstelle zu benutzen, da diese aus der ARGE bekannt sind. Sie fragt, warum Umsetzungen nicht in den Kompetenzbereich der Personalagentur gehören, warum die Personalagentur nicht enger mit der Personalentwicklung verknüpft und warum sie nicht offen ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihre berufliche Entwicklung fortsetzen wollen.
Frau Rm Stackelbeck zweifelt an der Ernsthaftigkeit des Gesamtprojektes, da ein Teil der Projekte nur „nebenberuflich“ betrieben werde.

Für die CDU-Fraktion kritisiert Herr RM Monegel auch die Sonderstellung der Personalagentur. Das Personalamt werde durch die Bildung der Personalagentur bestimmte Kompetenzen nicht mehr haben, es werde strategisch geschwächt. Das Personalamt werde zu einer Abrechnungsstelle. Eine starke Verwaltungsorganisation müsse seines Erachtens ein starkes Personalamt haben. Das Projekt hinterlasse insgesamt den Eindruck, als sei es gut durchdacht, z. B. zeige sich dies aus der engen Verflechtung der Projektorganisation. Die Leitbilddiskussion hält er für eine sehr schwierige Aufgabe, da dahinter ein Kulturwandel in einer großen Organisation stehe. Es sei die Frage, ob jetzt die richtige Zeit für eine solche Diskussion sei. Herr Rm Monegel stimmt dem Personalrat zu, dass Leitbilder nicht ohne Vorbilder funktionieren können. Leitbilder müssen kurz und knapp, verständlich und - wenn sie leben sollen – mit Sanktionen belegt sein. Die Themen Führungsleitbild, Führungskräfteentwicklung und Führungspotenzialentwicklung fehlen im Gesamtprojekt, hierfür werden Zeit und Geld benötigt.

Herr Rm Becker befürwortet im Namen der Fraktion FDP/Bürgerliste den Prozess und hält auch die Struktur für richtig. Er ist nicht der Meinung, dass die Personalagentur ein Teil des Personalamtes sein müsste. Er hofft darauf, dass mit den Teilprojekten neue Wege gegangen werden können, um die Haushaltskonsolidierung zu erreichen.
Herr RM Becker bittet um Auskunft, wie mit den ca. 200 Anregungen aus den Dialogveranstaltungen umgegangen werden wird. Zum Leitbild hält er es auch für wichtig, eine Beurteilung des Führungsverhaltens aus Sicht des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin vorzunehmen, und fragt nach möglichen Gedankenmodellen.

Für die Fraktion Die Linke fragt Frau Rm Dr. Tautorat nach der Frauenbeteiligung im Gesamtprojekt. Sie befürchtet auch eine Stigmatisierung der Personalagentur, da gleiche Begrifflichkeiten, wie in der ARGE, benutzt werden. Die Akzeptanz der Personalagentur könnte ihrer Meinung nach dadurch erhöht werden, dass die Personalagentur beim Personalamt - maximal als Abteilung - angesiedelt werde.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen stecken nach ihrer Erfahrung sehr viel Hoffnung in die Leitbilddiskussion. Sie regt an, dass die Leitbildgruppe immer wieder Mitarbeiterbefragungen durchführt, um zu fragen, ob das Leitbild gelebt und eingehalten wird.

Frau Rm Stackelbach beantragt für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen mündlich:
“Die Personalagentur ist nicht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig, die aufgrund von Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen ihre bisherigen Einsatzmöglichkeiten verlieren, sondern auch für alle weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die innerhalb der Verwaltung oder den städtischen Gesellschaften eine andere Stelle anstreben, um sich beruflich weiterzuentwickeln. Die Personalagentur übernimmt damit eine wesentliche unterstützende Aufgabe im Rahmen der Personalentwicklung.“

Herr Rm Weintz (CDU-Fraktion) erbittet im Zusammenhang mit der Fluktuation um eine Darstellung der Altersstruktur innerhalb der Verwaltung, um der Politik die Angelegenheit übersichtlicher zu machen.

Herr Farys erläutert zur Frauenquote im Projekt, dass die Besetzung im Verwaltungsvorstand auf der Basis von Personenvorschlägen aus der Verwaltung nach Eignung und Qualifikation vorgenommen wurde. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sich aus dem Bereich der Beschäftigten einbringen, um Projektgruppenmitglied zu werden. Hierbei sollte ein Querschnitt aus der Verwaltung abgebildet werden.

Herr Wiener gibt zum drohenden Stigma der Personalagentur an, dass es ihm reichen würde, wenn Bereiche, in denen einzusparen sein wird, festgestellt werden. Dort würde er sich bemühen, Potenzialträger zu finden, die flexibel sind. Herr Wiener sieht die Möglichkeit, von der Bedarfsseite heranzugehen und Entwicklungsmöglichkeiten auszuschreiben.
Herr Wiener sieht die Notwendigkeit, eine Clearingstelle zu schaffen, da eine Verbindung zu den personalwirtschaftlichen Fragen und dieser Fragen zu den organisatorischen und finanztechnischen Themen zu schaffen ist. Um ein Kompetenzgerangel zwischen Personalamt und Personalagentur zu verhindern, habe es bereits Gespräche zur Abgrenzung zwischen Herrn Plätz und ihm gegeben. Die Personalagentur sei eine sinnvolle Bereicherung zum Personalamt. Die Begriffe, wie Fallmanager, gebe es zum Teil schon sehr lange, sie seien nicht auf die ARGE zurückzuführen.

Herr Rm Monegel bittet die anwesenden Führungskräfte um Auskunft, was bei der Führungskräfteveranstaltung am 26.02.2010 passiert ist, wie die Führungskräfte den Prozess sehen und wie sie eingebunden sind. Er hält es für normal, dass bei Mitarbeiterbefragungen und Dialogveranstaltungen die Führungskultur kritisiert wird. Die Führungskräfte sind für den Prozess sehr wichtig und sie sollten mitmachen.

Herr Berten ist dankbar dafür, dass der Prozess der Neuorientierung weitergeführt wird. Er ist der Meinung, die meisten Kolleginnen und Kollegen wissen, dass es zu einer organisatorischen Weiterentwicklung und Rationalisierung der Stadtverwaltung keine Alternative gebe. Die Frage des Wie steht im Vordergrund. Er ist davon überzeugt, dass im Prozess 97 % richtig und 3 % falsch gemacht werden. Der Prozess sei notwendig gewesen, aber überhastet angegangen worden. Er kritisiert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorher gewonnen werden müssen. Überall seien Entwicklungen festzustellen, die zeigen, dass die Fachbereiche immer weniger zu sagen haben, aber gleichzeitig die Ergebnisverantwortung für das Budget besitzen. Die Chefaufgaben werden immer größer und das Vertrauen in die Mitarbeiterschaft und die Delegation werde immer geringer. Der Prozess könne seines Erachtens nur Erfolg haben, wenn er unter den richtigen Vorzeichen passiere. Die Verwaltung habe in den letzten anderthalb Jahren viel mitgemacht. Eine Orientierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Vertrauen sind erforderlich, dafür werden Führungsleitlinien gebraucht, die das Vertrauen und die Wertschätzung ausdrücken müssen.

Herr Dr. Potthoff fasst kurz zusammen, dass über den Zeitpunkt der Erstellung der Führungsleitlinien diskutiert werden könnte und dass die Aufgabe sehr schwierig sei, so dass auch fraglich ist, ob die Leitlinien in dem eng gesteckten Zeitrahmen erarbeitet werden können. Er sei optimistisch, dass dies machbar sei, da die Gruppe, mit der zusammenarbeite, sehr viel Power, Kreativität und persönliches Anliegen einbringe. Derzeitig gebe es bereits Führungsleitlinien, die aber nicht tatsächlich gelebt werden. So soll es nicht mit den neuen Leitlinien passieren sein. Die Begriffe Vertrauen, Verantwortung, Verbindlichkeit und Vorbildfunktion wurden innerhalb der Gruppe oft genannt.

Herr StD Pogadl weist darauf hin, dass zwischen Personalamt und Personalagentur bereits eine Abstimmung über die Abgrenzung erfolgt ist. Zum Personalamt zählt u. a. die Personalentwicklung, die Personalagentur habe eine klare Aufgabenstellung. Eine Zusammenarbeit sei garantiert. Dass die Personalagentur zu StA 01 gehört, sei die Entscheidung desjenigen, der die Organisationsgewalt hat. Herr StD Pogadl schlägt vor, zweimal im Jahr dem Ausschuss zu berichten.

Unter Hinweis auf den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Ducksache Nr.: 00133-10-E2) erklärt Herr StD Pogadl, dass der Antrag die Organisationsgewalt des Oberbürgermeisters einschränke. Sollte der Antrag so beschlossen werden, müsse er den Beschluss beanstanden.

Voraussichtlich zur nächsten Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 20.05.2010 sagt Herr StD Pogadl zu, eine Personalstatistik mit Altersstrukturierung vorzulegen. Daran wird zu erkennen sein, wo die Verwaltung mit ihrem Personalpotenzial steht. Herr StD Pogadl sieht diese Diskussion als Einstieg an, die weiterzuführen sei. Er bittet davon abzusehen, jetzt bereits kleinteilige Reglementierungen vorzugeben, die nicht akzeptiert werden können.

Frau Rm Reuter (Bündnis 90/Die Grünen) hebt als besonders wichtig für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor, dass die Personalagentur umfassend für die Personalentwicklung zuständig ist. Die Personalentwicklung könne in der Stadtverwaltung Dortmund offensiver als bisher betrieben werden. Sie stimmt der Aussage des Herrn StD Pogadl zu, dass das Thema den Ausschuss noch länger beschäftigen werde, so dass die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen damit einverstanden sei, wenn der Ausschuss sich zu einem späteren Zeitpunkt regelmäßig mit der Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen beschäftigen werde.

Herr Rm Schilff macht den Vorschlag, mindestens halbjährlich – ggf. bei Bedarf – unter Hinweis auf die Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 27.01.2010 (Drucksache Nr.: 00133-10-E3) durch die Personalagentur berichten zu lassen. Unter Umständen sei eine kurze Darstellung ausreichend.

zu TOP 3.2
Frauengleichstellung im Rahmen des Verwaltungsumbaus 2010
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00136-10-E1)

Den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation lag folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zum o. g. Tagesordnungspunkt vom 25.01.2010 vor:

1. Die Verwaltung wird gebeten darzulegen, inwieweit und mit welchem Ergebnis Frauengleichstellungsgesichtspunkte bei der Besetzung der Leitungsfunktionen für die neu eingerichteten verwaltungsinternen Projektgruppen berücksichtigt wurden.

2. Darüber hinaus bitten wir um eine Stellungnahme, wie den Gleichstellungsgesichtspunkten unter Berücksichtigung des Wegfalls von Stellen und allgemeiner Sparbemühungen Rechnung getragen wird.

Die Verwaltung hat dazu mit Schreiben vom 25.01.2010 folgende Stellungnahme (Drucksache Nr.: 00136-10-E2) abgegeben:

Der gesamtstädtische Beteiligungsprozess – Neuorientierung der Verwaltung (alt: Verwaltungsumbau 2010) - wird von fünf Projektgruppen (PG) begleitet, wovon bereits zwei Projektgruppen in 2009 (PG OE 2010 ff, PG Flächenmanagement) eingerichtet wurden. Die Leitung der Projektgruppe Flächenmanagement ist mit einer Frau besetzt. Die Personalauswahl der Leitungen der übrigen vier Projektgruppen erfolgte durch die Erstellung eines Personaltableaus, welches Frauen und Männer gleichermaßen berücksichtigte. Ausschlaggebend für die Besetzung der Projektleitung waren neben den Qualifikationen auch die Erfahrung der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Verwaltungsvorstand beschloss die Besetzungen dieser Leitungsfunktionen in seinen Sitzungen am 08.12.2009 und 07.01.2010 einstimmig.

Bereits mit dem Frauenförderplan 2007 – 2009 wurde festgelegt, dass auch im Rahmen des
Projektes Verwaltung 2020 und aller bis dahin vorgenommenen Sparmaßnahmen die Ziele
und Vorgaben der Frauenförderung verwirklicht werden. Die Vorschriften des Landes-
Gleichstellungsgesetzes NRW können auch künftig bei Projektgruppenarbeiten stärker genutzt und berücksichtigt werden. Im Projekt Neuorientierung der Verwaltung ist dies durch
die Integrierung der Gleichstellungsbeauftragten in die Projektlenkung und die Vertretung im
Ausschuss Personal und Organisation mit beratender Funktion umgesetzt und ermöglicht die
besondere Einbringung von Gleichstellungsgesichtspunkten.

Bei der Ausgestaltung der Personalagentur wird der Beschluss, ein Controlling für die Umsetzung des Frauenförderplans aufzubauen, im Rahmen des Aufbaus eines Personalkonzepts berücksichtigt werden.

Des Weiteren wird - unter Berücksichtigung des Wegfalls von Stellen sowie der allgemeinen
Sparbemühungen - gesamtstädtisches Ziel bleiben, die Vorschriften des Landes-
Gleichstellungsgesetzes NRW bei Personal- und Organisationsentscheidungen zu berücksichtigen.

Die Dienstvereinbarung "Gemeinsame Grundsätze für das sozialverträgliche Umsetzen der
personellen Folgen aus Maßnahmen der Haushaltskonsolidierung sowie anderer organisatorischer Maßnahmen" vom 09.12.2009 besagt u. a., dass auf Entlassungen aufgrund betriebsbedingter Kündigungen bis zum 31.12.2015 verzichtet wird. Daraus resultiert, dass Stellen letztlich nur durch Fluktuation wegfallen könnten. Hierbei sind Alters- und sonstige Fluktuation entscheidend. Geschlechterspezifisch lässt sich diese Fluktuation nicht steuern. Interne Umsetzungen lassen sich, wenn sie nicht freiwillig erfolgen, lediglich nach sozialen Kriterien vornehmen. Erforderliche Nachbesetzungen im Zusammenhang mit den Ergebnissen der verwaltungsinternen Projektgruppen müssen - wie in jedem allgemeinen Stellenbesetzungsverfahren auch – unter Beachtung der Gleichstellungsgrundsätze vorgenommen werden. Gesamtstädtische Ziele der Frauenförderung wie z. B. familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle, Ermöglichung alternierender Telearbeit, Beschäftigung während der Elternzeit und Fortbildungsmaßnahmen sind auch weiterhin für den Frauenförderplan 2010 – 2012 vorgesehen.


Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 3.3.1
Zwischenbericht zur Beschäftigtenbefragung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00397-10)

Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt den ersten Zwischenbericht zur Beschäftigtenbefragung zur Kenntnis.

zu TOP 3.3.2
Mitarbeiterbefragung 2009
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 00525-10)

Der Vorschlag zur Tagesordnung ist von der Fraktion FDP/Bürgerliste zu Beginn der Sitzung unter TOP 1.3 – Feststellung der Tagesordnung – zurückgezogen worden.

zu TOP 3.4
Mentoringprogramm für die Stadtverwaltung Dortmund
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 00535-10)

Den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation liegt folgender Antrag seitens der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 02.03.2010 vor:

„Der Ausschuss für Personal und Organisationsentwicklung beschließt, dass noch in 2010 erneut ein Mentoring-Projekt innerhalb der Stadtverwaltung begonnen wird.

Dabei ist zu prüfen, inwieweit eine Ausweitung der Zahl der Mentees von bisher 15 auf 20 möglich und sinnvoll ist. Außerdem sollte das Projekt in Zukunft regelmäßig alle zwei Jahre durchgeführt werden.

Nach Abschluss jeden Mentoring-Projekts ist dem Personalausschuss ein Bericht darüber vorzulegen.“

Frau RM Stackelbeck begründet den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen.

Herr Rm Berndsen erklärt sich im Namen der SPD-Fraktion mit dem vorliegenden Antrag einverstanden, wenn das Programm bei 15 Personen belassen wird und es noch einmalig durchgeführt werde, da das Programm haushaltsrelevant sei. Die SPD-Fraktion stehe hinter dem Programm, aber es sei eine freiwillige Leistung.

Herr Rm Monegel stimmt für die CDU-Fraktion auch dem Programm unter der Voraussetzung zu, dass es kostenneutral sei. Der entscheidende Punkt bei einem solchen Programm sei für ihn, dass genügend Mentoren und Mentorinnen gefunden werden, die das erforderliche Engagement und die Kenntnisse und das Potenzial mitbringen.

Für Frau Rm Dr. Tautorat profitiert vom Mentoringprogramm der weibliche Führungsnachwuchs, mit mindestens 15 Personen sollte das Programm neu starten.

Zum Mentoringprogramm erläutert Frau Wolfs auf Nachfrage des Herrn Rm Weintz, dass eine berufserfahrenen Person eine weniger berufserfahrene Person unter ihre Fittiche nimmt. Es ist eher so, dass eine männliche Führungskraft einen männlichen Mitarbeiter fördert, so dass die Stadtverwaltung über das Mentoringprogramm nachhelfen wollte, solange weniger weibliche Führungskräfte in der Stadtverwaltung tätig sind. Im bereits durchgeführten Mentoringprogramm waren auch männliche Führungskräfte bereit, als Mentoren eine Mentee zu betreuen. Sowohl bei den Mentees als auch Mentoren hat sich ein Netzwerk gebildet. Beim Mentoring wurde bisher die Gruppengröße von 10 – 12 Personen angestrebt. Aufgrund der Nachfragen wurden beide durchgeführten Programme mit jeweils 15 Teilnehmerinnen gestartet, mehr sollten es nicht sein. Als Mentoren sollten nur die Mitarbeiter ausgewählt werden, die engagiert und qualifiziert sind und sich die Zeit für das Mentoring nehmen. Die Anzahl von 15 Mentees befürwortet Frau Wolfs. Das erste Projekt wurde 2002/2003 und das zweite in 2009 durchgeführt. Zwischen den Projekten sollten nicht so lange Zeiträume liegen. Das Mentoring-Programm ist Teil der Personalentwicklung/Führungskräfteentwicklung. Frau Wolfs spricht sich für das Mentoringprogramm im Rahmen der Frauenförderung aus.

Herr StD Pogadl gibt an, dass das Mentoringprogramm ca. 30.000,-- € koste und eine freiwillige Leistung sei.

Herr Rm Monegel sieht die Möglichkeit, das Programm zum größten Teil außerhalb der originären Arbeitszeit durchzuführen, so dass nur Raumnutzung und geringe Kosten anfallen.

Herr Hagemann verdeutlicht, dass die Kosten für eine professionelle Begleitung des Programms entstehen.

Frau Wolfs ergänzt, dass ein Institut die Mentoren z. B. auf ihre Rolle eingestimmt und über begleitende Bausteine, wie Projektentwicklung, Auftreten etc., informiert habe.

Bei Kostenneutralität stimmt Herr Rm Berndsen dem Antrag für die SPD-Fraktion zu.

Herr StD Pogadl hält abschließend fest, dass Haushaltsmittel für ein Mentoringprogramm nicht zur Verfügung stehen. Wenn es möglich sei, das Programm haushaltsneutral durchzuführen, könne das Programm seines Erachtens beschlossen werden.

Frau Rm Dr. Tautorat geht davon aus, dass ein solches Programm ohne das Einkaufen einer externen Firma möglich ist durchzuführen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation beschließt einstimmig, dass noch in 2010 erneut - ein für den Haushalt kostenneutrales - Mentoring-Projekt innerhalb der Stadtverwaltung begonnen wird.

Dabei ist zu prüfen, inwieweit eine Ausweitung der Zahl der Mentees von bisher 15 auf 20 möglich und sinnvoll ist. Außerdem sollte das Projekt in Zukunft regelmäßig alle zwei Jahre durchgeführt werden.

Nach Abschluss jeden Mentoring-Projekts ist dem Personalausschuss ein Bericht darüber vorzulegen.


4. Organisation



Anlage:
(See attached file: Präs der PG im APO.pdf) zu TOP 3.1