Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift (öffentlich)

über die 17. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation

am 01.03.2012
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 17:35 Uhr

Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Balzer
Rm Berndsen
Rm Dr. Hetmeier
Rm Neumann-Lieven
Rm Pieper

CDU-Fraktion

Rm Böhm
Rm Buchloh

Rm Mause
Rm Bartsch i. V. für Rm Monegel
Rm Strucker
Rm Weintz
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Krüger
Rm Reuter
Rm Stackelbeck

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Becker, stellv. Vorsitzender
Rm Kanus

Fraktion Die Linke

Rm Dr. Tautorat

b) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Müller, 11/stv. AL
Herr Dr. Potthoff, 3/stv. AL
Frau Wolfs, FB 1 – Gleichstellungsstelle
Herr Meyer, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Frau Linneweber, 11/2-2NEO
Frau Skodzik, FB 1


Veröffentlichte Tagesordnung:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
- unbesetzt -

3. Personal

3.1 Verwaltungsorganisation, Stand: 01.01.2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06300-12)

3.2 Zulagen statt Höhergruppierung
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06372-12-E1)
Die Bitte um Stellungnahme lag zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

3.3 Vakante Stellen im mittleren Dienst
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06373-12-E1)
Die Bitte um Stellungnahme lag zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

3.4 Situation im Sozialamt
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06374-12-E1)
Die Bitte um Stellungnahme lag zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

3.5 Weiterbildungsprojekt "Top in Führung"
- Mündlicher Bericht
(Drucksache Nr.: 06121-11)
Die Vorlage lag zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

4. Organisation

4.1 IT-Konzept
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste) mit Stellungnahme
(Drucksache Nr.: 04931-11)
Die Bitte um Stellungnahme der Fraktion FDP/Bürgerliste wurde zur Sitzung am 15.09.2011 versandt.

IT-Konzept 2011 - 2015
Beschluss
(Drucksache Nr.: 05586-11)
Die Unterlagen lagen zur Sitzung am 22.11.2011 vor.

hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 05586-11-E1)
Die Unterlagen lagen zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

4.2 IT-Qualifizierungskonzept
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05497-11)
Die Unterlagen wurden zur Sitzung am 22.11.2011 versandt.

4.3 Ausschreibung und Beschaffung eines elektronischen Zeiterfassungssystems in der Stadtverwaltung Dortmund
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06871-06-E1)
Die Unterlagen lagen zur Sitzung am 09.02.2012 vor.

hierzu -> Stellungnahme zum TOP (Fraktion FDP/Bürgerliste)
(Drucksache Nr.: 06871-06-E3)
Die Bitte um Stellungnahme lag zur Sitzung am 09.02.2012 vor.



Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff fest, dass der Ausschuss ordnungsgemäß eingeladen wurde und beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird zu Beginn der Sitzung Herr Rm Strucker (CDU-Fraktion) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende, Herr Rm Schilff, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, es zu beachten, wenn es im Einzelfall zutrifft.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Verwaltung bittet darum, die Vorlagen
- Neuorientierung der Verwaltung, Resümee 2011, Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 06538-12) als TOP 3.6 und
- Steuerbare Personalaufwendungen in der Kernverwaltung im Haushaltsjahr 2012 unter Berücksichtigung der Beschlüsse des Rates, Kenntnisnahme (Drucksache Nr.: 06461-12) als TOP 3.7
im Wege der Dringlichkeit auf die Tagesordnung zu nehmen.

Der Ausschuss für Personal und Organisation erkennt die Dringlichkeit allgemein an, so dass die Tagesordnung um beide Tagesordnungspunkte erweitert wird.

Die Tagesordnung wird mit diesen Erweiterungen einstimmig festgestellt.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
- unbesetzt -


3. Personal

zu TOP 3.1
Verwaltungsorganisation, Stand: 01.01.2012
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06300-12)

Auf die Nachfrage des Herrn Rm Krüger (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) informiert Herr Plätz darüber, dass die Verwaltung mit dieser Vorlage einen ersten Einblick zur Darstellung der Verwaltung mit Stand 01.01.2012 geben will. In diesem Jahr werde gezielt mit einer Aufgabenkritik begonnen und es werde versucht, die nun kommenden Änderungen einzuarbeiten.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Verwaltungsorganisation der Stadt Dortmund zum Stand 01.01.2012 zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Zulagen statt Höhergruppierung
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06372-12-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 06372-12-E2)


Den Ausschussmitgliedern liegt der nachfolgende Antrag mit Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 07.02.2012 (Drucksache Nr.: 06372-12-E1) vor:

„ ....die Verwaltung wird gebeten darzulegen, in welchem Umfang das Instrument der Gewährung einer Zulage für höherwertige Tätigkeiten eingesetzt wird und wie viele der mit Zulagen honorierten MitarbeiterInnen dauerhaft höherwertige Tätigkeiten übernehmen.“

Die Stellungnahme der Verwaltung vom 22.02.2012 (Drucksache Nr.: 06372-12-E2) hierzu lautet wie folgt:

„ ... zur Zeit wird 127 Beschäftigten eine Zulage für höherwertige Tätigkeiten gewährt.
Diese Zulagen werden gezahlt, weil die Übertragung der höherwertigen Tätigkeiten nur
vorübergehender Natur ist oder der Beschäftigte/die Beschäftigte die persönlichen Voraussetzungen für eine Eingruppierung in die entsprechende Entgeltgruppe noch nicht erfüllt.

Sobald die für eine Eingruppierung notwendigen Voraussetzungen geschaffen sind,
erfolgt eine Eingruppierung in die entsprechende Entgeltgruppe.“


Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) stellt fest, dass die Stellungnahme der Verwaltung anders sei als im „EinBlick“ des Personalrates, der dargestellt habe, dass Kollegen und Kolleginnen nicht eingruppiert werden, denen die Eingruppierung aber zustehe.

Herr Plätz erläutert, dass die Verwaltung konkret die Fragestellung der Bitte um Stellungnahme beantwortet habe und nicht zum EinBlick des Personalrates eine Stellungnahme abgegeben habe.

Herr Meyer informiert darüber, dass der Artikel im EinBlick in eine andere Richtung zielte. Bei den von der Verwaltung genannten 127 Fällen müsste in jedem Einzelfall geprüft werden, ob die Eingruppierungsvoraussetzungen vorliegen. Das im EinBlick dargestellte Problem beziehe sich auf die sehr große Gruppe an überplanmäßig Beschäftigten in der Kernverwaltung, die höherwertige Aufgaben erfüllen und die durch die Überplanmäßigkeit keine Möglichkeit haben, sich eingruppieren zu lassen. Außerdem gebe es keine genaueren Regularien, wie lange eine höherwertige Aufgabe übertragen werden kann, ohne dass die Person eingruppiert werden muss.
Das Personal- und Organisationsamt und der Personalrat werden sich die Fälle gemeinsam anschauen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Vakante Stellen im mittleren Dienst
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06373-12-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 06373-12-E2)


Die Ausschussmitglieder haben nachfolgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis90/Die Grünen (Drucksache Nr.: 06373-12-E1) vorliegen:

„ .... die Verwaltung wird gebeten darzustellen, wie groß die Vakanzen im mittleren Dienst sind, welche Auswirkungen diese auf die Aufgabenwahrnehmung haben und wie diese Vakanzen gegebenenfalls kompensiert oder wenn nötig beseitigt werden können.“

Mit Stellungnahme der Verwaltung vom 22.02.2012 (Drucksache Nr.: 06373-12-E2) wird diese Bitte um Stellungnahme beantwortet:

„ ... die mit Schreiben vom 07.02.2012 vorgelegte Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zum Tagesordnungspunkt 3.6. „Vakante Stellen im mittleren Dienst“ des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.02.12 beantworte ich wie folgt:

Aufgrund der Besetzungsanträge der Fachbereiche an die Clearingstelle ergibt sich zum Stand
15.02.12 (Clearingstellensitzung 07.02.12) eine aktuelle Bedarfssituation im mittleren Verwaltungsdienst im Umfang von rund 46 Bedarfen, von denen rund 33 bereits von der Clearingstelle genehmigt wurden. Eine Aufstellung dieser Bedarfe ist als Anlage beigefügt. (Hinweis: Die Anlage lag vor!)
Diese ungewöhnlich hohe Bedarfslage lässt sich im Wesentlichen auf drei Einflussfaktoren
zurückführen:

a) Den Kommunen wurden neue Aufgaben wie beispielsweise der Elektronische Aufenthaltstitel (Fachbereich 32/Ordnungsamt) oder der elektronische Personalausweis (Fachbereich 33/Bürgerdienste) übertragen, die einen verstärkten Einsatz von Beschäftigten im mittleren Dienst erforderlich machen.
b) Bei der Stadtverwaltung Dortmund wurde in der Vergangenheit in der Regel jeder bzw.
jedem Beschäftigten des mittleren Dienstes die Möglichkeit eröffnet, sich durch die Teilnahme am sogenannten Angestelltenlehrgang A II für den gehobenen Dienst zu qualifizieren.

Die Bedarfsdeckung muss zukünftig mit Hilfe einer konzeptionellen Weiterentwicklung im
Bereich der Aus- und Weiterbildung von Beschäftigten erreicht werden. Diese soll zu einer
längeren Verweildauer der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Ausbildung für den
mittleren Dienst in ihrer Laufbahn führen und damit die Stabilität und Kontinuität der Aufgabenwahrnehmung sicherstellen. Hierzu könnten beispielsweise eine verstärkt bedarfsgerechte Zulassung zum Angestelltenlehrgang AII oder die Wiedereinführung der Ausbildung von Beamtinnen und Beamten im mittleren Dienst gehören.

Die Prognosen im Rahmen der Ausbildungsbedarfsplanung sind unter Berücksichtigung damaliger Erkenntnisse tendenziell von einer rückläufigen Entwicklung des Bedarfs im mittleren Verwaltungsdienst ausgegangen. Vor allem die Übertragung zusätzlicher Aufgaben auf die Kommunen hat dazu geführt, dass der Personalbedarf entgegen jener Prognosen höher
ausfällt.

c) Zudem sollte der verstärkte Einsatz von Informationstechnik (IT) neben einem wirksamen
Beitrag zur gesteigerten Leistungsfähigkeit der Verwaltung zur Erschließung von Einsparpotenzialen beitragen. Die technischen Konsolidierungsmaßnahmen der vergangenen Jahre haben sich bislang nicht – wie allgemein vermutet –in den niedriger bewerteten Entgeltgruppen niedergeschlagen.
Die kurz- und mittelfristige Bedarfsdeckung wird zum 01.07.2012 zum Teil durch die Übernahme von elf ausgebildeten Verwaltungsfachangestellten sowie zwei Kauffrauen/-männern für Bürokommunikation erfolgen. Darüber hinaus werden Überlegungen angestellt, externe Einstellungen von Beschäftigten der Wehrbereichsverwaltung vorzunehmen, allerdings nur, sofern die Rahmenbedingungen zur gesamtstädtischen Budgetierung der Personalaufwendungen dies zulassen.“


Im Namen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen bittet Frau Rm Stackelbeck um Beantwortung der Frage, ob der Bedarf im mittleren Dienst gedeckt werden könne.

Herr Müller informiert darüber, dass der Bedarf von 45,7 Planstellen aus einer Zusammenstellung vom 07.02.2012 stamme. Die Fluktuation innerhalb der Verwaltung ist sehr groß. Ein Teil der Bedarfe wird durch die Prüfungsabgänge gedeckt werden, ein Engpass sei derzeitig vorhanden, über externe Einstellungen werde im Rahmen des Budgets nachgedacht. Einstellungen werden nur vorgenommen, wenn alle anderen Maßnahmen nicht greifen. Welche Anzahl ggf. nicht besetzt werden kann, kann nicht beantwortet werden. Insgesamt sei die Situation problematischer als sonst.

Beschluss:
Die Mitglieder des Ausschusses für Personal und Organisation nehmen die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 3.4
Situation im Sozialamt
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 06374-12-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 06374-12-E2)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation hatte zur Sitzung am 09.02.2012 bereits folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (Drucksache Nr.: 06374-12-E1) vorliegen:

„ ... die Zusammenlegung von zwei Abteilungen des Sozialamtes und damit auch von zwei Aufgabengebieten, die nunmehr in den Sozialbüros bearbeitet werden sollen, veranlasst den Personalrat zu der Anmerkung, dass in diesem Prozess ein Nachsteuerungsbedarf besteht.

Die Verwaltung wird gebeten, den Prozess der Umstrukturierung und die neue Arbeitssituation der Betroffenen zu bewerten und dabei zu erläutern, ob der vom Personalrat beschriebene Nachsteuerungsbedarf auch aus Sicht der Verwaltung vorliegt. In diesem Zusammenhang bitten wir um eine Einschätzung dazu, ob eine Arbeitsüberforderung der Beschäftigten vorliegt. Zudem möge die Verwaltung erläutern, welche Einsparpotentiale bei der Umstrukturierung geplant waren und in welchem Maße Einsparungen realisiert werden konnten.“

Folgendes Schreiben des Herrn OB Sierau vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 06374-12-E2) liegt den Mitgliedern des Ausschusses zur Sitzung am 01.03.2012 vor:

„ ... die Anfrage bezieht sich nach der Zusammenlegung der Bereiche 50/2 – Sozialbüros – und 50/3 - Stationäre Pflege und Hilfen besonderer Art – auf die Anmerkung des Personalrates, dass in diesem Prozess ein Nachsteuerungsbedarf bestehe.

Die Verwaltung wird darin gebeten,
1. den Prozess der Umstrukturierung und die neue Arbeitssituation der Betroffenen zu bewerten
2. zu erläutern, ob der vom Personalrat beschriebene Nachsteuerungsbedarf auch aus Sicht der Verwaltung vorliegt
3. eine Einschätzung abzugeben, ob eine Arbeitsüberforderung der Beschäftigten vorliegt
4. zu erläutern, welche Einsparpotentiale bei der Umstrukturierung geplant waren und
5. in welchem Maße Einsparungen realisiert werden konnten.

Generelles/ Anlass der Organisationsmaßnahme
Mit Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 25.05.2010 wurde die Maßnahme, den Bereich 50/3 auf Grund der Vakanz in der Bereichsleitung einer organisatorischen Betrachtung zu unterziehen, initiiert. In einem Abstimmungsprozess mit dem Personal- und Organisationsamt und der Projektgruppe Organisationsentwicklung wurde die Leitentscheidung getroffen, die seit 03/2010 vakante Planstelle „Bereichsleitung 50/3“ nicht wiederzubesetzen.

Aus der daraufhin entwickelten neuen Organisationsstruktur ergeben sich darüber hinaus folgende Vorteile:
- Prozessoptimierung durch Wegfall des Schnittstellenaufwandes zwischen 50/2 Sozialbüros
(bislang Antragsannahmeverfahren) und 50/3-2 (bislang abschließende Entscheidung und aktenführende Stelle) mit durchgängiger und abschließender Bearbeitung an einem Standort
- zusätzliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitssystem „Sozialbüros“; Minderung
der Vertretungsproblematik
- deutliche Vorteile für den Bürgerservice; komplette Leistungen an einem Standort
- durch künftig gemeinsame Leitungs- und Steuerungseinheit kann die Qualitätssicherung
und –entwicklung im Leistungsprozess „Stationärer Pflege“ optimiert werden; die fachliche Steuerung sowie das Controlling erfolgen aus einer Hand

zu den Fragen 1 und 2:
Die Umsetzung der Organisationsmaßnahme erfolgte im Rahmen einer Mitarbeiterbeteiligung
unter direkter Einbeziehung des Personalrates. Nach Zuordnung der Einzelfälle „Stationäre
Pflege“ in die Bezirksstruktur der Sozialbüros konnten die Einsatzwünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitestgehend berücksichtigt werden. Bereits vor der Zusammenlegung der Aufgabenbereiche wurden Schulungsmaßnahmen zur Vertiefung der Fachkenntnisse zum III., IV. und VII. Kapitel SGB XII für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt.

Seit der Zusammenlegung der Bereiche findet speziell zum Themenschwerpunkt „Dauerstationäre Pflege“ (DAPF) ein regelmäßiger Qualitätszirkel statt. Ferner führen Fachleute ein „Vor-Ort-Coaching“ durch, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am konkreten Einzelfall fachlich zu unterstützen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann sich jederzeit mit ihren/seinen Fragen an die Spezialisten in der Bereichsleitung wenden. Ein permanentes Anpassen des Wissensmanagements sichert die ständige Informationsmöglichkeit aller MA.

Zum 20.01.2012 sind die bis dahin durch die ehemaligen 50/3-2 Beschäftigten in den Sozialbüros geführten DAPF-Spezialsachgebiete aufgelöst worden. Seit 4 Wochen wird nunmehr nach dem Prinzip: „alle machen alles“ gearbeitet. Durch die fehlende Routine im Bereich des Themenfeldes DAPF ist sicherlich bei einigen Beschäftigten eine subjektiv empfundene Überforderung zu erkennen, da die fachliche Sicherheit so kurzfristig nicht zu erreichen ist. Jedoch beobachtet die Bereichsleitung 50/2, dass alle flankierenden Hilfen mehr und mehr dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiterschaft in den neuen Aufgabenbereich einfindet. Ein Großteil der fusionsbedingt entstandenen Rückstände konnte mittlerweile abgebaut werden.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass neben den erläuterten Maßnahmen weitere Nachsteuerungsbedarfe zur erweiterten fachlichen Qualifizierung gegenwärtig nicht gesehen werden.

zur Frage 3:
Nach Zusammenlegung der Bereiche erfolgte bereits eine Auslastungsbetrachtung für Sachbearbeitung und Teamleitung unter Berücksichtigung der veränderten Aufgabenstrukturen mit dem Ergebnis, dass der gegenwärtige Personaleinsatz Sachbearbeitung ausreichend ist. Die bestehenden Vakanzen werden durch ein laufendes Auswahlverfahren nachbesetzt.

Für den Funktionsbereich „Teamleitung“ wird die Besetzung von zwei weiteren Vollzeitstellen angestrebt.

zu den Fragen 4 und 5:
Die seit 03/2010 vakante Stelle des Bereichsleiters 50/3 wurde nicht wieder besetzt und ist
bereits stellenplantechnisch eingespart. Die eingesparten, durchschnittliche Personalkosten
der Besoldungsstufe A 14 betragen 58.083,09 €.

Darüber hinaus sind in dem Bereich 50/2 Sozialbüros an drei Planstellen KW-Vermerke angebracht, die im Jahr 2014 wirksam werden.“


Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Weiterbildungsprojekt "Top in Führung"
- Mündlicher Bericht
(Drucksache Nr.: 06121-11)

Frau Wolfs stellt das Projekt „Top in Führung“ anhand der Präsentation, die der Vorlage zur Sitzung am 09.02.2012 bereits beigefügt war, vor (siehe Anlage zu Drucksache Nr.: 06121-11).

Beschluss:
Der Ausschuss nimmt den mündlichen Bericht zum Projekt „Top in Führung“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.6
Neuorientierung der Verwaltung, Resümee 2011
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06538-12)

Frau Linneweber stellt dar, dass in 2010 zunächst der Aufbau der Projektgruppen erfolgte, 2011 sei ein Jahr der Systembildung gewesen, das Resümee zeige die Ergebnisse am Ende des Jahres 2011. Hierzu wird auf die als Anlage 1 zur Niederschrift angehängte Präsentation, die in der Sitzung vorgestellt wurde, verwiesen.
Für 2012 werde es schwierig, da die Berechnung des Haushaltes für 2012 bereits absehbare Größen, diverse Forderungen, wie anstehende Beförderungen und die Tarifsteigerung der Beschäftigten, beinhalte. Die Tarifsteigerung wurde in Höhe von 1,5 % eingerechnet, die Forderung von ver.di liegt bei 6,5 %. Abhängig vom Tarifabschluss ist, ob die geforderte Einsparung erreicht wird, denn diese Größen liegen nicht im Einflussbereich der Stadt Dortmund.
Ziel der laufenden Berichterstattung sei, ein gemeinsames Bild auf die Dinge zu erhalten, z. B. wenn von der prozentualen Kürzung oder dem Bereich der efinanzierung gesprochen werde.
In 2012 wird die Refinanzierung von Stellen auf einzelne Kontierungsobjekte im NKF gebucht, so dass eine +/- Auswertung bei einer Bilanz entstehe und deutlich wird, welcher Personalaufwand entsteht und wieviel Euro – auch wenn sie auf anderen Konten, a. B. als Ertrag, gebucht werden – dagegen stehen.

Anschließend erklärt Herr Rm Weintz (CDU-Fraktion), dass sich viele Anregungen der Politik in diesem Resümee widerspiegeln. Für ihn leiden die Einsparmaßnahmen an dem ungenau gefassten Ratsbeschluss. Es gab die Absicht, 2 % des gesamten Personalaufwandes einzusparen. Durch die ungenaue Fassung des Ratsbeschlusses bestehen offenbar Interpretationsmöglichkeiten. Es müsste eine Einigung erfolgen, von welchem Betrag 2 % abgezogen werden.
Laut Herrn Rm Weintz wird die Problematik der refinanzierten Stellen nach außen nicht deutlich. Auch ihm sei nicht klar gewesen, dass Personalaufwand – egal ob refinanziert oder nicht – als solcher gerechnet wird. Dadurch, dass in verschiedenen Kassen Erträge hereinkommen, werde es unübersichtlich und am Ende sei die Ersparnis nicht gut zu erkennen. Es ist Konsens darüber zu erzielen, dass gespart werden soll.
Was am Resümee nicht gefalle, ist, dass sehr viel geredet werde und es viele Gremien gebe. Ihm fehlen die Entscheidungen. Warum ggf. keine 2 % Einsparungen zustande kommen, müsse überprüft werden. Die CDU-Fraktion wolle diese Einsparung. Auch sei fraglich, was unvorhersehbare Ausgaben seien. Für ihn seien sowohl Tariferhöhungen und Beförderungen vorhersehbar. Das Bemühen der Verwaltung, die Kosten zu senken, müsse weiter erkennbar sein. Eine Aufgabenkritik müsse schneller kommen. Das Herunterfahren der freiwilligen Angebote und der Standards sei der vorhandene Spielraum. Strukturelle Einsparungen müssen seines Erachtens erfolgen. Einsparvorschläge werden nach Meinung des Herrn Rm Weintz von der Verwaltung erwartet, in der laufenden Wahlperiode sollen die Weichen dafür gestellt werden. In der Öffentlichkeit müsse den Bürgern und Bürgerinnen gesagt werden, dass Einsparungen notwendig sind. Es müssen Einsparmöglichkeiten gefunden werden, die umgesetzt werden können, ohne das Personal zu überfordern.

Herr OB Sierau macht darauf aufmerksam, dass der Rat der Stadt auch dafür verantwortlich sei, was in der Stadtverwaltung leistbar sei. Die Verwaltung könne nicht Unmögliches möglich machen. Wenn die Einsparungen so durchgeführt werden, wie die Politik es wünscht, sind betriebsbedingte Kündigungen erforderlich, die aber von der Politik ausgeschlossen werden.
Bei der Tariferhöhung habe sich die Stadt Dortmund daran orientiert, was das Land vorgibt, hier 1,5 %. Er würde auch Vorschläge zu möglichen Einsparungen von der Politik erwarten. Außerdem erhält die Stadt Dortmund Vorgaben von der Landes- und Bundesebene, die sich auch auf das Personal auswirken. Das Personalbudget dafür werde aber nicht zur Verfügung gestellt.
Herr OB Sierau möchte nicht, dass die Stadt Dortmund eines Tages mit einem Skandal in Verbindung gebracht werden kann, der darauf zurückzuführen ist, dass es in der Dortmunder Verwaltung nicht genügend Personal für bestimmte Aufgaben gab. Es war machbar, etliche Aufgaben zusätzlich zu übernehmen und die Effizienz zu steigern, ohne das Personal auszuweiten. Als Oberbürgermeister habe er aber auch gleichzeitig eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.
Dass der Haushalt 2012 für Dortmund bereits genehmigt wurde, liege daran, dass eine maximale Transparenz sowie eine maximale Sachgerechtigkeit hergestellt wurden.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke) findet den Bericht aufschlussreich und informativ. Sie sieht die Verwaltung als einen großen Baustein des Mittelstandes an und ihre Fraktion meint, dass die Beschäftigten der Stadtverwaltung ein Standbein der Stadt sind. Es seien gute Arbeitsplätze bei der Verwaltung und ihre Fraktion möchte, dass es so bleibt.

Frau Linneweber erklärt, dass bei refinanzierten Stellen haushaltsrechtlich erst der Personalaufwand gebucht werden müsse. Das steigert das Personalbudget in einem ersten Schritt und an anderer Stelle im Haushalt beim gleichen Amt komme die Sachbuchung. Das bedeutet, es erfolgt keine +/- 0-Rechnung im Bereich des Personalaufwandes, sondern nur im Gesamthaushalt ist es insgesamt eine +/-0-Rechnung.

Die von Frau Rm Dr. Tautorat gestellte Frage, warum der Personalrat beim Erstellen des Leitbildes der Stadt Dortmund das Verfahren verzögert, beantwortet Herr Meyer dahingehend, dass der jetzige Zeitpunkt zum Erstellen des Leitbildes nicht für den richtigen gehalten werde. Alle Beschäftigten sollten mitgenommen werden. Solange in einigen Verwaltungs- und Außenbereichen eine so schlechte Personalausstattung mit so vielen Vakanzen bestehe, käme er sich vor, als würde er die Beschäftigten belügen.
Herr Meyer stelle sich vor, die personellen Probleme in der Verwaltung mit Besetzungsvorschlägen darzustellen und die Ratsmitglieder anzuschreiben, damit ein komplettes Bild über die Stadtverwaltung entstehe. Er erhoffe sich damit, dass irgendwann ein Rat nicht beschließen möge, Aufgabenkritik zu betreiben, sondern bestimmte Aufgaben einzusparen.

Herr OB Sierau gibt zur Frage der Frau Rm Dr. Tautorat zur Übernahme der Auszubildenden an, dass aufgrund u. a. der neuen Anforderungen an die Beschäftigten der Stadtverwaltung eine Einstellungspolitik praktiziert werden soll, wie sie der Haushalt hergibt und was von der Sache her notwendig ist. Für 2012 werden 120 Personen eingestellt werden. Wieviele Personen übernommen werden, hänge von deren Leistung und deren Wille, bei der Stadtverwaltung eingestellt zu werden, ab.

Herr Rm Becker (Fraktion FDP/Bürgerliste) weist darauf hin, dass es bei Fassen der Ratsbeschlüsse eine Erwartungshaltung gab, 1.5 % zu sparen. Bei ihm sei der Eindruck entstanden, dass die Altersabgänge bereits bei ca. 1,5 % Einsparung lagen. Es wurde von seiner Fraktion erwartet, dass im ersten Jahr 1,5 % weniger Personalbudget brutto von den Zahlen 2010 im Jahr 2011 erreicht werde.
Für ihn sorgen die Managementberichte für Transparenz, die Darstellung der Berichte hält er für verwirrend. Er bittet darum, eine Berichtsform zu schaffen, die nicht nur bei den Nettowerten eine Ersparnis der geforderten Prozentzahlen zeige.
Außerdem kritisiert er, dass zu wenig Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in andere notwendige Stellen gegangen sind.

Frau Rm Reuter (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) hatte bei Lesen der Unterlagen den Eindruck, dass die Verwaltung rechtfertigen wolle, den Ratsbeschluss zur Einsparung der 1,5 % nicht umsetzen zu können. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hatte diesen Beschluss bereits bei Beschlussfassung kritisch und nicht unbedingt als Lösung der Probleme im Personalwesen gesehen.
An vielen Stellen ist von Beschäftigten der Stadt Dortmund ein Mehr an Aufgaben zu bewältigen als vorher, aber an anderen Stellen sei die Aufgabenerfüllung zu überdenken und auch zu kritisieren und ggf. einzusparen.
Bereits vor etlichen Jahren wurden Beschlüsse gefasst, dass Aufgabenkritik durchzuführen sei.
Frau Rm Reuter finde es erschreckend, dass es 2011 heißt, die Aufgabenkritik wurde angestoßen. Sie befürchtet, dass die Verwaltung darauf hinweisen wolle, das Ziel nicht erreichen zu können und nun die „Hände in den Schoß legen“ wolle. Sie freue sich auf das angekündigte Schreiben des Personalrates, weil dort die Kommunikation zwischen den Rats- und auch Personalratsmitgliedern zusammengeführt werde.

Herr Rm Krüger (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erinnert an ein Protokoll, das folgenden Wortlaut hat:
„ ... Die Wirtschaftlichkeitsziele sind insbesondere in dem Ratsbeschluss vom 16.12.2010 zu erkennen, der besagt, dass Personalaufwendungen um 1,5 bzw. 2 % gekürzt werden sollen. Aus dem Ratsbeschluss folgen Strategien, um die Gestaltungsräume eines ausgeglichenen Haushalts zu erhalten und Arbeitsverdichtung zu verhindern. Es gibt einen Einstellungsstopp und die altersbedingten und unvorhergesehenen Fluktuationsspielräume werden abgeschöpft. 190 Mitarbeiter werden nach den Berechnungen die Verwaltung im Jahre 2011 verlassen, so dass haushaltsmäßige Verbesserungen i. H. von 3,3 Mio. € entstehen werden. ..“ Dies habe Herr OB Sierau im Ausschuss für Personal und Organisation im Januar 2011 erklärt.
Offensichtlich habe der Ratsbeschluss Strategien aufgezeigt, wie er umgesetzt werden könne. Erst im September 2011 sei verdeutlicht worden, dass das Ziel nicht erreichbar sei.
Herr Rm Krüger hebt hervor, dass die Thematik der Aufgabenkritik nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Personalkostenreduzierung zu sehen ist, sondern auch mit der Frage, welche Aufgaben sollen denn erfüllt werden. Er bestätigt, dass Leitentscheidungen zur Standardreduzierung getroffen werden müssen. Dies müsse dazu führen, dass ein vollständiger Aufgabenverzicht bezogen auf bestimmte Bereiche formuliert werde.
Herr Rm Krüger hat den Eindruck gewonnen, dass das Thema insgesamt in Teilen angegangen, aber in vielen Teilen nicht angegangen wurde. Als Beispiel benennt er die Dortmund-Agentur, die Veranstaltungen innerhalb der Konzernfamilie organisieren sollte, oder die städtische Druckerei, die innerhalb des Konzerns Stadt Druckereierzeugnisse herstellen sollte.
Das Büroflächenmanagement sollte Ende 2009 mit Priorität begangen werden. Im heutigen Resümee stehe, dass ein abschließendes Ergebnis bis Ende 2012 zu erwarten sei.
Herr Rm Krüger stellt fest, dass er bereit sei, Aufgaben zur Disposition zu stellen. Es könne nicht sein und es sei auch nicht gewollt, dass die Diskussion auf dem Rücken der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geführt werde. Dies setze seines Erachtens voraus, dass alle an einem Strang ziehen, was er nicht erkennen könne.

Herr OB Sierau bietet an, dass die Verwaltung in die Fraktionen kommt, um die Sachverhalte transparent und auch detailliert darzustellen. Er sei erfreut, wenn mehr Realismus in der Diskussion deutlich werde. Auch die Verwaltung sei daran interessiert, den Menschen einen Arbeitsplatzwechsel zu erleichtern. Das Konzept der Personalagentur sei sehr hilfreich.
Dass alte Ratsbeschlüsse hervorgeholt werden, die nicht umgesetzt wurden, kritisiert Herr OB Sierau, denn dies seien Ratsbeschlüsse, die gefasst wurden, als er noch nicht Oberbürgermeister war.
In Richtung des Herrn Rm Krüger erläutert er, dass die Unterlagen im Januar 2011 der Einstieg in die Debatte waren. Das Resümee zeige nun die Zahlen, die in 2011 abgearbeitet wurden. Die 1,5 % Personaleinsparung sind erfolgt, u. a. dadurch, dass freie Stellen zum Teil wieder besetzt wurden, weil sonst innerhalb die Fachleute nicht mehr vorhanden waren.
Wenn die Verwaltung nun sagt, dass die Einsparung für 2012 aufgrund der Rahmenbedingungen schwierig werde, empfehle er, dies zunächst hin zu nehmen. Damit wird nicht bereits jetzt schon erklärt, dass die Einsparungen nicht erreicht werden können. Derzeitig werden zudem noch die Abschlusszahlen aus 2011 erwartet, die auszuwerten sind.

Herr Rm Berndsen stellt heraus, dass der Ratsbeschluss für die SPD-Fraktion umgesetzt sei. Dass es Möglichkeiten der Interpretation gibt, sei richtig herauszustellen. Seines Erachtens habe die Verwaltung intensiv an den Einsparungen gearbeitet. Im Ausschuss und im Rat sollte eine Diskussion über die Aufgabenbereiche, die reduziert werden sollen, stattfinden. Nach Meinung der SPD-Fraktion sollte zuletzt an den Menschen gespart werden.

Herr Böhm (CDU-Fraktion) sieht die Vorwürfe des Herrn OB Sierau an die Politik, Einsparvorschläge zu machen, als nicht gerechtfertigt an. Dies sei die Arbeit der Verwaltung. Die Politik müsse von der Verwaltung erfahren, an welchen Stellen Einsparungen möglich sind, an welchen es nicht möglich ist und warum nicht.

Herr OB Sierau verweist auf Beschlüsse, die darauf hinauslaufen, dass etwas Unmögliches eintritt. Wenn solche Beschlüsse gefasst werden, möchte Herr OB Sierau mitgeteilt bekommen, wie die Verwaltung die Beschlüsse umsetzen soll. Er geht davon aus, dass die Politik und die Verwaltung gemeinsam daran interessiert sind, die Stadt nicht kaputt zu sparen. Bei der Beschlussfassung dürfen die realistischen Möglichkeiten der Umsetzung nicht außer Acht gelassen werden.

Herr Mause (CDU-Fraktion) freut sich über Gestaltungsmöglichkeiten, die die Politik weiter haben und auch behalten möchte. Die CDU-Fraktion wolle keine betriebsbedingten Kündigungen – und er gehe davon aus, dass sie von niemandem gewünscht sind. Es sollte erreicht werden, durch Verdichtung Stellen einzusparen. Er wehre sich dagegen, dass Einzelne über Gebühr belastet werden. Seines Erachtens muss an den großen Positionen zum Sparen angesetzt werden, z. B. beim Personalhaushalt. Hierzu sollten Vorschläge von der Verwaltung gemacht werden unter Hinweis auf mögliche Folgen.

Herr OB Sierau spricht die Verhältnismäßigkeit an. Es müsse darüber nachgedacht werden, welche Punkte den Haushalt tatsächlich massiv belasten, um anschließend dort anzusetzen. Das Gesamtziel der Stadtverwaltung Dortmund müsse die Entschuldung sein, dazu möchte er nicht die Strukturen kaputt sparen. Die Stadt Dortmund sei eingebettet in ein übergeordnetes System, das die Stadtverwaltung in eine strukturelle Unterfinanzierung und in ein Anspruchsdenken hineingeführt habe.

Frau Linneweber erläutert, von welchem Betrag 1,5 % eingespart werden. Nach einer Kürzung wurde von der Politik sicherlich ein niedrigerer Betrag an Personalbudget erwartet. Neben der prozentualen Kürzung gebe es aber Mehrbedarfe. Außerdem gebe es Verlagerungen, die im Haushalt stattfinden und durch die ein zusätzlicher Personalaufwand entsteht. So errechne sich der steuerbare Personalaufwand in 2012.
Z. B. die Verlagerung Stadtgrün vom Eigenbetrieb ins Tiefbauamt ist einerseits eine Kürzung des Zuschusses an den Eigenbetrieb, der durch die Verlagerung der Beschäftigten in die Kernverwaltung zu einem zusätzlichen Personalaufwand führt. Haushaltsrechtlich handelt es sich um eine Verlagerung. Es handelt sich nicht mehr um einen Sachaufwand zur Führung des Eigenbetriebes, sondern um Personalaufwand. Das heißt, die kommunale Belastung für den Haushalt bleibe gleich, aber der Personalaufwand für 2012 wird höher.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt das Resümee 2011 zur Neuorientierung der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 3.7
Steuerbare Personalaufwendungen in der Kernverwaltung im Haushaltsjahr 2012 unter Berücksichtigung der Beschlüsse des Rates
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06461-12)

Beschluss:
Der Ausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.


4. Organisation

zu TOP 4.1
IT-Konzept
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste) mit Stellungnahme
(Drucksache Nr.: 04931-11)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Beschluss
(Drucksache Nr.: 05586-11)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) (Drucksache Nr.: 05586-11-E1)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 05586-11-E2)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme zum TOP (SPD-Fraktion) (Drucksache Nr.: 05586-11-E3)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 05586-11-E4)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Die Linke) (Drucksache Nr.: 05586-11-E5)


Folgender Vorschlag zur Tagesordnung mit Bitte um Stellungnahme der Fraktion FDP/Bürgerliste vom 04.08.2011 (Drucksache Nr.: 04931-11) lag bereits zur Sitzung am 15.09.2011 vor:

„... wir bitten darum, o. g. Punkt in die Tagesordnung aufzunehmen.

Auf Nachfrage (DS-Nr. 03220-11-E5), wann mit dem im Rahmen zur Personal- und Organisationsentwicklung der Stadt Dortmund anvisierten IT-Konzept zu rechnen sei, teilte die Verwaltung in der Sitzung des Personalausschusses vom 12.5.2011 mit, dass dieses zurzeit von DOSYS redaktionell endbearbeitet würde; anschließend würde dies in der Verwaltung diskutiert und vor der Sommerpause in den Verwaltungsvorstand eingebracht und verabschiedet werden.

Angesichts der mit einem solchen Konzept zu verfolgenden Handlungsmöglichkeiten und Sparpotentiale erscheint es sinnvoll, dieses den zuständigen Gremien zeitgleich mit der Einbringung des Haushaltsplanentwurfs 2012 im September zur Kenntnis zu geben, um entsprechende Effekte ausreichend bei den Haushaltsberatungen berücksichtigen zu können.

Die Verwaltung wird daher gebeten, über den aktuellen Bearbeitungsstand des IT-Konzepts und über den Zeitplan einer Gremienbefassung zu informieren. Ziel sollte es sein, das IT-Konzept schnellstmöglich in den Beratungsgang zu geben.“

Den Ausschussmitgliedern lag zur Sitzung am 09.02.2012 folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 08.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E1) vor:

„ .... laut Aussage von dosys. übersteigen die notwendigen und gewünschten IT-Maßnahmen
die Haushaltsansätze sowohl im investiven als auch im konsumtiven Bereich nicht nur im
Haushaltsplan 2012 sondern auch in der Finanzplanung um ein Mehrfaches. Im investiven
Bereich können aktuell nur noch Maßnahmen im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden. Notwenige Ersatzbeschaffungen von Endgeräten
und Infrastrukturkomponenten können nicht mehr durchgeführt werden. Parallel dazu hat
der Rat die Verwaltung im Rahmen der Haushaltsberatungen aufgefordert, beim Dortmunder
Systemhaus Maßnahmen zu ergreifen, um einen kurzfristig realisierbaren Eispareffekt
von 5% - bezogen auf den gesamten Zuschussbedarf von rund 18,5 Mio € im Jahr erzielen
zu können. Ab dem Jahr 2013 soll der Zuschussbedarf um 10 % gesenkt werden.
Vor diesem Hintergrund ergeben sich folgende Fragen, um deren Beantwortung wir bitten.
Bis zur schriftlichen Beantwortung der Fragen bitten wir, die Verwaltungsvorlagen zu dem
IT-Themenkomplex zurückzustellen.
1. Wie bewertet die Verwaltung die vom Rat beschlossenen Einsparungen vor dem Hintergrund der offenbar bereits jetzt unzureichenden Mittel?
2. Welche Maßnahmen sind denkbar, dieses Ziel dennoch zu erreichen?
3. Welche Konsequenzen hat der Verwaltungsvorstand gezogen, nachdem die finanzielle
Situation von dosys. in der Verwaltungsvorstandsklausur am 14.04.2011 aufgezeigt wurde und um eine Aufstockung der unerlässlichen investiven Maßnahmen gebeten wurde?
4. Welche konkreten Inhalte enthält die Vorlage 03815-11V, die im Rahmen der Verwaltungsvorstandsklausur beraten wurde und kann diese den politischen Gremien
zur Verfügung gestellt werden?
5. Wie sind die Aussagen zu verstehen, dass im investiven Bereich nur noch Maßnahmen
im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden können. Welche Konsequenzen hätte dieses Vorgehen für die ITInfrastruktur der Stadtverwaltung?
6. Welche IT-Maßnahmen sollen zukünftig nicht mehr realisiert werden
7. Welche Investitionen sind zwingend notwendig, um die Betriebssicherheit der ITInfrastruktur zu gewährleisten?
8. Wie ist es möglich, dass die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung in einem derartig desolaten Zustand ist, wie sie nach dem IT-Konzept allem Anschein nach ist?
9. Gab es in der Vergangenheit Systemausfälle, die auf eine mangelhafte Ausstattung der IT-Infrastruktur zurückzuführen sind? Wenn ja, welche?
- Welche Zeiträume und Kosten werden kalkuliert, um die nachfolgenden Ziele zu erreichen?
- die Beseitigung des Investitionsstaus
- die Gewährleistung der Betriebssicherheit des Rechenzentrums Deggingstraße
- das 2. Rechenzentrum zur Datensicherung/Ausfallsicherung
- die Leitungskapazitätserweiterungen
- Server und Speichererweiterunge
- PC-Erneuerung (Hardware)
- Software-Erneuerung
10.Gibt es ein Konzept, wie eine Modernisierung schrittweise realisiert werden kann?
11.Welche im Rahmen der Fachanwendungen (6.3.1 bis 6.3.11) geplanten Maßnahmen
sind notwendig, welche zwar nicht zwingend notwendig, aber sinnvoll und welche sind ausschließlich wünschenswert? Welche Kosten verursachen die geplanten Maßnahmen?
12.Warum erhalten einige Schulen von dosys. Dienstleistungen und andere nicht? Wie werden diese Dienstleistungen vergütet?
13.Gibt es einen Leistungskatalog von dosys.? Sind die einzelnen Leistungen bewertet?
Werden Stunden-/Tagessätze für Leistungen von Administratoren, Programmierern,
Projektleitern etc. kalkuliert?
14.Gibt es Daten zur Nutzung/Auslastung der von dosys. angebotenen Leistungen – z. B. für DoMap?
15.Werden bei der Einführung komplexer Software-Systeme auf dem Markt angebotene
Programme einer Kosten-/Nutzenanalyse im Vergleich zu einer Eigenentwicklung unterzogen?
16. Für wen und in welchem Umfang erbringt dosys. Dienstleistungen außerhalb der
Stadtverwaltung?
17. Wie ist gewährleistet, dass wirtschaftlicher und nicht wirtschaftlicher Teil der Dienstleistungserbringung von dosys. trennscharf erbracht werden?
18. Welche Kooperationen ist dosys. bisher eingegangen? Warum will dosys. zukünftig
seine Kooperationen auf das östliche Ruhrgebiet beschränken?“


Diese Bitte um Stellungnahme wurde mit der nachfolgenden Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E2) beantwortet:

„ ... ich nehme Bezug auf die Anfragen der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen sowie der SPDFraktion zur Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.02.2012 unter
TOP 4.1 „IT-Konzept 2011 – 2015“.
Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zu den Fragen der Fraktion Bündnis 90 / Die
Grünen:

1. Wie bewertet die Verwaltung die vom Rat beschlossenen Einsparungen vor dem
Hintergrund der offenbar bereits jetzt unzureichenden Mittel?
2. Welche Maßnahmen sind denkbar, dieses Ziel dennoch zu erreichen?

Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011 eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.

3. Welche Konsequenzen hat der Verwaltungsvorstand gezogen, nachdem die finanzielle
Situation von dosys. in der Verwaltungsvorstandsklausur am 14.04.2011 aufgezeigt wurde und um eine Aufstockung der unerlässlichen investiven Maßnahmen gebeten wurde?

Die Verwaltung hat im Rahmen der Bewirtschaftung in 2011 das investive IT-Budget im Teilfinanzplan des Dortmunder Systemhauses um rd. 1,0 Mio. € aufgestockt, um die für die IT-Sicherheit unerlässlichen Maßnahmen durchzuführen.

4. Welche konkreten Inhalte enthält die Vorlage 03815-11V, die im Rahmen der Verwaltungsvorstandsklausur beraten wurde und kann diese den politischen Gremien zur Verfügung gestellt werden?

Eine Kopie der Vorlage an den Verwaltungsvorstand zur Haushaltsklausur am 14.04.2011 ist dieser Stellungnahme beigefügt. Das Dortmunder Systemhaus hat mit dieser Vorlage die geplante Verwendung des zur Verfügung gestellten gesamtstädtischen investiven IT-Budgets dargestellt und verdeutlicht, dass aufgrund der Sparbemühungen auch im IT-Sektor verschiedenen Maßnahmen, z. B. die von den Fachbereichen gewünschten, aufgrund fehlender finanzieller Mittel nicht durchgeführt werden können.

Zum Procedere der (Ver-)planung des IT-Budgets wird auf das Kap. 4.2 „Jahresplanung
IT“ ab Seite 11 im IT-Konzept 2011 – 2015 verwiesen.

5. Wie sind die Aussagen zu verstehen, dass im investiven Bereich nur noch Maßnahmen
im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden können? Welche Konsequenzen hätte dieses Vorgehen für die ITInfrastruktur der Stadtverwaltung?

Die vorhandenen finanziellen Mittel sind sach- und fachgerecht für die Aufrechterhaltung des IT-Betriebs einzusetzen und somit die IT in der Stadtverwaltung Dortmund auch für die Zukunft zu sichern.
Das Dortmunder Systemhaus priorisiert daher alle notwendigen und gewünschten investiven
Maßnahmen nach den Vorgaben der Stadtkämmerei sowie nach von dosys. festgelegten Kategorien, siehe hierzu Kap. 4.2 „Jahresplanung IT“ ab Seite 11 des ITKonzeptes 2011 – 2015.
Aus der Priorisierung und Kategorisierung aller Maßnahmen ergibt sich eine Planungstabelle,
die mit dem im Haushalt veranschlagten investiven IT-Budget abgeglichen wird. Wie in den vergangenen Jahren wird es auch in 2012 nicht möglich sein, alle IT-Maßnahmen durchzuführen.
Der Verwaltungsvorstand hat am 15.11.2011 beschlossen, dass dieses Verfahren ab dem Haushaltsjahr 2013 für die gesamtstädtische IT abgelöst wird. Die IT-Vorhaben werden mit der Haushaltsplanaufstellung 2013 zunächst wieder ohne vorherige pauschalierte Deckelung maßnahmenscharf durch das Dortmunder Systemhaus geplant, so dass der tatsächliche Bedarf der Stadtverwaltung an IT-Maßnahmen (im Abgleich mit den vorhandenen Personalkapazitäten des Dortmunder Systemhauses) deutlich wird und in den politischen Gremien beraten werden kann.

6. Welche IT-Maßnahmen sollen zukünftig nicht mehr realisiert werden?

Die Negativ-Liste der nicht durchzuführenden IT-Maßnahmen hat sich in den letzten Jahren aus der finanziellen Unterausstattung sowie der Priorisierung der Maßnahmen ergeben. Vorrang müssen immer Maßnahmen haben, die refinanziert oder gesetzlich vorgeschrieben sind bzw. zur Aufrechterhaltung des geregelten IT-Betriebs unerlässlich sind.
Das Dortmunder Systemhaus wird darüber hinaus IT-Maßnahmen zur Umsetzung vorschlagen, die wirtschaftliche Effekte (nachgewiesen mit WiBe 4.1) in der Stadtverwaltung
erbringen.

7. Welche Investitionen sind zwingend notwendig, um die Betriebssicherheit der ITInfrastruktur zu gewährleisten?

Investitionen zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit sind kurzfristig zu folgenden
Themenblöcken notwendig und vorgesehen:

a) Rechenzentrum
Der heutige Hauptstandort des Rechenzentrums für die IT in Dortmund in der Deggingstraße
42 ist aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr geeignet, dort ein Rechenzentrum zu betreiben. Hierin befindet sich der Großteil (95 %) der IT-Infrastruktur (Server, Netz und Speicher), die für die produktiven Anwendungen der städtischen Dienststellen notwendig ist. Die Gesamtfläche des Rechenzentrums beträgt ca. 210 qm.

Aufgrund aktueller Ereignisse (Wasserschaden im Rechenzentrum, Ausfall der
SAP/PKF-Maschine u.a.) hat der Verwaltungsvorstand am 06.12.2011 beschlossen, den Standort Deggingstraße in 2012 sukzessive abzumieten und in Do-Hörde, Hörder Semerteichstraße 167, den neuen Standort für das städt. Rechenzentrum zu eröffnen und einigen wichtigen Komponenten neu auszustatten.

Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushaltsplan 2012 zur Verfügung.

b) Austausch der PC-Endgeräte in den Fachbereichen
Im Rahmen der ganzheitliche Migration der in der Stadtverwaltung Dortmund befindlichen
Windows XP- Arbeitsplätze nach Windows 7 müssen in den Jahren 2013 und 2014 rd. 4.800 PC’s durch moderne PC’s ausgetauscht werden, da diese aufgrund ihres Alters nicht mehr in der Lage sind, mit dem neuen Betriebssystem zu arbeiten. Für die Nutzerinnen und Nutzer wird dies vielfach das Ende des täglichen Ärgers mit dem alten PC und den daraus resultierenden Schwierigkeiten bedeuten.
Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushaltsplan 2012 zur Verfügung.

c) Einführung Voice over IP mit Austausch der Telefon-Endgeräte in den Fachbereichen
Das Dortmunder Systemhaus betreibt für die Stadt Dortmund das Telekommunikationssystem
Sopho iS3000 der Firma NEC Philips mit ca. 7.500 Nebenstellen für die Stadt Dortmund sowie 2.500 Nebenstellen für das Klinikum Dortmund gGmbH.
Die Telekommunikationsanlage wurde 1991 bei der Stadt Dortmund in Betrieb genommen.
Aufgrund der hohen Einsatzdauer ist die Betriebssicherheit mehr und mehr gefährdet. Nach Aussage des Herstellers NEC Philips wird das Telekommunikationssystem Sopho iS 3000 lediglich bis 2017 weiterentwickelt. Nach weiteren 5 Jahren wird der Support für das v.g. Telekommunikationssystem eingestellt.
Die klassische Telefonie ist daher in den kommenden Jahren sukzessive durch IPTelefonie
(kurz für Internet-Protokoll-Telefonie) oder Voice over IP (kurz VoIP) abzulösen, indem Ersatzbeschaffungen in der Regel nur noch im Umfeld IP-Telefonie vorgenommen werden und an neuen Standorten keine klassische Telefonie mehr zum Einsatz kommt. IP-Telefonie ist eine Technologie, die es ermöglicht, den Telefondienst über das Datennetz zu realisieren, so dass diese die herkömmliche Telefontechnologie inklusive TK-Netzinfrastruktur mit allen Komponenten ersetzen kann.
Um IP-Telefonie einführen zu können muss das Datennetz bestimmte Voraussetzungen
erfüllen.
- Die IT-Verkabelung in den zu migrierenden städt. Gebäuden muss mindestens mit einer Kat.5-Verkabelung ausgestattet sein.
- Die Gebäudestandorte müssen breitbandig an das städt. Datennetz angebunden sein.
- Über die Netzanschlüsse muss eine Stromversorgung der IP-Phones sichergestellt werden (Power over Ethernet).
Da vorne genannte Kriterien zur Zeit noch nicht erfüllt sind, wird die Migration über einen Zeitraum von 6 Jahren (2012 – 2017) ausgelegt.
Währenddessen existieren beide Technologien parallel im Sinne einer sanften Migration. Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushalt 2012 in der Finanzplanung zur Verfügung.
Das Klinikum führt derzeit in Eigenregie eine Migration der zum Klinikum gehörenden Nebenstellen durch. Auch dort findet eine Migration Richtung VoIP unter Verwendung des Cisco Unified Communication Managers statt.

8. Wie ist es möglich, dass die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung in einem derartig
desolaten Zustand ist, wie sie nach dem IT-Konzept allem Anschein nach ist?

In den letzten Jahren ist es gelungen, die notwendigen finanziellen Mittel für die unerlässlichen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der IT-Betriebssicherheit zur Verfügung
zu stellen. Insoweit ist es nicht angemessen, von einem desolaten Zustand der IT in
Dortmund zu sprechen.
Mit dem Umzug des Rechenzentrums nach Hörde sowie der Modernisierung der entsprechenden Infrastruktur im Jahr 2012 kann ein großes Sicherheitsrisiko eliminiert werden, siehe Kap. 6.2.1, Seite 21 ff. des IT-Konzeptes 2011 - 2015.
Ende 2012 soll im Rahmen des Projektes Windows 7 sukzessive mit dem Austausch der 4.800 PC-Altgeräte begonnen werden, so dass bis einschließlich 2014 die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter wieder mit leistungsfähigen PC-Endgeräten ausgestattet sind, siehe Kap. 6.2.6, Seite 37 „Standardisierung und Weiterentwicklung des PCBetriebssystems“ im IT-Konzept 2011 – 2015.
Die derzeit betriebene Telefonanlage wird in den nächsten Jahren auf Voice over IP umgestellt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden leistungsfähige neue Telefone
zur Verfügung stehen, siehe Kap. 6.2.2, Seite 27 „Stufenweise Ablösung der städt. Telefonanlage“ im IT-Konzept 2011 - 2015.

Die investiven Mittel für diese existentiell wichtigen IT-Maßnahmen (Projekte) stehen
im Haushaltsplan zur Verfügung. Zu beachten ist, dass die investiven Mittel nur verausgabt
werden können, wenn konsumtive Mittel für Beratung, externen Zukauf von
know-how und Arbeitskraft sowie Arbeitsmitteln ebenfalls zur Verfügung gestellt werden.

9. Gab es in der Vergangenheit Systemausfälle, die auf eine mangelhafte Ausstattung
der IT-Infrastruktur zurückzuführen sind? Wenn ja, welche?
Welche Zeiträume und Kosten werden kalkuliert, um die nachfolgenden Ziele zu
erreichen?

- die Beseitigung des Investitionsstaus
- die Gewährleistung der Betriebssicherheit des Rechenzentrums Deggingstraße
- das 2. Rechenzentrum zur Datensicherung/Ausfallsicherung
- die Leitungskapazitätserweiterungen
- Server und Speicher-Erweiterungen
- PC-Erneuerung (Hardware)
- Software-Erneuerung
In den vergangenen zwei Jahren wurden die PC’s nicht mehr geregelt (entsprechend der festgelegten Abschreibungszeiträume) ausgetauscht, sondern nur nach Defekt. Die Anwenderinnen und Anwender in den Fachbereichen beklagen daher derzeit zu Recht die zum Teil veraltete Ausstattung von den PC-Endgeräten. Es kommt häufig zu Störungen, die nicht immer sofort durch Ersatzstellung eines neuen Gerätes behoben werden kann.
Die in der letzten Zeit gehäuft aufgetretenen Probleme im Hardware-Bereich des Rechenzentrums als auch vor Ort bei den Anwendern (PC-Endgeräte) werden sukzessive
mit den IT-Maßnahmen „Umzug Rechenzentrum“ und „Umstellung auf Windows 7 mit Austausch der Altgeräte“ nach aktueller Planung bis einschließlich 2014 gelöst.
Der Austausch der 4.800 Altgeräte innerhalb von zwei Jahren stellt das Dortmunder
Systemhaus vor große logistische Herausforderungen.
Das Dortmunder Systemhaus verfolgt nach Abschluss der IT-Maßnahmen das Ziel, ab 2015 wieder in einen geregelten Austausch der Geräte entsprechend der vereinbarten Abschreibungszeiten zu kommen, um den Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig und planbar moderne PC-Endgeräte zur Verfügung zu stellen.

10. Gibt es ein Konzept, wie eine Modernisierung schrittweise realisiert werden
kann?

Den Rahmen für die Fortentwicklung der IT in Dortmund gibt das IT-Konzept 2011 – 2015 für die nächsten fünf Jahr vor. Die wichtigsten IT-Vorhaben werden in 2012 begonnen und sind in den Antworten zu den Fragen 7 und 9 sowie im IT-Konzept 2011 – 2015 beschrieben.
Als weitere Maßnahme legt das Dortmunder Systemhaus in den nächsten Jahren verstärkt das Augenmerk auf die Einhaltung der IT-Sicherheit. Der Verwaltungsvorstand hat dazu in seiner Sitzung am 29.11.2011 verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen in der Verwaltung beschlossen, die in den nächsten Jahren gemeinsam mit den Fachbereichen umgesetzt werden sollen.

11. Welche im Rahmen der Fachanwendungen (6.3.1 bis 6.3.11) geplanten Maßnahmen sind notwendig, welche zwar nicht zwingend notwendig, aber sinnvoll und welche sind ausschließlich wünschenswert? Welche Kosten verursachen die geplanten Maßnahmen?

Wie im IT-Konzept 2011 – 2015 im Kap. 6.3 „Fachanwendungen“ dargestellt, dient der Einsatz von IT in der Stadtverwaltung der Aufgabenerledigung und der Verbesserung
interner Verwaltungsabläufe. IT eröffnet neue Kommunikationswege an der Schnittstelle der Verwaltung zu ihren Kunden und Dritten.
Eine moderne Stadtverwaltung benötigt dafür moderne IT. Das Dortmunder Systemhaus
stellt als IT-Dienstleister die dafür notwendige moderne Infrastruktur zur Verfügung.
Gemeinsam mit den Fachbereichen wird überlegt, welche Anwendungen und Dienste für welche Dienstleistungen und Prozesse sinnvoll und wirtschaftlich sind. Für Einführung einer neuen Technologie oder eines neuen Dienst wird mit Hilfe einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 4.1 geprüft, welche qualitativen und monetären
Auswirkungen die Einführung haben wird. Unwirtschaftliche Maßnahmen werden nicht realisiert.

12. Warum erhalten einige Schulen von dosys. Dienstleistungen und andere nicht?
Wie werden diese Dienstleistungen vergütet?

Im Rahmen der Umsetzung des Medienentwicklungsplans 2003 – 2008 (MEP I) sind die allgemeinbildenden Dortmunder Schulen PC’s und Monitoren sowie Beamern ausgestattet worden. Für aktuell 66 Dortmunder Schulen hat das Dortmunder Systemhaus die Wartung und den Support der technischen Systeme übernommen.
Am 21.07.2011 hat der Rat die Umsetzung des Medienentwicklungsplans 2011 – 2016 (MEP II) beschlossen. Bis 2016 wird das Ziel verfolgt, alle Schulen in der Schulträgerschaft der Stadt Dortmund mit modernen PC’s auszustatten und für alle Schulen bzw. deren rd. 10.000 PC’s den Support und die Wartung durch das Dortmunder Systemhaus zu gewährleisten.

13. Gibt es einen Leistungskatalog von dosys.? Sind die einzelnen Leistungen bewertet?
Werden Stunden-/Tagessätze für Leistungen von Administratoren, Programmierern,
Projektleitern etc. kalkuliert?

Der Leistungskatalog des Dortmunder Systemhauses ist der Produktkatalog, abgebildet im Haushaltsplan, gebildet unter Berücksichtigung der Regelungen des NKF’s, sowie die sla’s (service level agreement = Service-Vereinbarungen) und Betriebsvereinbarungen des Dortmunder Systemhauses mit den Kunden.
Für die Verrechnungen der Leistungen des dosys. gelten die verwaltungsinternen Regelungen
zur Kosten- und Leistungsrechnung und zu verwaltungsinternen Verrechnungen.

14. Gibt es Daten zur Nutzung/Auslastung der von dosys. angebotenen Leistungen –
z. B. für doMap?

Im Jahr 2011 wurden 163.128 Transaktionen über doMap gestartet.

15. Werden bei der Einführung komplexer Software-Systeme auf dem Markt angebotene Programme einer Kosten-/Nutzenanalyse im Vergleich zu einer Eigenentwicklung unterzogen?

Das Dortmunder Systemhaus favorisiert gemeinsam mit den Fachbereichen den Einsatz von Standard-Software. Sollte eine solche am Markt nicht zu erwerben sein, wird die bei entsprechender Notwendigkeit die Eigenentwicklung in Erwägung gezogen. Diese steht jedoch unter dem Vorbehalt einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 4.1.

16. Wie ist gewährleistet, dass wirtschaftlicher und nicht wirtschaftlicher Teil der
Dienstleistungserbringung von dosys. trennscharf erbracht werden?

Wie bereits im IT-Konzept 2011 – 2015 dargelegt, dient der Einsatz von IT in der
Stadtverwaltung der Aufgabenerledigung und der Verbesserung interner Verwaltungsabläufe.
Der Technikeinsatz unterstützt das Personal und begrenzt in der Regel bei Einführung von neuen Verfahren den Personalbedarf, siehe z.B. die Einführung von SoPART im Jugendamt (FB 51). Insofern steht jede Einführung eines neues Verfahrens unter dem Vorbehalt einer nachzuweisenden Wirtschaftlichkeit, es sei denn, gesetzliche Vorgaben lassen diese Frage gar nicht zu, so z.B. die Einführung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT).

17. Für wen und in welchem Umfang erbringt dosys. Dienstleistungen außerhalb der
Stadtverwaltung?

Das Dortmunder Systemhaus erbringt Dienstleistungen für folgende Dritte:
- DOKOM 21 GmbH,,
- Revierpark Wischlingen GmbH,
- JobCenter Dortmund,
- DEW 21 GmbH,
- d-NRW,
- Westfälisch-Märkisches Studieninstitut,
- Städt. Seniorenheime gGmbH,
- Freiwilligenagentur,
- Krematorium GmbH,
- Innenministerium NRW.

18. Welche Kooperationen ist dosys. bisher eingegangen? Warum will dosys. zukünftig
seine Kooperationen auf das östliche Ruhrgebiet beschränken?

Das Dortmunder Systemhaus unterhält interkommunale Kooperationen mit folgenden
Städten und dem Zweckverband GKD Recklinghausen:
- Stadt Bochum
- Stadt Herdecke
- Stadt Kamen
- Stadt Witten
- Stadt Recklinghausen
- Stadt Oer-Erkenschwick
- Stadt Lünen
- Stadt Castrop-Rauxel
- Stadt Bergkamen
- Stadt Datteln
- Stadt Dorsten
- Stadt Waltrop
- Stadt Unna
- Stadt Gladbeck
- Stadt Haltern am See
- Stadt Marl
- Stadt Herdecke
- Stadt Selm

Insofern wird auf die Vorlage 05760-11 für die Sitzung des Ausschusses für Personal und
Organisation am 22.11.2011 verwiesen.
Einzelaktivitäten gab es in der Vergangenheit z.B. auch mit Stadt Dresden, Stadt Wuppertal,
Stadtwerke Schwerte, Stadt Köln, Stadt Hamm, Stadt Zwickau, Kreis Steinfurt, Fa.
Entsorgung Soest GmbH, Fa. Westfälische Ferngas AG, Fa. SAP AG, etc..
Die (örtliche) Nähe des Dortmunder Systemhauses zu seinen Kunden bleibt – trotz aller
technischen Möglichkeiten – ein wesentlicher Vorteil bei der Betreuung der Kunden. Eine
zeitnahe vor-Ort-Präsens des dosys. für Beratung und Support ist sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des dosys. als für die diejenigen Anwenderinnen und Anwender in den betreuten Städten gewinnbringend.

Das Dortmunder Systemhaus ist daher bemüht, interkommunale Kooperationen in räumlicher
Nähe zu Dortmund weiter auszugestalten.“


Außerdem gab es für die Ausschussmitglieder die Bitte um Stellungnahme der SPD-Fraktion vom 23.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E3):

„ ... die SPD-Fraktion bittet zu og. TOP um eine Stellungnahme der Verwaltung zu folgenden
Fragen:
1. Reicht das Budget für das Konzept trotz der durch den Haushalt 2012 ff. beschlossenen Kürzungen aus?
2. Wird der Medienentwicklungsplan (MEP II) uneingeschränkt umgesetzt werden können?
3. Ist mit entsprechenden Mehrbedarfsvorlagen des Systemhauses im laufenden Haushaltsjahr 2012 zu rechnen?“


Diese Bitte um Stellungnahme wurde durch folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E4) beantwortet:

„ ... die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zu den Fragen der SPD-Fraktion:
1. Reicht das Budget für das (IT-)Konzept trotz der durch den Haushalt 2012 ff. beschlossenen Kürzungen aus?
Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011
eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.
2. Wird der Medienentwicklungsplan (MEP II) uneingeschränkt umgesetzt werden können?
Der Medienentwicklungsplan II wird vom Dortmunder Systemhaus gemeinsam mit
Schulverwaltung wie vom Rat am 21.07.2011 beschlossen umgesetzt.
3. Ist mit entsprechenden Mehrbedarfsvorlagen des Systemhauses im laufenden Haushaltsjahr 2012 zu rechnen?
Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011
eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.“



Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) meldet Beratungsbedarf an und bittet darum, die Vorlage zu vertagen.

Frau Rm Dr. Tautorat begründet folgenden Antrag der Fraktion Die Linke vom 28.02.2011 (Drucksache Nr.: 05586-11-E5):

„ ... wir bitten in Ergänzung zur Verwaltungsvorlage den nachfolgenden Antrag zu Beschlussfassung zu stellen:

Die Verwaltung möge prüfen, inwieweit eine Umstellung auf freie Software und ein freies
Betriebssystem in der Stadtverwaltung möglich ist. Dem Ausschuss ist über das Ergebnis
der Prüfung Bericht zu erstatten.

Begründung
Mehrere Kommunen haben ihre Software auf sogenannte freie Software bereits umgestellt
oder sind dabei dies zu tun. Unter den Großstädten sticht hier München als Vorreiter besonders hervor.

Freie Software zeichnet sich dadurch aus, dass keine Lizenzgebühren zu entrichten sind. Da der Kostenanteil der Lizenzgebühren zwischen 20% und 30% der Gesamtkosten für Software entspricht, besteht hier ein großes Einsparpotential. Gleichzeitig ist der Quellcode bekannt und kann den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Die Sicherheit gegen Angriffe von außen ist außerdem höher als bei klassischen Microsoftprodukten.

Da Dortmund sich auch als Technologiestandort versteht, wäre es gut auch im Bereich der
Verwaltungssoftware eine Vorreiterrolle in NRW einzunehmen. Bei Einbindung von Softwareunternehmen aus der Region ist so die Neuschaffung von lokalen Arbeitsplätzen im
Technologiesektor möglich.“


Herr Klüh erläutert, dass Rat und Verwaltung in den zurückliegenden Jahren darum gerungen haben, den Haushalt genehmigungsfähig zu halten. Dazu gehört, dass IT sich gesamtstädtisch in den Kontext einbindet. Dies sei passiert. Die Infrastrukturmaßnahmen werden sowohl am Budget als auch daran orientiert, was machbar und wichtig ist. Hierbei findet eine Priorisierung statt. Es ist vorgesehen, maßnahmenorientiert zu planen. Das gesamtstädtische IT-Budget habe sich dabei in das Procedere zum Haushalt einzufügen. Derzeitig werden in den Fachbereichen Kundengespräche von dosys. geführt, um zu ermitteln, was für 2013 zu erledigen ist. Eine funktionierende und sichere IT in der Stadt ist sicherzustellen.
Inzwischen sind fast 7.000 Rechnersysteme im Einsatz. Die Komplexität sei sehr groß.
Zu Beginn des Jahres werde dem Fachausschuss ein Resümee vorgelegt werden.

Zum Antrag der Fraktion Die Linke verweist Herr Klüh auf die Landeshauptstadt München, die in 2002 ein Projekt gestartet hatte. Damals lagen die Präferenzen des Stadtrates in München eher auf der monetär wirtschaftlichen Seite. Auf der wirtschaftlichen Seite müsse man bei Microsoft bleiben. In Dortmund ist als Betriebsauftrag zu sehen, dass die IT bzw. die Verfügbarkeit sicherzustellen ist. Die wirtschaftliche Erledigung und die Sicherheit der IT sind besonders zu betonen. dosys. stellt sicher, dass die IT kostengünstig für die Stadt ist. Dabei werde darauf geachtet, was hierzu zu tun ist. dosys. sei dagegen nicht in der Lage, eine Forschungs- und Entwicklungsabteilung zu betreiben. Fast alle Kommunen setzen auf Standardisierung.
In 2009 wurde untersucht, was es bedeutet, wenn Open Office genutzt werde. Es bedeute, dass ohne Berücksichtigung von Sicherheitskriterien rund 300.000,-- € mehr aufgewendet werden müssten. Außerdem könne keine reine Open Office Basis geschaffen werden, da SAP einen Standard definiert habe, der Microsoft heiße. Das bedeutet wiederum, dass Microsoft an dieser Stelle nicht ablösbar sei.

Herr Klüh zitiert das IT-Konzept (S. 38), in dem es heißt: „... Z. Zt. ist verwaltungsweit Microsoft Office 2003 im Einsatz. Über die Ablösung von MS OFFICE 20013 durch ein Folgeprodukt ist aufgrund der dann auslaufenden Software-Unterstützung durch die Fa. MS bis Mitte 2014 zu entscheiden. ..“
Die Entwicklung werde intensiv begleitet und dosys. werde zum Entscheidungszeitpunkt versuchen, das Beste für die Stadt Dortmund herauszuholen und dann werde eine Entscheidung getroffen. Es werden keine Entwicklungen betrieben, die später nicht mehr steuerbar sind.

Frau Rm Dr. Tautorat zieht aufgrund der Erklärungen des Herrn Klüh den oben genannten Antrag der Fraktion Die Linke zurück.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation vertagt die Diskussion der Vorlage in die Sitzung am 03.05.2012.


zu TOP 4.2
IT-Qualifizierungskonzept
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05497-11)
- IT-Qualifizierungskonzept
Stellungnahme zum TOP (SPD-Fraktion) (Drucksache Nr.: 05497-11-E1)
- IT-Qualifizierungskonzept
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 05497-11-E2)




Dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt folgende Bitte um Stellungnahme der SPD-Fraktion vom 23.02.2012 (Drucksache Nr.: 05497-11-E1) vor:

„ ... die SPD-Fraktion bittet zu og. TOP um eine Stellungnahme der Verwaltung zu folgenden
Fragen:
1. Wie hoch ist der Zeitansatz für das Qualifizierungskonzept?
2. Wie viele Mitarbeiter/Innen werden diese Qualifizierung durchführen?
3. Ist geprüft worden, ob eine Qualifizierung „außer Haus“ preiswerter ist?
4. Wie hoch ist der Zeitansatz für jeden Mitarbeiter pro Jahr angesetzt?
5. Wie sieht die Abfolge der Qualifizierung aus? Werden die Schulungen nach einer
bestimmten Reihenfolge durchgeführt?
6. In welchen Softwareanwendungen sollen sich die städtischen Beschäftigten verstärkt
geschult werden?
7. Warum findet man im IT-Qualifizierungskonzept keine Weiterqualifizierung für Lotus
Notes?“


Die Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksaceh Nr.: 05497-11-E2) liegt den Ausschussmitgliedern zur Sitzung vor:

„Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zur Anfrage der SPD-Fraktion:

1. Wie hoch ist der Zeitansatz für das Qualifizierungskonzept?
Im IT-Qualifizierungkonzept wird das Verfahren zur systematischen Ermittlung von
IT-bedingten Qualifizierungsbedarfen und der Entwicklung und Umsetzung der darauf
basierend IT-Qualifizierungsmaßnahmen beschrieben. Insofern ist das Konzept nicht zeitlich begrenzt, sondern soll den Qualifizierungsbedarf dauerhaft sicherstellen.

Der Qualifizierungsbedarf erstreckt sich auf strukturierte Anpassungsfortbildungen,
Grundqualifzierungen für Neu- und Quereinsteiger aber auch auf Qualifizierungen im
Rahmen geplanter Versionsumstellungen. Ab Mitte 2012 wird die Migration auf Lotus
Notes 8.5 erfolgen, Windows XP wird durch Windows 2007 abgelöst. Darüber hinaus
ist perspektivisch die Migration von Office 2003 auf mindestens Office 2007 geplant.

2. Wie viele Mitarbeiter/Innen werden diese Qualifizierung durchführen?
Die Qualifizierungen werden in den Räumen der Personalagentur durchgeführt. Derzeit
stehen zwei Räume zur Verfügung, die von je einem Trainer betreut werden. Ergänzend stehen 20 Trainer/innen aus dem internen Trainernetzwerk zur Verfügung.
Die Einrichtung eines dritten Schulungsraumes ist geplant. Bei Bedarf ist die Besetzung
mit einem weiteren Trainer vorgesehen. 6.000 User stehen dann 40 Schulungplätze
und 3 IT-Trainer/innen gegenüber.

3. Ist geprüft worden, ob eine Qualifizierung „außer Haus“ preiswerter ist?
In der Diskussion des IT-Qualifizierungskonzepts standen primär die Nutzung vorhandener
Ressourcen und das zeitnahe Angebot notwendiger Qualifizierungen im Vordergrund.
Da bei der Qualifizierung von Beschäftigten für andere Aufgabenfelder in der Regel auch die Qualifizierung zur Nutzung von IT notwendig ist, wurde auf die in der Personalagentur vorhandenen Ressourcen aufgesetzt.
Externe Anbieter bieten zudem in der Regel fertige Qualifizierungsprogramme, die über den am Arbeitsplatz notwendigen Bedarf hinausgehen. Die Möglichkeit der auf die Anforderungen am Arbeitsplatz ausgerichteten und spezifizierten Schulungskonzepte bietet sich aus unserer Sicht nur bei einem internen Angebot. Dies gilt insbesondere auch bei einem im Konzept vorgesehenen Angebot des Blended-Learning, das eine tutorielle Begleitung erfordert.

4. Wie hoch ist der Zeitansatz für jeden Mitarbeiter pro Jahr angesetzt?
5. Wie sieht die Abfolge der Qualifizierung aus? Werden die Schulungen nach einer
bestimmten Reihenfolge durchgeführt?
Es werden, wie oben bereits dargestellt, keine Standardqualifizierungsmaßnahmen für
Beschäftigte bzw. Beschäftigtengruppen angeboten und durchgeführt, sondern zielgerichtet
und zeitnah durch die internen Trainer/innen Qualifizierungsbausteine konzipiert und umgesetzt. Aus diesem Grunde können Aussagen zu der Anzahl der zu qualifizierenden
Beschäftigten, zu den Umfängen der Qualifizierungszeitanteilen je Mitarbeiterin/
Mitarbeiter und zu den Abfolgen der Qualifizierungen erst nach Auswertung der Bedarfsermittlungen in den Modellbereichen beziffert werden. Bei Neueinführung und Umstellung von IT-Verfahren wird der Qualifizierungsbedarf im Vorfeld gemeinsam mit dem Dortmunder Systemhaus festgelegt.

6. In welchen Softwareanwendungen sollen die städtischen Beschäftigten verstärkt
geschult werden?
Im ersten Schritt werden die Bedarfe im Bereich der IT-Standardverfahren, wie MSWord,
MS-Excel, MS-Powerpoint, Lotus Notes, Internet Explorer und dem Betriebssystem erfragt und gedeckt.
Im nächsten Schritt soll die Erhebung der Bedarfe in Fachverfahren und Spezialsoftware
erfolgen.

7. Warum findet man im IT-Qualifizierungskonzept keine Weiterqualifizierung für Lotus Notes?
Nach dem IT-Qualifizierungskonzept sollen alle IT-Qualifizierungsbedarfe der Beschäftigten
der Verwaltung in Standardverfahren sowie in Fachverfahren und Spezialsoftware ermittelt werden, somit auch die Bedarfe für das Verfahren Lotus Notes. Die Qualifizierungsnotwendigkeit in Lotus Notes wird explizit auf den Seiten 6 und 12 genannt.


In der Sitzung des Ausschusses für Personal- und Organisation am 09.02.2012 wurde unter
TOP 4.2 das IT-Qualifizierungskonzept aufgerufen.
Herr Rm Krüger (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erklärt, dass aufgrund der Vorlage
der Eindruck entstehen könnte, dass IT-Qualifizierung zum ersten Mal erfolge. Da bekannt
ist, dass es schon seit vielen Jahren IT-Arbeitsplätze gibt, gehe er davon aus, dass grundsätzlich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die entsprechenden Qualifikationen bereits erworben haben müssen.
Herrn Rm Krüger stellt sich die Frage, in welchem Umfang eine Nachqualifizierung vorgenommen werden muss. Er hoffe, dass keine Bestandsanalyse mehr nötig sei, sondern
eher die Zeit genutzt werde, um die vorhandenen Defizite abzuarbeiten und die Mitarbeiterschaft nachzuqualifizieren. Auch sei aus der Vorlage nicht ersichtlich, wo noch Handlungsbedarf gesehen werde.

Das IT-Qualifizierungskonzept ist Ergebnis eines Aushandlungsprozesses mit dem Personalrat auf der Basis der Dienstvereinbarung zur IT-Qualifizierung und IT-gestützten Qualifizierung.
Das Konzept legt das Verfahren zur Feststellung bestehender Qualifizierungsbedarfe
und zur Deckung dieser Bedarfe fest.
Es ist richtig, dass es IT-Arbeitsplätze schon seit vielen Jahren in der Verwaltung gibt und auch Qualifizierungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Es gab bisher allerdings keine systematische Erfassung der tatsächlichen Bedarfe. Die Qualifizierung der Beschäftigten zur Nutzung der eingesetzten IT lag seit Mitte der 90-er Jahre in der Verantwortung der Fachbereiche und war aus den Fachbereichsbudgets zu finanzieren bzw. wurde durch Qualifizierung am Arbeitsplatz unterstützt.
Angebotene Seminare des Dortmunder Systemhauses (bis 2006) und des Westfälisch-
Märkischen Studieninstituts (bis Ende 2009) wurden wegen der mit den Seminaren verbundenen finanziellen Aufwendungen, die aus den Fachbereichsbudgets zu finanzieren waren, nur begrenzt in Anspruch genommen.
Gleichwohl weisen die Rückmeldungen aus der Beschäftigtenbefragung und an den Personalrat auf einen bestehenden Qualifizierungsbedarf im IT-Bereich hin, der durch das im Konzept beschriebene Verfahren systematisch erfasst und durch anforderungsgerechte Maßnahmen befriedigt werden soll. Insofern geht es bei dem Konzept um die Erhebung des Bedarfs zur Nachqualifizierung einerseits und um die begleitende Qualifizierung bei der Umstellung und Einführung von IT-Produkten.“

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt das gemeinsam mit dem Personalrat, der Vertrauensperson der Schwerbehindertenvertretung, dem Frauenbüro, der Personalagentur, dem Westfälisch-Märkischen Studieninstitut, dem Dortmunder Systemhaus und dem Personal- und Organisationsamt entwickelte IT-Qualifizierungskonzept zusammen mit der vorgelegten Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.


zu TOP 4.3
Ausschreibung und Beschaffung eines elektronischen Zeiterfassungssystems in der Stadtverwaltung Dortmund
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06871-06-E1)
- Stellungnahme zum TOP (Fraktion FDP/Bürgerliste) (Drucksache Nr.: 06871-06-E3)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 06871-06-E4)


Zur Sitzung liegt den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation eine Bitte um Stellungnahme der Fraktion FDP/Bürgerliste vom 07.02.2012 (Drucksache Nr.: 06871-06-E3) vor:

„ .... die Zeiterfassung ist wesentlicher Aspekt für die Bewertung von effektiver Arbeit.
Dabei ist die zu erzielende Transparenz sowohl für die Mitarbeiter als auch die Verwaltung selbst von zentraler Bedeutung; bietet es doch die Möglichkeit für beide Seiten, die vorhandenen Arbeitsstrukturen zu optimieren und Fehlentwicklungen umzukehren. Überdies strapaziert der Ausgleich von Mehrarbeit den kommunalen Haushalt, da bei fehlendem Ausgleich in Freizeit, die Mehrarbeit durch Zahlungen zu kompensieren ist.

In diesem Zusammenhang bitten wir die Verwaltung, zu folgenden Fragen schriftlich Stellung zu nehmen:
1. Welche Einsparungen sind im Bereich Buchhaltung/Controlling zu erwarten, wenn eine elektronische Zeiterfassung eingeführt werden sollte?
2. Wie viele Mitarbeiter/bei wie vielen Liegenschaften müssten Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden, damit nennenswerte Einspareffekte eintreten?
3. Wie hoch schätzt die Verwaltung die tatsächlichen Investitionskosten für ein solches System?
4. Wie viele Überstunden wurden in den Jahren 2010 und 2011 an städtische Mitarbeiter ausgezahlt und welcher Finanzaufwand war damit verbunden?
5. Ließe sich der Mehrdienstausgleich durch Freizeit über ein elektronisches Zeiterfassungssystem optimieren?“


Folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 06871-06-E4) liegt den Ausschussmitgliedern vor:

„ ... mit Schreiben vom 07.02.2012 bittet die FDP-Fraktion im Rat der Stadt Dortmund um
Stellungnahme zu fünf Fragen zu o. a. Projekt. Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung:

Frage 1: Welche Einsparungen sind im Bereich Buchhaltung/ Controlling zu erwarten,
wenn eine elektronische Zeiterfassung eingeführt werden sollte?
Es sind keine Einsparungen durch die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung im
Bereich Buchhaltung/ Controlling zu erwarten.
Aufgrund des Tendenzbeschlusses zur Einführung einer elektronischen Zeiterfassung
zwischen Personalrat und der Dienststelle sowie aus Gründen des Datenschutzes sind
umfangreiche Auswertungen über die Arbeitszeit ausgeschlossen.
Der Tendenzbeschluss beinhaltet sinngemäß eine 1:1 Abbildung der derzeitigen „Pappkarte“
zur Arbeitszeiterfassung in einem elektronischen System. Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist nach dem Landespersonalvertretungsgesetz NRW mitbestimmungspflichtig.

Frage 2: Wie viele Mitarbeiter/ bei wie vielen Liegenschaften müssten Arbeitszeiten
elektronisch erfasst werden, damit nennenswerte Einspareffekte eintreten?
Es nehmen nicht alle Beschäftigen der Stadtverwaltung an der gleitenden Arbeitszeit teil. Es
sind insgesamt ca. 4.000 Beschäftigte von der elektronischen Arbeitszeiterfassung betroffen.
Als theoretischer Einspareffekt ist lediglich der Aufwand pro Mitarbeiter/in zu kalkulieren,
den der Übertrag der Anfangs- und Endzeiten des Arbeitstages sowie der Mittagspause von
der Pappkarte in ein EDV-System zur Berechnung der Ist-Arbeitszeit bedeutet. Dies könnte
mit ca. 10 Minuten pro Monat pro Mitarbeiter/ in veranschlagt werden.
Dem gegenüber ist zu beachten, dass bei Einführung eines elektronischen Systems pro Fachbereich ein „Gleitzeitbeauftragte/r“ installiert werden müsste, der die Buchung von
Arbeitszeitkorrekturen (bei Krankheit, Außendienst, Urlaub, Dienstreisen, etc.) durchführen
müsste.
Ferner wäre auch das Zeiterfassungssystem (Hard- und Software) zusätzlich zu betreuen. Dies
bedeutet eher einen personellen Mehraufwand als nennenswerte Einspareffekte.

Frage 3: Wie hoch schätzt die Verwaltung die tatsächlichen Investitionskosten für ein
solches System?
Auf der Grundlage der letzten Angebotswertung würden sich die tatsächlichen
Investitionskosten auf mind. 560.000€ belaufen.

Frage 4: Wie viele Überstunden wurden in den Jahren 2010 und 2011 an städtische
Mitarbeiter ausgezahlt und welcher Finanzaufwand war damit verbunden?
Es wurden folgende Überstunden (Tarifbeschäftigte), Überstundenzuschlag
(Tarifbeschäftigte) und Mehrarbeit (Beamtinnen und Beamte) in den Jahren 2010 und 2011mit folgenden finanziellen Auswirkungen ausgezahlt:

Jahr	Überstunden	Überstundenzuschlag	Mehrarbeit	Betrag (gesamt)
2010	1.596	10.251	35.040	594.486 €
2011	3.438	7.627	1.445	110.973 €

Frage 5: Ließe sich der Mehrdienstausgleich durch Freizeit über ein elektronisches
Zeiterfassungssystem optimieren?
Nein. Der Freizeitausgleich von Gleitzeitguthaben wird heute schon in den Prozess der
Urlaubsbeantragung integriert. Somit entsteht hier kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.“

Beschluss:
Der Ausschuss hebt den Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses (HFA) vom 30.11.2006 einstimmig auf.



Herr Rm Schilff schließt die öffentliche Sitzung um 17:35 Uhr.

S c h i l f f	S t r u c k e r	S k o d z i k
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin

Zu TOP 3.6: (See attached file: APO 01032012 NEO Resümee 2011.pdf)