Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)

über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 10.09.2015
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Sitzungsdauer: 15:00 - 16:10 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Rüdiger Schmidt i. V. f. Rm Heinz-Dieter Düdder Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Heinz Neumann i. V. f. Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Friedrich-Wilhelm Weber i. V. f. Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Ulrich Langhorst i. V. f. Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Karl Heinz Dingerdissen i. V. f. Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek
2. Verwaltung 3. Rechnungsprüfungsamt


Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 10.09.2015, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.05.2015





2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung des Jahresabschlusses 2014 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 14/2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02127-15)

2.2 Prüfung des Jahresabschlusses 2014 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 27/2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02150-15)

2.3 Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2014 - PB 17/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02142-15)

2.4 Prüfung von Beschaffungen bei der Feuerwehr (FB 37) - PB 23/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01891-15)

2.5 Belegprüfung im Fachbereich Schule
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01418-15)

2.6 Prüfung der Betriebskostenzuschüsse an Kindertageseinrichtungen - PB 16/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00014-15)

2.7 Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung - PB 13/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01851-15)

2.8 Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Abwicklung von Arbeitsgelegenheiten - PB 24/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01881-15)

2.9 Nachschauende Überprüfung der angesetzten Kostenberechnungssummen in HOAI-Verträgen - PB 22/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01890-15)






3. Verschiedenes

3.1 Bericht des Dortmunder Systemhauses zur überörtlichen Prüfung Informationstechnik der Stadt Dortmund im Jahr 2014
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02126-15)

3.2 Geschäftsanweisung für den Aufbau eines "internen Kontrollsystems" (IKS) für den Einsatz des "neuen kreditorischen Workflows" (KWFneu) in den Fachbereichen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01947-15)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Carsten Klink - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Gebel (Die Linke & Piraten) benannt.

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende Herr Klink weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.05.2015

Die Niederschrift über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.05.2015 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung des Jahresabschlusses 2014 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 14/2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02127-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert kurz die Ergebnisse der Prüfung.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushaltes Kohlgartenstiftung zum 31.12.2014 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, das Kuratorium der Kohlgartenstiftung aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.2
Prüfung des Jahresabschlusses 2014 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 27/2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02150-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet kurz über die Prüfungsergebnisse.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund, den geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2014 festzustellen. Gleichzeitig empfiehlt er dem Rat der Stadt Dortmund, den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss zu entlasten.


zu TOP 2.3
Prüfung der Inventurtätigkeiten - Jahresabschluss 2014 - PB 17/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02142-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Ergebnisse der Prüfung.

Rm Spieß (SPD) möchte wissen, ob die angekündigte Inventurverfügung bereits vorliegt.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), teilt mit, dass die Inventur­verfügung zwischenzeitlich mit dem Rechnungsprüfungsamt und der Stadtkämmerei abgestimmt sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung von Beschaffungen bei der Feuerwehr (FB 37) - PB 23/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01891-15)

Herr Jeske, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht auf die Prüfungsfeststellungen näher ein und verdeutlicht, dass im Vergleich zur vorherigen Prüfung im Beschaffungswesen, keine wesent­lichen Verbesserungen zu verzeichnen seien.

Rm Frank (CDU) hält es für erforderlich, dass die Feuerwehr bis Mitte nächsten Jahres darstellt, welche Maßnahmen im Hinblick auf die Feststellungen ergriffen worden seien.

Rm Klösel (SPD) stellt fest, dass aus seiner Sicht Vertragsbruch vorläge, wenn Fahrzeug­reparaturen ohne vorherige Einbindung der DSW 21 extern beauftragt würden.

Rm Spieß (SPD) fragt, wie die Sensibilisierung der Mitarbeiter aussehe, wie hoch die Anzahl der Reparaturen bei der DSW 21 im Vergleich zur Anzahl der externen Reparaturen sei und ob im Hinblick auf die festgestellten Skontoverluste die erforderliche Planstelle bereits besetzt sei.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) vertritt die Auffassung, dass eine Sensibilisierung nicht weit genug gehe.

Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr (FB 37), führt aus, dass die Mitarbeiter im Rahmen von regelmäßig wiederkehrenden Dienstbesprechungen in Bezug auf die Einhaltung von Vor­schriften sensibilisiert würden.
Zum Thema Fahrzeugreparatur würde der Fokus auf die Reparaturzeiten gelegt, da die Feuer­wehrfahrzeuge schnellstmöglich wieder einsatzbereit sein müssen. Die DSW 21 verfüge vielfach nicht über die erforderlichen Ersatzteile, sodass eine kurze Reparaturzeit nicht gewährleistet sei und die Reparaturen daher in Alternativwerkstätten durchgeführt würden. Kritikwürdig sei, dass in der Vergangenheit die Vorabanfrage bei der DSW 21 nicht stattgefunden habe. Dies werde künftig erfolgen und protokolliert.
Sobald das Mitbestimmungsverfahren abgeschlossen sei, könne die erforderliche Planstelle aus­geschrieben werden.

Rm Spieß (SPD) hinterfragt, ob das Aufrechterhalten des Werkstattvertrages sinnvoll sei.

Herr Aschenbrenner (FB 37) hält es für sinnvoll bis Mitte nächsten Jahres die Dokumentationen hinsichtlich der Werkstattauswahl zu analysieren. In der Folge wären der Werkstattvertrag mit der DSW 21 und die Alternativen unter wirtschaftlichen und sachlichen Gesichtspunkten zu prüfen.

Rm Klösel (SPD) beantragt, dass der Rechnungsprüfungsausschuss dem Verwaltungsvorstand empfehle, den Werkstattvertrag mit der DSW 21 auf Sinnhaftigkeit zu prüfen und der DSW 21 die Möglichkeit zu geben, zu klären, ob sie in der Lage sei, eine zügige Reparatur der Einsatz-fahrzeuge sicherzustellen.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Fachbereich 37 (Feuerwehr) wird gebeten, bis zur Sitzung am 23.06.2016 zu berichten, welche Maßnahmen im Hinblick auf die Prüfungsfeststellungen ergriffen worden sind.

Dem Verwaltungsvorstand wird empfohlen, den Werkstattvertrag mit der DSW 21 auf Sinn­haftigkeit zu prüfen und zu klären, ob die DSW 21 in der Lage ist, eine schnellstmögliche Reparatur der Einsatzfahrzeuge sicherzustellen.


zu TOP 2.5
Belegprüfung im Fachbereich Schule
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01418-15)

Herr Frank, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt und geht auf die Prüfungsfeststellungen näher ein.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.6
Prüfung der Betriebskostenzuschüsse an Kindertageseinrichtungen - PB 16/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00014-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse zusammen.

Rm Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen) kritisiert das Fehlen von Betreuungsverträgen.

Rm Frank (CDU) hebt einige Feststellungen hervor und fragt u.a. wieso ein Abgleich technisch nicht möglich sei.

Auf Nachfrage von Rm Brunsing (Bündnis 90/Die Grünen), Rm Frank (CDU) und Rm Klösel (SPD) erläutert Herr Hibbeln, kfm. Leiter des Jugendamtes (FB 51), zunächst die verschiedenen Gruppenformen, die das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) vorsieht.
Ein automatisierter Abgleich sei aufgrund des komplexen Sachverhaltes frühestens im Jahre 2016 möglich. Betreuungsverträge würden grundsätzlich abgeschlossen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Grundsicherung im Alter und bei dauerhafter voller Erwerbsminderung - PB 13/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01851-15)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht kurz auf die Prüfungsergebnisse ein.

Rm Frank (CDU) fragt, ob die Arbeiten wie vom Dortmunder Systemhaus (FB 10) geplant, bis zum 3. Quartal 2015 abgeschlossen würden.

Herr Bartel, Fachbereichsleiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), erklärt, dass der hierfür erforderliche Report Mitte September zur Verfügung stehe und anschließend der Fachtest beginne.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Abwicklung von Arbeitsgelegenheiten - PB 24/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01881-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), fasst die Prüfungsergebnisse kurz zusammen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.9
Nachschauende Überprüfung der angesetzten Kostenberechnungssummen in HOAI-Verträgen - PB 22/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01890-15)

Herr Jeske, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungser­gebnisse.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.







3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Bericht des Dortmunder Systemhauses zur überörtlichen Prüfung Informationstechnik der Stadt Dortmund im Jahr 2014
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 02126-15)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Geschäftsanweisung für den Aufbau eines "internen Kontrollsystems" (IKS) für den Einsatz des "neuen kreditorischen Workflows" (KWFneu) in den Fachbereichen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01947-15)

Rm Spieß (SPD) fragt, in welcher Form die Fachbereiche bei der Umsetzung unterstützt würden.

Darüber hinaus möchte Rm Klösel (SPD) wissen, wie nachgehalten werde, dass die Mitarbeiter die Geschäftsanweisung lesen würden.

Rm Suck (CDU) fragt nach dem Beginn der Prüfung des IKS.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), weist darauf hin, dass mit Prüfungen bereits in Teilberichten begonnen worden sei.

Herr Sauer, Personal- und Organisationsamt (FB 11), erläutert, dass von den Fachbereichen nur die Teile zu analysieren und anzupassen seien, die sie auch betreffen. Den Fachbereichen würden Muster zur Verfügung gestellt und die Mitarbeiter würden geschult.

Herr Abbing (FB 11) ergänzt auf Nachfrage von Rm Klösel (SPD) und Rm Spieß (SPD), dass die Verantwortung für die Umsetzung bei der Fachbereichsleitung liege; die Ausführung könne delegiert werden. Hierzu fänden Informationsveranstaltungen statt; für die Mitarbeiter würden 2tägige Schulungen durchgeführt.

Herr Sauer und Herr Abbing (FB 11) erläutern auf Nachfrage von Rm Urbanek (AfD), dass das IKS nicht in den kreditorischen Workflow implementiert sei.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die angehängte und am 19.05.2015 vom Verwaltungs-vorstand beschlossene Geschäftsanweisung sowie den damit verpflichtenden Aufbau eines IKS für den KWFneu in den Fachbereichen der Kernverwaltung bis zum Ende des Jahres 2015 zur Kenntnis.
Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden – Rm Klink – um 16:10 Uhr geschlossen.






Klink Gebel Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin