Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift (öffentlich)

über die 25. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 28.05.2020
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 16:00 - 17:15 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Heinz-Dieter Düdder Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Udo Reppin
Rm Uwe Wallrabe


Fraktion B90/Die Grünen
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Svenja Noltemeyer
Rm Ulrich Langhorst i. V. f. Rm Claudia Plieth


Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Markus Happe

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek


2. Verwaltung 3. RechnungsprüfungsamtVeröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 25. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 28.05.2020, Beginn 16:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 24. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.02.2020


2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung des IT-Verfahrens HESS-MPA - PB 13/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17236-20)

2.2 Prüfung des IT-Verfahrens SoPart beim Jugendamt - PB 09/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17117-20)

2.3 Prüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum (Fuhrparkmanagement) - PB 07/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16943-20)

2.4 Technische Belegprüfung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 12/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17019-20)

2.5 Prüfung der Konzepte zu AGA-Ermächtigungen - PB 04/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16779-20)

2.6 Prüfung der Honorarzahlungen des Theaters an Gastkünstler*innen - PB 03/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16755-20)

2.7 Prüfung der Tagesbelege bei den Bürgerdiensten - PB 05/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17136-20)

2.8 Belegprüfung nach Einführung des KWFneu im Dietrich-Keuning-Haus - PB 15/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17397-20)

2.9 Prüfung der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, ausgezahlt durch das Sozialamt, Haushaltsjahr 2019 - PB 08/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17013-20)

2.10 Belegprüfung im Umweltamt - PB 10/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17170-20)

2.11 Kassenprüfung bei den Friedhöfen Dortmund - PB 11/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17246-20)

2.12 Kassenprüfung bei der Dortmund Agentur - PB 06/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17119-20)

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes
- nicht besetzt -

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

3.2.1 Sachstand zur Umsetzung der Haushaltsbegleitbeschlüsse des Rates zu den Haushaltsplänen 2017-2019
Überweisung: Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften aus der öffentlichen Sitzung vom 12.03.2020
(Drucksache Nr.: 16719-20)

4. Verschiedenes
- nicht besetzt –


Die Sitzung wird von der Vorsitzenden - Frau Dr. Petra Tautorat - um 16:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.


1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Meyer (SPD) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, verweist auf den Beschluss des Hauptausschusses und des Ältestenrates am 14.05.2020 zur Berichterstattung zur Corona-Situation und ihrer Auswirkungen in den Sitzungen der Fachausschüsse, der erst nach dem Versand von Tagesordnung und Sitzungsunterlagen gefasst worden sei.

Die Vorsitzende, Frau Dr. Tautorat, schlägt vor, den mündlichen Bericht unter TOP 3.1 „Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes“ zu platzieren.

Mit dieser Ergänzung wird die Tagesordnung wie veröffentlicht einstimmig festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 24. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.02.2020

Rm Frank (CDU) verweist auf TOP 2.7 der Niederschrift und fragt, ob das zugesicherte IKS-Konzept bereits vorliege.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, berichtet, dass das Amt für Stadterneuerung um Terminverlängerung bis zum 30.06.2020 gebeten habe.

Die Niederschrift über die 24. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.02.2020 wird einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte


zu TOP 2.1
Prüfung des IT-Verfahrens HESS-MPA - PB 13/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17236-20)

Frau Adamski, Bereichsleiterin des Rechnungsprüfungsamtes, führt u. a. aus, dass zum Prüfbericht im Nachgang eine Stellungnahme vom Dortmunder Systemhaus eingegangen ist.

Rm Urbanek (AfD) fragt unter Bezug auf den in der Stellungnahme aufgeführten Serverausfall, ob das System als Hochverfügbarkeitssystem ausgelegt sei und ob es Zahlen zur Plan- und Ist-Verfügbarkeit gebe.

Herr Neuhaus, Leiter des Fachbereiches Stadtkasse und Steueramt, teilt mit, dass die Fragen zu den Verfügbarkeiten beim Dortmunder Systemhaus geklärt werden müssen. Systemausfälle innerhalb des letzten Jahres seien ihm nicht bekannt.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, ergänzt, dass die Bürgerdienste in den Bezirksverwaltungsstellen für den Fall von Serverausfällen Barkassen vorhalten. Diese seien in den letzten Jahren nicht in Anspruch genommen worden. Aus Sicht des Rechnungs-prüfungsamtes bestünden keine Zweifel an einer hohen Stabilität des Systems.

Rm Giebel (SPD) stellt zunächst fest, dass die Sollverfügbarkeit durch den Fachanwender vorgegeben werde und nicht durch den IT-Dienstleister. Zu dem Korrekturtool stelle sich die Frage, welche Anforderungen zur Notwendigkeit des Tools geführt hätten und wieso das Erfordernis im Vorfeld nicht bekannt gewesen sei. Dies hätte inclusive der Nachpflege Bestandteil der Leistungsausschreibung sein müssen.

Herr Neuhaus führt aus, dass das Korrekturtool für die Stadtkasse notwendig sei, weil die Reaktionszeiten des Herstellers bei Differenzen unbefriedigend seien. Die Stadtkasse könne hierdurch Korrekturbuchungen selbst zeitnah durchführen. Die Frage, wieso dies nicht frühzeitig eingeplant worden sei, könne er nicht beantworten.
Grundsätzlich erwarte er, dass ein System fehlerfrei laufe bzw. gemeldete Korrekturerforder-nisse durch den Hersteller zeitnah durchgeführt werden. Aktuell warte er darauf, dass der Her-steller ein funktionsfähiges Korrekturtool zur Verfügung stelle. Das zurzeit im Fachtest befindliche Versionsupdate gewährleiste dies noch nicht.

Rm Brunsing (B90/Die Grünen) fragt, ob es sich hierbei um eine nicht erbrachte Leistung des Herstellers handele oder ob die vertragsmäßige Ausgestaltung unzureichend sei und wie die Bewertung eines Schadens erfolge?

Herr Neuhaus verdeutlicht, dass es bei den standardmäßigen Verträgen wenige Möglichkeiten gebe, Druck auf Softwarehersteller auszuüben. Hinzu käme bei dem HESS-Verfahren, dass es zu diesem Hersteller keine Alternative gebe.
Da generell kein Schaden entstanden sei, könne dieser auch nicht bewertet werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung des IT-Verfahrens SoPart beim Jugendamt - PB 09/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17117-20)

Frau Dr. Frenzke-Kulbach, Leiterin des Jugendamtes, teilt auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) mit, dass die Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes zum Anlass genommen worden seien, die Verfahren zu optimieren sowie die Rollen- und Berechtigungskonzepte und die Dienstanweisung zu überarbeiten. Nach derzeitigem Stand könne die Frist November 2020 bestätigt werden; sie sichere zu, den Ausschuss entsprechend zu informieren.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, schlägt für die Unterrichtung des Ausschusses die 1. Sitzung des Jahres 2021 vor.

Rm Spieß (SPD) verweist auf Seite 7 der Vorlage und fragt, warum die Lösung der im Rahmen der Prüfung zum Unterhaltsvorschuss festgestellten Defizite zur IT-Sicherheit noch nicht erfolgt sei.

Herr Bonan, Bereichsleiter des Jugendamtes, erläutert, dass die Problemlösung in Bezug auf die Kassenschnittstelle zum SAP aktuell angegangen werde. Durch die Reformierung des Unterhaltsvorschussgesetzes habe sich die Fallzahl der unterhaltsberechtigten Kinder und Jugendlichen verdoppelt; die Bearbeitung der Anträge habe Vorrang gehabt. Die anderen Defizite seien aus Sicht des Jugendamtes bereits gelöst worden, anscheinend durch ein Update aber wieder hervorgerufen worden. Das werde jetzt wieder bereinigt.

Rm Giebel (SPD) fragt, ob die nicht umgesetzte Sicherheitsdatenbank eine Anforderung der Fachanwender gewesen sei und ob es sich bei den im Rahmen des Changemanagements noch nicht produktiv gesetzten Updates um sicherheitsrelevante oder um rein fachliche Erweiterungen handele.

Herr Bonan führt aus, dass die Sicherheitsdatenbank im Rahmen des SoPart-Einführungs-prozesses gemeinsam mit dem Dortmunder Systemhaus thematisiert worden sei. Es sei keine Anforderung des Jugendamtes gewesen. Das Jugendamt sei davon ausgegangen, dass sie dazu gehöre. Deshalb sei der Punkt zu Beginn der SoPart-Einführung in die Dienstanweisung aufgenommen worden. Inzwischen wisse man, dass es diese Sicherheitsdatenbank nicht gebe, gleichwohl würden die Daten selbstverständlich gesichert. In das Gesamtkonzept zur Daten-löschung werde das Thema mit aufgenommen. In Kürze würden mit dem Dortmunder Systemhaus erste Gespräche geführt.
Die nicht eingespielten Updates seien auf die vorangegangenen Fachtests zurückzuführen. Diese hätten nicht zu dem gewünschten Ergebnis geführt, sodass die Updates nicht produktiv gesetzt worden seien.

Rm Klösel (SPD) kritisiert die Höhe der jährlichen Herstellerwartungs- und Verfahrens-pflegekosten. Ebenso bemängelt er, dass das Thema „Löschmanager“ seit 2014 keine Reaktion des Anbieters nach sich gezogen habe und dies bislang ohne Konsequenzen geblieben sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung im Vergabe- und Beschaffungszentrum (Fuhrparkmanagement) - PB 07/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16943-20)

Rm Langhorst (B90/Die Grünen) fragt, ob es geplant sei, die Prozesse zur Führung der Fahrtenbücher zu digitalisieren und hierdurch ebenfalls eine bessere Koordinierung und Auslastung einer fachbereichsübergreifenden Nutzung der Dienstfahrzeuge gewährleistet und dadurch die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden könne.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, ob die vom Vergabe- und Beschaffungszentrum an die Fachbereiche verteilten Fahrtenbücher bereits im Einsatz seien und die ordnungsgemäße Führung überwacht werde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, teilt mit, dass die Betankung der Fahrzeuge über einen Rahmenvertrag erfolge. Hierüber erhalte das Mobilitätszentrum bereits umfangreiches Datenmaterial zu Tankvorgängen.
Nach ihrem Kenntnisstand seien die neuen Fahrtenbücher bereits verteilt und im Einsatz. Inwieweit diese auch schon flächendeckend genutzt würden, könne sie nach der kurzen Zeit nicht sagen; diese Frage würde jedoch bei Folgeprüfungen Beachtung finden.
Alle Fragen würden an das Vergabe- und Beschaffungszentrum zur Beantwortung in der nächsten Sitzung weitergeleitet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Technische Belegprüfung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 12/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17019-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Prüfung der Konzepte zu AGA-Ermächtigungen - PB 04/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16779-20)

Rm Spieß (SPD) fragt, ob für die nicht rechtmäßig erteilte Ermächtigung in Höhe von 500 T€ ebenfalls ein Abwägungsprozess stattgefunden habe.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, erläutert, dass die bestehenden Regelungen eine Ermächtigung in dieser Höhe nicht zulassen. In diesen Fällen bestehe die Notwendigkeit einer Vollmacht. Diese könnten in der Datenbank mittlerweile auch so abgebildet werden.
Auf Nachfrage von Rm Langhorst (B90/Die Grünen) erläutert sie ergänzend, dass die Höhe der Ermächtigungen und Vollmachten im Regelfall in Relation zu den jeweiligen Funktionen und Budgethöhen im Fachbereich stehen sollten. Entsprechend dem Wunsch aus der Mitte des Rechnungsprüfungsausschusses werde dem Protokoll eine Auswertung der Ermächtigungen und Vollmachten, gestaffelt nach Höhe und getrennt nach Fachbereichen, beigefügt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung der Honorarzahlungen des Theaters an Gastkünstler*innen - PB 03/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16755-20)

Rm Frank (CDU) erwartet, dass das Berechtigungskonzept dem Rechnungsprüfungsausschuss in der nächsten Sitzung vorgelegt werde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, regt hinsichtlich der Theaterferien an, die Angelegenheit für die Dezembersitzung vorzumerken.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung der Tagesbelege bei den Bürgerdiensten - PB 05/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17136-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Belegprüfung nach Einführung des KWFneu im Dietrich-Keuning-Haus - PB 15/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17397-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, ausgezahlt durch das Sozialamt, Haushaltsjahr 2019 - PB 08/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17013-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Belegprüfung im Umweltamt - PB 10/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17170-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.11
Kassenprüfung bei den Friedhöfen Dortmund - PB 11/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17246-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Kassenprüfung bei der Dortmund Agentur - PB 06/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17119-20)

Rm Langhorst (B90/Die Grünen) fragt, ob der Dortmund Agentur eine Einnahmequelle wegbreche.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, stellt fest, dass es sich hierbei vorwiegend um Waren für Touristen handele und diese hier nicht richtig platziert seien. Die Waren würden vorwiegend bei der DORTMUNDtourismus GmbH gekauft.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Mündlicher Sachstandsbericht zur Corona-Situation und ihren Auswirkungen im Rechnungsprüfungsamt
(Drucksache Nr.: 17999-20)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, erläutert die im Rechnungsprüfungsamt ergriffenen Maßnahmen. Außenkontakte seien eingestellt worden. Im internen Geschäftsverkehr seien zahlreiche Vorsichtsmaßnahmen ergriffen worden. Erkrankungen seien nicht eingetreten. Zurzeit erfolgen weitestgehend Prüfungen auf der Grundlage von Systemdaten. Sie werde den Rechnungsprüfungsausschuss regelmäßig über wesentliche Änderungen informieren.

Rm Gebel (Die Linke/Piraten) fragt, wie nachgehalten werde, dass die Fachbereiche in dieser Zeit ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich wahrnehmen.

Frau Seybusch teilt mit, dass aufgrund der besonderen Situation das Augenmerk auf Transparenz der Beschaffungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie gelegt werde. Über Belegprüfungen, die die Geschäftstätigkeit der betroffenen Fachbereiche nicht beeinträchtigen, könne die Einhaltung der wesentlichen Vorgaben nachgehalten werden.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den mündlichen Bericht von Frau Seybusch zur Kenntnis.


3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstand zur Umsetzung der Haushaltsbegleitbeschlüsse des Rates zu den Haushaltsplänen 2017-2019

Überweisung: Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften aus der öffentlichen Sitzung vom 12.03.2020
(Drucksache Nr.: 16719-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den in der Anlage aufgeführten Sachstand für die Haushaltsbegleitbeschlüsse zu den Haushaltsplänen 2017 - 2019 zur Kenntnis.


4. Verschiedenes
- nicht besetzt-




Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden Frau Dr. Tautorat um 17:15 Uhr geschlossen





Dr. Tautorat Meyer Litschke
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin


(See attached file: Ermächtigungen und Vollmachten.pdf)
(See attached file: TOP 2.1 öS NS.pdf)
(See attached file: Top 2.3 zur NS.pdf)