Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 04.05.2006
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 17:25 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors.entschuldigt

Rm Emmanouil Daskalakis

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod

Rm Thomas Pisula

Rm Ute Uhrmann

Rm Heinrich Mause i. Vertr. f. Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Peter Werner Borris

Rm Reinhold Giese

Rm Hans-Peter Hoffmann

Rm Margot Pöting

Rm Gabriele Schnittker

Rm Dirk Goosmann i. Vertr. f. Rm Jutta Starke

Rm Michael Taranczewski

Rm Jasmin Jäkel i. Vertr. f. Rm Richard Utech

B90/Die Grünen

Rm Dr. Jürgen Brunsing

Rm Birgit Unger

Bürgerliste/FDP

Rm Hans-Josef Tokarski

bis 16.50 Uhr

b) Mitglieder ohne Stimmrecht

Verwaltung
Herr Pehlke, 2/Dez	entschuld.
Schiek, 11
Herr Steitz, 3/Dez
Sommerer, 12
Herr Reinecke, 20
Herr Spreen, 20
Herr Spaenhoff, 21
Herr Gottwick, 201
Herr Schlinkmann, 30
Herr Schäfer, 32
Herr Weller, 32
Herr K. Schäfer, 37

Rechnungsprüfungsamt

Frau Seybusch		Herr Köster
Herr Bartsch		Herr Leist
Herr Bonnekoh		Herr Stockheim
Herr Hampel		Herr Wilczek
Frau Hesse
Frau Jäger

Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 04.05.2006, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.02.2006



2. Prüfungsberichte


2.1 Sonderprüfung "Versand der Briefwahlunterlagen für die Bundestagswahl 2005"
PB 07/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05121-06)


2.2 Beschlussfassung über die Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2004 und die Entlastung des Oberbürgermeisters aus dieser Rechnung.
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04990-06)


2.3 Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das HJ 2004 - PB 05/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04921-06)


2.4 Abrechnungsverfahren Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) - Land Nordrhein-Westfalen, Haushaltsjahre 2001 und 2002 - PB 35/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04836-06)


2.5 Auslastung und Wirtschaftlichkeit der Radarmessfahrzeuge/-geräte einschließlich der haushaltsmäßigen Abwicklung der Einnahmen; hier: Teilbericht I - Prüfung des Verfahrensablaufes und der haushaltsmäßigen Abwicklung der Einnahmen - PB 45/05
Beschluss
(Drucksache Nr.: 04870-06)


2.6 Prüfung des Aufwendungsersatzes für Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr
PB Nr. 53/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04912-06)



Die Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Olaf Radtke - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der stellv. Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Pisula benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

Der stellvertretende Vorsitzende, Herr Radtke, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.02.2006

Die Niederschrift wird bei vier Enthaltungen genehmigt.



2. Prüfungsberichte


zu TOP 2.1
Sonderprüfung "Versand der Briefwahlunterlagen für die Bundestagswahl 2005" - PB 07/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05121-06)

Herr Bartsch fasst die Ergebnisse der Prüfung kurz zusammen, verweist hinsichtlich der Details auf die umfassende Darstellung in der Vorlage und macht deutlich, dass es sich bei der Prüfung um keine Wahlprüfung gehandelt habe, da diese dem Wahlprüfungsausschuss vorbehalten sei bzw. gewesen sei. Der Versand falscher Briefwahlunterlagen habe teilweise ungültige Stimmabgaben zur Folge gehabt. Laut Wahlprüfungsausschuss habe der Umstand, dass ungültige Stimmabgaben erfolgten, allerdings angesichts des Stimmenverhältnisses keinen Einfluss auf die Mandatsverteilung gehabt. Der Fehler sei im Zusammenhang mit dem fremdvergebenen Verpackungsauftrag aufgetreten. Das Vergabeverfahren als solches sei vergaberechtskonform abgewickelt worden. Der Auftragnehmer sei allerdings vom Amt für Statistik und Wahlen (StA 12) zu keiner Zeit auf das Erfordernis einer nach Wahlkreisen getrennten Verpackung hingewiesen worden. Aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes sei die unterlassene Aufklärung des Auftragsnehmers über die konkreten Verpackungsmodalitäten bzw. die nicht rechtzeitige Entdeckung dieses Fehlers durch organisatorische Mängel im Bereich Kommunikation und Endkontrolle begünstigt worden. Durch die Briefwahlpanne und die anschließenden Maßnahmen zur Bereinigung bzw. Eingrenzung seien der Stadt Dortmund Kosten in Höhe von rd. 165.000 € entstanden.
Das Amt für Statistik und Wahlen habe in seiner abschließenden Stellungnahme den Fehler eingeräumt und diesen zusammenfassend mit einer „nicht mehr nachvollziehbaren Verstrickung aller ungünstigen Umstände“ begründet. Herr Bartsch weist bezüglich der Klärung der „personellen Verantwortlichkeiten“ und des „Regresses“ auf den mündlichen Bericht des Personalamtes als Vertreter des Arbeitgebers Stadt Dortmund im nicht öffentlichen Teil der heutigen Sitzung hin.

Herr Sommerer, Amtsleiter des StA 12, bestätigt den aus seiner Sicht fairen Bericht des Rechnungsprüfungsamtes, stellt allerdings abweichend zu dem Bericht dar, dass seines Erachtens die Dokumentation im StA 12 hinreichend gewesen sei. Der Fehler sei zwar als solcher gering gewesen, in seinen Auswirkungen jedoch gravierend. Sein Amt habe sofort nach Bekanntwerden alles daran gesetzt, den Fehler zu korrigieren.

In der sich anschließenden ausführlichen Diskussion aller Fraktionen geht es im Wesentlichen um Fragen der organisatorischen Abwicklung im StA 12, der Notwendigkeit der Fremdvergabe, der Vergabe- und Verpackungsmodalitäten, der Endkontrolle der zu verpackenden Wahlzettel und um die Maßnahmen zur Fehlervermeidung bei zukünftiger Abwicklung von Wahlen.
Herr Sommerer beantwortet die Fragen und erläutert ausführlich den praktischen Ablauf der Versendung der Briefwahlunterlagen.

Der zuständige Dezernent, Herr Steitz, äußert im Laufe der Diskussion, dass kein Zweifel an dem Fehler bestehe, es jedoch auch Anerkennung verdiene, dass das Amt für Statistik und Wahlen alles getan und damit verhindert habe, dass in Dortmund eine zweite Wahl stattfinden musste. Diese Feststellung sei für ihn die einzige, die zähle. Bezüglich der Fragen zur zukünftigen Abwicklung und Fehlervermeidung bei Wahlen erklärt Herr Steitz, dass geplant sei, den operativen Teil des StA 12 bei den Bürgerdiensten anzusiedeln, u. a. weil dort wesentlich mehr Personalkapazitäten vorhanden seien als dies bei StA 12 der Fall sei.

Herr Tokarski, Bürgerliste/FDP, wird vom Vorsitzenden, Herrn Radtke, auf den nicht öffentlichen Teil der Sitzung verwiesen, als er personelle Konsequenzen einfordert.

Am Ende einer ausgiebigen Diskussion sind sich alle Fraktionen einig, dass sich ein solcher Fall nicht wiederholen dürfe.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.



zu TOP 2.2
Beschlussfassung über die Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2004 und die Entlastung des Oberbürgermeisters aus dieser Rechnung.
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 04990-06)

Herr Wilczek, Frau Jäger und Herr Köster stellen dem Ausschuss die Ergebnisse der Prüfung der Jahresrechnung des HJ 2004 vor und zeigen die wesentlichen Eck- und Strukturdaten des Haushaltes in Form einer visuellen Präsentation auf. In diesem Rahmen wird auch der gesondert erstellte Jahresabschluss zum Neuen Kommunalen Haushalt (NKH) erläutert und die Ausführungen im Bereich Kassenwirtschaft werden kommentiert.

Herr Wilczek macht deutlich, dass die verspätete Einbringung der Jahresrechnung in die politischen Gremien und die Nachforderung von Dokumentationen und Unterlagen im Rahmen des NKH-Jahresabschlusses die Folge für die verspätete Einbringung des Schlussberichtes gewesen sei. Des Weiteren wird die Notwendigkeit der Erstellung eines Haushaltssicherungskonzeptes dargestellt und der Beurteilungsvorschlag zur Gesamtbewertung vorgetragen.

Der stellvertr. Vorsitzende, Herr Radtke, stellt an die Adresse der Kämmerei die Frage, wann die Jahresrechnung 2005 in den Rat eingebracht werde. Herr Spreen, Kämmerei, teilt dazu mit, dass beabsichtigt sei, die Jahresrechnung HJ 2005 im Juni 2006 in den Rat einzubringen.

Herr Radtke macht deutlich, dass nicht nur seine Fraktion mit der verspäteten Einbringung des Jahresabschlusses in den letzten Jahren unzufrieden gewesen sei. Er gehe nunmehr davon aus, dass zukünftig ein termingerechter Ablauf erfolgen werde.

Der stellvertretende Ausschussvorsitzende, Herr Radtke, stellt zusammenfassend fest, dass die Prüfung der Jahresrechnung 2004 durch das Rechnungsprüfungsamt und den Rechnungsprüfungsausschuss keine Ergebnisse gezeigt habe, die der Beschlussfassung über die Jahresrechnung und der Entlastung des Oberbürgermeisters durch den Rat entgegenstehen könnten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat einstimmig, folgenden Beschluss zu fassen:

Beschluss
Der Rat der Stadt Dortmund beschließt die vom Rechnungsprüfungsamt und vom Rechnungsprüfungsausschuss unter Einbeziehung des Neuen Kommunalen Haushalts geprüfte Jahresrechnung der Stadt Dortmund für das Haushaltsjahr 2004 mit dem in der Rechnung ausgewiesenen Sollabschlussergebnis unter Berücksichtigung der im Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung 2004 getroffenen Feststellungen gemäß § 94 I 1 GO alte Fassung. Gleichzeitig entlastet er den Oberbürgermeister aus dieser geprüften Jahresrechnung 2004.



zu TOP 2.3
Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das HJ 2004 - PB 05/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04921-06)

Die Vorlage wird vom Rechnungsprüfungsausschuss ohne Aussprache zur Kenntnis genommen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.





zu TOP 2.4
Abrechnungsverfahren Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) - Land Nordrhein-Westfalen, Haushaltsjahre 2001 und 2002 - PB 35/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04836-06)

Die Vorlage wird vom Rechnungsprüfungsausschuss ohne Aussprache zur Kenntnis genommen.

Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der durchgeführten Prüfung einstimmig zur Kenntnis.




zu TOP 2.5
Auslastung und Wirtschaftlichkeit der Radarmessfahrzeuge/-geräte einschließlich der haushaltsmäßigen Abwicklung der Einnahmen; hier: Teilbericht I - Prüfung des Verfahrensablaufes und der haushaltsmäßigen Abwicklung der Einnahmen - PB 45/05
Beschluss
(Drucksache Nr.: 04870-06)

Herr Wilczek gibt Erläuterungen zu den Feststellungen des Prüfungsberichtes sowie kurze Anmerkungen zu den Stellungnahmen der betroffenen Fachämter.
Als Ergebnis der Prüfung seien verschiedene Mängel bei dem mit Hilfe eines ADV-Verfahrens abgewickelten Verfahrensablaufes festzuhalten. Erheblich seien diese insbesondere im Bereich der manuellen Sicherheitsfunktionen und der nachgelagerten Kontrollmechanismen gewesen.
Herr Wilczek stellt des Weiteren dar, dass durch die Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes, außer bei dem gesetzlich vorgeschriebenen Vier-Augen-Prinzip im Kassengeschäft, keine direkte Beteiligung einer weiteren Person zur Durchführung der jeweiligen Diensthandlung gefordert worden sei, sondern lediglich die Ausübung von ausreichenden Kontroll- und Aufsichtsfunktionen zu festzulegenden Zeitpunkten durch den Fachbereich im Nachhinein.
Er macht deutlich, dass es nicht sein könne, dass zwingend notwendige Kontrollfunktionen durch Hinweise auf zeitliche Belastungen oder Kapazitätsprobleme - so wie es die Stellungnahme des Fachbereiches beinhalte - nicht durchgeführt werden sollen.
Ziel der Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes sei gewesen, eine transparente, nachvollziehbare und vor allem auch sichere Verfahrensabwicklung zu gewährleisten.
Zum Abschluss dieser Teilprüfung habe das Dortmunder Systemhaus durch eine Mitteilung deutlich gemacht, dass in Kürze neue Software-Versionen des entsprechenden ADV-Verfahrens eingeführt werden sollen. Das Rechnungsprüfungsamt halte es für notwendig und sinnvoll, dass das Ordnungsamt im Rahmen dieser Programmänderungen die Prüfungsfeststellungen und Sicherheitsanforderungen berücksichtige und dies im Rahmen der zu erstellenden Dienstanweisung entsprechend dokumentiere.

Herr Schäfer, Amtleiter des Ordnungsamtes, erklärt, dass alle Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zutreffend dargestellt worden seien.
Die fehlende Dienstanweisung sei ihm bei seiner Dienstübernahme im Ordnungsamt nicht bekannt gewesen. Erklärend fügt er hinzu, dass die Diskussion im Rechnungsprüfungsausschuss über das Thema im Aug. 2000 geführt wurde, wenige Wochen bevor der vorherige Amtsleiter in den Ruhestand trat. Darüber hinaus sei die gesamte Führungsebene bis hin zur Gruppenleitung in der Verkehrsüberwachung seitdem ausgetauscht worden. Den Akten habe man darüber nichts entnehmen können. Die neue Dienstanweisung sei nunmehr in Arbeit.
In diesem Zusammenhang würden aber unterschiedliche Modelle diskutiert. Er gehe davon aus, die neue Dienstanweisung zum Jahresende den entsprechenden Gremien vorlegen zu können.
Zum Thema der in der Vorlage dargestellten verschiedenen Kontrollfunktionen im Verfahrensablauf erläutert Herr Schäfer, dass man auch dort das Erfordernis sähe. Es sei jedoch nicht einfach, dafür ein Konzept zu entwickeln, das allen Anforderungen gerecht würde, zumal bei der Vielzahl der Fälle das Verfahren technikunterstützt mit dosys. zusammen entwickelt



werden müsse. Er müsse zugeben, dass es „Brüche“ gegeben habe und bitte um Nachsicht. Man werde im Laufe dieses Jahres alle Beanstandungen bearbeiten.

Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, bemängelt, dass das Ganze bis heute noch nicht zum Abschluss gekommen sei.

Herr Dr. Brunsing, Bündnis 90/Die Grünen, fragt nach, ob Einzelpersonen im Amt im Fall von Geschwindigkeitsüberschreitungen die entsprechenden Daten ohne zusätzliche Kontrollfunktion entfernen können. Außerdem werden von Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, und Herrn Dr. Eigenbrod, CDU, die Angaben der nicht nachzuvollziehenden Unterschiede im Haushalts-Ist und Haushalts-Soll in der Stellungnahme bemängelt. Man erwarte zukünftig keine fiktiven Planzahlen.

Herr Schäfer erläutert daraufhin die Arbeitsabläufe. Auf die Frage von Herrn Dr. Brunsing antwortet er, dass ein Einzelfall von unrechtmäßiger Einstellung nicht ausgeschlossen werden könne. In den letzten Jahren mussten sich jedoch lediglich zwei Mitarbeiter personalrechtlich zur Verantwortung ziehen. Mittlerweile würden alle Fälle aufgelistet. Ergänzend dazu gäbe es klare schriftlich formulierte Standards. In diesen sei festgelegt, nach welchen Kriterien ein Fall eingestellt werde könne.
Dass mit der Blitzanlage an der B 1 die veranschlagten Einnahmen im Haushalt nicht wie erwartet zu erzielen gewesen seien, hinge damit zusammen, dass viele Autofahrer die Strecke kennen und ihr Verhalten entsprechend ändern. Die Unfallzahlen seien jedoch erfreulicherweise zurückgegangen und somit sei hier der gewünschte pädagogische Effekt eingetreten. Im Jahr 2005 seien die Einnahmen beim „ruhenden Verkehr“ sowie den Blitzanlagen – mit Ausnahme der an der B 1 – voll im Soll gegenüber dem Vorjahr.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis und erwartet, dass im Rahmen der Einführung der neuen Versionen des SOFT-CON Ordnungswidrigkeiten-Systems (SC-OWI-System) die Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes unter Hinweis auf die einschlägigen Bestimmungen bzw. die Sicherheitsanforderungen berücksichtigt und ausgeräumt werden.
StA 32 wird gebeten, hierüber dem Rechnungsprüfungsausschuss innerhalb eines Jahres abschließend zu berichten.



zu TOP 2.6
Prüfung des Aufwendungsersatzes für Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr
PB Nr. 53/05
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04912-06)

Die Vorlage wird vom Rechnungsprüfungsausschuss ohne Aussprache zur Kenntnis genommen.



Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.





Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Radtke	Pisula	Hesse
Stellvertr. Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin