Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift (öffentlich)

über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation

am 30.10.2014
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 16:20 Uhr

Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Balzer
Rm Gottwald
RM Heymann
Rm S. Meyer i. V. für Rm Lührs
Rm Schnittker

CDU-Fraktion

Rm Bartsch
Rm Krause

Rm Penning
Rm Suck
Rm Waßmann
Rm Weber
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Brunsing
sB Gurowietz
Rm Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten

Rm Dr. Tautorat
sB Dr. Tödt

Fraktion FDP/Bürgerliste

sB Wlost

Fraktion AfD

Rm Bohnhof

b) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Dr. Potthoff, 3/1-BL
Frau Wolfs, FB 1 – Gleichstellungsstelle
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Frau Bonan, StA 1
Frau Skodzik, 2/Dez.-Büro

Veröffentlichte Tagesordnung:

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Einführung von Ausschussmitgliedern (sachkundige Bürger und Bürgerinnen)

1.5 Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 18.09.2014

2. Haushalt

2.1 Konsolidierungsmaßnahmen zum Haushalt 2015
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14023-14)

3. Personal

3.1 Angelegenheiten des Personal- und Organisationsamtes

3.1.1 Personalbericht 2013
Gesundheitsbericht 2013
Frauenförderplan 2014 bis 2017
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 12946-14-E1)
- Die Vorlage wurde am 18.09.2014 behandelt.

3.1.2 Personal in der Betreuungsstelle
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 13561-14-E3)
- Das Thema wurde am 18.09.2014 behandelt.

3.1.3 Dezernatsverteilung und Vertretungsregelung ab dem 15. Februar 2015
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 13908-14)
- wird nachversandt -

3.1.4 Personalausgaben der Stadt Dortmund
Vorschlag zur TO mit Stellungnahme (Fraktion Alternative für Deutschland)
(Drucksache Nr.: 13977-14)

3.1.5 Telearbeit
Vorschlag zur TO mit Stellungnahme (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14020-14)

3.1.6 Personal- und Stellenbewirtschaftung
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14024-14)

3.2 Angelegenheiten anderer Fachbereiche

3.2.1 Sachstandsbericht Ombudsstelle für Bürgerinteressen und -initiativen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13375-14)

3.2.2 Aufgabenkritik im Ordnungsamt - StA 32 -
- mündlicher Bericht

3.2.3 Mitarbeiter im ehemaligen Stadtbahnbauamt
Vorschlag zur TO mit Stellungnahme (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14022-14)

4. Organisation

4.1 IT-Angelegenheiten

4.1.1 IT-Qualifizierungskonzept
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14025-14)

4.2 Allgemeine Organisationsangelegenheiten

4.2.1 Sanierung der Bezirksverwaltungsstelle Lütgendortmund
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 13236-14)

4.2.2 Wissensmanagement
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14021-14)

_____________________________________________
Zur Information erhalten Sie folgende Unterlagen:

Terminplan für die Sitzungen des Ausschusses für Personal und Organisation in 2015



Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff fest, dass der Ausschuss ordnungsgemäß eingeladen wurde sowie beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift benennt der Ausschuss für Personal und Organisation Herrn Rm Bartsch (CDU-Fraktion).


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Herr Rm Scihilff als Vorsitzender weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zieht den Vorschlag zur Tagesordnung zu 3.1.6 Personal- und Stellenbewirtschaftung (Drucksache Nr.: 14024-14) zurück.

Mit dieser Änderung wird die Tagesordnung vom Ausschuss für Personal und Organisation einstimmig festgestellt.


zu TOP 1.4
Einführung von Ausschussmitgliedern (sachkundige Bürger und Bürgerinnen)

Herr Rm Schilff verpflichtet Herrn sB Klaus Wlost (Fraktion FDP/Bürgerliste) und Herrn Dr. Christian Tödt (Fraktion Die Linke & Piraten), die Aufgabe als sachkundiger Bürger für den Ausschuss für Personal und Organisation nach bestem Wissen und Können wahrzunehmen, das Grundgesetz, die Verfassung des Landes Nordrhein-Westfalen und die Gesetze zu beachten und ihre Pflichten zum Wohle der Stadt Dortmund zu erfüllen.


zu TOP 1.5
Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 18.09.2014

Der Ausschuss für Personal und Organisation genehmigt einstimmig die Niederschrift über die 1. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 18.09.2014.


2. Haushalt

zu TOP 2.1
Konsolidierungsmaßnahmen zum Haushalt 2015
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14023-14)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14023-14-E1)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt nachfolgender Vorschlag zur Tagesordnung mit Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 15.10.2014 (Drucksache Nr.: 14023-14) vor:

„…. die CDU-Fraktion im Ausschuss für Personal und Organisation erbittet von der Verwaltung eine Berichterstattung zu folgendem Thema:

Erläuterung der Motive für die Konsolidierungsvorschläge auf der „sog. Sparliste“ vom 09.10.2014 die den Bereich Personal & Organisation betreffen (Amt 10, Amt 11, Amt 16, Alle lfd. Nr. 104 und lfd. Nr. 233 = Reduzierung Personal StA 11).“


Hierzu wurde folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 23.10.2014 (Drucksache Nr.: 14023-14-E1) vorgelegt:

„… zu der gestellten Frage nehme ich wie folgt Stellung.

Auch die Konsolidierungsvorschläge im Bereich Personal und Organisation sind ein Beitrag, um einen anzeigepflichtigen Haushalt für die Haushaltsjahre 2015 ff. zu erreichen und damit die finanzielle Handlungsfähigkeit der Stadt Dortmund sicherzustellen.

Die Konsolidierungsvorschläge sollen im Wesentlichen durch begleitende Einzelvorlagen inhaltlich näher ausgestaltet werden.

Es ist vorgesehen, dass die Vorlagen nach der Einbringung in den Rat am 13.11.14 in die Ausschussberatung gehen. Der Ausschuss für Personal- und Organisation soll dann am 05.02. 2015 befasst werden. Die Beschlussfassung im Rat erfolgt am 19.02.2015.

Ich schlage daher vor, die Themen in den Haushaltsberatungen zu behandeln.“


Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) erklärt, dass die CDU-Fraktion mit möglichst großem zeitlichen Vorlauf die Maßnahmen, die den Personalkörper im Rahmen der Haushaltsaufstellungen betreffen, in Ruhe beraten und die Motive hören möchte, warum diese Positionen der Sparliste von der Verwaltung vorgeschlagen wurden. Das ist notwendig, um in der eigenen Fraktion und ggf. mit anderen Fraktionen eine Bewertung durchführen und eine Aussage treffen zu können. Eine Beratung am 05.02.2014 sei für seine Fraktion zu spät. Es sei klar, dass es zu jeder Maßnahme eine eigene Vorlage geben werde, aber seine Fraktion benötige jetzt die Information. Er verweist auf das Beispiel der Einstellungen und die Diskussion zum Personalbericht aus der Sitzung am 18.09.2014.

Herr StD/StK Stüdemann hält den Wunsch der CDU-Fraktion, Informationen zu erhalten, für nachvollziehbar. Er bittet um Verständnis für das formale Verfahren, das vorsieht, dass der Kämmerer den Haushalt aufstellt und der Oberbürgermeister diesen – ggf. nach Änderungen - dem Rat zuleitet. Zumindest der Oberbürgermeister müsse die letzte Version unterzeichnen und einzelne Vorschläge unterschrieben haben. Er stellt am Beispiel Personalagentur, Personalentwicklung und Personalamt dar, dass es hier unterschiedliche Darstellungen gibt. Zur Einbringung des Haushaltes wird ein endabgestimmter Vorschlag der Verwaltung auf den Tisch gelegt. Zwischen dem 13.11.2014 und dem 19.02.2015 werde es möglich sein, die Diskussion in den Fraktionen zu begleiten.

Herr Rm Suck sieht die Möglichkeit der Diskussion in der Sitzung am 18.11.2014.

Der Ausschussvorsitzende, Herr Rm Schilff, informiert darüber, dass derzeitig geplant sei, die Sitzung des APO am 18.11.2014 ausfallen zu lassen.

Herr Rm Waßmann (CDU-Fraktion) verdeutlicht das Interesse der CDU-Fraktion, als Fachausschuss Maßnahmen des Personals und der Organisation frühzeitig zu diskutieren. Es müsse vernünftig mit dem Personal umgegangen und Transparenz hergestellt werden, es müsse möglich sein, sich eine Meinung zu bilden, um zu sehen, wie im Rahmen der Haushaltsberatungen mit den Themen umgegangen wird.

Der Ausschuss für Personal und Organisation signalisiert Einvernehmen zu dem Vorschlag, am 18.11.2014 eine Sitzung nur mit dem Thema Haushalt als Tagesordnungspunkt durchzuführen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache 14023-14-E1) zur Kenntnis.


3. Personal

3.1 Angelegenheiten des Personal- und Organisationsamtes

zu TOP 3.1.1
Personalbericht 2013
Gesundheitsbericht 2013
Frauenförderplan 2014 bis 2017
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 12946-14-E1)

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 09.10.2014 (Drucksache Nr.: 12946-14-E1) zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.2
Personal in der Betreuungsstelle
Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 13561-14-E3)

Dem Ausschuss für Personal und Organisation wurde nachfolgende Stellungnahme der Verwaltung vom 09.10.2014 (Drucksache Nr.: 13561-14-E1) vorgelegt:

„… im Nachgang zur Sitzung vom 18.09.2014 gebe ich Ihnen gern Auskunft zu den Fallzahlen und Bearbeitungszeiten in der Betreuungsstelle des Gesundheitsamtes.

Im Jahr 2013 gab es 1758 Fälle, in den Vorjahren waren die Fallzahlen ähnlich.

Durch die Gesetzesänderung zum 01.07.2014 ist von einer Fallzahl von rd. 3200 für das Jahr 2014 auszugehen, welche sich aus den oben genannten Arbeitsfeldern zusammensetzen.

Den höchsten Arbeitsanteil nehmen die Sachverhaltsaufklärungen bei rechtlicher Anregung ein (2014: ca. 1880 Fälle). Laut aktueller Personalbedarfsermittlung benötigt eine sozialpädagogische Fachkraft hierfür im Durchschnitt jeweils rund fünf Stunden. Eine Vergleichsstudie des Deutschen Landkreistages („Empfehlungen zum Betreuungsrecht - 3. Auflage) aus Mai 2014 bestätigt den zeitlichen Umfang bei den Sachverhaltsaufklärungen.

Zwei weitere Fallarten sind die Benennung eines Betreuers (2014: ca. 950 Fälle). Hierfür werden durchschnittlich ca. zwei Stunden benötigt. Und die Eignungsüberprüfung eines ehrenamtlichen Betreuers (2014: ca. 370 Fälle). Hierfür werden ca. 3,5 Stunden benötigt. Vorgenannte Hauptaufgaben (ca. 85%) und sämtliche Nebentätigkeiten und Verwaltungsaufgaben (ca. 15%) sind in die aktuelle Personalbemessung miteinbezogen worden und haben einen Personalbedarf von knapp 11 Sozialarbeiter/innen ergeben.“


Herr sB Gurowietz (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) vermisst bei der Stellungnahme die Sicht des Bürgers und der Bürgerin. Er hätte gerne eine Antwort darauf, wie lange ein durchschnittlicher Bearbeitungsvorgang für den/die Bürger/in dauert. Vor dem Hintergrund, dass dort jetzt mehr Personal eingesetzt wird, findet er interessant zu erfahren, wie die Zielgröße der Verwaltung ist.

Herr StD/StK Stüdemann erklärt, dass es nach einer Gesetzesänderung eine Weile dauert, bis die Verwaltung sich darauf eingerichtet hat. Er schlägt vor, zum Jahresende/zu Jahresanfang nächsten Jahres einen Evaluationsbericht vorzulegen und darzulegen, welche Erfahrungswerte vorhanden sind. Eine Zielgröße für die Fallbearbeitung sei schwerlich zu benennen, da die Fälle sehr individuell sind. Es können zunächst nur Durchschnittswerte abgebildet und abschließend eine Nachbemessung der Personalausstattung durchgeführt werden. Derzeitig liegen keine Beschwerden vor.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) bittet um Auskunft, wieviele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nun im dem Bereich arbeiten.

Herr Plätz sagt eine schriftliche Antwort zu, die dem Protokoll beigefügt wird.


Hinweis:
Das Personal- und Organisationsamt beantwortet die Frage wie folgt:

„In der Betreuungsstelle des Gesundheitsamtes sind aktuell 6,57 vollzeitverrechnete Stellen mit Sozialarbeiter/-innen besetzt.
Vier weitere Stellen für Sozialarbeiter/-innen sowie zwei Stellen für Verwaltungspersonal befinden sich derzeit in der Nachbesetzung.“

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 09.10.2014 (Drucksache Nr.: 13561-14-E1) zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.3
Dezernatsverteilung und Vertretungsregelung ab dem 15. Februar 2015
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 13908-14)

Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) schlägt vor, die beiden Dezernentenstellen mit einer Anzeige zusammen auszuschreiben, auch um Kosten zu sparen. Zudem stellt sie die Frage, warum diese Stellen nicht bundesweit ausgeschrieben werden und der „Frauenpassus“ zeigt ihres Erachtens nicht die Ernsthaftigkeit des Anliegens. Früher seien motivierendere Formulierungen in den Stellenausschreibungen enthalten gewesen.

Herr Rm Tölch (SPD-Fraktion) hält es nicht für zielführend, beide Stellenanzeigen zusammenzuführen. Er stellt sich vor, einen Baudezernenten beispielsweise auch in Fachzeitschriften auszuschreiben. Die Anzeigen sollten so geschaltet werden, dass zeitgleich die Besetzungsverfahren laufen.

Herr Plätz erläutert, dass für das Planungsdezernat auch Fachzeitschriften, z. B. die Bauwelt VDI, sowie das Bundesbaublatt genutzt werden. Der letzte Redaktionsschluss werde der 25.11.2014 sein. Die Verwaltung habe die ortsüblichen Veröffentlichungen vorgeschlagen, das Geld für Veröffentlichungen in Fachblättern sei im Budget der Stadt Dortmund nicht vorhanden.

Frau Rm Stackelbeck präzisiert ihren Vorschlag dahingehend, dass in der WAZ und der Ruhr Nachrichten beide Dezernate in einer Anzeige untereinander aufgeführt werden können, ggf. könnte auch auf die Internet-Seite der Stadt Dortmund verwiesen werden.

Herr StD/StK Stüdemann erklärt, dass man bei der von der Verwaltung vorgeschlagenen Verfahrensweise bleiben sollte, da die Kosten sich erheblich erhöhen, wenn in überregionalen Printmedien Anzeigen geschaltet werden sollen. Die digitale Kommunikation werden interessierte Persönlichkeiten erreichen.
Bei der Formulierung, dem „Frauenpassus“, sei es seines Erachtens nicht erforderlich, eine andere als die Standardformulierung zu wählen.

Herr Rm Suck stimmt im Namen der CDU-Fraktion der Vorlage zu.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation gibt dem Rat der Stadt einstimmig bei Stimmenthaltung durch Herrn sB Wlost (Fraktion FDP/Bürgerliste) die Empfehlung, folgenden Beschluss zu fassen:

1. Der Rat der Stadt Dortmund stimmt der Dezernatsverteilung und den Vertretungsregelungen ab dem 15. Februar 2015 zu.

2. Der Rat der Stadt Dortmund nimmt den beigefügten Ausschreibungstext einer Beigeordnetenstelle für das Dezernat „Schule, Jugend und Familie“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.4
Personalausgaben der Stadt Dortmund
Vorschlag zur TO mit Stellungnahme (Fraktion Alternative für Deutschland)
(Drucksache Nr.: 13977-14)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 13977-14-E1)


Die Fraktion Alternative für Deutschland hat einen Vorschlag zur Tagesordnung mit Stellungnahme vom 14.10.2014 (Drucksache Nr.: 13977-14) vorgelegt:

„… die Fraktion der Alternative für Deutschland im Rat der Stadt Dortmund schlägt folgenden TOP für die Ausschusssitzung am 30.10.2014 vor.

Vor dem Hintergrund eines drohenden Haushaltssicherungskonzeptes, der anstehenden Haushaltsberatungen für 2015 und der von der Verwaltung angekündigten Sparmaßnahmen sind alle Ausgaben der Stadt Dortmund auf den Prüfstand zu stellen. Die AfD-Fraktion bittet um einen Bericht der Verwaltung und um Beantwortung der folgenden Fragen:

Für die Beantwortung der Frage bitten wir die entsprechenden unten beigefügten Tabellen zu verwenden, die sich an der Bertelsmann Studie „Kommunaler Finanzreport 2013“ orientieren.

zu 1.
Schema 1: Personalausgaben der Stadt Dortmund inklusive der FEUs des Staatssektors (in Euro je Einwohner)

Ausgabenposition	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Personalausgaben
davon Aufwendungen für Abgeordnete und ehrenamtliche Tätigkeiten
davon Bezüge und Nebenleistungen
davon Versorgungsbezügen und dergleichen
davon Beihilfen, Unterstützungen und dergleichen
davon sonstige personelle Ausgaben

(FEU= Öffentliche Fonds, Einrichtungen und Unternehmen)

zu 2.

Schema 2: Kommunale Vollzeitbeschäftigte des Personals der Stadt Dortmund (in VZÄ je 1.000 Einwohner)

Aufgabenbereich	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Zentrale Verwaltung
darunter innere Verwaltung
darunter Sicherheit und Ordnung
Schule und Kultur
darunter Schulträgerauf-gaben
darunter Kultur und Wissenschaft
Soziales und Jugend
darunter Soziale Hilfen
darunter Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
hierzu gehören u.a. Tageseinrichtungen für Kinder
Gesundheit und Sport
darunter Gesundheitsdienste
hierzu gehören u.a. Krankenhäuser
darunter Sportförderung
Gestaltung der Umwelt
darunter Räumliche Planung und Entwicklung
darunter Bauen und Wohnen
darunter Ver- und Entsorgung
darunter Verkehrsflächen und –anlagen; ÖPNV
darunter Natur – und Landschaftspflege
darunter sonstiges
Insgesamt

Begründung:

Die Bertelsmann Stiftung veröffentlichte vergangenes Jahr die Studie „ Kommunaler Finanzreport 2013“. In dieser Studie wurden unter anderem die Personalausgaben je Einwohner in den einzelnen Bundesländern ermittelt. Ein Ergebnis dieser Studie ist, dass die Personalausgaben pro Kopf in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit 713,00 € weit über dem Bundesdurchschnitt liegen. Nach den Bundesländern Brandenburg, Sachsen-Anhalt und Hessen ist NRW das Land mit den höchsten Personalkosten pro Kopf. Für die Flächenländer ergibt sich im Durchschnitt ein Betrag von 669,00 €, der deutlich unter dem o.g. Wert liegt. Eine Auflistung der pro-Kopf-Personalkosten der Stadt Dortmund entsprechend dem beigefügten Schema der Bertelsmann Stiftung ist für ein Benchmarking erforderlich.


In dieser Studie wurden ebenfalls die von Kommunen beschäftigten Personen (als VZÄ) je 1000 Einwohner in den einzelnen Bundesländern, aufgeschlüsselt nach Aufgabenbereichen, ermittelt. Auf Grund der in der ersten Frage vorgestellten Ergebnisse erstaunt es nicht, dass NRW auch in dieser Statistik zu den Bundesländern mit den am meisten Beschäftigten pro Kopf gehört. Um auch hier besser vergleichen und Benchmarks ermitteln zu können, ist eine Auflistung der Beschäftigten der Stadt Dortmund in den verschiedenen Bereichen und pro 1000 Einwohner, wie von der Bertelsmann Stiftung durchgeführt, erforderlich. Wir bitten bei der Beantwortung der Frage darum, zu ergänzen, ob und wie viele Auszubildende in die von der Verwaltung übermittelten Daten eingerechnet worden sind oder nicht.“


Hierzu liegt dem Ausschuss für Personal und Organisation folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 22.10.2014 (Drucksache Nr.: 13977-14-E1) vor:

„…. die Fraktion der Alternative für Deutschland im Rat der Stadt Dortmund bittet um Mitteilung,
- in welcher Höhe bei der Stadt Dortmund Personalausgaben in Relation zur Bevölkerungszahl von 2010 bis 2015 entstanden sind bzw. entstehen werden und
- wie hoch bezogen auf den gleichen Zeitraum der Wert des vollzeitverrechneten Personals
pro 1.000 Einwohner lag bzw. liegen wird.

Die Daten der Stadt Dortmund sollen damit einen Vergleich zu Werten auf Landesebene ermöglichen, die vom Statistischen Bundesamt veröffentlicht und in dem Bericht der Bertelsmann Stiftung, der in der Bitte um Stellungnahme angesprochen wird, verwendet worden sind.

Für einen aussagekräftigen Vergleich ist es notwendig, dass die Daten nach derselben Methode ermittelt, identisch zusammengefasst und aufbereitet werden. Vergleichsdaten in geforderter Form liegen bei der Stadt Dortmund nicht vor und können auch nicht ermittelt werden, denn es handelt sich nicht nur um Daten der Kernverwaltung, sondern ebenso um andere Bereiche des Gesamtkonzerns Stadt Dortmund.

Rohdaten werden jedoch vom Statistischen Landesamt NRW (IT.NRW) gesammelt und vorgehalten. Eine Rücksprache dort ergab, dass Daten, die bezogen auf die Landesebene vorliegen und vom Statistischen Bundesamt veröffentlicht werden, analog auf Kommunalebene erst noch ausgewertet werden müssten. Diese Auswertung ist nach einer ersten dortigen Einschätzung vergleichsweise aufwändig und kostenpflichtig.

Von daher kann die Verwaltung die gewünschten Daten nicht zur Verfügung stellen.“


Herr Rm Bohnhof (Fraktion AfD) bittet um Auskunft, warum es nicht möglich sei, die Fragen der Fraktion AfD zu beantworten.

Herr StD/StK Stüdemann erklärt, dass nur ein vertretbarer Bearbeitungsaufwand bei der Beantwortung von Fragen entstehen sollte. Er bietet stattdessen an, als Alternative den letzten Gemeindeprüfungsbericht zu Rate zu ziehen. Bei verschiedenen Parametern wurde die Stadt Dortmund in diesem Bericht interkommunal verglichen. Der Berichte der Gemeindeprüfungsanstalt in Herne gibt ein Grundgefühl dafür, ob die Stadt Dortmund u. a. übermäßig viel Personal beschäftigt. Die überörtliche Prüfung der betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Zusammenhänge wird aktuell bearbeitet und voraussichtlich im Februar 2015 dem Rat zugeleitet. Es wurden alle Berechnungen überprüft hinsichtlich der einzelnen Dezernate, des Sach- und Personalaufwandes und der Personalquote.
Der vorhandene und der jetzt entstehende Bericht geben einen Überblick über die gewünschten Zahlen.
Ein Quervergleich zur Landesregierung ist schwierig, da die Landesregierung das Personal anders erfasst, anders berechnet, baut es sektoral anders im Haushalt auf. Wenn dies auf die Systematik der kommunalen Haushaltsplanaufstellung übertragen würde, wird es durch erforderliche Nachberechnungen sehr aufwändig.
Ansonsten verweist Herr StD/StK Stüdemann auf die Stellungnahme der Verwaltung.

Herr Rm Bohnhof wird sich die Unterlagen anschauen, er will keine kostenträchtigen, externen Leistungen vergeben, ihm gehe es um den kommunalen Vergleich.

Hinweis:
Mit Schreiben des Herrn StD/StK Stüdemann vom 12.11.2014 haben die Fraktionen die nichtöffentliche Ratsvorlage „Überörtliche Prüfung der Stadt Dortmund durch die Gemeindeprüfanstalt Nordrhein-Westfalen“ (Drucksache Nr.: 15341-09) und eine CD erhalten, auf der der letzte, als nichtöffentlich anzusehende Gemeindeprüfungsbericht aufgespielt war.


Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 22.10.2014 (Drucksache Nr.: 13977-14-E1) zur Kenntnis.

zu TOP 3.1.5
Telearbeit
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14020-14)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14020-14-E1)


Der Ausschuss für Personal und Organisation hat folgenden Vorschlag zur Tagesordnung mit Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 15.10.2014 (Drucksache Nr.: 14020-14) erhalten:

„…. die CDU-Fraktion im Ausschuss für Personal und Organisation bittet unter Bezugnahme auf 7.3 des Frauenförderplans 20014-2017 um Berichterstattung/Beantwortung folgender Fragen zum Thema Telearbeit bei der Stadtverwaltung. Hierbei sollen folgende Fragen beantwortet werden:

Dem Ausschuss liegt nachfolgende Stellungnahme der Verwaltung vom 22.10.2014 (Drucksache Nr.-: 14020-14-E1) vor:

„… zu den gestellten Fragen nehme ich wie folgt Stellung:

Fragen 1 und 2: Wie viele Bedienstete nehmen derzeit Telearbeit in Anspruch ?

Derzeit nehmen 38 Männer und 52 Frauen = ingesamt 88 Beschäftigte an der Telearbeit teil.

Frage 3: Welchen Restriktionen unterliegt die Gewährung von Telearbeit ?

Die Vereinbarung von Telearbeit richtet sich nach Anlage 1 „Alternierende Telearbeit“ vom 21.01.2010 zur Rahmendienstvereinbarung TIV vom 22.04.1998. Das Dokument ist als Anlage beigefügt.

Frage 4: In welchen Stadtämtern besteht grds. die Möglichkeit zur Telearbeit ?

Der Bereich, in dem Telarbeit möglich ist lässt sich nur nach der Art der Aufgabenerledigung abgrenzen und ist grundsätzlich in jedem Stadtamt möglich. Schwerpunktmäßig verteilt nehmen derzeit 56 Beschäftigte in den Bereichen Dortmunder Systemhaus, Liegenschaftsamt, Schulverwaltungsamt, Jobcenter und Wirtschaftsförderung Telearbeit wahr. Die übrigen 32 Beschäftigten verteilen sich auf 15 weitere Fachbereiche.“

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 22.10.2014 (Drucksache Nr.-: 14020-14-E1) zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.6
Personal- und Stellenbewirtschaftung
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14024-14)

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hat den Vorschlag zur Tagesordnung unter TOP 1.3 - Feststellung der Tagesordnung - zu Beginn der Sitzung zurückgezogen.


3.2 Angelegenheiten anderer Fachbereiche

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht Ombudsstelle für Bürgerinteressen und -initiativen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 13375-14)

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) interessiert sich dafür, was die einzelnen Verbände und Vereinigungen zur Ombudsfrau sagen, und für eine Evaluation. Es stelle sich die Frage – gerade im Zusammenhang mit den Haushaltsberatungen - , ob die Stelle der Ombudsfrau vom Kunden angenommen werde.

Frau Bonan gibt an, dass es möglich sei, die Bürgerinnen und Bürger zu befragen. Dies sei sicherlich online möglich. Dafür würde das entsprechende Budget benötigt. Frau Bonan erläutert, dass Bürgerinitiativen punktuell und nur themenbezogen arbeiten.

Herr StD/StK Stüdemann schlägt vor, eine derartige Frage zusammen mit der ohnehin in bestimmten Rhythmen durchzuführenden Bürgerbefragung zu stellen.

Frau Rm Dr. Tautorat ist grundsätzlich einverstanden. Den Kosten einer Befragung gegenüber stehe die Einsparung der Ombudsstelle.

Für Herrn Rm Tölch (SPD-Fraktion) mache es Sinn, alle zu befragen, d. h. für ihn ist die Bürgerbefragung eine gute Möglichkeit festzustellen, inwieweit die Ombudsstelle benötigt wird.

Frau Rm Dr. Tautorat würde sich auf eine Befragung der Bürgerinitiativen beschränken wollen. Aus diesem Personenkreis liegen ihr negative Rückmeldungen vor. Sie möchte eher gesicherte Zahlen und keine Gerüchte, daher ist der Wunsch nach einer Befragung vorhanden.

Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) ist der Meinung, dass das Geld für eine Befragung derzeitig nicht zur Verfügung stehe. Man könne sich bereits ausrechnen, was bei einer Befragung bei den Bürgerinitiativen geantwortet würde. Die Ombudsstelle sei ein Krisenmanagement, es seien häufig Emotionen im Spiel. Sie spricht sich gegen eine Beschlussfassung zu einer Evaluation aus.

Laut Herrn Rm Sohn sei nicht die Aufgabe der Ombudsstelle, die Bürgerinnen und Bürger zufrieden zu stellen. Die Ombudsstelle hat Menschen mit unterschiedlichen Auffassungen an einen Tisch zu bringen und Verbindung zu den Ratsmitgliedern bzw. dem Rat aufzunehmen.

Frau Rm Dr. Tautorat zeigt ihr Erstaunen, dass diesmal sich niemand für die Einsparung dieser Stelle ausspricht, obwohl keine Evaluation vorliegt. Sie weist darauf hin, dass es keinesfalls gegen die Person geht, die die Ombudsstelle innehabe. Sie möchte in Erfahrung bringen, wie die Initiativen reagieren und wie sie die eingerichtete Stelle empfinden.

Herr Rm Waßmann (CDU-Fraktion) erkennt in der Aufgabe der Ombudsstelle eher eine Mittleraufgabe. Diese zu evaluieren sei schwierig. Das heiße nicht, dass nicht über die Notwendigkeit verschiedener Stellen der Stadtverwaltung nachgedacht werden müsse. Er stellt heraus, dass jede Fraktion entscheiden könne, ob sie diese Stelle erhalten möchte oder nicht. Ggf. können Anträge zur Einsparung der Stelle gestellt werden. Seines Erachtens sei eine politische Meinungsfindung notwendig, um zu entscheiden, ob die Ombudsstelle gewollt ist oder nicht. Auch sei die Organisationshoheit des Oberbürgermeisters betroffen.

Abschließend hält Herr Rm Schilff fest, dass für eine zusätzliche Erhebung finanzielle Mittel und ein Ratsbeschluss benötigt werden.

Beschluss
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt den Sachstandsbericht der Ombudsstelle für Bürgerinteressen und –initiativen zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.2
Aufgabenkritik im Ordnungsamt - StA 32 -
- Mündlicher Bericht

Frau StR’in Jägers erklärt, warum die Beantwortung bisher nicht erfolgen konnte. Der ehemalige Kämmerer der Stadt Flensburg hat sich u. a. mit dem Thema „Sättigungskurve für die Verkehrsüberwachung“ beschäftigt. Er hat eine erste vorläufige Einschätzung, wie die Berechnung nach seiner Erfahrung zu berechnen sei. Demnach müsse ein/e Außendienstmitarbeiter/in müsse sieben bis neun Ordnungswidrigkeiten pro Stunde schreiben, um im Rahmen seiner/ihrer Arbeitszeit die Stelle voll zu finanzieren. Dies sei ein Erfahrungswert. Frau StR’in Jägers sei auf einen Vergleichsring großer Städte verwiesen worden, der sich aber seit Jahren mit dem Thema nicht mehr befasse. Bei der KGSt habe sie inzwischen nachfragen lassen, ob es dort Vergleichszahlen gebe. In diesem Dialogprozess, herauszufinden, ob es eine evaluierte Schätzungsgrundlage aus den letzten fünf Jahren gebe, befindet sich Frau StR’in Jägers jetzt.
Ende des Jahres würde Frau StR’in Jägers ausrechnen wollen, wo die theoretische Sättigungskurve wäre, d. h. wieviele Außendienstmitarbeiter/innen sinnvollerweise höchstens eingesetzt werden können, um einen Ertrag zu erwirtschaften. Frau StR’in Jägers werde dabei auch den Zweck der Angelegenheit neben den Zahlen betrachten. Dieser Gedanke schütze davor zu sagen, dass immer mehr Außendienstmitarbeiter/-innen für das Schreiben der Knöllchen benötigt werden, um die Ertragslage zu erhöhen. Es gebe einen Punkt in der Sättigungskurve, ab wann sich dieses Vorgehen nicht mehr rechne.
Frau StR’in werde sich mit einem Ergebnis melden, sobald es vorliege.

Herr Rm Waßmann (CDU-Fraktion) findet es wichtig, im Zusammenhang mit einer Diskussion über eine Ausweitung oder Einsparung von Mitarbeiter/innen der Verkehrsüberwachung die Hintergründe parat zu haben und er bittet darum, diese zu den Haushaltsberatungen vorzulegen.

Frau StR’in Jägers informiert abschließend darüber, dass keine 95 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verkehrsüberwachung tätig sind. Diese Anzahl gibt den gesamten Außendienst wider, einschließlich Ermittlungsdienst und anderen Kollegen aus anderen Bereichen. Vom Haushalt 2013 auf den Haushalt 2014 wurden fünf Stellen in der Verkehrsüberwachung eingespart. Es mache Sinn, jetzt zu schauen, was sich rechnet. Zudem wurde das Ziel vorgegeben, die Erträge zu erhöhen.
Die Verkehrsverstöße bringen maximal die Vollfinanzierung einer Stelle. Verkehrsverstöße auf Autobahnen bringen dagegen eklatant höhere Bußgelder. Es sei irgendwann zu entscheiden, was innerstädtisch im Bereich der Verkehrsüberwachung neben dem Ziel der Verkehrssicherheit erreicht werden solle.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die mündlichen Informationen der Frau StR’in Jägers zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.3
Mitarbeiter im ehemaligen Stadtbahnbauamt
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14022-14)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14022-14-E1)


Folgender Vorschlag zur Tagesordnung mit Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 15.10.2014 (Drucksache Nr.: 14022-14) wurde dem Ausschuss für Personal und Organisation vorgelegt:

„… nach der Eingliederung des Stadtbahnbauamtes (69) in das Tiefbauamt (66) bittet die CDU Fraktion im Ausschuss für Personal und Organisation um schriftliche Beantwortung folgender Fragen:

Bei den angesprochen Mitarbeitern sind ausschließlich solche gemeint, die über einen technischen/ingenieurwissenschaftlichen Hintergrund verfügen.“


Folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 23.10.2014 (Drucksache Nr.: 14022-14-E1) liegt dem Ausschuss vor:

„…. für Ihre Anfrage danke ich. Das Tiefbauamt nimmt zu Ihren Fragen wie folgt Stellung:

1. Wie viele ehemalige Mitarbeiter des Stadtbahnbauamtes sind nach aktuellem Stand im
Tiefbauamt tätig?

Im Rahmen der Neuorganisation sind 44 Mitarbeiter mit technischen Berufsbildern in das Tiefbauamt integriert worden, von denen aktuell noch 40 dort beschäftigt sind.

2. Wie viele dieser Mitarbeiter sind mit Aufgaben im Kontext der Stadtbahn beschäftigt?
3. Was sind dies für Aufgaben?

Ziel der Neuorganisation war eine Verbesserung der Effektivität und der Effizienz in der Aufgabenerledigung durch Straffung von Aufgaben, Reduzierung von Schnittstellen und Zusammenfassen gleichartiger Arbeitsschritte. So wurden technische Bereiche nach den Lebenszyklusphasen der Infrastruktur Planen, Bauen und Betreiben geschaffen, um innerhalb der Fachsparten wie Straße, Ingenieurbau und Verkehrstechnik die Koordination zu erleichtern und Arbeitsspitzen aufzufangen.
Dadurch konnten 26,5 Planstellen eingespart werden.

In den Fachsparten Planung Ingenieurbauwerke (13 ehemalige Mitarbeiter von StA 69), Ingenieurbau (15 Ehemalige) und Ausbau (11 Ehemalige) werden heute Stadtbahnprojekte, Brücken, Lärmschutzwände und andere Ingenieurbauwerke bearbeitet. Das Aufgabenspektrum umfasst dabei alle Objektphasen der HOAI inklusive der Bauherrenleistungen und beinhaltet Vorplanung, Finanzierungs- und Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung, Bauvorbereitung, Vorbereitung der Vergabe, Projektsteuerung, Gutachten, Ingenieurverträge und Bauleitung. Somit sind fast alle ehemaligen Stadtbahnbauer nicht mehr ausschließlich für Stadtbahnprojekte tätig, sondern betreuen auch Brückenprojekte, Barrierefreiheit an Straßen oder Überdachungen von Fahrradabstellanlagen.
Aufgaben der Verwaltung werden hier nicht beschrieben, da die Mitarbeiter mit ingenieurwissenschaftlichem Hintergrund im Fokus der Anfrage standen.

4. Wie viele Mitarbeiter sind mit anderen Aufgaben beschäftigt?
5. Was sind dies für Aufgaben?

Der ehemalige Abteilungsleiter der Stadtbahnplanung ist heute als Fachspartenleiter für die Straßenplanung verantwortlich.

6. Wie viele Mitarbeiter werden perspektivisch (Zeitraum von 3 bis 5 Jahren) mit Aufgaben im Kontext der Stadtbahn beschäftigt sein?

In den nächsten 5 Jahren werden die heutigen Stadtbahnprojekte noch nicht abgeschlossen sein. Es handelt sich dabei nicht nur um Streckenergänzungen gemäß Stadtbahnentwicklungskonzept, sondern in den vergangenen Jahren durch neue gesetzliche Vorgaben im Bereich Brandschutz und Barrierefreiheit auch an Bahnhöfen im Bestand entstandene Pflichtaufgaben.

Aktuelle Stadtbahnprojekte sind:
- Aufzugsnachrüstung Münsterstraße in Planung, Bau 2015-2017
- Aufzugsnachrüstung Märkische Straße in Planung, Bau 2016-2019
- Mobilitätsgerechter Umbau Rombergpark in Planung, Bau 2015-2016
- Barrierefreier Ausbau Rheinische Straße, S4 in Planung, Bau 2018-2020
- Bahnsteiganhebungen Strecke Aplerbeck in Planung, Bau ab 2021
(Barrierefreiheit, Fahrzeugumrüstung DSW21)
- Untertunnelung Marsbruchstraße, Baulos 75 im Bau bis 2019
- Umbau Stadtbahnstation HBF, Baulos 20 im Bau bis 2019
- Barrierefreiheit und Brandschutz Linie III u.a. im Bau bis 2016
- Erneuerung Fahrleitung Marten- Wickede bis 2019
(Projekt für DSW21)

7. Welche Aufgaben sollen etwaige Mitarbeiter, die keine Stadtbahnaufgaben mehr zu erfüllen haben, zukünftig übernehmen?

Wie in den vorherigen Fragen dargestellt, ist die neue Organisation bereits so aufgestellt, dass alle Mitarbeiter aufgrund ihrer beruflichen Qualifikation sowohl mit Planung und Bau der geschilderten Ingenieurbauwerke als auch mit Straßenbauprojekten betraut werden können.

Vor dem Hintergrund der "Überalterung" des Tiefbauamtes, ganz besonders in den Bereichen Planung und Bau, sowie den dadurch bedingten Abgängen in den nächsten Jahren, ist die Beschäftigung der Mitarbeiter mit Pflichtaufgaben des Bereichs Tiefbau gesichert. Randbedingungen wie Mangel an Ingenieuren und Technikern in der Gesamtverwaltung durch langjährigen Einstellungsstopp tragen ebenfalls dazu bei.
Um die politisch beschlossene Erhöhung der Budgets zur Erhaltung der Städtischen Infrastruktur bis 2018 umsetzen zu können, hat das Tiefbauamt ein Personalentwicklungskonzept mit Schwerpunkt Ausbildung zur Besetzung der freien
Planstellen aufgestellt.“

Beschluss:
Die Stellungnahme der Verwaltung vom 23.10.2014 (Drucksache Nr.: 14022-14-E1) wird zur Kenntnis genommen.


4. Organisation

4.1 IT-Angelegenheiten

zu TOP 4.1.1
IT-Qualifizierungskonzept
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14025-14)
- Stellungnahme zum TOP (Fraktion B'90/Die Grünen) (Drucksache Nr.: 14025-14-E1)
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14025-14-E2)


Folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 22.10.2014 (Drucksache Nr.: 14025-14-E1) liegt den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation vor:

„… die Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN bittet um einen Sachstandsbericht zum ITQualifizierungskonzept, das im Oktober 2011 beschlossen wurde.

Wir bitten auch um die Beantwortung folgender Fragen:

1. Die Entwicklung flächendeckender Anforderungsprofile und beschäftigtenorientierter Qualifizierungen waren wesentliche Bestandteile im Prozess der Umsetzung des IT-Qualifizierungskonzeptes. Für welche Bereiche liegt eine solche Bildungsbedarfsanalyse mittlerweile vor, für welche fehlt sie noch?

2. Wie viele Personen haben an der Maßnahme bisher teilgenommen? Wie viele
Mitarbeiter*innen sollen insgesamt geschult werden?

3. Gab es Bereiche in der Verwaltung, in denen besonders viele oder besonders wenige Personen geschult wurden? In welchen Bereichen wurde bisher noch nicht geschult?

4. In dem Pilotprojekt bezogen sich die Schulungsinhalte lediglich auf die Anwendungen Microsoft Office und Lotus Notes. Sind Qualifizierungsmaßnahmen auch für Spezial- bzw. Fachanwendungen geplant oder bereits durchgeführt?

Begründung:
2011 haben verschiedene Akteure zusammen mit dem Personal- und Organisationsamt ein IT-Qualifizierungskonzept entwickelt (DS-Nr.: 05497-11). Die Entwicklung flächendeckender Anforderungsprofile und beschäftigtenorientierter Qualifizierungen waren Gegenstand des Prozesses und Bestandteil des IT-Qualifizierungskonzeptes.

Qualifizierungsbedarfsermittlungen wurden als unerlässlich für die Erledigung der übertragenen Aufgaben definiert.“


Nachfolgende Stellungnahme der Verwaltung vom 28.10.2014 liegt dem Ausschuss zur Sitzung vor:

„… zu den gestellten Fragen nehme ich wie folgt Stellung:

Um fehlende Kenntnisse der Beschäftigten im IT-Bereich zu ermitteln, erfolgte zunächst in vier ausgewählten Modellbereichen die Erhebung der IT-bedingten Qualifizierungsbedarfe auf der Basis der aufgabenbezogenen Anforderungen. Nach Auswertung der Daten wurden bereichsbezogene, bedarfs- und beschäftigtenorientierte Qualifizierungskonzepte (Schulungsmaßnahmen) erarbeitet.
Nach der Evaluation der in den Modellbereichen durchgeführten Schulungsmaßnahmen wurden diese inhaltlich angepasst bzw. weitere erforderliche Schulungen, wie z.B. einzelne SAP-Module, Visio und Access, konzipiert. Insofern gab es bereits hier eine Erweiterung der Schulungsinhalte über den Bereich der Office-Produkte und Lotus Notes hinaus. Die entwickelten Qualifizierungsmodule wurden mit dem Abschlussbericht zur Ermittlung der IT-Qualifizierungsbedarfe in den Modellbereichen im September 2013 dem Ausschuss für Personal und Organisation zur Kenntnisnahme vorgelegt (DS-Nr. 10397-13).

Bereits seit September 2013 werden diese IT-Schulungen als offene Basis-IT-Qualifizierungen allen Beschäftigten der Kernverwaltung und der Eigenbetriebe verwaltungsweit angeboten, aber auch individuell auf die Anforderungen der Fachbereiche zugeschnitten und durchgeführt. Auch besondere Personengruppen finden Berücksichtigung: So werden für die Nachwuchskräfte nach Anforderung der Ausbildung IT-Qualifizierungen konzipiert und laufend durchgeführt. Besondere Anforderungen der zu Schulenden, wie beispielweise bei den gehörlosen Usern in der Migrationsschulung (Windows 7/ Lotus Notes 8.5), finden ebenfalls Berücksichtigung.

Die Teilnehmenden an den IT-Qualifizierungsmaßnahmen kommen aus allen Verwaltungsbereichen. Ein signifikanter Schwerpunkt in einzelnen Fachbereichen kann nicht festgestellt werden. Inhaltlicher Schwerpunkt war sicherlich die Qualifizierung der Beschäftigten der Fachbereiche im Rahmen der Migration auf Windows 7/ Lotus Notes 8.5. Sie werden in der fachbereichsorientierten technischen Umstellungsphase (voraussichtlich bis Juni 2015) zeitnah mit entsprechenden Qualifizierungen begleitet.

Im Zeitraum 01.01.2013 bis 22.10.2014 wurden insgesamt 4.767 Beschäftigte in den zur Verfügung gestellten Basis-IT-Qualifizierungen und 493 Beschäftigte in individuell konzipierten IT-Qualifizierungen geschult.

Die Aufteilung der Teilnehmenden zu einzelnen Qualifizierungsbausteinen sind der Anlage zu entnehmen.

Im Rahmen vorhandener Kapazitäten wurden die IT-Schulungsräume der Personalagentur den Fachbereichen kostenlos zur Verfügung gestellt, um ihre Mitarbeiter/innen in spezifischen Fachanwendungen zu schulen. Bisher haben das Jugendamt, das Amt für Wohnungswesen, das Dortmunder Systemhaus, das Sozialamt und die Bürgerdienste diese Möglichkeit genutzt.

Seit Mitte 2014 wurden die Schulungen für Office 2003 in erheblichem Umfang gekürzt, da bereits mit der Vorbereitung zur Umstellung auf Office 2013 (siehe Ratsbeschluss DS-Nr.: 12002-14), die in Kürze erfolgt, begonnen wurde. Office 2013 unterscheidet sich im Aufbau, in der Darstellung und in den Funktionsmöglichkeiten erheblich von Office 2003. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass bei dem Umstieg ein umfangreicher Schulungsbedarf zu erwarten ist.

Neben der Ermittlung der IT-Qualifizierungsbedarfe werden weiterhin die grundsätzlichen Voraussetzungen für eine systematische Bildungsbedarfsanalyse geschaffen. Zur strukturierten Erfassung der Qualifikationsbedarfe wurde in Abstimmung mit dem Personalrat und unter Einbindung des Datenschutzbeauftragten eine Datenbank auf Lotus Notes-Basis entwickelt. Zwingend notwendige stellenbezogene Kompetenzen und personenbezogene Qualifikationen können über diese technische Lösung strukturiert von den Führungskräften und von den Beschäftigten auf der Grundlage eines zuvor geführten Gespräches definiert werden. Gleichzeitig ist eine Bewertung der Ausprägung der vorhandenen Qualifikationen in drei Abstufungen (Grundwissen, gute Kenntnisse und überdurchschnittliche Kenntnisse) vorgesehen, um hieraus notwendige Qualifizierungsbedarfe ableiten zu können.Derzeit laufen die erforderlichen Abstimmungs- und Beteiligungsprozesse sowie die datenschutz-rechtliche Prüfung. Anschließend soll die Datenbank in zwei Modellbereichen (u.a. das Personal- und Organisationsamt) erprobt und evaluiert werden, bevor die flächendeckende Umsetzung in der Gesamtverwaltung erfolgt.“


Herr sB Gurowietz (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) spricht die Datenbank für die „systematische Bildungsbedarfsanalyse“ an, die offenbar alle Bildungsbedarfe beinhaltet.

Auf die Nachfragen des Herrn sB Gurowietz zu dieser Datenbank erläutert Herr Plätz, dass die Umstellung auf Office 2013 noch bevorstehe. Im Frühjahr 2015 werde voraussichtlich damit begonnen und die Fortbildungen werden zeitnah zur Umstellung angeboten werden. Die Anforderungsprofile an jede Planstelle werden in der Datenbank mit den Profilen der Stelleinhaber/-innen, die auf die Stellen gesetzt werden, abgeglichen. Nach Gesprächen mit dem Personalrat wurde nun eine Modelldatenbank, die im Fachbereich 11 erprobt werden wird, auf den Weg gebracht. Hier sollen automatisiert die Anforderungsprofile mit den Voraussetzungen der Beschäftigten abgeglichen und ausgewiesen werden, wo Nachschulungsbedarf erforderlich ist. Nach dem Modellversuch soll die Datenbank verwaltungsweit tauglich gemacht werden, damit den Qualifizierungsbedarfen forciert nachgegangen wird. Das Defizit an Fortbildungen an einzelnen Arbeitsplätzen soll aufgefangen werden.

Auf die Frage des Herrn sB Gurowietz, ob bei Umsetzungen innerhalb der Verwaltung die Datenbank befragt wird, ob ein/e Bewerber/-in für eine Stelle geeignet ist, bejaht Herr Plätz, dass es nicht nur um die Ermittlung der Qualifizierungsbedarfe gehe, sondern es gehe darum, auch bei Besetzungsverfahren zu schauen, wer welche Voraussetzungen bereits erfüllt und wer nachgeschult werden müsse.

Beschluss:
Die Stellungnahme der Verwaltung vom 28.10.2014 (Drucksache Nr.: 14025-14-E2) wird zur Kenntnis genommen.


4.2 Allgemeine Organisationsangelegenheiten

zu TOP 4.2.1
Sanierung der Bezirksverwaltungsstelle Lütgendortmund
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 13236-14)

Frau Rm Stackelbeck plädiert im Namen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen dafür, die Vorlage an den Rat der Stadt durchlaufen zu lassen.

Herr Rm Suck stimmt für die CDU-Fraktion diesem Vorgehen zu.

Herr Rm Tölch spricht die Arbeitsbedingungen der in der Bezirksverwaltungsstelle in Lütgendortmund arbeitenden Beschäftigten an. Er ist der Meinung, dass es ein schönes Signal sei, wenn man den Mitarbeitern/innen in Lütgendortmund sagen könnte, der Personalausschuss habe die Maßnahme mitgetragen. Die SPD-Fraktion könne heute eine positive Empfehlung aussprechen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation lässt die Vorlage ohne Beschlussempfehlung an den Rat der Stadt durchlaufen.


zu TOP 4.2.2
Wissensmanagement
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14021-14)


Die CDU-Fraktion legt folgenden Antrag vom 15.10.2014 (Drucksache Nr.: 14021-14) vor:

„… der städtische Personalkörper steht in den kommenden Jahren vor großen Veränderungen. Aufgrund des demographischen Wandels ist absehbar, dass altersbedingt viele Beschäftigte die Stadtverwaltung verlassen werden. Diese Beschäftigten haben ein hohes fachliches Wissen erworben, das für die Stadt verloren geht, wenn es nicht an den aktiven Beschäftigungskörper der Stadt weitergegeben wird. In einigen Stadtämtern gibt es aus diesem Grund Ansätze eines Wissensmanagementsystems (u.a. StA 50, Bürgerdienste, um auch die Anfragen auf doline zu beantworten).

Beschlussvorschlag

Vor diesem Hintergrund beauftragt der Ausschuss für Personal und Organisation die Verwaltung, ein Konzept für ein Wissensmanagementsystem der Stadtverwaltung Dortmund zu erarbeiten und dem Ausschuss für Personal und Organisation vorzustellen.

Die Umsetzung eines solchen Konzeptes soll sicherstellen, dass das bei den Beschäftigten der Stadtverwaltung vorhandene Wissen bei Ausscheiden aus dem Dienst oder bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes den Nachfolgern zur Verfügung steht und kein Wissensverlust eintritt. Es ist auch anzugeben, welchen Aufwand (Geld und Stellen) die Implementierung eines solchen Systems verursachen würde.

Begründung

Reaktion auf die Folgen des demographischen Wandels, Optimale Ressourcennutzung des Wissens des städtischen Personalkörpers zum Wohle der Stadtverwaltung. Weitere Ausführungen ggf. mündlich.“

Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) erinnert an die Diskussion zum Personalbericht in der Sitzung am 18.09.2014 und begründet den Antrag.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) hält den Antrag für redundant, da es bereits innerhalb der Stadtverwaltung eine Struktur gebe, das Wissensmanagement sei Aufgabe der Personalentwicklung. Sie könne den Antrag nur ablehnen.

Für Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) beinhaltet das Thema Wissensmanagement so viel, dass erst geklärt werden müsse, worum es gehe und was gewollt sei. Eine Einschätzung, wie das Wissen ausscheidender Personen für nachfolgende systematisch gesichert werden könne, fände sie gut. Die Basis vieler Tätigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung sei in Gesetzen und Verwaltungsvorschriften hinterlegt.

Herr Plätz informiert, dass das Thema Wissensmanagement im Zusammenhang mit „Verwaltung 2020“ benannt wurde. Im Zuge von „Verwaltung 2020“ kam man zu dem Ergebnis, dass den Fachbereichen zu überlassen ist, das vorhandene Wissen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als eigenes Wissensmanagement aufzubauen, z. B. ist dies bei den Bürgerdiensten – StA 33 – und im Sozialamt – StA 50 – gemacht worden. Im Personal- und Organisationsamt soll jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin in der Lage sein, vom ersten Tag an zentral an einem Ort – möglichst elektronisch unterstützt – das Wissen abzurufen, um seine Tätigkeiten wahrzunehmen. Im Fachbereich 11 waren damit insgesamt 15 Personen über 12 Monate beschäftigt, das Wissen elektronisch zusammenzufassen, u. a. mit arbeitsgerichtlichen Urteilen, Urteilen der Verwaltungsgerichte etc. Es handelt sich inzwischen um eine üppige Datenbank, die an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Mit dem Personalrat war dies vorher besprochen worden. Die Datenbank befindet sich derzeitig im Test. Bei positiver Bewertung ist unter Berücksichtigung der Bestimmungen des Landespersonalvertretungsgesetzes daran gedacht worden, die Datenbank den Fachbereichen verwaltungsweit zur Verfügung zu stellen. Das Wissen des jeweiligen Fachbereiches kann in die Datenbank eingespeist und nach gleichem Schema gearbeitet werden. Dies habe den Vorteil, dass über eine Kachel auf der Arbeitsoberfläche des PC nach einer Struktur über eine Schlagwortsuche sofort auf bestimmte Informationen zugegriffen werden kann.

Herr StD/StK Stüdemann ist der Meinung, dass ein Wissensmanagement bei großen Unternehmen eine große Herausforderung sei, der man sich stellen müsse. Er nimmt sich der Anregung an und schlägt vor, das Modell zum Wissenstransfer bei den Fachbereichen 11, 33, 50 etc. anzuschauen und zu schauen, ob es funktioniert und ob es übertragbar auf andere Fachbereiche sei. Über die Entwicklung der Personal- und Organisationsentwicklungskonzepte wurde versucht, die Fachbereichsleitungen dazu zu bringen, darüber nachzudenken, wie der Aufgabenbestand aussieht und inwieweit sich dieser verändern könnte.
Herr StD/StK Stüdemann sagt eine Prüfung des Antrages bis Februar 2015 zu.

Herr Rm Suck begrüßt das vorgeschlagene Verfahren.

Herr Rm Tölch (SPD-Fraktion) findet die Thematisierung berechtigt, sieht aber die Vielschichtigkeit des Wissensmanagements. In regelbezogenen Arbeitsbereichen könne man sicherlich mit einer Datenbank arbeiten, aber nicht überall sei dies hilfreich. Ggf. sei keine generelle Lösung möglich. Beispielhaft erläutert er, dass es auch das Arbeitsmodell gebe, dass einem älteren Kollegen, der in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen wird, ein neuer Kollege zugeordnet werde. Über einen längeren Zeitraum erfolge dann eine Einarbeitung. Das Erfahrungswissen, das Beschäftigte haben, könne nicht durch eine Wissensdatenbank abgebildet werden können, dies könne nur persönlich weitergegeben werden. Wenn Planstellen für sechs Monate frei bleiben, um das eingesparte Geld für die Haushaltskonsolidierung zu nutzen, könne es nicht wundern, wenn das Erfahrungswissen verschwindet. An Arbeitsplätzen, an denen Spezialwissen erforderlich ist, könne die Einarbeitung nicht durch die Kollegen im Umfeld erfolgen. Es ist differenzierter darüber nachzudenken, auf welchem Arbeitsplatz welches Modell angewandt werden könne. Es müssen verschiedene Modelle vorhanden sein, die sinnvoll eingesetzt werden. Von der Verwaltung wünscht er sich entsprechende Lösungen.

Herr Rm Waßmann (CDU-Fraktion) hebt hervor, dass es um den Menschen gehe und nicht Datenbanken geschaffen werden sollen. In der Regel arbeiten erfahrene und unerfahrene Mitarbeiter/-innen zusammen. Herr Rm Waßmann hält einen guten Mix an Wissen und Erfahrung für notwendig. Den Vorschlag des Herrn StD/StK Stüdemann hält er für gut, einen Einstieg zu finden, was in der Verwaltung vorhanden ist, und dann zu schauen, ob im Interesse der Beschäftigten und der Verwaltung eine Optimierung möglich ist. Es sollte zu einer guten Durchmischung des Personalkörpers kommen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation beschließt mit Mehrheit der Stimmen gegen die Stimme der Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) bei Stimmenthaltung durch Herrn sB Dr. Tödt (Fraktion Die Linke & Piraten) folgenden Antrag:

„… der städtische Personalkörper steht in den kommenden Jahren vor großen Veränderungen. Aufgrund des demographischen Wandels ist absehbar, dass altersbedingt viele Beschäftigte die Stadtverwaltung verlassen werden. Diese Beschäftigten haben ein hohes fachliches Wissen erworben, das für die Stadt verloren geht, wenn es nicht an den aktiven Beschäftigungskörper der Stadt weitergegeben wird. In einigen Stadtämtern gibt es aus diesem Grund Ansätze eines Wissensmanagementsystems (u.a. StA 50, Bürgerdienste, um auch die Anfragen auf doline zu beantworten).

Beschlussvorschlag

Vor diesem Hintergrund beauftragt der Ausschuss für Personal und Organisation die Verwaltung, ein Konzept für ein Wissensmanagementsystem der Stadtverwaltung Dortmund zu erarbeiten und dem Ausschuss für Personal und Organisation vorzustellen.

Die Umsetzung eines solchen Konzeptes soll sicherstellen, dass das bei den Beschäftigten der Stadtverwaltung vorhandene Wissen bei Ausscheiden aus dem Dienst oder bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes den Nachfolgern zur Verfügung steht und kein Wissensverlust eintritt. Es ist auch anzugeben, welchen Aufwand (Geld und Stellen) die Implementierung eines solchen Systems verursachen würde.“

Begründung

Reaktion auf die Folgen des demographischen Wandels, Optimale Ressourcennutzung des Wissens des städtischen Personalkörpers zum Wohle der Stadtverwaltung. Weitere Ausführungen ggf. mündlich.

Herr Rm Schilff als Ausschussvorsitzender schließt um 16.20 Uhr die öffentliche Sitzung.

S c h i l f f	B a r t s c h	S k o d z i k
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin