Ausschuss für Personal und Organisation

Niederschrift

über die 7. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation

am 28.10.2010
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:10 - 16:30 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender

Rm Balzer
Rm Schreurs i. V. für Rm Berndsen
Rm Dr. Hetmeier
Rm Neumann-Lieven
Rm Pieper

CDU-Fraktion

Rm Böhm

Rm Buchloh
Rm Mause
Rm Bartsch i. V. für Rm Monegel
Rm Th. Hoffmann i. V. für Rm Strucker
Rm Weintz
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Pohlmann-Rohr i. V. für Rm Krüger
Rm Reuter
Rm Stackelbeck

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Becker, stellv. Vorsitzender
Rm Kanus

Fraktion Die Linke

Rm Dr. Tautorat

b) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Müller, 11/stv. AL
Frau Wolfs, StA 1 – Gleichstellungsstelle
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Farys, StA 1
Herr Krause, StA 1
Herr Wiener, StA 1
Frau Steckelbach, StA 23
Herr Wozny, StA 50
Herr Böhm, 64/stv. AL
Frau Skodzik, StA 1


Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 7. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation,
am 28.10.2010, Beginn: 15.00 Uhr,
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund

Öffentlicher Teil:

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.09.2010


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

2.1 Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2011
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02127-10)
- Die Unterlagen lagen bereits zur Ratssitzung am 30.09.2010 vor.

hierzu: Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2011; hier: Lesehilfe
(Drucksache Nr.: 02127-10-E1)

3. Personal

3.1 Aktueller Sachstand zur "Neuorientierung der Verwaltung"
- Mündliche Berichterstattung

3.2 Anonymisierte Bewerbungsverfahren in der Stadtverwaltung Dortmund
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)/Antrag
(Drucksache Nr.: 02276-10)

4. Organisation
- unbesetzt -

Zur Information erhalten Sie folgende Unterlage:

Terminplan für die Sitzungen des Ausschusses für Personal und Organisation in 2011
(Drucksache Nr.: 02170-10)



Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, um 15:10 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff die ordnungsgemäße Einladung sowie die Beschlussfähigkeit des Ausschusses für Personal und Organisation fest.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Rm Kanus (Fraktion FDP/Bürgerliste) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Herr Rm Schilff weist als Vorsitzender des Ausschusses auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird vom Ausschuss für Personal und Organisation wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 6. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.09.2010

Die Niederschrift über die 6. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.09.2010 wird einstimmig genehmigt.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

zu TOP 2.1
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2011
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 02127-10)
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2011; hier: Lesehilfe (Drucksache Nr.: 02127-10-E1)


Herr Rm Weintz (CDU-Fraktion) bittet um Auskunft zu den Personalkosten des Dezernats 1. Es sei eine deutliche Steigerung erkennbar, in 2009 gab es 77,5 Planstellen und einen Ansatz in Höhe von 3,974 Mio. Euro, in 2010 waren es 71,9 Planstellen mit 4,469 Mio. Euro, in 2011 werden es auch 71,9 Planstellen, aber mit 5,919 Mio. Euro sein. Im Stellenplan habe die CDU-Fraktion keine Erklärung finden können.

Herr OB Sierau verweist auf einen Ratsbeschluss vom 29.10.2009, mit dem das Dezernat 1 neben den bisherigen Fachbereichen nun auch die für Personal und Organisation, d. h. das Personalamt und dosys, umfasse.

Herr OB Sierau sagt zu, die Frage zur nächsten Sitzung des Ausschusses am 25.11.2010 zu beantworten.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation betrachtet die Vorlage „Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2011“ (Drucksache Nr.. 02127-10) als eingebracht.


3. Personal

zu TOP 3.1
Aktueller Sachstand zur "Neuorientierung der Verwaltung"
- Mündliche Berichterstattung
(Drucksache Nr.: 02292-10)
Präsentation
(Drucksache Nr.: 02292-10-E1)


Der aktuelle Sachstand der „Neuorientierung der Verwaltung“ wird mit Hilfe einer Präsentation (Drucksache Nr.: 02292-10-E1) dargestellt.

Herr OB Sierau stellt den Zusammenhang zwischen den veränderten Rahmenbedingungen für das Verwaltungshandeln und der Neuorientierung der Verwaltung her. Verwaltung sein kein Selbstzweck, sondern sie sei für die Menschen in Dortmund da. Es gebe zunehmend Herausforderungen, die nur partnerschaftlich in Kooperation mit Dritten abgewickelt werden können. Es gibt die strukturelle Unterfinanzierung des städtischen Haushaltes und Veränderungen in der öffentlichen Wahrnehmung und den Lebensstilen der Menschen. Auch gibt es Hinweise zur Stimmung innerhalb der Beschäftigten der Stadtverwaltung. Die Erlebnisse des letzten Jahres sollen aufgearbeitet werden und mehr Transparenz, Dialogorientierung und Klarheit sollen in Sachen Haushalt entstehen.
Inzwischen ist eine beachtliche Aktivität entstanden und das Thema der Neuorientierung der Verwaltung wird von vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mitgetragen. Es gibt bereits viele positive Zwischenergebnisse, insgesamt sei er mit dem erreichten Niveau zufrieden.
Herr OB Sierau macht auf die Dienstvereinbarung, die im Dezember 2009 vom Personalrat und ihm unterschrieben wurde und betriebsbedingte Kündigungen ausschließt, aufmerksam. Herr OB Sierau bedankt sich beim Personalrat der Stadtverwaltung Dortmund für die gute Zusammenarbeit.
Zum gleichen Zeitpunkt – im November 2009 - hatten der OB und der neu gewählte Kämmerer aus der Stadt Essen mitgeteilt, dass bis 2014 in Essen ca. jede dritte Stelle kw gestellt werde, d. h. dort wird ca. ein Drittel der Stellen abgebaut.

Herr Farys als Leiter des Gesamtprojektes „Neuorientierung der Verwaltung“ führt in das Thema ein. Die Projektgruppen haben mit ihrer Arbeit begonnen, inzwischen wurden der Projektlenkung Sachstandsberichte vorgelegt und es wurde Rechenschaft abgelegt. Die Rückmeldungen zigen, dass der eingeschlagene Weg richtig sei, die erzielten Ergebnisse haben Zustimmung erhalten. In den Projekten arbeiten nur zum Teil hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es arbeiten aber auch Kolleginnen und Kollegen neben ihrer täglichen Arbeit an den Projekten mit.
Herr Farys erläutert die Kommunikation im Projekt, die mit den Projektgruppenleitern und dem Personalrat in Form einer offenen Zusammenarbeit praktiziert werde (siehe Folie 4). Es werde versucht, das Interesse der Projektgruppenmitglieder, als Multiplikatoren zu arbeiten, was die Ziele und Ergebnisse der Projekte betrifft, zu wecken. Diese Rolle wurde bisher gut angenommen.
Ein wichtiges Ziel ist, die Ebene der Beschäftigten zu erreichen. In der Leitbilddiskussion werde als nächstes der Kontakt zu den Beschäftigten direkt aufgenommen werden.

Herr Wiener stellt anhand der Folien 5 – 10 die Arbeit der Personalagentur vor. Der personelle Aufbau der Personalagentur habe bis Ende Juni 2010 gedauert. Mit dem Schulungsbetrieb wurde bereits Ende April/Anfang Mai 2010 begonnen. Herr Wiener verweist auf die von der Personalagentur abgeschlossenen, laufenden und geplanten Projekte und erläutert einzelne näher. Es erfolgen laufend Umschulungen vorhandener Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für andere Aufgabenbereiche, so dass keine Einstellungen erfolgen. Nur die Nachtbewachung am U-Turm konnte nicht umgesetzt kommen, weil die Personaldecke im Schichtbetrieb zu dünn war. Auf Nachfrage gibt Herr Wiener an, dass die Nachtbewachung nun durch eine Fremdfirma übernommen wurde,
Die Qualifizierungsmaßnahmen der Personalagentur werden in der Regel von den Mitarbeitern/innen der Personalagentur sichergestellt. Auch werden mit Partnern, wie dem Studieninstitut oder der VHS, Kooperationen eingegangen.
Ende des Jahres werde die Personalagentur mit ca. 80 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gearbeitet haben. Am Beispiel der Ordnungspartnerschaften wurde dargestellt, welche Lerninhalte den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vermittelt werden und welche Hospitationen es zur Einarbeitung gegeben habe.
Herr Wiener erklärt, dass bisher alle Beschäftigten freiwillig in die Maßnahmen gekommen sind.

Der derzeitig höchste Stand an kommunalen Beschäftigten in der ARGE (Folie 8) zeigt, dass ein Personal(rückführungs)konzept für die ARGE nicht notwendig sei. In den Jahren bei der ARGE auslaufende Verträge lassen niemanden arbeitslos werden, außer die Leistung des/der Mitarbeiters/in lässt kein Interesse an einer Verlängerung entstehen.

Die Clearingstelle soll Vorschläge zur Besetzung der Planstellen machen. Möglichst sollen es interne Besetzungen und keine Einstellungen sein. Die Vorschläge sollen personalwirtschaftlich, haushaltsrechtlich und organisatorisch ausgewogen sein. Inzwischen hat die Clearingstelle 26mal getagt und es gab ca. 400 Besetzungsempfehlungen. Vom 01.01. – 31.07.2010 ist die Anzahl der Beschäftigten um 45 Personen zurückgegangen. Ab 2011 wird das Besetzungsgeschehen über eine „Personalsteuerungsdatei“ abgebildet werden können.

Herr Krause erläutert das Projekt- und das Tagesgeschäft der Organisationsentwicklung anhand von Beispielen (Folien 11 – 16).
Die Verwaltung plant, für das vom Regierungspräsidenten geforderte Personal- und Organisationsentwicklungskonzept in der Sitzung des Ausschusses am 25.11.2010 ein Eckpunktepapier der Verwaltung vorzustellen.

Auf Nachfragen der Frau Rm Reuter (Bündnis 90/Die Grünen) informiert Herr Krause darüber, dass das Vermessungs- und Katasteramt Schnittstellen innerhalb der Verwaltung habe. Es werde auch geprüft, ob auch eine regionale Zusammenarbeit sich anbietet. Im Fokus der Überlegungen stehe mehr die Stärkung der Binnenstrukturen und eine stärkere Inanspruchnahme insbesondere des Bereiches der Vermessung durch die städtischen Beteiligungen.
Ein Teil des Stadtbahnbauamtes wird in das Tiefbauamt integriert, nachdem das Stadtbahnbaukonzept bis 2012 ausläuft. Ein Teil wird den DSW21 zur Verfügung gestellt. Der Bau soll weiterhin von der Stadtverwaltung erfolgen, der Betrieb über die DSW21. Nach Aussage des Herrn Krause wird dieser Beschluss hinsichtlich des Stadtbahnbauamtes auf Wunsch der Belegschaft und der Fachbereiche vorgezogen. Dazu wird ggf. dem Rat eine gegenüber dem Ratsbeschluss vorher abweichende Beschlussfassung vorgelegt.

Frau Steckelbach berichtet über Abmietungen oder Teilabmietungen bei den Büroflächen, die z. T. im Zusammenhang mit Organisationsveränderungen stehen. Die Standortkonzentration zeigt sich insbesondere in der Innenstadt. Ein strategisches Gesamtkonzept ist für die städtischen Büroflächen zum ersten Quartal 2011 vorgesehen (Folie 17). Auch für die Optimierung der Gebäudewirtschaft (Folie 19) werden Beispiele gegeben.

Herr OB Sierau erklärt auf die Frage des Herrn Rm Weintz (CDU-Fraktion), warum die Wiedereinführung der Grundreinigung eine Reduzierung der Reinigungsstandards sei, dass durch die Wiedereinführung der flächendeckenden Grundreinigung eine Sicherung des Reinigungsstandards erfolgt. Es wurde inzwischen festgestellt, dass der Unterhaltungsaufwand in den Schulen durch die Grundreinigung reduziert wird. Offenbar werde weniger beschädigt, wenn die Schulen sauber sind.

Herr Wozny berichtet anhand der Folien 20 – 22 über den aktuellen Sachstand der Leitbildentwicklung, die einen „Dortmunder Weg“ vorsieht, und stellt die Struktur des Leitbildentwurfes vor. Es ist vorgesehen, die Mitarbeiter an der Leitbilddiskussion mitdiskutieren zu lassen. Erstaunlich sei die Erkenntnis gewesen, dass die angeschauten Leitbilder aus der Privatwirtschaft und anderen Verwaltungen in der Regel von oben vorgegeben waren, maximal der Betriebsrat - und nicht die Beschäftigten – war beteiligt worden. Der Abstimmungsprozess mit dem Personalrat ist noch erforderlich, anschließend kommt es nach der Veröffentlichung des Leitbildentwurfes zur Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung.

Herr Böhm erläutert den Dialogprozess, der innerhalb der Stadtverwaltung seit November 2009 läuft (Folien 23 – 29). Bisher gab es eine positive Resonanz, dass auf die Anliegen aus den Dialogveranstaltungen reagiert wurde, auch wenn zum Teil keine Lösungen gefunden werden konnten. Es gebe eine gute Zusammenarbeit mit den Projektgruppen Leitbildentwicklung und Organisationsentwicklung, die zur Umsetzung von Vorschlägen Unterstützung geboten haben. Auch die Kommentare der Beschäftigtenbefragung 2009 sind bei der Arbeit der Projektgruppe Dialogveranstaltungen eingeflossen. Die eigentliche Arbeit im Zusammenhang mit den Ergebnissen der Beschäftigtenbefragung erfolgt in den jeweiligen Fachbereichen. Es gab aber auch Kommentare von verwaltungsweitem Interesse, die das Themenpaket Personalamt und das zum Themenpaket FABIDO betreffen, bei denen mit StA 11 bzw. der Betriebsleitung FABIDO die weitere Vorgehensweise festgelegt werden konnte. Ziel ist es, Antworten auf die Kommentare zu finden und ggf. strukturelle Veränderungen herbeizuführen.
Herr Böhm geht auf die bewirkten Veränderungen (Folie 28), das weitere Vorgehen der Projektgruppe Dialogveranstaltungen und die geplante Evaluation über das Vorgehen (Folie 29) ein. Abschließend wird zu klären sein, ob diese Anliegen/Anregungen/Verbesserungsvorschläge in einen kontinuierlichen Prozess überführt werden sollen.

Auf die Frage der Frau Rm Dr. Tautorat nach dem aktuellen Sachstand der eingestellten Springer für FABIDO sagt Herr Plätz eine schriftliche Beantwortung dieser Frage zu.

Herr Krause erklärt zum Abschluss der Präsentation, dass die in der Ausschusssitzung am 11.03.2010 genannten Zeitziele, die bis zum Sommer 2010 angekündigt worden waren, erreicht wurden (Folie 30) und gibt eine Vorschau auf die Zeitziele bis Ende 2010 und für 2011 (Folien 31 und 32).

Herr Rm Schilff verdeutlicht, dass die nächste Berichterstattung in einem halben Jahr, d. h. im Marz/April 2011 erwartet werde.

Herr Rm Weintz bittet darum, beim nächsten Bericht mehr belastbare Zahlen vorzulegen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt den aktuellen Sachstand zur „Neuorientierung der Verwaltung“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Anonymisierte Bewerbungsverfahren in der Stadtverwaltung Dortmund
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)/Antrag
(Drucksache Nr.: 02276-10)

Herr Rm Sohn (SPD-Fraktion) begründet den Antrag.

Im Namen der CDU-Fraktion lehnt Herr Rm Weintz den Antrag ab, da das Antidiskriminierungsgesetz ausreiche, um Benachteiligten Sicherheit zu geben. Aufgrund der demografischen Entwicklung sei nicht damit zu rechnen, dass demnächst alle ausgeschriebenen Stellen mit fachlich qualifizierten Bewerbern/Bewerberinnen besetzt werden können. Bereits jetzt bestehe ein erheblicher Fachkräftemangel. Ein weiteres bürokratisches Hindernis möchte er nicht aufbauen. Ausschlaggebend für eine Einstellung könne nur die fachliche Qualifikation sein. Er sei überzeugt davon, dass Einstellungen bei der Stadtverwaltung Dortmund nur aufgrund der fachlichen Qualifikation durchgeführt werden.

Für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen stimmt Frau Rm Stackelbeck dem Antrag zu.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke) geht davon aus, dass ein Bewerbungsverfahren nie ganz objektiv erfolgen könne. Es sei menschlich, dass der erste Blick bei einer Bewerbung zum Foto gehe.

Herr Rm Kanus lehnt für die Fraktion FDP/Bürgerliste den Antrag ab, weil eine Zustimmung zur Schaffung weiterer Kosten führen würde.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation beschließt mit Mehrheit der Stimmen der SPD-Fraktion, der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen und der Fraktion Die Linke gegen die Stimmen der CDU-Fraktion und der Fraktion FDP/Bürgerliste nachfolgenden Antrag der SPD-Fraktion:

„Die Personalverwaltung wird aufgefordert, die kurzfristig anlaufenden Modellprojekte der Regionaldirektion NRW der Bundesagentur für Arbeit und der Antidiskriminierungsstelle des Bundes nach ihrem Abschluss auszuwerten und eine Übertragbarkeit der erprobten anonymisierten Bewerbungsverfahren auf die Stadt Dortmund zu prüfen.
Dabei sind Vor- und Nachteile, die Praktikabilität dieses Personalauswahlverfahrens und der mögliche Wirkungserfolg für eine Kommunalverwaltung darzustellen.
Der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und die Migrations- und Integrationsagentur der Stadt werden bei der Analyse der Ergebnisse beteiligt.
Der Ausschuss für Personal- und Organisation wird zu gegebener Zeit über diese Ergebnisse durch das Personalamt informiert.“


4. Organisation
- unbesetzt -