Rechnungsprüfungsausschuss

Niederschrift

über die 2. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses

am 10.02.2005
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Öffentliche Sitzung

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:00 Uhr


Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

CDU

Rm Manfred Sauer, Vors. Rm Emmanouil Daskalakis

Rm Dr. Jürgen Eigenbrod

Rm Reinhard Frank

Rm Thomas Pisula

Rm Ute Uhrmann Rm Matthias Ulrich

SPD

Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.

Rm Peter Werner Borris

Rm Reinhold Giese

Rm Hans-Peter Hoffmann

Rm Margot Pöting

Rm Gabriele Schnittker Rm Jutta Starke Rm Michael Taranczewski Rm Heinrich Ollech i. V. für Rm Richard Utech

B90/Die Grünen

Rm Dr. Jürgen Brunsing Rm Birgit Unger

Bürgerliste/FDP

Rm Hans Tokarski

b) Mitglieder ohne Stimmrecht

Verwaltung			Rechnungsprüfungsamt
Herr Pehlke, 2/Dez	entschuldigt		Frau Seybusch
Herr Schiek, 11			Herr Bartsch
Herr Pähler, 11			Herr Bonnekoh
Herr Nehm, 20			Frau Hesse
Frau Preußer, 20			Frau Jäger
Frau Philipps, 20			Herr Köster
Frau Schadt, 20			Herr Leist
Herr Spaenhoff, 21			Herr Stockheim
Herr Langguth, dosys.			Her Wilczek
Herr Hibbeln, dosys.
Herr Mehlin, 50
Herr Dr. Grote, 60
Herr Kerschek, 60
Frau Pütter, 65
Herr Blume, 67

Veröffentlichte Tagesordnung:

T a g e s o r d n u n g

für die 2. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 10.02.2005, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Öffentlicher Teil:


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2004


2. Prüfungsberichte

2.1 Untersuchung zu Pensionsrückstellungen im NKH - PB 49/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00746-04)


2.2 Prüfung der Jahresrechnung 2001 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung - PB 53/04
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 00688-04)


2.3 Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2004
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00806-05)


2.4 Prüfung der Sonderkasse und des Bestandes der offenen Posten des Dortmunder Systemhauses - PB 37/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00702-04)


2.5 Stellungnahme der Verwaltung zur Prüfung des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund" (SVTZDO) 2001/2002 - PB 13/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00210-04)


2.6 Kostenentwicklung von Druckkosten und Druckerverbrauchsmaterial - PB 29/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00088-04)

2.7 Prüfung der einmaligen Beihilfen an nicht laufend Betreute des Sozialamtes - PB 41/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00927-05)

2.8 Prüfung der Reitabgabe - PB 49/03
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07448-04)

2.9 Prüfung der Fischereiabgabe und der Verwaltungsgebühren bei dem Regiebetrieb "Stadtgrün" - PB 52/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00480-04)

2.10 Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2005
(Vorlage wird nachgereicht)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Dr. Brunsing benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW

Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2004

Der Rechnungsprüfungsausschuss genehmigt die Niederschrift der Sitzung vom 25. 11. 204 bei einer Enthaltung.










2. Prüfungsberichte


zu TOP 2.1
Untersuchung zu Pensionsrückstellungen im NKH - PB 49/04 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00746-04)


Frau Jäger erläutert den Prüfungsbericht. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit solle auf eine einzelfallbezogene Analyse der ruhegehaltsfähigen Dienstzeiten von Teilzeitkräften verzichtet werden. Durch die Berücksichtigung des Jubiläumsdienstalters bei der Berechnung der Pensionsrückstellungen fließen nun auch die bisher vor der Einstellung bei der Stadt Dortmund erbrachten anrechenbaren Dienstzeiten ein.

Herr Schiek, StA 11, gibt aus Sicht der Personalverwaltung einige Erläuterungen zum Prüfungsbericht.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung der Jahresrechnung 2001 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 00688-04)

Herr Wilczek verweist zu generellen Aussagen zum Stiftungszweck, zum kassenmäßigen Abschluss, der Haushaltsrechnung einschließlich ihrer Anlagen, zur Ertragsverwendung und den Einnahmen und Ausgaben auf den Inhalt des der Vorlage beigefügten Prüfungsberichts.

Die Prüfungsfeststellungen aus dem kassenmäßigen Abschluss seien in Form eines gesonderten Berichtes im Juni 2004 an die Stadtkasse herangetragen worden.

Die Prüfung habe keine grundsätzlichen Feststellungen ergeben, die einer Entlastung entgegenstehen könnten. Aus diesem Grund empfehle das Rechnungsprüfungsamt dem Rechnungsprüfungsausschuss, dem Rat die Entlastung des Kuratoriums aus der Jahresrechnung 2001 der Kohlgartenstiftung vorzuschlagen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat einstimmig, folgenden Beschluss zu fassen:

Beschluss
Der Rat beschließt gem. § 94 Abs. 1 GO NW in Verbindung mit § 96 GO NW die vom Rechnungsprüfungsamt und vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüfte Jahresrechnung 2001 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung mit den in der Rechnung ausgewiesenen und als Anlage 2 des Schlussberichtes dargestellten Sollabschlussergebnissen. Gleichzeitig spricht er dem Kuratorium der Kohlgartenstiftung die Entlastung aus dieser Rechnung aus.


zu TOP 2.3
Durchführung von Kassenprüfungen im HJ 2004
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00806-05)

Herr Köster informiert über Ablauf und Ergebnisse der Prüfungen und beantwortet die gestellten Fragen.

Das Rechnungsprüfungsamt werde die aufgezeigten Prüfungsfeststellungen im Rahmen der nächsten Prüfungen nachhalten.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von den Ergebnissen der durchgeführten Prüfungen Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung des Sonderkasse und des Bestandes der offenen Posten des Dortmunder Systemhauses (PB Nr. 37/2004)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00702-04)

Frau Jäger gibt zusätzliche Hinweise zur Kontenbewirtschaftung, Anlage der Festgelder sowie Abwicklung von Zahlungen. Ein Prüfungsschwerpunkt sei die Prüfung der offenen Posten gewesen. Diese hätten sich im Vergleich zu den Vorjahren deutlich verringert.

Herr Bonnekoh geht in seinen Ausführungen auf die internen Abläufe und das Mahnwesen zwischen dem Dortmunder Systemhaus und den Fachbereichen ein und berichtet über die aktuellen Feststellungen zu Höhe und Ursachen der offenen Posten.

In der sich anschließenden Diskussion wird aus der Mitte des Rechnungsprüfungsausschusses die Höhe der offenen Posten bemängelt. Auf die gestellten Fragen bezüglich der Kassenkreditaufnahmen, die Fehlerquoten bei Rechnungserstellung und die Höhe der offenen Posten antworten die Herren Langguth und Hibbeln von dosys.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der o.g. Prüfung zur Kenntnis.





zu TOP 2.5
Stellungnahme der Verwaltung zur Prüfung des Rechnungswesens des Sondervermögens "Verpachtung Technologiezentrum Dortmund" (SVTZDO) 2001/2002, PB 13/04
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00210-04)

Frau Jäger erläutert die Vorlage und fasst die Ergebnisse der Stellungnahmen zum Thema Liquiditäts- und Cashmanagement zusammen, die der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 10.07.2004 von der Verwaltung angefordert hatte.

In diesen wird zum einen dargestellt, dass das Personal der Stadtkasse sehr wohl in der Lage sei, die Buchführung für das Sondervermögen durchzuführen, die geforderte Gesamtleistung im notwendigen Umfang aber nicht erbringen könne. Ebenso könne auch die interne Steuer- und Wirtschaftsberatung aufgrund der Personalkapazitäten nicht von der Kämmerei erbracht werden.

Auf Nachfrage erklärt Herr Nehm, SVTZDO, dass es wegen bestehender Verlustvorträge nicht zu Steuernachzahlungen gekommen sei.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zum Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Kostenentwicklung von Druckkosten und Druckerverbrauchsmaterial -PB 29/04-
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00088-04)

Herr Bonnekoh erläutert die Ziele der Prüfung.

Das Rechnungsprüfungsamt habe sich bei seiner Prüfung nach Abgleich der Rahmenvorgaben insbesondere mit den Verbrauchskosten auseinandergesetzt, um daraus gewonnene Erkenntnisse zukünftig bei der Beschaffung von Druckern berücksichtigen zu können.

Die im Anschluss gestellten Fragen zur genauen Anzahl der eingesetzten Drucker und den Verbrauchskosten beantwortet Herr Bonnekoh.

Herr Dr. Eigenbrod, CDU, macht auf einen Zahlenfehler in der Stellungnahme der Immobilienwirtschaft aufmerksam. Auf Seite 2 in der letzten Zeile des vorletzten Absatzes muss es heissen „ein Umsatz von 110.000 €“.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung der einmaligen Beihilfen an nicht laufend Betreute des Sozialamtes
- Prüfungsbericht 41/04 -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00927-05)

Herr Wilczek gibt einige zusätzliche Informationen zum Prüfungsbericht und eine zusammenfassende Darstellung der einzelnen Prüfungsbemerkungen.

Diese seien insbesondere auf organisatorische Mängel im Rahmen der Fallverwaltung, Mehrfachbelegung durch doppelte Aktenzeichenvergabe, unzureichende Dokumentation von Ermessensentscheidungen, fehlende Bedarfskontrollen bei der Ermittlung des Beihilfebedarfes sowie bei der Verfolgung von Rückzahlungsansprüchen bei Mietkautionszahlungen zurückzuführen.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung von Einzelfällen der einmaligen Beihilfen an nicht laufend Betreute zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Reitabgabe; PB 49/03
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07448-04)

Herr Wilczek informiert über das Prüfungsergebnis und weist darauf hin, dass diese Vorlage im unmittelbaren Zusammenhang mit der Vorlage unter TOP 2.1 der nichtöffentlichen Sitzung „Bau- und Unterhaltungsmaßnahmen der StÄ 60 und 66 an Gewässern und Biotopen“ stehe.
Aus diesem Grunde bitte er darum, nach Kenntnisnahme dieser Vorlage durch den Rechnungsprüfungsausschuss ggf. weitere Fragestellungen im anschließenden nichtöffentlichen Teil der Sitzung zu behandeln.

Die im Rahmen der Prüfung festgestellten Mängel seien durch Stellungnahmen des Umweltamtes ausgeräumt und erledigt worden.


Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.






zu TOP 2.9
Prüfung der Fischereiabgabe und der Verwaltungsgebühren bei dem Regiebetrieb "Stadtgrün"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00480-04)

Herr Wilczek fasst kurz den Prüfungsablauf zusammen und teilt mit, dass es bei dieser Prüfung weder beim Verfahren der Abrechnung noch bei der Erhebung der Verwaltungsgebühren Beanstandungen oder Prüfungsfeststellungen gegeben habe.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfungsbericht Nr. 52/04 zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2005
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 01154-05)

Frau Seybusch weist darauf hin, dass unter TOP 2.4 im nichtöffentlichen Teil der Sitzung die Leistungsvereinbarung zwischen Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt behandelt werden solle. Bei der Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2003/2004 sei die Vorlage ohne Beschlussfassung an den Rat weitergereicht worden.

Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, erklärt, dass die Ausschussmitglieder keine Möglichkeit hatten, sich mit der Vorlage im Vorfeld zu beschäftigen, da die Vorlage ihnen erst jetzt als Tischvorlage zur Verfügung stehe.
Sie macht daher den Vorschlag, die Vorlage als eingebracht zu betrachten sowie zur Kenntnis zu nehmen und die Beratung darüber auf die nächste Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.04.05 zu verschieben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss erklärt sich mit dem Vorschlag einverstanden.

Beschluss
-


Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.

Sauer	Dr. Brunsing	Hesse
Vorsitzender	Ratsmitglied	Schriftführerin