Niederschrift
über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 30.11.2006
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentliche Sitzung
Sitzungsdauer: 10:00 - 11:15 Uhr
Anwesend:
a) Stimmberechtigte Mitglieder:
CDU
Rm Manfred Sauer, Vors.
Rm Emmanouil Daskalakis
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod
Rm Reinhard Frank
Rm Thomas Pisula
Rm Ute Uhrmann
Rm Matthias Ulrich
SPD
Rm Olaf Radtke, stellvertr. Vors.
Rm Peter Werner Borris
Rm Ingrid Krämer-Knorr
Rm Hans-Peter Hoffmann
Rm Rita Brandt i. V. für Rm Margot Pöting
Rm Gabriele Schnittker
Rm Jutta Starke
Rm Michael Taranczewski
Rm Richard Utech
B90/Die Grünen
Rm Dr. Jürgen Brunsing
Rm Birgit Unger
Bürgerliste/FDP
Rm Hans-Josef Tokarski
b) Mitglieder ohne Stimmrecht
Verwaltung
Frau Dr. Uthemann 2/Dez
Frau Hemminghaus , VWA
Herr Klüh, dosys.
Frau Preußer, 20/2
Herr Sänger, 20/2
Herr A. Leist, 21
Herr Gottwick, 21
Herr Schulz, 30/LAG
Herr Stüdemann, 4/Dez
Herr Woltering, 41/BGL
Herr Siekmann, 41/Mu
Herr Bartow, 50
Herr Kampmann, 50
Herr Rothland, SFB
Herr Grote, 60
Herr Kerschek, 60/1
Herr Marx, 68/Friedhöfe
Rechnungsprüfungsamt
Frau Seybusch
Herr Bartsch
Herr Bonnekoh
Frau Hesse
Frau Jäger
Herr Köster
Herr Leist
Her Wilczek
Veröffentlichte Tagesordnung:
T a g e s o r d n u n g
für die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 30.11.2006, Beginn 10:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Öffentlicher Teil:
1. Regularien
1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
1.3 Feststellung der Tagesordnung
1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.09.2006
2. Prüfungsberichte
2.1 Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2007
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06592-06)
2.2 Prüfung der Jahresrechnung 2005 der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Dortmund - PB 49/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06658-06)
2.3 Prüfung der Jahresrechnung des HJ 2005 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung - PB 42/06
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06593-06)
2.4 Prüfung der Nachweisung der Bestände des Anlagevermögens beim Umweltamt sowie der Ausweisung von Ersatzgeldern - PB 43/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06850-06)
2.5 Entlastung des Oberbürgermeisters aus der Jahresrechnung 2005 des Sonderhaushaltes für das Treuhandvermögen Dauer-(Legat-)Grabpflege der Stadt Dortmund - PB 46/06
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06591-06)
2.6 Prüfung des Jahresabschlusses 2005 der Debitorenkonten, die über das MUSIK-Verfahren abgewickelt werden - PB 30/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06735-06)
2.7 Prüfung der Tagesabschlüsse vom 04.01. bis 11.06.2006 - PB 50/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06843-06)
2.8 Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das HJ 2005 - PB 53/06 Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06780-06)
2.9 Prüfung der Aufnahme und Nachweisung des beweglichen Vermögens bei dem Eigenbetrieb "Kulturbetriebe Dortmund"- Schwerpunkt Museen - PB 51/06
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06841-06)
2.10 Beteiligung der Stadt Dortmund an der gescheiterten Entwicklung und Einführung des IT-Verfahrens SOLID - PB 39/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06637-06)
2.11 Prüfung des Rechnungswesens der Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund vom 01.01.2004 bis zum 31.12.2005 - PB 48/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06775-06)
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Manfred Sauer - eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde, und der Ausschuss beschlussfähig ist.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Radtke benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW
Der Vorsitzende, Herr Sauer, weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 07.09.2006
Die Niederschrift wird ohne Änderungen einstimmig genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Beratung des Haushaltsplanentwurfes 2007
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06592-06)
Frau Seybusch, Rechnungsprüfungsamt, erläutert die Rahmenbedingungen, verweist auf die unter TOP 3.1 der nicht öffentlichen Sitzung zur Beschlussfassung anstehende Leistungsvereinbarung. Für das Jahr 2007 sei das Rechnungsprüfungsamt mit den eingestellten Zahlen zufrieden.
Herrn Dr. Brunsing, Bündnis 90/Die Grünen, ist unklar, wie die abweichenden Zahlen im Teilergebnisplan in der Rubrik „Aufwendungen aus internen Leistungsbeziehungen“ zustande kommen. Frau Seybusch erläutert, dass es sich lediglich um Verschiebungen zwischen einzelnen Positionen handele. Die Details sollen in einer Anlage zum Protokoll dargestellt werden.
Die Vorlage wird sodann ohne Empfehlung an den HFA/Rat weitergeleitet.
Beschluss
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zu TOP 2.2
Prüfung der Jahresrechnung 2005 der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Dortmund - PB 49/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06658-06)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt, verweist auf den Prüfungsbericht und die aus organisatorischen Gründen verspätete Erstellung des kassenmäßigen Abschlusses sowie auf die der Vorlage beigefügte Stellungnahme der Stadtkasse.
Da weitere Prüfungsbemerkungen nicht zu treffen waren, schlägt Herr Wilczek vor, den Bericht als erledigt anzusehen und das Ergebnis zur Kenntnis zu nehmen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung der Jahresrechnung 2005 zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Prüfung der Jahresrechnung des HJ 2005 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung - PB 42/06
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06593-06)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt, macht deutlich, dass die Prüfung keine gravierenden Feststellungen ergeben habe, die einer Entlastung entgegenstehen könnten.
Hinweisen wolle er jedoch noch auf die im Rahmen der Regelungen des NKF erforderliche Neubewertung des vorhandenen Grundbesitzes. Dadurch musste der Wert des Vermögens um rund 176.000 € vermindert werden. Die Gründe für das Neubewertungsverfahren seien in dem der Vorlage beigefügten Schreiben der Stadtkämmerei erläutert und dargestellt.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem HFA/Rat der Stadt einstimmig, folgenden Beschluss zu fassen:
Beschluss
Der Rat beschließt gem. § 94 Abs. 1 GO NW a. F. in Verbindung mit § 96 GO NW a. F. die vom Rechnungsprüfungsamt und vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüfte Jahresrechnung des HJ 2005 der rechtlich selbständigen Kohlgartenstiftung mit den in der Rechnung ausgewiesenen und als Anlage 2 des Schlussberichtes dargestellten Sollabschlussergebnissen. Gleichzeitig spricht er dem Kuratorium der Kohlgartenstiftung die Entlastung aus dieser Rechnung aus.
zu TOP 2.4
Prüfung der Nachweisung der Bestände des Anlagevermögens beim Umweltamt sowie der Ausweisung von Ersatzgeldern - PB 43/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06850-06)
Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt, erklärt, dass im Rahmen der Umstellung des Kommunalen Rechnungswesens von der Kameralistik auf das NKF auch das Anlagevermögen buchhalterisch in das neue System zu überführen gewesen sei.
Die im Rahmen der vom Rechnungsprüfungsamt durchgeführten Stichprobenprüfung festgestellten Mängel seien in der Stellungnahme vom Fachbereich eingeräumt worden. Gleichzeitig seien Maßnahmen zu deren künftigen Vermeidung und die Vornahme erforderlicher Korrekturen zugesagt worden.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Entlastung des Oberbürgermeisters aus der Jahresrechnung 2005 des Sonderhaushaltes für das Treuhandvermögen Dauer-(Legat-)Grabpflege der Stadt Dortmund - PB 46/06
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06591-06)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt, bezieht sich zu den generellen inhaltlichen Aussagen auf die Vorlage und stellt fest, dass die Prüfung keine grundsätzlichen Feststellungen ergeben habe, die einer Entlastung entgegenstehen könnten.
Außerdem verweist er auf die der Vorlage beigefügte Stellungnahme des Fachbereiches vom 18.08.06, in der mitgeteilt wird, dass das Dortmunder Systemhaus (dosys.) zur Zeit an einem Projekt zur weiteren Reduzierung der Verwaltungskosten arbeite. Mit dem Abschluss des Projektes werde zum 31.12.2006 gerechnet.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem HFA/Rat einstimmig, folgenden Beschluss zu fassen:
Beschluss
Der Rat beschließt die geprüfte Jahresrechnung 2005 des Treuhandvermögens Dauer-(Legat-) Grabpflege. Gleichzeitig entlastet er den Oberbürgermeister aus dieser geprüften Jahresrechnung 2005.
zu TOP 2.6
Prüfung des Jahresabschlusses 2005 der Debitorenkonten, die über das MUSIK-Verfahren abgewickelt werden - PB 30/06.
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06735-06)
Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt, macht deutlich, dass über die Jahresabschlüsse des MUSIK-Verfahrens der Rechnungsprüfungsausschuss bisher nicht separat informiert worden sei, da diese im kassenmäßigen Abschluss enthalten gewesen seien.
Die jetzige Unterrichtung geschehe auf Grund der Datenübernahme in ein neues System. In seinen weiteren Ausführungen geht Herr Köster auf den Prüfungsumfang ein und gibt Erläuterungen zum neuen PSCD-System (Public Sector Collection and Disbursement).
Die Kasseneinnahmereste sowie auch die vorhandenen Überzahlungen seien ordnungsgemäß in das PSCD übernommen worden. Die Prüfungsfeststellungen seien mittlerweile ausgeräumt worden.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung der Tagesabschlüsse vom 04.01. bis 11.06.2006 - PB 50/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06843-06)
Herr Köster, Rechnungsprüfungsamt, geht auf einzelne Punkte der Änderungen in der neuen Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) ein. In der neuen GemHVO sei eine generelle Vorschrift über die Erstellung eines Tagesabschlusses nicht enthalten. Stattdessen sei gefordert, für die tägliche Abstimmung der Konten örtliche Vorschriften zu erlassen. Bis zu deren Fertigstellung arbeite die Stadtkasse nach den bisherigen Vorschriften. Die Prüfung habe buchmäßige Differenzen bei der Barkasse ergeben. Diese konnten durch SAP ausgeräumt werden.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Verwaltungskostenabrechnung des Ausgleichsamtes für das HJ 2005 - PB 53/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06780-06)
Herr Wilczek, Rechnungsprüfungsamt, geht kurz auf den Sachverhalt und die Regelungen im Gemeindefinanzierungsgesetz ein. Bei der jährlich wiederkehrenden Prüfung, die sich inhaltlich auf die Verwaltungskostenermittlung und auf die Abrechnung mit den Gebietskörperschaften bezogen habe, seien keine Beanstandungen festgestellt worden.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.
zu TOP 2.9
Prüfung der Aufnahme und Nachweisung des beweglichen Vermögens bei dem Eigenbetrieb "Kulturbetriebe Dortmund"- Schwerpunkt Museen - PB 51/06
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06841-06)
Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt, weist auf den umfassend dargestellten Sachverhalt in der Vorlage hin. Er verdeutlicht die Notwendigkeit verbindlicher Regelungen für die Anlagenbuchhaltung.
Herr Radtke erklärt für die SPD-Fraktion, den Beschlussvorschlag mit einer zeitlichen Befristung zu versehen und den Beschluss mit dem Zusatz „innerhalb eines Jahres“ zu erweitern.
Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, und Herr Dr. Eigenbrod, CDU, schließen sich diesem Vorschlag an.
Der Beschluss wird mit dem Zusatz der zeitlichen Begrenzung „innerhalb eines Jahres“ einstimmig gefasst.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis und erwartet, dass die „Kulturbetriebe Dortmund“ innerhalb eines Jahres, unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Kulturbetriebe, einheitliche und standardisierte Regelungen zur Anlagenbuchhaltung und Inventur erstellen.
zu TOP 2.10
Beteiligung der Stadt Dortmund an der gescheiterten Entwicklung und Einführung des IT-Verfahrens SOLID - PB 39/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06637-06)
Herr Bonnekoh, Rechnungsprüfungsamt, stellt das Prüfungsergebnis vor und geht dabei auf die zwischenzeitlich eingetretenen Veränderungen durch Hartz IV und die Zusammenhänge des Scheiterns von SOLID ein. Zwar sei durch das Scheitern des Verfahrens der Schaden geringer ausgefallen als bei erfolgreichem Abschluss, zu reklamieren sei dennoch aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes, dass dosys. nicht stärker mit in die Vertragsgestaltung bezüglich der technischen Aspekte einbezogen worden sei. Auch wäre es hilfreich gewesen, die Gründe für das Festhalten am Projekt transparent zu dokumentieren. Darüber hinaus sei aber festzustellen, dass die Schuld für das endgültige Scheitern des Projektes nicht beim Sozialamt läge.
Frau Unger, Bündnis 90/Die Grünen, stellt fest, dass man zur damaligen Zeit ein neues System dringend benötigt habe. Der Ausstieg aus dem Projekt hätte früher erfolgen müssen, aber alles in allem habe man bezüglich der Kosten noch Glück gehabt.
Herr Pisula, CDU, fragt nach, warum kein Pflichtenheft bei der Softwareentwicklung erstellt worden sei und bezogen auf die Probleme der Aktendokumentation, wann mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bei der Stadtverwaltung zu rechnen sei.
Herr Bartow, Sozialamt (StA 50), nimmt zu den Fragen Stellung und macht deutlich, dass die Partikularinteressen in der Entwicklungsgemeinschaft große Probleme bereitet hätten. Diese hätten auch bei der Erstellung eines Pflichtenheftes ein großes Problem dargestellt. Eine Verständigung sei häufig nur auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner möglich gewesen. Als die Bundesagentur signalisiert habe, ein eigenes Verfahren anzubieten, sei die Entwicklungsgemeinschaft endgültig gescheitert. Herr Bartow vertritt nunmehr die Meinung, zukünftig Projekte dieser Größenordnung von den entsprechenden Fachämtern ausarbeiten zu lassen. Die damals bei StA 50 vorhandenen Dokumentationsprobleme seien erst im Rückblick erkannt worden. Seit geraumer Zeit sei das Verfahren aber völlig umgestellt worden, so dass Fehler solcher Art nicht mehr auftreten können.
Herr Klüh, dosys., weist darauf hin, dass die Entwicklung der techn. Infrastruktur zur damaligen Zeit noch nicht dem heutigen Stand entsprochen hätte. Man sei zur Zeit dabei, entsprechende Dokumenten-Management-Systeme zu testen und zu realisieren.
Frau Starke, SPD, hofft, dass bei der Stadtverwaltung aus diesem Fall gelernt werde und die Projektleitung zukünftig in solchen Fällen dosys. mit den dort vorhandenen Spezialisten überträgt.
Frau Dr. Uthemann, 2/Dez, unterstützt die Auffassung von Frau Starke und bestätigt, zukünftig in dieser Weise zu verfahren.
Herr Dr. Eigenbrod, CDU, möchte darüber hinaus wissen, warum die Fachgremien nicht über die dort aufgetretenen Probleme informiert worden seien.
Herr Bartow, StA 50, erklärt, dass es vorwiegend während der gesamten Zeitraums zu Zeitverzögerungen gekommen sei, die keine finanziellen Auswirkungen zur Folge gehabt hätten. Daher habe man eine zusätzliche Information der Fachgremien nicht für notwendig gehalten. Er gibt zu, in diesem Punkt rückblickend zu unterschiedlichen Betrachtungsweisen zu kommen.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse des Prüfungsberichts 39/2006 zur Kenntnis.
zu TOP 2.11
Prüfung des Rechnungswesens der Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund vom 01.01.2004 bis zum 31.12.2005 - PB 48/06
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06775-06)
Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt, fasst den Prüfungsumfang zusammen und erklärt, dass die Sonderkasse der Sport- und Freizeitbetriebe im Prüfungszeitraum ordnungsgemäß geführt worden sei. Der Forderung des Rechnungsprüfungsamtes, für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto bzw. Kreditorenkonto anzulegen, werden die Sport- und Freizeitbetriebe nachkommen.
Auf Nachfrage zur Finanzierung des Betriebsfestes erklärt Herr Stüdemann, 4/Dez, dass aus dem Ansatz der Sport- und Freizeitbetriebe lediglich der Betrag von ca. 2800 € aufgebracht worden sei, der Rest sei von den Mitarbeitern finanziert worden. Bei 180 Betriebsangehörigen halte er dieses Engagement für vertretbar.
Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
Die Sitzungsunterlagen sind der Originalniederschrift beigefügt.
Sauer | Radtke | Hesse |
Vorsitzender | Ratsmitglied | Schriftführerin |
Anlage
Anlage zum Protokoll
